用友总账报表培训指导手册

的功能：

系统管理只允许两种身份的人登录：一是admin（系统管理员），二是账套主管

增加操作员、指定账套主管、用户权限、建立、修改、备份和恢复账套等一系列操作都在系统管理中进行。

的功能：

账套的初始设置、日常账务、报表处理都在用友通中进行。

一.增加操作员：

1.双击桌面上的图标，然后单击“系统”——“注册”，用户名为admin，密码默认为空（用户可以自行设置密码，但一定要牢记。）然后单击确定。

2.单击“权限”——“操作员”，弹出操作员管理界面，然后单击“增加”按钮如下图：

其中：编号 用户自行定义，数字、字母、数字字母组合都可

      姓名 输入您的真实姓名  此处的姓名将会出现在凭证的记账人、审核人等位置。

      口令：输入您的密码，可以为空。

      所属部门：该操作员所属的部门，可以为空。

      上述信息输入完毕之后，单击按钮，这样就增加了一个操作员。

二.建立账套：

1.双击桌面“系统管理图标”，单击“系统”——“注册”，使用admin登录。

2.单击“账套”——“建立”，弹出建立账套界面，如下图：

其中：已存账套 是已经存在的账套，999为系统内置演示账套

      账套号   是您要建立账套的账套号，为三位数。（001—999）

      账套名称 一般为公司抬头

      账套路径 默认为软件的安装文件夹，用户无需修改。

      启用会计期 是指打算几月份开始用电脑记账。

3.如下图：输入您公司的信息，其中单位名称为必输，其他可不输

4.如下图：选择核算类型

其中：本币代码、本币民名称为记账使用的币种，如果为人民币，默认不用修改；

      企业类型：工业或商业

      行业性质：主要和会计科目有关，一般建议用户选择“新会计制度科目”

      账套主管：选择您第一步增加的操作员即可。

      按行业性质预置科目：默认打钩即可，如果去掉，账套将不会预置任何会计科目。

5.此处选择分类信息

存货是否分类：不要理会这个设置，因为我们只用到账表，不涉及存货模块。

客户是否分类：如果客户有很多，可以对这些客户先进行一下分类。

比如您有500多家客户，这些客户来自各个省份，您可以按照不同的省份来分类，例如：01 北京市，02天津，03上海，04河北 等，客户如何分类，没有固化的标准，完全根据您实际情况划分。

客户分类不是必须的，您也可以不分类，一旦在此处勾选了分类，那么在增加客户档案之前必须先增加客户分类。

客户档案和客户分类的区别：

客户分类：是指把您所有的客户按照某种共性分不同的类别，方便管理。

客户档案：和您公司有业务往来的公司名称。

有无外币核算：如果涉及外币，请勾选此项。

6.确认您的分类编码方案：

科目编码级次：会计科目的编码级次，默认为三级（4-2-2）

4-2-2表示的意思：数字本身表示会计科目编码的位长

说明：4在第一级，那么表示一级会计科目的编码位长是4位数，2在第二级，表示第二级会计科目编码的位长是两位数

举例：1002银行存款    这是一级科目，1002这个编码正好是4位数

      100201 农业银行 这是银行存款的下级科目（二级科目），他的编码为01两位数，但是是在一级科目编码的基础上增加两位数，所以它的编码为100201 

其他编码级次请用户根据实际情况自行设置。

7.定义数据精度：

8.提示是否立即启用账套，点【是】

如果不启用，登录账套之后看不到任何模块，所以使用账套之前必须启用，

如果您此处点了【否】，那么请用账套主管登录系统管理，执行“账套”——“启用”即可。 

9.如下图，只需在 GL总账前面打钩即可，然后选择启用日期确定即可

三.账套的初始设置

(1).基础档案设置：

双击桌面上的用友通图标，使用账套主管登录，选择对应的账套和登录日期。

1.部门和职员的设置：

单击“基础设置”——“机构设置”——“部门档案”（部门档案可随时增加）

部门档案：部门编码和部门名称为必输项，其中部门编码请参照下面的编码原则

单击“基础设置”——“机构设置”——“职员档案”（职员档案可随时增加）

增加职员档案的时候请在职员编号下面直接双击输入即可，不要点击上面的【增加】按钮，

增加完毕一个职员档案后，敲几次回车，直到又出来一个空白行，这样职员档案就被保存了。

职员编号没有编码，用户自定义，但是编号必须唯一。

2.往来单位设置

客户/供应商分类：如果在建立账套的时候您勾选了客户/供应商分类，此处必须先增加分类，然后才能建立客户/供应商档案。

“基础设置”——“往来单位”——“客户分类”

类别编码请参照下面的编码原则。

增加完客户分类之后，增加客户档案

“基础设置”——“往来单位”——“客户档案”，（客户档案可随时增加）

  客户编号用户自行定义，但必须唯一，客户简称为必输项，客户名称可以不输入，

所属分类码就是刚才增加的客户分类，指定这个客户属于哪一个客户分类。最后单击保存

请用户参照以上步骤自行设置供应商分类和供应商档案。

3.财务相关的设置：

会计科目：

单击“基础设置”——“财务”——“会计科目”

如下图，系统内置了大部分一级科目，明细科目需要用户自行设置。

例如：要在管理费用下面增加一个明细科目工资，操作为：

先点，然后找到管理费用这个科目 它的编码为5502，我们单击，然后如下图输入  

科目编码为 550201   

科目名称为 工资

说明：5502为一级科目编码 01为二级科目编码，编码的时候参照

使用相同的方法增加其他明细科目即可。

特殊科目设置：

A.外币科目

例如，银行存款下面有一个美元账户，我们参照以下方法增加：

先增加外币，操作菜单为：基础设置——财务——外币种类，输入外币币符和名称，确认，然后输入汇率。

然后打开会计科目界面，点击增加

账页格式选择外币金额式，外币核算前面打勾，选择对应的外币，然后确定即可。

B.数量金额式科目

例如，要在库存商品下面增加一个明细科目：惠普打印机，计量单位为台

打开会计科目界面，单击增加

勾选数量核算前面的对勾，然后输入计量单位台  单击确定

C.应收应付类科目

按照以往的习惯，要在应收应付科目下面增加明细的科目，但是软件中不必要在这些科目下面增加明细科目，而是使用辅助核算来实现这个功能。

什么是辅助核算？

如果一个企业的往来业务频繁、清欠和清理工作量大时，可以使用辅助核算，即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算，将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算以后，它发生的每一笔业务都将会登记在总账和辅助明细账上。

未使用辅助核算的科目设置：                 使用辅助核算的科目设置：

科目编码        科目名称                   科目编码        科目名称   辅助核算

1131        应收账款                   1131            应收账款   客户往来

113101          北京石化公司                 

113102          天津销售分公司   

一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算

        与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算

        与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设置供应商往来核算

        在建工程及收入成本类科目可设置项目核算

辅助核算的设置方法:

例如：将1131应收账款这个科目设置为客户往来的辅助核算

打开会计科目界面，找到应收账款这个科目 然后双击它，点右下角的修改按钮，在客户往来前面打钩 然后确定。

使用同样的方法，把其他收付科目也设置为辅助核算。

简单记忆：应收类科目名称有【收】字的，都设置为客户往来，

          应付类科目名称有【付】字的，都设置为供应商往来

指定科目：

指定科目是指定出纳的专管科目，一般指现金科目和银行存款科目。

指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金日记账、银行存款日记账。

操作方法：打开会计科目界面，单击“编辑”——“指定科目”

如下图：

现金总账科目 指定为 1001现金

银行总账科目 指定为1002银行存款

现金流科目   指定为1001现金、1002银行存款的明科目、1009其他货币资金的明细科目

这里指定现金流科目是生成现金流量表的前提之一。

凭证类别：

指定日常填制凭证使用的凭证类别

基础设置——财务——凭证类别

预置现金流项目（是生成现金流量表的前提之一）

基础设置——财务——项目目录，然后单击，如下图设置：

结算方式：

一般用到的有 现金、支票、电汇等，逐一增加即可，如下图：

至此，期初设置基本完成

接下来要做的工作是录入期初余额，开始正常的业务！

四.期初余额的录入：

操作菜单：总账——设置——期初余额

如下图：期初余额只能录在末级科目

显示的为非末级科目，不能录入

白色显示的为末级科目，双击输入余额即可

显示的为辅助核算科目，双击输入明细的余额，自动合计总数

录入完毕期初余额之后，点击上面的按钮，试算平衡即可

五.日常业务流程：

初始设置完毕之后，日常的操作流程如下图

几点说明：

1.凭证可以不审核，直接记账，用户可以根据需要自行设置。

在“总账”——“设置”——“选项”中可以设置，如下图：

下图红色框的地方打钩，则凭证无需审核即可记账。

2.关于月末转账，一般是指期间损益结转，用户只需要用软件自动进行期间损益结转，不要再手动填制转账凭证，否则会引起数据错误。

（1）

单击，弹出凭证界面，首先点按钮，如下图：

制单日期     为登录软件日期，可以修改，

摘要         手动输入，

科目名称     单击参照即可

借/贷方金额  手动输入

填制完毕后，单击即可。

（2） 【如果设置了凭证无需审核直接记账，则可跳过此步。】

因为财务规定：制单人和审核人不能为同一人，所以必须用其他操作员的身份登录软件，审核凭证。

单击，选择要审核的月份，直接单击【确认】

如下图，单击确定：

然后单击“审核”——“成批审核凭证”

（3）

单击，然后单击【全选】，然后根据提示点下一步即可，直到提示记账完毕

（4）

单击，先选择期间损益结转，然后单击它后面的

如下图，单击本年利润科目后面的，选择本年利润科目，选择完毕之后单击【确定】

如下图，在这个界面单击右上角的【全选】，下面都变成浅绿色，然后单击【确定】

如下图，系统自动生成转账凭证，单击，凭证左上角出现字样。

注：然后还得对生成的这张转账凭证进行【记账】

（5）

本月所有工作都完成之后，就可以进行月末结账，单击，直接点击下一步，系统自动对账，出现下图，点击【结账】按钮即可，至此一个月的业务完成！

如果出现下图提示，则请点击【上一步】，仔细查看工作报告，检查哪步没有完成。

六.财务报表

启动财务报表：

报表的状态：

报表有两种状态：格式状态和数据状态

格式状态下：可以编辑报表公式设置关键字等

数据状态下：可以进行数据处理。

格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的按钮进行切换。

第一次使用报表的操作流程：

1.打开UFO报表系统，单击【新建】按钮，新建一个空白表页。

2.单击菜单栏的，选择

3.如下图，选择您所在的行业以及要生成的报表，提示是否覆盖本表格式，选择【是】

注：选择模板的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致，否则会造成报表取数不正确。

如果您不知道总账选择的行业，可以到总账中查看

查看路径是：总账——设置——选项——其他——行业性质【如下右图】

4.查看公式定义是否正确，不正确的可以单击按钮进行修改。

5.单击左下角的按钮，切换到数据状态，提示是否全表重算，点击【否】。

6.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”，输入年月日，单击确认。

7.稍等片刻，就会显示出数据，如果有的列数据显示为，请调整其列宽即可。

8.如果生成的数据不正确，请查看公式定义是否正确，余额方向是否一致等，修改后重新计算即可。

9.确认无误后，保存报表。【记得保存的位置和名字】

下一月生成报表的流程：

1.进入UFO报表系统，打开上一月生成的报表。

2.单击菜单栏的 “编辑”——“追加”——“表页”，输入追加的页数1确认。

3.这时，在左下角会看到的标识，单击第2页。

4.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”，输入年月日，单击确认。

5.稍等片刻即可显示本月的数据。

6.确证数据无误后，保存报表即可

7.以后每月重复1-6步即可。

常见问题

一.关于操作员：

●操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

●所设置的操作员一旦被使用，便不能删除。

●已使用但调离本企业的操作员可以将操作员注销，被注销的操作员不能登录系统。

●如果存在两个名字完全一样的操作员，需要加特殊标记以示区别。

二．关于会计科目:

●如果科目已经录入期初余额或已经制单，则不能删除。

●非末级会计科目不能删除。

●被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目删除之前必须取消制定。

●科目一经使用，即已输入凭证，则不允许删除，但可以增加同级科目或在该科目下增设下级科目（在已使用科目下增加下级科目时，该科目数据有可能会产生错误，因此建议对有重要数据的科目不要在录入数据后又做增加下级科目处理）

三.关于科目余额方向：

●在手工科目体系中，允许存在上级科目与明细科目余额方向不一致的情况，例如，“应交税金”科目余额方向为“贷”，而“应交税金”——“应交”——“进项税”科目余额为“借”。而在软件中，上级科目与明细科目的余额方向必须一致。这样，当期末余额方向与期初规定的余额方向不一致时，输入“-”表示。

四.关于凭证:

●本月未结账的情况下，可以输入下一月的凭证。

●其他模块传递过来的凭证不能在总账中修改，只能在生成凭证的模块里修改。

五.总账系统月末已经结账，如何反结账？

答：依次单击“总账”——“期末”——“结账”，弹出结账对话框

用鼠标单击要反结账的月份，然后按Ctrl+Shift+F6键，输入主管口令，单击确定即可。

六．凭证已经记账，想修改凭证，如何取消记账？

答：依次单击“总账”——“期末”——“对账”，在对账界面按Ctrl+H键，如下图，提示“恢复记账前状态功能已被激活”。

然后依次单击“总账”——“凭证”——“恢复记账前状态”，选择要恢复的月份，单击确定。

七．提示互斥站点正在运行……或者无法填制凭证

答：这是由于有异常任务或者是单据锁定造成的。

解决办法：

使用admin登录系统管理，然后在“视图”菜单下选择“清除异常任务”和“清除单据锁定”即可。

八.在什么情况下不能记账？

答：1.期初余额试算不平衡

2.凭证尚未审核

3.上月没有结账

4.操作员没有权限

九.如何删除凭证？

答：首先将要删除的凭证取消审核和签字。

1.打开填制凭证界面，选择“制单”——“作废/恢复”

作废之后凭证左上角有字样。

1.执行“制单”——“整理凭证”，选择要整理的月份，然后在弹出的作废凭证表里单击全选按钮，【确定】，提示是否整理凭证断号【不整理的话，被删除的凭证号会保留，整理的话，被删除的凭证号自动分配】。凭证就被删除了。如下图：

十.客户机（或UFO报表）无法登录

答：1.防火墙的原因，请关闭防火墙，（XPSP2自带的防火墙也要关闭）

2.hosts文件问题。打开hosts文件（该文件位于WINDOWS\\system32\\drivers\\etc）

用记事本打开hosts，在最后加入一行：

      192.168.1.1    UFServer     【此处请按实际情况修改】 

注：192.168.1.1为用友服务器IP,UFserver为服务器的计算机名。请参照修改。

3.机器名有非法字符，请改为纯英文。

    4.使用工具

（该工具位于“开始”——“程序”——“用友通”——“服务器设置”）

      打开之后如下图，在当前后面输入用友服务器的计算机名称，点【选择】。