QP-04-01文件与资料的控制程序

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审         核 签名：                      职务：                    日期：
审         批 签名：                      职务：                    日期：

1.目的

为对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。

2.范围

使用于质量体系有关部门的文件和资料的控制。       

3.参考资料 

QP-04-02《质量记录的控制》程序       WA-002《文件编写规定》  　　 WA-003《培训大纲》

4.定义

4.1 受控文件

文件的分发、修订或更换均须按规定程序进行控制，保证文件始终反映现行要求，文件最新有效版本以质量保证科文控中心保存的版本为准。

4.2 非受控文件

文件的分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求。

5.职责

5.1 各部门负责本部门相关文件，资料的制定及更改需求的提出。

5.2 质量保证科文控中心负责全部文件资料的发放 、更改审批 、控制 、保管及销毁。 

5.3 各部门文件打印人员负责对打印文件的更新.

6程序

6.1 文件的分类、编号及标识：

6.1.1 文件分为如下几类：

6.1.1.1 一级文件：质量手册。

6.1.1.2 二级文件：程序文件。

6.1.1.3 三级文件：如工作指导书，技术标准、工艺规范/图纸，外来标准等。

6.1.1.4 四级文件：表单等。

6.2 质量管理文件编号

6.2.1  质量管理手册文件编号

QM-XX； QM：质量管理手册编号； XX：版本号； 如：QM-01表示：第一版质量管理手册

6.2.2　手册中的章节号

XX； XX：第几章   2位阿拉伯数字； 如：08 表示：质量手册第8章。

6.2.3  质量程序文件编号

QP-XX-AA；QP：程序文件；XX：ISO9001：2000标准中相应的条款号  2位阿拉伯数字；AA：相应标准条款下生成的程序文件顺序数；如：QP-05-01 表示管理职责条款中生成的第一个程序文件。

6.2.4　工作指导书编号

三级文件： W— □    □ □ □

            

                                    

              部门代码   流水号

部门代码：品管部 Q， 制造部 P， 工程部 E， 管理部 A， 业务部S， 资材部 M， 外来文件D

6.2.5  表单编号：

F—               

                                              

                流水号   版本号（如A，B，C，D等）

6.3 文件的编写

6.3.1 质量程序文件的格式按照《文件编写规定》及《质量记录的控制》制定，其他文件参照执行。

6.3.2 所有质量文件由其权责部门或管理者代表指定部门进行编写，发布前都应经相应的授权人员审核，管理者代表或经理审批方可发行.

6.4 质量文件的审核、审批 

6.4.1 质量管理手册由管理者代表审核，经理审批。质量程序文件由管理者代表审核，经理审批。     

6.4.2 三级文件由本部门主管审核，管理者代表审批。

6.4.3 临时文件由管理者代表审批。

6.5　质量文件接收控制

6.5.1 文控中心在收到更改、新增或销毁的文件时，应确认下列各项：    

a. 文件上有拟稿、审核和审批人员的签名；

b. 文件号、修订次和修订内容及条款、页数正确；

c. 文件销毁需参照(文件清单)保存时限，收回旧页、旧版及作废的文件，应盖上“作废”印章，由文件发放人会同文件审批人一起确认方可进行销毁。

6.5.2 所有文件应登记于《受控文件清单》上,以表明最新状态。

6.6  质量文件的发放范围

6.6.1 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。

6.6.2 所有质量体系文件，除非管理者代表或经理许可，不得外借给公司以外的人员。为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控本。

6.6.3 文件发放范围根据《培训大纲》规定进行。

6.6.4 领用人在领用外来标准等非电子文件时,以书面文件为有效版本。文件发放人需在外来标准等非电子文件加盖“受控文件”印章的文件(红色印章有效)。

6.6.5 无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序6.7条款规定的发放和回收程序。

6.7  质量文件的发放和回收

6.7.1 文件版本更新时，文控中心在发出新版本文件的同时，应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控版本。

6.7.2 文控中心按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所得到相应文件的有效版本。

6.8  质量文件的修订

6.8.1 为防止对质量文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循6.3中所述的审批程序。

6.8.2 文件需要更改时，应由文件编写人/部门提出并填写《文件更改记录表》说明原因。

6.8.3 文件更改的审批应由原审批部门/人员进行。

6.8.4 审批负责人应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订,必要时，应进行验证。

6.8.5 质量管理手册应附有修订记录表，该表应反映各章的修订次、最新修订部分的提要。

6.8.6 质量程序以每一文件号为一文件。每一个质量程序首页应为《文件修订记录》。每次文件修订完后要在上面作记录。

6.9  临时文件的控制：临时文件用于新产品投产初期质量检验标准、《生产作业指导书》等未能及时形成正式质量文件或批量性返工时的临时使用；临时文件由各部门自行编写审核，需经管理者代表审批。文控加盖临时文件章。其有效期为一个月之内。

6.10  外来文件的控制：

6.10.1 直接引用的各类外部文件，由管理者代表在文件正本上签字审批后方可使用，文件发放时由文控中心盖上“受控文件”印章，其它管理参照6.6.4进行，并将此外来文件登入于《受控文件清单》。

6.10.2 文控中心每年与外界机构联络，统一核查所使用的国际国内标准及其它外部标准是否属有效版本，如过期则及时更换，过时文件由文件管理人员加盖“过时保留”印章后留用或由文控中心统一销毁。

6.11 对外发文件的控制

6.11.1 外发文件可以是受控，可以是不受控。所有的外发文件必须经管理代表审批后，由文件申领人通过邮件或文本的方式传递给相关人员，外发文件的有效版更新由文件申领人负责。

6.11.2 如属外发的受控文件，则在文件封面上盖上“受控文件”印章并按6.6.4办理领取手续，如属外发的不受控文件，则在文件封面上盖上“非受控文件”印章，并在《文件发放记录表》上签名后领取。

6.12 客供图纸的控制

         客供图纸由工程部管理，在《图纸登记表》中注明是客供图纸还是自制图纸，如果发现客供图纸丢失、损坏或不适用，由工程部主管向客户报告，并按客户意见处理。

6.13 表单控制

6.13.1 表单的标准形式应包括：每份表单应在表单的左上角统一标明“东莞市石碣盛达电子厂”字样，下一行居中标明表单名称，表单右下角标明表单编号（表单编号的编写标准见6.2.5）。

6.13.2 各种表单的形式及使用在相应的程序书或三级文件上作具体规定。

6.13.3 若修改/更换表单则相应的程序文件或三级文件也作相应的修改/更换。

6.14 记录的保存

6.14.1《文件发放记录表》       永久保存于文控中心。

6.14.2《文件更改记录表》       永久保存于文控中心。

6.14.3《受控文件清单》         永久保存于文控中心，至最新状态。

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文 件 发 放 记 录 表

序号	文件名称	文件编号	发收日期	发放人	接收日期	接收人	回收日期	回收人	备注

                                                                                                               F-001B保存年限

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文 件 更 改 记 录 表

序号	更改前		更改日期	更改人	更改原因	更改后		备注
	文件名称	文件编号/版本				文件名称	文件编号/版本

                                                                                                               F-002B

保存年限：3年

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受 控 文 件 清 单

    文件类型：                                                 页码/页数：    /

序号	文件/表单编号	文件/表单名称	版本号	备注

                                                                     F-003B

                                                                     保存年限：3年