接洽流程
| 参与人员 | 准备工作 | 洽谈重点 | |
| 初步接触 | 联络人 | ★公司宣传册及相关资料 ★本公司自有优势资源、活动经验； | ★ 了解项目规模、场地及其可操作性； ★ 了解合作方关键人物、组织机构，合作意向，资金条件； ★ 了解对方的想法和建议； |
| 细节洽谈 （多次） | 联络人、活动策划、执行统筹 | ★自有资源、案例介绍PPT文档 ★项目初步策划案框架（包括：活动主题、形式、主要内容建议；执行流程安排；大体预算） | ★ 讨论策划案，获取客户对活动的具体要求及意见； ★ 获知项目的着重点及难点； ★ 客户的倾向性。 |
| 项目汇报 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人 | ★根据客户意见修改后的策划案(包含策划执行方案、宣传策划案；详细预算) ★准备汇报用投影仪、手提电脑、方案PPT文档； ★策划文案打印、装订成册； ★汇报流程安排：开场人员，主要讲述人员，答疑人员。 | ★ 项目汇报； ★ 合同条款认定。 |
| 参与部门 | 讨论重点 | 会后工作 | |
| 初次策划会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人 | ★ 项目背景、需求； ★ 是否值得继续跟进； ★ 活动概念和形式。 | ★ 撰写初步策划案； ★ 报策划总监与分管副总。 |
| 谈判后 协调会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人 | ★ 客户意见； ★ 策划案大体框架； ★ 形式和内容设计； ★ 项目基本成本； ★ 宣传炒作重点； | ★ 撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案） ★ 方案由设计师进行精包装； |
| 细节谈判后 协调会议 | 联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责人；制作统筹、设计师、信息专员、媒介负责人、部门总监 | ★ 客户意见； ★ 内容、执行细节确定； ★ 现场效果图； ★ 宣传方案确定； ★ 物料方案 ★ 预算方案（成本/报价）。 | ★ 撰写策划执行方案定稿（包括活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）； ★ 拟定合作协议； ★ 确定需外包工作并开始联络（演艺、制作、场地等） ★ 确定执行工作组。 |
| 合同签订后 协调会议 | 执行工作组成员 | ★ 项目分解及完成时间图表（甘特图）； ★ 安排各项工作。 | ★ 项目正式立项 ★ 落实各项资源、外包 ★ 执行管控 |
| 管控环节 | 具体内容 |
| 时间管控 | 时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。 |
| 供应管控 | 要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理。 |
| 人力管控 | 活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理。 |
| 风险管控 | 风险管理覆盖了活动管理的所有领域，比如活动的安全风险，预算超支等风险等等。 |
任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动。
时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）。
优先顺序：设定任务的优先顺序。
节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并在图表中标记出来。
分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人。
总结流程
财务结算：
●尾款催收
●演员劳务结算
●制作尾款结算
●项目费用结算
资料收集、归档
●合同
●方案策划、执行台本
●宣传（网络、电视、报媒、杂志等）资料收集
●现场照片、录像
●物料设计稿、照片
工作总结：
●对内、对外等总结报告
●参与人员评估与奖惩
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