一﹑预算部预算，项目部统计，审核采购材料的数量
工程中标后，预算部对本工程所需的各种材料进行预算，为工程的资金投入提供依据( 注：提供详细的材料使用节点计划，此计划作为项目收款计划主要支撑依据)。项目部根据中标书（中标合同清单）和施工图纸认真严格计算本项目的材料需求，填报材料采购总计划表交公司相关领导审批。同时此材料需求总表要一式三份，工程部，采购部，项目部各一份。
二﹑项目部申请材料采购计划
1．在进场前，项目部要提前做出由工程部认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期，给采购部合理的采购时间）。
2. 材料采购申请单一一式三份，采购部，项目部，工程部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料采购申请表上面必须有材料申请人，项目工程部负责人，项目经理签字，缺一不可（详见样表）。否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购，方可安排公司采购部相关人员进行采购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料采购申请表，并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采购申请表交至公司采购部。
3. 项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。项目部及时将甲方书面通知或签证发公司预算部备案，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司工程部、公司采购部、公司领导审批（特殊情况除外）。
三、公司采购部在接收到批准后的材料采购申请表，应该按照工程施工流程和请购材料的缓急。由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购。
1．采购人员在接到采购部负责人安排的材料采购申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采购记录和供应商报价。优先选择供货准时，材料质量好，价格优惠，实力强的供应商，进行采购。主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选择三家以上的供应商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上报给公司采购部负责人和公司领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购。如果是采购量或者是采购金额比较大的材料采购时，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同。少量的辅助材料采购人员可以从和公期固定合作的供应商进行优先选择采购。
四、采购下单和送货的时间安排
采购人员和供应商确定了采购意向，采购人员要严格按照材料采购申请表上面的数量给供应商下单，采购人员一定要向供应商确定材料的送（提）货时间和付款方式。为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽量让供应商送货到我们工程的项目，如果是因为材料采购量少或者是供应商离我们的项目比较远。供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由我们出运费，让供应商送货到我们项目，并同时告诉公司采购部相关领导。
五、无法及时供货的汇报说明
因市场和行业缺货因素，或供材商的原因，无法按期进行采购到位的材料。采购部相关人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因。
六、供应商送货事项
1.供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员，仓管），项目现场人员好安排材料的存放地点。供应商送货到项目现场，原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起了验收供应商送的材料。如果项目工地在外地，采购人员无法到现场参加材料验收，由项目经理和相关人员组织验收。
2.供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数量送货。送货单上面要有，送货项目的名称，材料采购申请单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量，价格，规格型号。送货单上面要盖供应商的公章。现场收货人员要拿项目下给公司采购部的材料采购申请表和供应商的送货单进行确认，看供应商所送材料是否是本项目所下的材料。如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收。在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证，质量保证书。现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质量标准。现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作。现场验收人员和项目经理要在供应商的送货单上面签字确认。供应商的送货单必须一份三联，一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员。
3.现场验收人员在验收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，规格型号不符。现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录。如果是材料质量不合格，现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）。并且及时通知公司采购部相关人员。资料员所需的各项合格证、检验报告等现场验收人员必须清点完毕才能验收。
七、供应商的结算
严格按合同的付款条款所定的时间节点执行。原则上供应商所有的材料结算以整月为周期，本月结算上个月的材料款（1—30号）。结算时间是每个月 1-5号，由供应商提供上个月的结算相关材料到公司采购部，每个月5-10是公司相关部门对供应商结算材料的审核时间。每个月15—20由公司财务为供应商打材料款。供应商要带有项目经理，采购人员和现场验收人员签字的送货单和合同约定的，到公司采购部统一办理结算。供应商的材料数量，价格，是以供应商所提供的有公司，项目相关人员签字的送货单为标准。（此结算方式是少量的辅材料，结算标准）。
对于有采购合同的供应商，供应商在结算时，要以有签字的送货单和采购合同一起，到公司采购部办理结算。
八、工程材料采购合同管理工作流程
九、货物采购流程
（一）先款后货的货物采购
□首批货物的采购：
1、公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。
2、公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单。
3、公司采购部采购员凭合同、有效材料申请计划单填写请款单并经财务部经理签字核准；获财务核准的请款单送至总经理核批后返至财务部予以付款。
4、付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货送至总经理签字后交至财务入帐。
5、经采购部负责人核实签字后由采购部送至总经理签字交于财务入帐。
□后期货物的补货：
1、项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划。
2、材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。
3、由采购部采购员根据下发至材料供应商的有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理核批后返至财务部予以付款。
4、付款后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向材料供应商获取购货送至总经理签字后交至财务入帐。
（二）先货后款的货物采购
□首批货物的采购：
1、公司采购部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。
2、公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单。
3、下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货并转交至物资部。
4、采购部采购员材料采购部负责人和预算部负责人核实签字后的购货至财务部填写请款单，经财务部经理签字核准、总经理在对请款单、予以核批后返至财务部予以付款和入帐。
□后期货物的补货：
1、项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划。
2、材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。
3、下发正式材料采购订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入库；并及时向供货方索要购货。
4、采购部采购员根据《工程项目材料采购流程和有关规定》办理材料结算
十、采购相关样表
附件一 ：供货通知书（适用于未签署供货合同）
供货通知书
公司：
我司根据实际需要，考虑到 项目急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合。请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。
| 项目名称： | |||||||
| 交货日期：201 年 月 日 交货地点： | |||||||
| 序号 | 材料(设备)名称 | 品牌 | 型 号 （编号） | 规 格 | 单 位 | 数量 | 部位 |
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| 7 | |||||||
| 8 | |||||||
2．自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。
购货单位： 供货单位：
公司名称： 公司名称：
经 办 人： 确 认 人：
联系电话： 联系电话：
负 责 人： 传真号码：
传真号码： 日 期：
日 期：
附件二 ：供货通知书（适用于已签署供货合同）
供货通知书
公司：
我司根据实际需要，以 年 月 日签订的 《 工程材料(设备)供货合同》为依据，请贵司按下表所列材料(设备)名称、品牌、型号、规格、数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。
| 项目名称： | |||||||
| 交货日期：201 年 月 日 交货地点： | |||||||
| 序号 | 材料(设备)名称 | 品牌 | 型 号 （编号） | 规 格 | 单 位 | 数量 | 部位 |
| 1 | |||||||
| 2 | |||||||
| 3 | |||||||
| 4 | |||||||
| 5 | |||||||
| 6 | |||||||
| 7 | |||||||
| 8 | |||||||
| 备注 | |||||||
2．自本供货通知书送达之日起 1 工作日内，请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在 5 工作日内将原件送达我方。
购货单位： 供货单位：
公司名称： 公司名称：
经 办 人： 确 认 人：
联系电话： 联系电话：
负 责 人： 传真号码：
传真号码： 日 期：
日 期：
附件三：
材料(设备)收料单
| 项目名称： | ||||||
| 交货日期： 交货地点： | ||||||
| 序号 | 材料(设备)名称 | 品牌 | 型 号 （编号） | 规 格 | 单 位 | 数量 |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 | ||||||
| 6 | ||||||
| 7 | ||||||
| 8 | ||||||
| 说明：购货单位委派的收料员，仅限于对材料的数量进行如实收货。 | ||||||
购货单位： 供货单位：
经办人： 确认人：
负责人： 联系电话：
联系电话： 确认日期：
日期：
注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；
附表四：月度材料（设备）款汇总表
月度材料（设备）款汇总表
项目名称： 时间：
| 序号 | 材料名称 | 收款单位 | 金额（元） | 备注 |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 合计 | ||||
购货单位：（公章） 供货单位：（公章）
公司名称： 公司名称：
经办人： 经办人：
负责人： 负责人：
联系电话： 联系电话：
日期： 日期：
注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份；
材料/用品申购单
项目名称：
申请人： 申购日期：201 年 月 日
| 序号 | 材料/用品名称 | 规格 | 数量 | 到位时间 | 用途 |
项目经理 ： 日期： 年 月 日 总经理： 日期： 年 月 日 说明： | |||||
№
项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日
| 送货单位： 送货单号： | |||||||||||||
| 合 同 号： 仓库类别： | |||||||||||||
| 编 号 | 货物 名称 | 规 格 | 单 位 | 送货 数量 | 实收 数量 | 单 价 | 金 额 | ||||||
| 万 | 千 | 百 | 十 | 元 | 角 | 分 | |||||||
| 金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整 | 小写 ￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | ||||||||||||
备注：一式三联单；第一联 项目部留存；第二联 会计记账；第三联 供货单位留存；
领 料 单
№
领料项目： 日期： 年 月 日
| 领料单位： | ||||||||||||
| 编号 | 货物名称 | 规格 | 单位 | 数量 | 单价 | 金 额 | ||||||
| 万 | 千 | 百 | 十 | 元 | 角 | 分 | ||||||
| 合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整 | 小写 ￥＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ | |||||||||||
备注：一式三联单；第一联 仓库留存；第二联 会计记账；第三联施工单位。
入 库 单
№
科目： 日期： 年 月 日
| 货 号 | 品 名 | 单位 | 数 量 | 单 价 | 金 额 | ||||||
| 万 | 千 | 百 | 十 | 元 | 角 | 分 | |||||
| 合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整 | 小写 ￥ | ||||||||||
备注：一式四联单；第一联仓库留存统计；第二联项目会计记账；第三联仓库统计员；第四联送货单位结账。
退 料 单
项目名称： 核算单位工程： 日期： 年 月 日
| 退料单位： 收料单位： | |||||||||||||
| 合 同 号： 仓库类别： | |||||||||||||
| 编号 | 货物名称 | 规格 | 单位 | 申退 数量 | 实退 数量 | 单价 | 金 额 | ||||||
| 万 | 千 | 百 | 十 | 元 | 角 | 分 | |||||||
| 合计金额（大写）： 万 仟 百 拾 元 角 分整 | 小写 ￥ | ||||||||||||
货 品 调 拨 单
№
调入项目： 日期： 年 月 日
| 编号 | 品 名 | 数量 | 单位 | 进货时价格 | 调 拨 时 价 值 | 描述调拨意义 | |||||
| 单价 | 金额 | 数量 | 金额 | ||||||||
备注：一式四联单；第一联调出仓库员；第二联公司会计记账；第三联调入仓库统计员；第四联调入材料员；
工程有限公司
材料付款审批表 NO：
项目 单位工程： 申请时间： 年 月 日
| 合同编号： | 合同名称： | 签订日期： 年 月 日 | |||
| 收款单位： | 付款方式： 现金□ 支票□ 电汇□ | ||||
| 应付款总额：￥ 元 | 已付款总额：￥ 元 | ||||
| 本次应付款： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 | ￥： 元 | ||||
| 付款依据： | |||||
| 申请部门： 申请人： 供应商联系人： 联系电话： | |||||
公司审批意见 | 材料部 | 签名： | |||
| 财务部 | 签名： | ||||
| 总经理 | 签名： | ||||
| 备注 | |||||
宾馆采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。
一、采购管理部门
酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
二、 采购部工作基本要求
1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。
3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。
4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。
5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒 店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。
6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。
7、采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。
8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。
9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
三、 采购审批程序
1、申购单审批程序
采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。
6、单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。
7、单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序：
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。
(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成)
4、赊购(月结)物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单，餐饮部经理签字确认后至采购部，由采购部与供货商对接；其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行。
5、各月结供应商选定办法
采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段（至少一个月）的供应价，在此确认期间内，供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料。
5、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。
五、 供应商管理
1、采供部 应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。
2、选用供应商角度采用 1+2+N 原则。所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约30%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3、采购部应做好供应商档案管理。当供应商变动时，及时更新相应的供应商档案。
4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象，保证酒店信誉。
采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、 仓库补仓物品的采购工作流程
仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时 即需要补充货仓里的存货。一般来说，仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品，并据此填写一份仓库补仓“采购申请单” 且采购申请单内必须注明以下资料（改为：并作出书面的补库计划表，表格内必须列明的物品信息如下）
（1）货品名称、规格
（2）平均每月消耗量
（3）库存数量
（4）最近一次订货单价
（5）最近一次订货数量
（6）提供本次订货数量建议
经采购小组签批同意后送采购部初审（审核后必须由总经理及副总经理签名确认），采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部初审同意后，按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后，采购部立即组织实施。一般物品要求 3 天内完成，如有特殊情况要向主管领导汇报。
2、各部门使用物品的日常采购工作流程
（1）部门新增物品的采购工作流程
若部门欲添置新物品，部门经理应填写申购单，经采购小组审批后，连同“申购单”一并送交采购部，采购部初审同意后按“申购单”内容要求，在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。
（2）部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，申购部须在采购申请单内注明以下资料：
①货品名称、规格
②最近一次订货单价
③最近一次订货数量
④提供本次订货数量建议
采购部在至少三家供应商中比较价格品质，并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经采购小组批准后组织采购。
（3）部门所需物料的日常申购
酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量的物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这批物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：
①部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。
②采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购《物料样品确认书》一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序。
3、 鲜活食品、冻品的采购工作流程
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜 水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
4、 维修零配件和工程物料的采购工作流程
（1）工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料 （为减小采购的工作量，建议工程部尽量能按月度作出补库计划，除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外）：
①货品名称、规格
②平均每月消耗量
③ 库存数量
④最近一次订货单价
⑤最近一次订货数量
⑥提供本次订货数量建议
（2）大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据预算表项目填写 工程立项书 (工程预算表附后 )，且申购单内必须注明以下资料：
①货品名称、规格
②库存数量
③最近一次订货单价
④最近一次订货数量
⑤提供本次订货数量建议。
以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审，初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经采购小组批准后，采购部立即组织实施。
（3）经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定，此类情况的采购可由采购部进行优先采购，或在规定的范围中经主管副总同意后，由使用部门在指定地点进行紧急采购，但价格不能超过财务规定的指导价。事后工程部补签申购单。
二、采购工作流程中须规范事项
1、采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。
2、审核采购申清单，收到采购申请单后，采购部应作出以下复查以防错漏：
（1）签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字，核对其是否正确。
（2）数量核对：复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
（3）规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格。
(4)价格核对：仓库需注明物品最近一次价格，采购时原则上不能高于此价格。
3、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程
每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品。具体做法如下：
5、采购部按照申购单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商（至少选择 3家供应商），要求供应商填写价格并签名退回。对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价。用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等。提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交采购小组审批。
2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后，确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商。
四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后，采购部需要跟进整个过程直到收货入库。同时，采购部还应继续跟进物料的使用情况，做好物料使用情况的反馈记录。
6、采购货物的验收
（1）验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收。
（2）验收的数量标准：
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
（3）验收人员：
货物到店后，由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收，由三方共同在入库单签字才有效。
（4）验收程序：
①由库管人员填写“入库单”，注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额。
②入库单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单一式三联，第一联库管自己留存；第二联交财务作为记账凭证；第三联交供货商（或采购人员）作为结账凭证。
3、采购订单取消
（1）酒店取消订单
如因某种原因，酒店需要取消已发出的订单，供应商可能提出赔偿要求，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报采购小组作出决定。
（2）供应商取消订单
如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知申购部门，为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
4、违反合同
合同上应载明详细细则，如有违反，应依合同上所载处理。
5、档案储存
所有供应商名片、报价单、合同等资料需分类归档备查，并连同采购人员自购物品价格信息每天录入采购部价格信息库。
6、采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》说明原因和跟进情况并呈财务部及采购小组批示。
7、采购物品的维护保养
如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项，对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
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