Excel 使用基础培训

----问答集

针对Excel在应用方面出现的难点、重点作技术解答

以问答集的形式进行编写，问题即查即用Excel是Microsoft Office办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于日常的工作和生活中，如何掌握Excel的强大功能并灵活应用，是每个Excel学习者面临的难题。

本手册就提供了解决问题、快速掌握Excel的便利途径，归纳汇总了在使用Excel 过程中经常出现的重点和难点问题，并提供了多方面的使用技巧，采用问答和图片演示的方式，让你快速解决各种Excel应用问题。

本手册可通过多种方式阅读。您可以一页一页地阅读，学习充分发挥Excel潜力的各种出色技术。如果想完成某项特定的任务，可直接从目录中找到具体的条目，跳到手册中相应内容阅读。

针对在使用Excel时可能产生的大量疑问及使用过程中可能出现的问题，本手册都提供了相应的答案。希望本手册能帮助您解决遇到的各种问题。

由于时间仓促，手册中难免会有不足的和疏漏之处，欢迎批评指正。

1.如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ (3)

2.如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？ (4)

3.用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第

一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？ (4)

4.如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样

的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ (5)

5.Excel中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个

改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？ (5)

6.用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、

岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？. (6)

7.如果在Excel中输入小数点，按下显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济

于事，该怎么办？ (6)

8.如何快速选取特定区域？ (7)

9.如何快速返回选中区域？ (7)

10.如何快速定位到单元格？ (7)

11.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？ (8)

12.如何在不同单元格中快速输入同一数内容？ (8)

13.只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？ (8)

14.如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？ (9)

15.如何让屏幕上的工作空间变大？ (9)

16.如何使用快显菜单？ (10)

17.如何防止Excel自动打开太多文件？ (10)

18.如何去掉网格线？ (11)

19.如何快速格式化报表？ (12)

20.如何快速地复制单元格的格式？ (12)

21.如何为表格添加斜线？ (13)

22.如何快速地将数字作为文本输入？ (13)

23.如何快速输入数据序列？ (14)

24.使用鼠标右键拖动单元格填充柄？ (14)

25.如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，

是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？ (15)

26.上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重

复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？ (15)

27.如何对工作簿进行安全保护？ (16)

28.如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？ (17)

29.工作表保护的口令忘记了怎么办？ (17)

30.如何用汉字名称代替单元格地址？ (18)

31.如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？ (18)

32.如何定义局部名字？ (19)

33.如何命名常数？ (19)

34.工作表名称中能含有空格吗？ (20)

35.给工作表命名应注意的问题？ (20)

36.如何拆分或取消拆分窗口？ (21)

37.如何给工作簿扩容？ (22)

38.如何快速地批量修改数据？ (22)

39.如何快速删除特定的数据？ (23)

40.如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？ (23)

41.如何在Excel中实现“自动更正”功能？ (25)

42.如何快速的将Excel表转载成图片格式? (25)

43.按下回车键后，如何能让活动的单元格不向下移动向其他方向移动？ (26)

44.如何让输入的数字自动转换成大写中文数字？ (27)

45.如何同时查看不同工作表中多个单元格内的数据？ (27)

46.如何快速输入大量含有小数点的数字？ (28)

1. 如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

例如：在单位的人事资料Excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：

1）假设证书号在A 列，在A 列后点击鼠标右键，插入一列，为B 列。

2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车(如图1-1所示)。

3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方

不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了(如图1-2所示)。

图1-1 输入添加内容

图1-2 自动更新的证书号

若是在原证书号后

面加13则在B2单

元格中写入：

=A2&”13”后回车。

2. 如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可(如图2-1所示)。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。

3. 用Excel 做多页的表格时，怎样像Word 的表格那样做一个标题，即每页的

第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？

在Excel 的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可(如图3-1所示)。这样Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

若不选取此项，

则不显示最近使用的文件名 根据数字选取调整文件列表的项图2-1 选项栏

点击此折叠

对话框，划

定标题范围

图3-1 页面设置

4. 如果在一个Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同

样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？

把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项（如图4-1所示），这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

5. Excel 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一

个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？

如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作EXCEL 表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏(如图5-1所示)，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了(如图5-2所示)。

点击右键选定全部工作表

图4-1 选定全部工作表图5-1 隐藏B 列

图5-2 调整后

调整后B 列隐藏，但序号未影响

6. 用Excel2000做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、

岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？

(1) 先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项。 (2) 设置打印工作表行标题，选好工资条的条头。

(3) 每一个人之间插入行分页符(如图6-1所示)，再把页长设置成工资条

的高度即可(如图6-2所示)。

7. 如果在Excel 中输入小数点，按下显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无

济于事，该怎么办？

这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在Ｗindows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”(如图7-1)，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），(如图7-2所示)按“确定”按钮结束。这样再打开Excel 就一切都正常了。

图6-1 设置分页符

在页长设置中

调整成工资条

图6-2 分页后显示

下拉菜单中选择“中文（中国）”

将“，”改为“.” ,未改前

是“,”

8. 如何快速选取特定区域？

使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000(如图8-1所示)。

9. 如何快速返回选中区域？

按Ctrl + Backspace （即退格键）。 10. 如何快速定位到单元格？

方法一：按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入预跳到的单元格地

址，单击“确定”按钮即可。

方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可(如图10-1所示)。

输入需选

取的区域 图8-1 定位

图10-1 定位单元格

11. 如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格？

有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”＼“定位”，单击“定位条件”按钮(如图11-1所示)，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可(如图11-2所示)。

12. 如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl ＋Enter 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

13. 只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。

具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctrl ＋A 键，Excel 则自动进入“函数指南——步骤 2之2”(如图13-1所示)。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。

选中“公式”选项

图11-1 定位

图11-2 定义条件

图13-1 函数参数

14. 如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

按住Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是：

选定单元格，按下Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘(如图14-1所示)，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作(如图14-2所示)。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

15. 如何让屏幕上的工作空间变大？

可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel 窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令(如图15-1所示)。

出现指针箭 头，按住鼠标左键进行拖放

图14-1 选定单元格

图14-2 移动后

图15-1 全屏显示

16. 如何使用快显菜单？

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

17. 如何防止Excel 自动打开太多文件？

当Excel 启动时，它会自动打开Xlstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart 目录下的文件移走。另外，还要防止Excel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除(如图17-1所示)。

选定区域，点击鼠标右键出现此菜单栏

图16-1 快显菜单

删除本栏中所有内容

图17-1 选项

18. 如何去掉网格线？

1）除去编辑窗口中的表格线，单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，

找到“网格线”，使之失效(如图18-1所示)；

2）除去打印时的未定义表格线

有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD 中编辑的Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框(如图18-2所示)，取消选择“网格线”就行了。

去掉“√”使其失效

图18-1 选项

去掉“√”使其失效

图18-2 页面设置

19. 如何快速格式化报表？

为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用Excel 预设的表格样式。方法是：

选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项(如图19-1所示)，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

20. 如何快速地复制单元格的格式？

要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮(如图20-1所示)。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

若某项前未选中时，则在套用表格样式时不会用到该项

图19-1 自动套用格式

格式刷按钮

图20-1 复制单元格格式

21. 如何为表格添加斜线？

一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：

单击“绘图”按钮，选取“直线”(如图21-1所示)，鼠标变成十字型．将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了(如图21-2所示)。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”＼“图案”，选 择“无边框”项即可。

22. 如何快速地将数字作为文本输入？

在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入(如图22-1所示)。

直线按钮

图21-1 选取直线

图21-2 为单元格添加斜线

在数字前加输单引号

图22-1 快速文本输入

23. 如何快速输入数据序列？

如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让Excel 自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按Excel 内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项2间要输入半角符号的逗号加以分隔（例如：张三，李四，王二……），单击“增加”按钮将输入的序列保存起来(如图23-1所示)。

24. 使用鼠标右键拖动单元格填充柄？

上例中介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其

实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，你可以根据需要选择一种填充方式(如图24-1所示)。

输入序列内容后，点击“添加”

图23-1 选项

25. 如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，

是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？

不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”＼“选项”＼“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了(如图25-1所示)。

26. 上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重

复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？

选定单元格区域，选择“数据”＼“筛选”＼“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项(如图26-1)，按“确定”按钮即可。

按住鼠标右键出现的菜单栏

图24-1快显菜单

自定义序列已引入 图25-1 选项

选中此项

图26-1 高级筛选

27. 如何对工作簿进行安全保护？

如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D 令”，按“确定”退出(如图27-1所示)。

工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”(如图27-2所示)，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”(如图27-3所示)，根据提示两次输入口令后退出。

输入打开

文件口令 图27-1 保存选项

选中“锁定”

输入保护密码

图27-2 单元格格式图27-3 保护工作表

28. 如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”＼“页面设置”＼“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项(如图28-1所示)。之后，打印出来的表格就面目如初了。

29. 工作表保护的口令忘记了怎么办？

如果你想使用一个保护了的工作表，但口令又忘记了，有办法吗？有。选定

工作表，选择“编辑”＼“复制”、“粘贴”，将其拷贝到一个新的工作薄中（注意：一定要是新工作簿），即可超越工作表保护(如图29-1所示)。当然，提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。

选中“单色

打印” 图28-1 页面设置

选取“复制”后，在新的工作表中“粘贴”

图29-1 复制单元格

30. 如何用汉字名称代替单元格地址？

如果你不想使用单元格地址，可以将其定义成一个名字。

1）一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字(如图30-1所示)。 2）另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，

在“当前工作簿中名字”对话框内键入名字即可(如图30-2所示)。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM （实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错。

31. 如何在公式中快速输入不连续的单元格地址？

在SUM 函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl 键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”＼“名字”＼“定义”，将此区域命名，如Group1(如图31-1所示)，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM （Group1）”。

在此处直接输入汉字名

输入单元格区域名称

图30-1 变更名字框

图30-2 定义名称

选定不连续的单元格，在此外定义选定区域的名称

图31-1 定义名称

32. 如何定义局部名字？

在默认情况下，工作薄中的所有名字都是全局的。其实，可以定义局部名字，使之只对某个工作表有效，方法是将名字命名为“工作表名！名字”的形式即可(如图32-1所示)。

33. 如何命名常数？

有时，为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如，在某个工作表中经常需用利率4.9％来计算利息，可以选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”，在“引用位置”框中输入“＝ 0.049”，按“确定”按钮(如图33-1所示)。

点击鼠标右键，出现此菜单，选取“重命名”

图32-1 定义局部名

在此处输入引用

名称

在此处输入常数

图33-1 定义名称

34. 工作表名称中能含有空格吗？

能。例如，你可以将某工作表命名为“Zhu Meng”。有一点结注意的是，当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时，不能使用类似“＝ ZhuMeng ！A2”的公式，否则Excel 将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是，将调用公式改为“＝'Zhu Mg'! A2”就行了。当然，输入公式时，你最好养成这样的习惯，即在输入“＝”号以后，用鼠标单击 Zhu Meng 工作表，再输入余下的内容。

35. 给工作表命名应注意的问题？ 有时为了直观，往往要给工作表重命名（Excel 默认的表名是sheet1、sheet2.....），在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作为表名。我们知道，在工作薄中复制工作表的方法是，按住Ctrl 健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置，复制成的工作表以“源工作表的名字+（2）”形式命名。例如，源表为ZM ，则其“克隆”表为ZM （2）。在公式中Excel 会把ZM （2）作为函数来处理，从而出错。因而应给ZM （2）工作表重起个名字(如图35-1所示)。

输入“=”后单击ZhuMeng 中的预选内容，会自动复制到

图34-1 输入预选内容

为“克隆”表重新命名，点击鼠标右键，重新输入

图35-1 重新命名

36.如何拆分或取消拆分窗口？

当我们给一个工作表输入数据时，在向下滚动过程中，尤其是当标题行消失后，有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分，然后将标题部分保留在屏幕上不动，只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”＼“拆分窗口”(如图36-1所示)。取消拆分窗口时除了使用“窗口”＼撤消拆分(如图36-2所示)窗口外，有捷径：将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上，双击鼠标即可取消已拆分的窗口。

图36-1 拆分单元格

图36-2 取消拆分

37. 如何给工作簿扩容？

选取“工具”＼“选项”命令，选择“常规”项，在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数(如图37-1所示)。一个工作薄最多可以有255张工作表，系统默认值为6。

38. 如何快速地批量修改数据？

假如有一份 Excel 工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加50（元），当然你可以用公式进行计算，但除此之外还有更简单的批量修改的方法，即使用“选择性粘贴”功能：

首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”(如图38-1所示)，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可(如图38-2所示)，记得删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

点击上下箭头增减工作表数

图37-1 选项

选中 “公式”

选中“加”

39. 如何快速删除特定的数据？

假如有一份Excel 工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为0的行删除，首先选定区域（包括标题行），然后选择“数据”＼“筛选”＼“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“0”(如图39-1所示)，那么将列出所有数量为0的行。此时在所有行都被选中的情况下，选择“编辑”＼“删除行”，然后按“确定”即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。

40. 如何不使显示或打印出来的表格中包含有0值？

通常情况下，我们不希望显示或打印出来的表格中包含有0值，而是将其内

容置为空。例如，图1合计列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，将有可能出现0值的情况，如何让0值不显示？

在下拉菜单中选择“0”，则列出数量为0的行，也可自定义选择。

图39-1 删除特定数据

图40-1 输入设置条件

方法一；使用加上If 函数判断值是否为0的公式，即： =if （b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2）(如图40-1所示)。

方法二：选择“工具”＼“选项”＼“视窗”，在“窗口选项”中去掉“零值”选项(如图40-2所示)。

方法三：使用自定义格式。 选中 E2：E5区域，选择“格式”＼“单元格”＼“数字”，从“分类”列表框中选择“自定义”(如图40-3所示)，在“格式”框中输入“G/通用格式；G/通用格式；；”(如图40-4所示)，按“确定”按钮即可。

去掉“零值”选项

图40-2 选项

在G/通用格式后加“；；”

图40-3 单元格格式 图40-4 单元格格式

41. 如何在Excel 中实现“自动更正”功能？

Word 用户都知道，利用Word 的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入．但在Excel 中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实，使用Vlookup 函数可以巧妙地解决这一问题(如图41-1所示)。

42. 如何快速的将Excel 表转载成图片格式?

首先在工具菜单中添加“照相机”选项，打开工具菜单，选取“自定义”，在命令菜单的类别栏中选取“工具”，在命令栏中选取“照相机”后完成添加(如图42-1所示)。

例如：要将一张图表转载成图片格式，选中图表范围，点击“照相机”(如图42-2)，点击工作表，在需要显示图片的位置单击鼠标左键，被拍摄的图片，立即就粘贴过来了。此时，在同一个工作簿下改变原始图表的内容和格式，被拍摄的图片也随着图表的变化而改变。

图41-1 插入函数

添加照相机

到工具栏

图42-1 自定义工具

43. 按下回车键后，如何能让活动的单元格不向下移动向其他方向移动？

在Excel 中，你是否知道按下回车键后，活动的单元格可以向上、向下，向左，向左移动，甚至原地不动，方法是：

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡，选中“按Enter 键后移动”复选框，然后在“方向”框中选择移动方向，若要保留在当前单元格中原地不动则清除该复选框（如图43-1）。 若希望按下Enter 键后单元格标识框不移动而仍然保留在活动单元格内，可以取消选定“按Enter 键后移动”复选框。然后单击“确定”关闭“选项”对话框。

选定图表区域，点击照相机

图42-2 选定图片范围

若不选定此项，按Enter 键后，单元格标识框将不会向任何方向移动而保留在原处

在这里选择按下Enter 键后活动单元格移动的方向

图43-1 选项

44. 如何让输入的数字自动转换成大写中文数字？

Excel 具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换成“壹佰贰拾叁.肆伍），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为：

1）将光标移到需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字(123.45). 2）右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。 3）从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项(如图44-1所示)。 4）单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁.肆伍”。

45. 如何同时查看不同工作表中多个单元格内的数据？

有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其他工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel 的“监视窗口”功能来实现。

1）执行“视图”/“工具栏”/“监视窗口”命令，打开“监视窗口”(如图

45-1所示)。 2）单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框(如图45-2所

示)，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述

选取“中文大写

数字”

图44-1 单元格格式

操作，添加其他“监视点”。

无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

图45-1 监视窗口

图45-2 添加监视点

46.如何快速输入大量含有小数点的数字？

用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”选项卡，在弹出的(如图46-1)所示的对话框中选取中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示的小数点右面的位数就可以了。以后再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数字将在回车键后自动进行定位。

例如：要在某单元格中键入0.06, 可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”。

点击上下箭头设置

小数点后的位数

图46-1自动设置小数点位数