员工公务费用及报销管理制度

一、说明

1.本管理制度适用于公司目前所处在的创业期。

2.节约原则：在公司创建初期，为降低投入的成本，实施节约原则的制度，要求员工具有艰苦创业的精神。

3.自我管理原则：公司财务管理希望建立在互相尊重与互相信任的基础上，要求各位员工能够自觉遵行本制度，做到公私分明。

4.严肃原则：如员工在费用报销时有意出现不实情况，将被视为欺诈行为，公司将根据有关规定严肃处理。

5.本制度适用于公司总部及信息安全事业部。各分公司可根据各自具体情况在本制度基础上适当修改，但修改后的制度一律给公司财务总监核准后再行实施。原则上，分公司财务根据标准不允许超过本制度。

6.各公司负责人及财务负责人必须严肃严格执行本制度，公司财务管理人员将定期审计报销凭据，监督本制度执行情况，凡发现违反本制度者，将追究有关人员责任。

二、借款、付款

1.借款：

1）员工因公借款，需根据被批准的〈出差申请书〉再填写〈暂支单〉，财务核实无欠款后，再经总经理批准后执行。

2）采购人员借购物款，需凭总经理核批的〈物品请购单〉。

2.清款：

1)员工借款专款专用，不得挪作它用或转借他人。

2)员工出差返回后三天内需核清其借款，市内办事者一天内核清借款，如有拖欠，将从工资中扣还，如果挪用，将另行严肃处理。

3)上款未清，下次不予借款，因此延误工作者，将追究有关责任。

三、差旅费报销制度

1.员工乘坐车、船、飞机及住宿标准和出差餐贴标准

2.住宿标准说明

1)  如果系双数同性员工一起出差，应该共住双人房，如果是不同级别的员工，应该级别相同的员工住一间客房，如果同住者住宿标准不同，按其中级别高的标准报销住宿费。

2)员工报销住宿费时，上应注明住宿的起止日期、房间单价，如夹杂其它费用的，应附有宾馆的费用明细单。

3)员工出差时，应尽量通过订房系统预订好有价格优惠的宾馆，而不要到了当地再去被动地找地方住。

4)如果员工住宿超过标准，除非有特殊理由经总经办特批，否则超出部分不予报销。

5)为了安全起见，公司不鼓励员工入住过于简陋的宾馆，如果员工的住宿费低于标准，低于标准部分的40%奖励给员工。

6)如果条件许可，员工退房应尽量在中午之前，或晚上六点之前，从而为公司节省费用。

7)三A级（含三A级）以下员工出差地有公司招待所地，应尽量入住公司招待所。

8)员工出差如超过2天，自第三晚起每天可报销20元洗衣费。

3.长途交通工具说明：

1）二级（含二级）以上的员工一般情况下，如陆路（火车、长途巴士）或水路路程在六个小时以内，应乘坐陆（水）路交通工具，在六个小时以上者，可乘坐飞机。

2）三A至四B级员工，如陆（水）路路程在十二个小时以内，应乘坐陆（水）路交通工具，在十二小时以上者，可乘坐飞机。

3）如果员工因时间紧迫，需在以上规定外乘坐飞机时，应预先经公司总经办批准。

4）员工出差应本着节约的原则，在不影响工作的前提下，尽可能选择一些较优惠的航班，购买打折机票，并在报销时如实申报。

5）出于节省费用与时间，员工应尽量选择在夜间乘坐火车、长途巴士或轮船，在长途交通工具上过夜者，享受其住宿标准的40%的夜车补贴，但不应再报销当晚的住宿费。

4.出差餐贴

1）员工出差报销餐贴应按实际在外用餐次数，每餐餐贴标准如下：

2）出差员工如陪同参加交际用餐者，或对方单位宴请者，不应再报销当餐餐贴。

3）员工出差参加会议时，如伙食已包括在会务费中，则不再报销餐贴。

4）员工在出差期间，如已由上级人员统一负责餐饮，则不再报销当餐餐贴，应由上级人员统一报销餐贴。

5）如果员工出差到公司其它机构工作，午餐应由当地机构统一安排，不再报销午餐餐贴。

6）员工在公司本地外出办事，中午不能回公司就餐可报销午餐餐贴。

5.市内交通费

1)二级（含二级）以上员工在市内因公务外出均可报销出租车费。

2)三B级（含三B级）以下员工在市内办事，一般情况下应尽量使用公共交通工具，因时间紧急或其它特殊情况下，可使用出租车。

3)销售人员在市内的交通费根据有关规定处理。

4)二级（含二级）以下员工出差由市区进出机场时，如果单程出租车费超过40元者，一律乘坐机场巴士。

5)员工在市内办事，乘坐公共交通工具者按实际报销。

6.公务杂费

1)出差人员在外出差的公务杂费，如行李费、邮电费、购退票手续费、文件复印件费等凭单据报销。

2)出差人员在外的个人开支、购物、游览等非工作需要开支，均不得报销。

四、办公费用报销规定

1.手机费

1)出于节省开支，同时也有利于个人健康，员工通话应尽量使用座机，打长途电话应尽量使用IP电话，通话应简洁明了。

2)一级人员手机费实报实销，但如果超过2000元/月时，应打出通话清单，去除个人话费。

3)二级人员中经常出差的人员手机费在1000元/月以内可以实报，超过1000元/月时，应打出通话清单，去除个人话费，非经常出差人员，手机费应在300元/月以内可以实报。

4)三级（含三级）以下人员，手机费凭话费清单报销，只报销公务话费。

5)室内工作人员不予报销手机费。

6)销售人员手机费根据有关具体规定执行。

2.电话费

1）员工出差期间，打长途电话应尽量使用IP电话卡，在可使用IP电话卡的城市，三级以下员工每天可报销10元的IP电话卡费，但不再报销其它长途电话费，特殊情况需总经办核批。

2）在没有设IP电话的城市，员工应据实报销公务长途电话费。

五、交际费用报销规定

1.一级人员交际费用据实报销。

2.二级人员报销交际费用时需填制〈报销单〉，填单后分公司总经理可直接报销，其它人员需经直接上级批核后再经分公司总经理核准后才能报销。

3.一般情况下，三级（含三级）以下人员需要交际活动时应提前填制〈交际活动计划单〉经一级人员或分公司总经理批准后，再进行交际活动。

4.特殊情况下，无法提前申请时，三级（含三级）以下人员可通过电话向上级请示后，再进行交际活动。

5.销售人员交际费用管理根据有关具体规定执行。

6.参与交际活动的公司职员一律应为直接相关人员，无关人员不得参与。

六、短期外派人员补贴规定

1.短期外派人员指因公司需要，将公司员工临时外派到外地工作一段时间，一般在二周以上，二个月以内。

2.外派人员在外地工作期间，由当地公司机构或合作单位负责安排住宿，一般安排在当地机构或合作单位的招待所或宿舍内，因此不再报销住宿费用。

3.外派人员在外地工作期间，午餐一般由当地机构负责，每天可申报30元伙食补助，如当地机构不负责午餐的，每天可再申报10元午餐补助。

4.如果外派人员当地有家庭（父母或自己家），则不再申报上述伙食补助。

5.外派人员在外地工作每连续十天（含节假日）回公司后可享受一天休假。

6.外派人员如在公司机构内办公，则不再报销IP电话费。

七、报销操作程序

1.员工报销费用时，应凭正式的凭证，一般情况下，收据、收条等不得作为报销凭证。

2.员工应严肃对待报销工作，认真整理单据，据实报销，如果实际费用低于票据金额者，应按实际费用申报。

3.员工报销的费用应分类，出差的差旅费应填制〈外埠出差费报销单〉，单据贴在背面，交际费、市内交通费、办公费等其它项目应填写〈报销单〉，每个项目单独列出，并作说明，交际费用应将每张单据单独列出，并作具体说明，出租车票报销可在〈报销单〉列出总数，再另外填制〈出租车费报销说明单〉。

4.员工合规定的差旅费单据直接递交财务部，由财会主管预审，财会主管审核完全符合公司规定之后，在封面上签章，由报销人再递交部门负责人签字，最后经公司负责人签字。

5.员工报销非差旅费的项目，包括出租车费、交际费等，在填制了〈报销单〉后，应先经部门负责人签字，再经公司负责人签字后，再去财务部报销。

6.员工报销如有特殊情况，如特殊原因的差旅费超标、单据遗失、购买了高价票单据不足等等情况，应填制〈特殊报销申请表〉说明情况，由部门负责人签署处理意见后，经公司负责人签字后凭单到财务部报销。

7.如果员工出差为多人一起出差，应由一人（一般为级别高者）统一借款，回司后统一整理票据报销。

八、附注

1.本制度解释权及修改权在总公司财务管理部。

2.本制度经集团总裁及财务总监签准后生效。

财务管理部

2001年3月第三次修订

附件

销售人员费用及报销管理补充说明

一、说明：

1.本规定在〈员工公务费用及报销管理规定〉基础上的补充规定，执行在该制度基础之上。

2.本规定适用于高级客户经理、客户经理及驻外销售代表。

二、市内交通费、通讯费管理规定

1.不同职别的销售人员具有相应的市内交通费、通讯费用报销额度，销售人员可在额度内，根据具体情况选择市内交通工具，然后按实际支出及正规票据在额度内进行报销。

2.报销额度规定

3. 说明：

1）本地市场指负责公司所在城市的市场。

2）如果出差期间含有节假日者，节假日没有上述出差期间的报销额度，除非节假日里员工的确在办理公务。

三、交际费用管理规定

1.总额度控制：对于销售人员交际费用的总额度是根据销售人员或销售组一年的销售回收款额的一定比例进行控制，具体额度比例如下：

2.新的销售人员在前期由于没有市场基础，因此暂无交际费额度，暂按以下临时额度控制：（这一阶段一般在销售人员开始进入市场工作的前三个月）

四、报销说明

1.销售人员的市内交通费、交际费应在每月底统一按规定整理本月的单据，根据上述额度进行报销。

2.销售人员报销出差期间的市内交通费随差旅费一起报销。

3.销售人员出差报销手机及IP电话费，应填制〈员工出差记录单〉，在月底统一报销。

2000年12月制定