费用报销内部控制制度

为加强公司对费用的管理和控制，使日常开支的各种费用纳入即定轨道，使各项开支合理化、制度化，特制定本制度。 

            一、     费用预算制度 

            1、     董事长根据公司的发展规划，提出公司一定时期的总目标，并下达各机构指标； 

            2、     

            各机构自行根据下达的指标编制本机构预算（含资金预算、成本预算、管理费用预算），编制的预算应在以收定支的前提下做到可靠、符合实际、全面完整； 

            3、     预算指标报财务总监、董事长，董事长召集有关人员讨论通过或驳回修改； 

            4、     批准后的预算下达给各机构执行； 

            5、     各机构应于次月5日之前将上月预算的执行情况报财务总监、董事长； 

            6、     根据公司资金的实际情况，适时修改预算，以便更好的控制资金，避免公司陷入窘困； 

            7、     财务部门核算、监督各项目预算执行情况，避免不必要的超支给公司带来不利影响。 

            二、费用报销的基本程序 

            1、     每项经济活动发生后的三天内，由经办人将与单据分类进行粘贴，填制报销单； 

            2、     单据交部门主管，由部门主管对费用的发生给予证明后交各机构负责人审批； 

            3、     

            交财务部主管审核（审核重点：①预付及应付款项应与合同相核对，看是否与合同相一致。②该项费用是否在预算范围之内，是否超支。③有关金额是否计算正确。），如经审核费用在预算范围之内且无超支，可以批准报销付款。（各机构负责人发生的费用必须报财务总监审查签字）； 

            4、     

            单次金额超过限额（BBB超过150000元、CCC公司超过1000000元、DDD超过60000元、采购单次金额超过1500000元）交财务总监审查签字后方可报销； 

            5、     

            单次金额超过限额（BBB超过300000元、CCC公司超过2000000元、DDD超过100000元、采购单次金额超过2000000元）经财务总监审核后交董事长审查签字后方可报销； 

            6、     凡现金支付超过100000元、转账支付超过1500000元的事项，必须经财务总监审核后交董事长签字后方可报销； 

            7、     预算外的开支经财务总监审核后交董事长审查签字后方可报销； 

            8、     

            有规律性报销如税金、养路费、车辆保险费等国家明文规定的开支，经各机构负责人审批后，财务部门可受理。有明确制度规定的报销如业务招待费、差旅费、通讯费参照附件执行；工资性支出应报财务总监审批后，财务可受理； 

            9、     费用报销必须是谁发生谁报销，严禁代报，对发生的代报费用财务部门应拒绝办理； 

            10、     费用报销中报销人、审批人应坚持分权原则，对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应拒绝报销。 

            三、     财务部门的职责和权利 

            1、     财务有权拒绝报销任何不真实、不可靠的原始单据； 

            2、     

            财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、董事长批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，对不合规的报销凭证予以拒绝并退还报销人； 

            3、     财务每月应汇总各机构费用明细、费用开支实际情况明细表报董事长、财务总监、各机构负责人审阅； 

            4、     对各项报销凭证，财务总监可再次审查，对可疑经济业务提出质询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证； 

            5、     出纳应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面的把关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝； 

            6、     对各机构的正常性开支实行财务主管负责制，财务人员必须做到一周内处理，不得无故拖延各机构的票据报销，否则给予公开批评和罚款； 

            7、     财务部将定期对各公司费用情况进行审查，对错报费用进行纠正，并分别向董事长、总公司总经理、各机构负责人提交相关报告。 

            四、     单笔支付金额在150000元以上（含150000元），须至 

            少提前一天通知财务部门，以便提前做好资金的筹集和准备。 

            五、本制度附件与本制度具同等效力。 

            六、本制度自发布之日起执行，本制度解释权由财务部执行，修改权由财务部修订后报董事长审批后执行。 

            附件一： 

            关于业务招待费的规定 

            一、     业务招待费：包括因生产经营和业务的需要，用于 

            招待相关人员而发生的接待费、餐费等费用； 

            二、业务招待费各机构内部应实行限额使用、不得超支的的原则；机构内部有关部门实行“先申请，后执行”的原则，申请时应说明招待客人的级别、人数、预算标准等； 

            三、各机构业务招待费的预算限额：各机构应结合本机构的实际情况按年度经营经营指标收入(不含折扣、折让)的1%为限额预算业务招待费并将其分解到各月（鉴于CCC公司于本年刚设立，其本年业务招待费的限额定于按经营指标收入的5%为限额；2xxx年1—6月按经营指收入的2.5%为限额;2xxx年7月起按公司业务招待费的预算限额执行）；各机构业务招待费限额中的20%由董事长使用； 

            四、业务招待费按董事长批准的预算规定的数额开支，由各机构负责人决定执行。各部门发生的招待费，由各机构负责人签字，财务部审查后报销。各机构业务招待费不可突破预算指标。预算外支出部分一律由各机构负责人以书面形式向财务总监、董事长汇报后，按董事长批示执行； 

            五、     

            一般情况下，只有各机构负责人、招待事项所涉相关人员有权出面接待客户。如遇特殊情况：如各机构负责人、部门领导均不在的情况下，需经办人员接待的，应先向各机构负责人提出口头申请，经同意后方可接待； 

            六、     

            业务招待费发生后，必须及时报账，并在业务招待费报销单(此单仅作内部核算使用,不对外)上注明接待理由、明确接待对象、时间、地点、参加人数、接待规格，否则财务人员有权拒绝报销； 

            七、     财务部门应在每月底汇总各机构业务招待费发生明细表，报财务总监、董事长审阅； 

            八、     各机构负责人对业务招待费使用的合理性、真实性承担责任。财务人员对费用标准的执行及票据的真实性承担连带责任。 

            附件二： 

            个人借款的规定 

            为了规范公司借款管理制度，督促借款人及时还款，使公司会计报表反映的费用和利润精确，避免公司的资金损失和沉淀，特对借款作以下规定： 

            （一）     借款条件 

            公司员工为处理业务及采购时，经部门主管→各机构负责人→财务主管（证明其前借款已归还，借款事由及金额是否在预算范围内）签批后，可暂向公司借款； 

            （二）     借款原则 

            １、     借款实行“前清后借，前不清后不借”原则， 

            特殊情况需经董事长批准后方可借款。 

            ２、     超预算借款、单次借款现金额超过50000元以 

            上借款，需经董事长批准后方可借款； 

            （三）     还款期限 

            员工处理完业务后三天内（休息日顺延）必须到财务部门报销，冲抵借款，若超过三天还款报销，则每天按借款金额的1%计算罚息，从工资中扣缴； 

            （四）     财务监督 

            公司财务部门每月底根据员工欠款情况，列出明细报董事长、公司总经理、财务总监、各机构负责人，并发出催款通知书，通知借款人速到财务结算。逾期还款，按还款期限相关规定处理。 

            附件三： 

            车辆费用报销的规定 

            为有效使用各种车辆，并使车辆费用报销统一合理化，特制定本规定。 

            1、     对公司各机构管理人员的行政配车，在其工作期间的养 

            路费、保险费由公司统一购买。 

            2、 对公司各机构管理人员的行政配车，在其工作期间的燃 

            油费采用按月据票限额报销、超额自理，除依照行政级别划分限额分别为： 

                公司董事长、总经理：               1000.00元/月 

                公司副总经理：                     600.00元/月 

                公司下属各机构总经理：             600.00元/月 

                公司下属各机构主管级别人员：       350.00元/月 

            3、 

            对公司各机构管理人员的行政配车，在成都市七区十二县内不报销过路费、停车洗车费。因公到成都市七区十二县以外的地、市、州出差，过路费、燃油费在出差后三日内到财务据实报销，如有罚款、超额报支，财务一律不予办理。 

            在车辆使用期间，日常的维修及养护费用由使用者承担。公司不定期对车辆使用情况进行检查。因使用者原因造成交通事故，其所有责任全部由使用者个人承担，公司只派遣相关人员协助办理相关保险索赔事宜，除此以外，公司不承担任何责任。 

            附件四： 

            通讯费用报销的规定 

            公司对各级负责人移动电话话费采用按月补给，依照行政级别分别为： 

                公司董事长、总经理：               1000.00元/月 

                公司副总经理：                     600.00元/月 

                公司下属各机构负责人：             600.00元/月 

                公司下属各营销部门主管级别人员：   450.00元/月 

                各级负责人每月按在额度内据实报销，超额自理。 

            附件五： 

            差旅报销制度 

            一、     

            公司领导、机构负责人、营销部门主管因公出差可以享受收音机普通舱位、火车软卧、轮船二等舱位，凡超过此标准乘坐者，超过部门自理； 

            二、其他人员因公出差可享受火车硬卧、轮船三等舱位，特殊情况越级乘坐者，须报相关负责人批准（各机构内部工作人员须报机构负责人、各机构负责人须报董事长），方可乘坐。未经批准越级乘坐者，越标费用自理，未达到标准的，节约归己； 

            三、因公出差人员在目的地费用（住宿费、市内交通费、生活补贴费）均实行包干，其标准附后； 

            四、凡带车到外地出差，其包干费用减50元/天。出差时间在一天以上的，算头不算尾，扣减按一天计算；凡出差人员在外地发生业务招待费时，扣减发生当天的包干费用20元/天； 

            五、凡出差人员均须到办公室填写出差申请表，经分管负责人批准后方可出差。出差归来后，凭经过办公室核实出差天数的出差申请单据报销有关费用； 

            六、报销时，可享受包干标准费：包干费用（未扣除）中60%用于住宿，报销时须提供住宿（注明住宿人与住宿时间），如金额达到包干费60%按包干费报销。未达到包干费的60%按包干标准给予结余部分80%补贴； 

            七、到外地学习、参加会议、凭会议通知报销，组织单位已收取含食宿的会议费或组织单位提供免费食宿的，不再报销生活补助费。费用中末包含食宿费用或组织单位未提供食宿的按规定包干标准报销； 

            八、因公出差人员，顺道（或绕道）控亲者，应事先提出申请。控亲期间不再给予补助，且发生的车船费、住宿费等自理； 

            九、     到外国学习、谈判、考察的经董事长批准后按实予以报销； 

            十、     因公出差期间发生的业务招待费，必须同交通费、食宿费用统一报销，凡单独报销者一律不报； 

            十一、     各机构负责人副职按中层干部标准报销。 

            差旅费包干标准表 

            级别     一般员工     中层干部     机构负责人     副总以上领导     备注 

            一类地区     200     350     400     450     含：京、津、沪、藏、经济特区、直辖市（不含重庆） 

            二类地区     180     310     350     400     含：淅江、江苏、山东、福建、广西、、内蒙、广东 

            三类地区     150     270     310     350     

            省内地市     110     200     230     250      

            省内各县     80     160     200     220     

            附件六： 

            费用开支中的处罚规定 

            一、     

            凡在费用报销中有弄虚作假、虚报费用、以虚构业务报销费用等行为者，一经核实，除收缴所报费用金额外，按虚报金额的2倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重者追究法律责任；对于审批签字同意报销的各机构负责人、部门领导给予同等处罚； 

            二、对于在费用报销中由于财务人员未坚持制度造成公司损失时按公司费用报销制度中财务人员的责任有关规定执行； 

            三、以上制度在执行过程中，如出现弄虚作假、虚报费用、违反制度的情况，给予以下处理： 

            １、     给予当事人严重行政处理，收缴多余款项； 

            ２、     处以当事人应报销总额的60%以上的罚款； 

            ３、     审核人员由于审核不严造成损失的，应承担连带责任，处以不低于错报总额20%以上的罚款。