公司制度制定过程中的民主程序

企业规章制度制定的民主程序和公示流程

背景：

在当前企业管理过程中，通常都会存在因劳动者严重违纪、严重违反公司规章制度、试用期不符合录用条件、不胜任工作、客观情况发生重大变化、严重失职等为由与劳动者解除劳动合同，但经常出现在劳动者提起仲裁或诉讼后遇到公司制定的规章制度因存在程序或内容合法合理问题导致败诉的问题。究其原因，主要存在以下典型问题：

1、直接涉及劳动者切身利益的规章制度制定时未经过民主程序即生效实施，仲裁或诉讼时无法提供经过民主程序的证据；

2、直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容违反了法律、法规的强制性规定，从而导致无效；

3、直接涉及劳动者切身利益的规章制度内容不合理、不科学，实际中无法有效实施；

4、直接涉及劳动者切身利益的规章制度未经过有效的公示或告知程序，仲裁或诉讼时无法提供经过的公示或告知劳动者证据；

5、劳动者的违纪事实及其他违反规章制度的情形证据不足。

为此，企业在规章制度的制定过程中，是否依法履行了民主程序，在和执行过程中是否准确留下管理痕迹，以及如何合法有效的固化管理证据，显得尤为重要。

一、企业规章制度中须履行民主程序的界定

《最高人民关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定：“公司根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行规及规定，并已向劳动者公示的，经过劳动者签约的，才可以作为人民审理劳动争议案件的依据” 。《劳动合同法》把企业规章制度分为两部分：

①涉及员工切身利益的制度，比如劳动报酬、薪酬制度、扣减惩处、加班费的支付问题以及加班方面的制度、工作时间、工时制度、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、培训、劳动纪律等，是须要经过民主程序。

②不涉及员工切身利益的规章，例如企业章程、董事会的议事规则等，这些规章制度的适用范围只是对领导层、决策层、部分人员来使用这个规章制度，是不必经过民主程序的。

二、民主程序的履行：

针对需要经过民主程序的制度，企业日常管理员工的所有的规章制度，基本上都要经过《劳动合同法》所规定的民主程序。这些规章制度或者重大事项，应当经过职工代表大会或者全体职工讨论提出方案和意见，即只有职工代表大会或者职工大会讨论才能出一个规章制度的方案。

1、职工大会与职工代表大会的区别

二者本质区别在于适用的企业员工数不同，以100人为界，职工人数在一百人以上的单位适用于职工代表大会，不足一百人的单位一般召开全体职工大会。二者的参会人数需达到职工总人数的2/3以上，表决时必须获得应到会职工人数过半数同意才能形成有效决议。

2、履行民主程序的基本流程

①由有关部门依照法律法规和公司管理实际，起草规章制度草案。

②草案拟定之后，由公司行政或人事部门组织召开职工代表大会或全体职工大会，将制度草案提交会议讨论。

③经过职工讨论，公司在吸收或听取职工意见的基础上，拟定出新的规章制度草案，与工会或者职工代表通过平等协商形式确定定稿。以下列举了几种征集意见的方式及举证方式：

序号	民主程序方式	具体操作方法	举证方式
1	征集意见表	制度制定后，向员工发放《征集意见表》，通过回收表单听取员工意见，在必要时再与员工协商	《征集意见表》
2	召开全体职工会议的方式征求意见	在会议上分部门发言，记录下员工意见，并当场协商决定	会议签到表+会议记录
3	召开职工代表大会的方式征求意见	在会议上分部门发言，记录下员工意见，并当场协商决定	会议签到表+会议记录
4	分部门讨论，收集意见后交 HR 汇总	《征集意见表》	《征集意见表》
5	召开工会代表及职工代表会议的方式征求意见	在会议上分部门发言，记录下各工会代表及职工代表意见，并当场协商决定	会议签到表+会议记录

④进行公示与告知程序。

3、过程中的证据固化

公司在履行上述方式制定规章制度的过程中，须重点保留好职工大会、工会、或者员工参与制定规章制度的相关证据，因为民主程序是规章制度生效的核心要件。用人单位应保留职工代表大会或全体职工讨论、与工会或职工代表协商的书面证据，如会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等。

要充分的证明履行过民主程序，在职工大会或职代会讨论方案的时候，讨论过程的记录，记录上参与讨论人员的签字，现场的照片或录像即为重要收集的证明；其次是当讨论形成一致意见的时候，决议性的文件以及相关人员的签字；接着是和工会或者职工代表协商的过程记录，协商的过程可能会产生一些意见的分歧，相应的记录和双方达成协商一致的时候证据即为证据。只有这样，才能起到一个证据的作用。一旦发生争议，就有相关的证据作为基础性的材料来佐证。

4、制度的公示与告知程序

公司的规章制度是劳动者在劳动过程中要遵循的行为规范，因此应当对劳动者进行公示，公司的规章制度未经公示，对劳动者不具约束力。《劳动合同法》对此已有明确规定，《最高人民关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条也规定，公司根据《劳动法》第四条的规定：“通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行规及规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民审理案件的依据”。但公司对规章制度进行公示的过程中，同样需要注意保存公示的证据。

①规章制度的公示或告知方式：

a.直接将规章制度作为劳动合同的附件，在劳动合同中专款约定“劳动者已经详细阅读，并愿遵守公司的《劳动规章制度》”，让劳动者在劳动合同上签字。

b.将规章制度以手册形式发给员工，交由员工阅读，并且在阅读后签字确认。公司应保留规章制度的发放证据。

c.将规章制度放在公司网站上由员工浏览，通过计算机技术手段记录员工浏览规章制度的情况。

d.将规章制度在厂区公共区域将规章内容全文公告，并且将规章制度的公示现场以拍照、录像等方式记录备案。

e.将规章制度发到员工个人邮箱里，保留发信记录。

f.将员工对于企业规章制度的了解情况作为考核项目，定期或者不定期考核员工对规章制度的了解情况，记录规章制度考核结果并让员工签字确认。

g.召开全体职工大会或者组织全体职工对规章制度进行集中学习、培训，让员工在规章制度学习培训报到表上签名。

h.可以进行相应规章制度的考试，并保留规章制度的试卷。

②常用公示告知方式的对比与举证

序号	公示方式	优缺点	举证方式
1	网站或电子邮件	优：快捷、成本低 缺：举证困难	申请公证+公司网站或规章制度学习确认书或已阅读确认表
2	公告栏粘贴	优：无需召集员工开会学习、成本低、易操作 缺：较难举证，需企业和员工双方共同认可证据	拍照或录像+已公示已阅读确认表签字
3	员工手册	优：易举证、培训成本低 缺：成本高、维护难	签字确认员工手册签收备案表
4	培训	优：易举证 缺：培训时间成本	签字确认，或对培训过程进行拍照、录像
5	劳动合同附件	优：降低举证责任 缺：对条款表述要求高	劳动合同签收备案表签字确认
6	规章制度传阅	优：快捷、成本低 缺：不利于随时查阅学习	规章制度签阅证明
7	微信等电子档送达	优：快捷、成本低 缺：管理不便、可能导致举证问题	规章制度已接收与已学习确认书的签字 文件送达本人的聊天记录（单有截图无效）

从以上不难看出，自2008年《劳动合同法》实施以来，企业制定规章制度的法律操作实务，包括合法性及程序性的要求变得越发严格。如果缺乏依矩进行的民主和公示程序，就可能导致很多后续衍生问题。上文中对企业规章制度的民主程序及公示方式进行了总结归纳，但对于各家企业应采取什么样的方式进行，还需根据企业管理特点，例如硬件设施，企业文化、人员素质等，寻求最适合的方式进行。而做这一切的最终目的，还是为了使所有的劳动者对企业规章制度熟知，以减少由于劳动者对公司规章制度不熟悉而导致的争议。