excel培训教材

1Excel是什么

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并具有强大的制作图表的功能；新版本Excel还可以制作网页

1.1工作薄和工作表

使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。工作薄是一种由Excel创建的文件，后缀名为XLS， 要用EXCEL打开。而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。

1.2认识Excel的工作环境

启动Excel后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。

下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将使用这些称呼。

(1)标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。

(2)菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。

(3)工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。

(4)公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。

(5)列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。

(6)行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为256×65536＝16777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。

(7)活动单元格  单击单元格，出现黑色边框, 就表示当前活动的单元格。

(8)任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。 

(9)垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。 

(10)水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。 

(11)工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。 修改工作薄的工作表数通过  工具-选项-常规-新工作薄的工作表数  设为需要的值

2基本操作

2.1启动Excel

我们可以通过三种方式启动Excel。 

1 通过开始菜单 

操作步骤：依次单击桌面上的“开始→程序→Mircosoft Office→Microsoft Office Excel”命令，随即可启动Excel。

2 通过桌面快捷方式

操作步骤：双击该快捷方式的图标即可启动

建快捷方式方法，开始-程序-office excel ,选中，右键发送到桌面快捷方式，双击该快捷方式的图标即可启动

3 通过Excel工作薄文件 

操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文件启动Excel。

2.2使用Excel的菜单和工具栏

要想熟练地使用Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。 

向Excel发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。 

2.3建立工作表

2.3.1在单元格里输入数据

我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。

单元格的合并：选定要合并的单元格，按工具栏上的合并单元格按钮。

单元格的拆分：选中要拆分的单元格，按右键 选择设置单元格格式，将对齐选项卡中文本控制的合并单元格前对勾去掉

输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。

连续数字的输入 ：

   先输入两个单元格 1 、2，选中这两个单元格 ，拖动填充柄

 奇数、偶数或其它序列的输入： 

 如1、 3 或2、4

 单元格内换行  ALT+Enter

注意单击与双击单元格的区别：单击A1单元格是激活它，让它成为活动单元格，可以直接输入数据或公式，执行复制粘贴等命令；而双击A1单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。看以看看单击与双击时，按右键时菜单的区别

2.3.2简单的计算

在电子表格中经常需要计算数据，用Excel自身的计算功能，输入公式可以从表里选，也可以直接输入

注意，在编辑公式一定要在开始加一个等号，相当于单击了“编辑公式”按钮。

常见的统计函数

Sum        计算区域内数值的总和

Average  计算区域内数值单元格的平均值

Max          返回区域内的最大值

Min           返回区域内的最小值

公式的显示

    有时需要检查公式是否正确，可以将公式全部显示出来，操作方法是

    工具-选项-视图中的窗口选项中，将公式打上对勾

公式的保护

1.选定有公式的单元格，在“格式”菜单上，单击“单元格”，再单击“保护”选项卡,选中“隐藏”复选框,单击“确定”。 

2.在“工具”菜单上，指向“保护”，再单击“保护工作表”。 

3.请确保选中了“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。 

说明：

1.默认情况下单元格是锁定的，当保护工作表时，单元格也受到保护，如果要在工作表保护的情况下，某些单元格仍能编辑，则需要去掉单元格的锁定。

2.当将有公式的单元格隐藏时，当单击此单元格时，将只看到数据，而看不到公式

2.3.3调整行、列宽度

调整单元格的宽度，可以使表格看起来更加美观。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成带左右箭头的十字的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。

选中多行或多列，选菜单中的格式- 行-行高 或 列-列宽

行或列的隐藏：选中行或列，按右键选 隐藏，隐藏行或列后，两行或两列之间的分隔线比较深。隐藏行或列在打印时不打印

取消隐藏：在比较深的分隔线处，当光标变为带上下（左右）箭头的等号 =，鼠标左键拖动，将隐藏的行列显示出来

2.3.4选定操作区域

选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，

光标在表格任一格，按CTRL+A，可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。

如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。

如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。

同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。

也可以在名称框中输入区域 如  A1:I16

2.3.5复制、移动

复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。

移动单元格：

选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成四个方向箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，移动到合适的位置松开左键

如果单元格要移动的距离超过了一屏，用剪切、粘贴按钮比较方便

2.3.6撤销和恢复

如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。Ctrl+Z

如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。Ctrl+Y

不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。注意，撤消和恢复操作是有次数的。

2.3.7插入和删除

对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。

右键单击左边的行标选中一行，然后按右键选“插入”命令，（也可从菜单中选择“插入”行命令），就可以在选中的行前面插入一个行了。

插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。

还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。

图13

有插入当然有删除了，删除行，可以选中这一行，从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。

2.3.8查找和替换

下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。

打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，在 “查找内容”文本框中输入被替换的内容”，打开“替换”对话框，在 “替换值”中输入替换内容，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把符合条件的字符全部替换。 

2.3.9工作表的保护

如果表格不让别人修改，就要对工作表进行保护。

选项：工具-保护-工作表，输入保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以修改工作表了。

工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。

2.3.10工作表与单元格的设置 

我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，边框就设置好了。

接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，（，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。

还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。

如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。

不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。

2.4打印操作

2.4.1纸张形式调整

2.4.2页眉面脚设置

2.5图表的使用

2.5.1建立图表

插入-图表，选择图表类型，输入标题，横纵坐标的标签

2.5.2修改图表

2.6排序、分类汇总、筛选

排序：在数据菜单中，选择排序，选择主要关键字与对应升序或降序，如果要按照 多个关键字排序，在次要关键字与第三关键字依次选择。我的数据区域选择 有标题行，这样标题行不参与排序

单击选项：出现下图。可以选择是否区分大小写，按行还是按列排序，默认是不区分大小写和按列排序的，这是常用的，所以选项一般不用设置。

分类汇总：分类汇总前必须先经过排序，选择数据菜单下的分类汇总，如下图。分类字段中选择要按照什么字段来分类，这里选择按车间分类，汇总方式有多种（求和、最大值、最小值、平均等），这里选择求和。选定汇总项中选择我们要汇总哪些列。

删除分类汇总：选择数据菜单下的分类汇总，如上图，选择全部删除

筛选：在数据菜单下，选 筛选-自动筛选

2.7相关设置

2.7.1快速复制

多个单元格输入同样的文本：按住Ctrl键不放，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可 

在一些连续的单元格中输入同一文本 ，用"填充柄" 

记忆式键入：工具-选项-编辑  中记忆式键入前打勾, 需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。 

2.7.2自定义序列的建立、修改、删除

建立一个自定义序列：宁波钢铁，吉林建龙，唐山建龙，承德建龙，进行的操作是  工具-选项-自定义序列，在输入序列框中输入宁波钢铁，吉林建龙，唐山建龙，承德建龙，按添加

修改：在自定义序列中选中一个序列，直接修改后按添加

删除：在自定义序列中选中一个序列，按删除

2.7.3下拉菜单制作：

数据-有效性 允许选序列，来源中输入序列，用英文逗号分隔

2.7.4工具-选项-视图    中有关窗口设置

自动分页符：如果有打对勾，在普通视图的编辑过程中就能看到分页情况，以便可以及时调整列宽、行高，便于数据分布在整页内。

公式：打对勾，有公式的单元格显示公式，不显示数据，以便校对公式用。校对完可以去掉公式选项

网格线：不打对勾，背景为空白

行号列标：打对勾，编辑区显示行号列标，否则不显示行号列标

零值：打对勾，单元格值为零时，0不显示出来。

水平- 垂直滚动条

工作表标签：选上，页面底部才能显示工作表标签

2.7.5回车后光标向右移的设置  

工具-选项-编辑 –按ENTER后方向选择向右，方向向下设置类似

2.7.6工作表个数设置、最近使用的文件列表设置

工具-选项-常规

2.7.7单元格自动调整字号

选中需要调整字号的单元格区域，依次选择“格式→单元格”菜单命令，出现“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”框中勾选“缩小字体填充”复选框 

2.7.8冻结窗口

向下或向右滚动始终看到标题，标题锁定在原来的位置，始终可见。当您滚过一两行之后，就不必猜想数据指的是哪一列，也不必再向上滚动以便看见标题。 

2.7.9公式的保护

选定有公式的单元格，在“格式”菜单上，单击“单元格”，再单击“保护”选项卡。 

选中“隐藏”复选框。 

单击“确定”。 

在“工具”菜单上，指向“保护”，再单击“保护工作表”。 

请确保选中了“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框。