招标采购过程资料归档管理指引

1.目的

1.1.为规范方兴地产南京公司（以下简称“方兴南京”）招标采购过程资料及合同档案管理工作,实现招标采购过程资料归档管理规范化、标准化、科学化。

2.适用范围

2.1.本指引适用于方兴南京及其隶属管控的下属公司。

3.定义

3.1.本指引所称的过程资料,是指公司在各项招标采购工作中直接形成的具有保存价值的各种门类、载体的历史记录。

4.职责

4.1.招标采购部门职责：负责招标采购过程资料的归档移交。

4.2.档案管理部门职责:负责招标采购过程资料的归档接收。

5.管理规程

5.1.归档范围及分类

5.1.1. 内部归档范围与分类：

a.召开的各级、各类工作会议和重要的专业会议文件材料、会议纪要、会议决议等,包括部门工作会、业务协调会、清标评标会、定标会、经理办公会议。

b.各项招标采购工作资格预审文件、考察报告、评标报告等及重要发文文件（含电子邮件复印件）。

c.招标采购工作各种审批、会签文件的审批页电子版及复印件。

d.各种招标采购过程文件电子版,包括招标/询价文件、合同文件。

e.招标采购过程中与相关部门的发文文件（含电子邮件）。

5.1.2. 移交公司综合部存档资料范围与分类及移交时间：

a.所有招标采购过程资料、审批会签文件、合同及招标图纸。

b.归档分类分为公开市场招标和邀请招标、简易招标、战略执行、直接采购、成果沿用等。

c.对审计的情况说明。

d.归档时间：单项采购工作合同签署完成后21个日历天内,公开招标的资料在合同备案完毕15个日历天内。

5.2.归档标准

5.2.1. 招标采购部门负责招标采购过程资料的归档移交,档案管理部门负责招标采购过程资料的归档接收。移交清单由招采主办人及项目招采负责人签字移交,由档案管理员签字接收。

5.2.2. 附件标准清单的资料清单是参考模板,具体资料移交时应移交打印版资料目录,清单应与具体资料对应,目录不得多项或少项。

5.2.3. 移交档案管理部门归档文件标准

5.2.3.1. 公开招标文件归档标准见《公开招标文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B01）。

5.2.3.2. 邀请招标归档标准见《邀请招标采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B02）。

5.2.3.3. 直接议价归档标准见《直接委托采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B03）。

5.2.3.4. 成果沿用归档标准见《成果沿用采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B04）。

5.2.3.5. 战略执行归档标准见《战略执行采购文件移交标准清单》（附件：FXNJ-ZB-ZY-03-B05）。

5.2.3.6. 其他类别招采归档文件请参考上述标准执行。

6.附件

6.1.FXNJ-ZB-ZY-03-B01:《公开招标文件移交标准清单》

6.2.FXNJ-ZB-ZY-03-B02:《邀请招标采购文件移交标准清单》

6.3.FXNJ-ZB-ZY-03-B03:《直接委托采购文件移交标准清单》

6.4.FXNJ-ZB-ZY-03-B04:《成果沿用采购文件移交标准清单》

6.5.FXNJ-ZB-ZY-03-B05:《战略执行采购文件移交标准清单》