新华制药内部控制分析

一、案例简介

山东新华医药集团有限责任公司位于中国东部山东半岛工作重市淄博，它的前身是1943年成立于胶东抗日根据地的山东新华制药厂。公司占地近300多万平方米，现有职工5000多人。是我国重点骨干大型制药企业、亚洲最大的解热镇痛类药物生产与出口基地，以及国内重要的心脑血管类、抗感染类以及中枢神经类等药物生产企业。在我国化工及医药行业具有较高的企业地位和影响力。公司是H股、A股上市公司，是中国医药工业十佳技术创新企业，中国制药工业50强。目前旗下有9家控股子公司。“新华牌”商标是中国驰名商标，是商务部重点培育和发展的出口品牌。

但2012年3月23日，新华制药被信永中和会计师事务所出具了否定意见的内部控制审计报告，并指出其原因是新华制药内部制度存在重大缺陷，重大缺陷是内部控制种存在的、可能导致不能及时防止或发现并纠正财务报表出现重大错报的一项控制缺陷或多项控制缺陷的组合。

报告指出，新华制药的内部控制主要存在两大重要缺陷： 

1.山东新华医药贸易有限公司内部控制制度并没有规定多头授信的情况，在实际执行中，医贸.新华制药的下属子公司公司的三个部门分别向同一客户授信，使得公司对一个客户的授信额度太大。 

2.医贸公司对部分客户的授信超出了客户的注册资本，导致部分客户的授信额度过大，而且在公司中也存在没有授信就进行发货的情况。 

上述重大缺陷使得新华制药对山东欣康祺医药有限公司及其存在担保关系方形成大额应收款项6073万元。同时，因欣康祺医药经营出现异常，资金链断裂，可能使新华制药遭受较大经济损失。

欣康祺医药因涉嫌卷入非法吸收公众存款案已于立案侦查。欣康祺医药等五家公司欠新华制药子公司的货款6073.1万元也很有可能就此打了水漂。公司对此已进行坏账计提准备。按80%比例计提坏账准备，计提坏账准备金额合计4858.5万元，导致公司2011年度增收不增利。 

事件披露后，新华制药股价走势：

二、内部控制现状分析及缺陷

COSO内部控制五要素包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控五部分。 

控制环境是所有其他内部控制组成要素的基础，包括组织人员的诚实、伦理价值和能力；管理层哲学和经营模式；管理层分配权限和责任、组织、发展员工的方式；董事会提供的关注和方向。 

风险评估意味着分析和辨认实现目标可能发生的风险，是内部控制的前提；控制活动是帮助执行管理指令的和程序。它贯穿整个组织、各种层次和功能，包括各种活动如批准、授权、证实、调整、经营绩效评价、资产保护和职责分离等。

控制活动是旨在确保管理层的指令得以执行的和程序，为内部控制的核心。

信息与沟通旨在取得及时、确切的信息，并进行有效的沟通，为内部控制提供条件。

监控通过对正常的管理和控制活动以及员工执行职责过程中的活动进行监控，来评价系统运作的质量。 

1.内部控制现状分析

1.1控制环境

1.1.1公司治理结构、机构设置及权责分配

下图为新华制药的组织结构图，从图中我们可以看出问题，公司的内部审计部是直接向公司的总经理、副总经理负责的，这样的报告关系会使得内审部门的性受到损害，正确的报告关系为双重报告关系，即职能上向董事会或者审计委员会报告，行政上向管理层报告。另外，山东新华制药的审核委员会是下设在董事会的，这也使得审核委员会不能充分发挥其性。

1.1.2法律环境

    山东新华制药并没有对公司各级员工进行完善的法制教育，另外从山东新华制药的内部控制评价的报告来看，公司设立的法纪部门的主要职责与法律环境并无多大关系，山东新华制药要规整法纪部门的主要作用。

1.2风险评估

从山东新华制药的内部控制评价报告来看，山东新华制药对内部控制中风险评估环节并不重视，在风险评估的整个环节中都存在缺陷。

 欣康祺医药是新华制药的主要客户，关系着整个企业的销售和应收账款回收，新华制药应该在与欣康祺保持业务往来关系的时候就建立风险意识，时刻关注欣康祺企业的运营状况和资金情况，而不 是在事发后才对坏账进行大额补提。

1.3控制活动

1.3.1不相容职务分离控制

    山东新华制药的内部控制评价报告中显示，山东新华制药为了防止因为职责分配不科学而产生错误或者舞弥行为，在山东新华制药的各个子公司,，各个部门，各个业务环节进行了一系列较为详细的岗位职责分工。比如公司中负责收付现金的出纳员和负责记录交场的会计人员分别由不同的人员担任，再比如将业务交易的审批授权和具体经办人相分离。如果企业中某些职能尚未或者无法分离，那么管理层应该对相关的活动进行详细有效的监管审核。山东新华制药在不相容职务分离控制环节的缺陷是没有对企业无法分离的职能进行补偿性控制。

1.3.2授权审批控制

山东新华制药对不同部门的授信权限没有进行明确规定，以导致不同的子公司和不同的部门都有对客户的授信权利，导致同一客户授信额度过大，对公司财务报告产生不利影响。另外，山东新华制药也没有对具有授信权力的部门的授信额度进行有效的控制，山东新华制药的内部控制制度对客户的授信额度有明确的规定，授信额度不大于客户的注册资金，但是在实际执行过程中，并未按照规定进行，甚至出现未授信发货的情况。

1.3.3预算控制

    从山东新华制药的内部控制评价报告中可以看出，山东新华制药的内部控制活动程序中并没有包含预算控制，说明山东新华制药对预算重视不够。

1.3.4营运分析控制

    山东新华制药仅仅是建立了内部稽核的控制程序，对营运分析非常片面。山东新华制药需要建立完善的营运分析的控制程序。

1.4信息与沟通

新华制药在信息沟通以及风险评估方面存在不足。财务部门、信用部门与销售部门的协调永远是应收账款内部控制中的重要问题。新华制药的子公司医贸公司其企业内部没有进行有效的沟通。销售部门注重业绩，希望多发货，增加销量；信用部门应该审核客户信用状况及财务状况，严控信用标准，按照标准进行授权审批；财务部门就应该及时关注应收账款账期，督促回款。这三个部门应该相互合作相互制约，才能使内部控制行之有效。但这种制约在新华制药里是形同虚设的。

1.5内部监督。

新华制药被出具否定意见报告案的直接原因还是其应收账款内部控制系统存在着缺陷。欣康祺的应收账款已经完全超出可控范围，但公司却还依旧不断的发货，导致在半个年度内应收账款激增。如果其内部控制及监督机制完善，销售部门的赊销请求就不应该得到批准。内部控制问题不是一个短期的问题，而是长期形成的。可是，在信永中和出具否定意见报告之前，新华制药内部并没有发现其在应收账款制度设计以及执行方面的缺陷，暴露出其应收账款监督薄弱，还有待加强和完善。

三、 内部控制改善建议

1. 公司层面

1.1增强风险防范意识

新华制药2011年年报显示其应收账款坏账准备从年初的0.31亿飙升至5.45亿元，占其应收总额的17.2%，由此可见新华制药的风险意识很差。因此应增强企业治理层、管理层及各级员工的风险防范意识，对应收账款的风险进行有效的监控。

1.2加强内部监督

公司应该对各层级的管理层进行内部控制原理教育，使内部控制中的制约和监督原则深入到员工的工作理念中，促使员工自觉执行相关岗位职责。监管人员应积极关注公司各控制制度的不足并提出合理化建议，发挥其应有的内部审计监督作用，从而采取及时和有效的方式来解决公司出现的各个问题。

1.3构建及时有效的信息共享平台

新华制药的突出问题是销售部门一味追求高的销售额，使应收账款收回风险大大增加，可见其与财务部门、信用部门的信息沟通出现了大问题。因此，一方面要建立起完善的应收账款控制系统，另一方面也要重视信息系统的安全，因为其直接影响着企业经济运行和经济管理的效率与效果。

2业务流程层面

2.1加强客户信用管理

应该对客户信用水平进行评级，按信用级别赊销，明确信用限额和信用期限。但是也不能死板的按这个来，根据客户支付能力和付款履行情况也要做相应的调整。另一方面，由于公司每个部门对信用有不同的期望，很容易产生矛盾，因此要设立的应收账款信用管理部门。

2.2加强应收账款的管理

安排专人对应收管理进行管理，定期与客户取得联系，对客户施加适当的压力，以便及时发现客户是否有延迟付款或逃避付款征兆。如果有不能收回账款的可能，则不再向该公司继续供货。另一方面，也要通知追收科开始追收账款，并且有相应的记录，为以后的信用管理做参考。

2.3加强应收账款的追收

对于不能按时收回货款的客户，不能直接放弃。首先要进行内勤追讨，通过电话、邮件等方式向客户催收款项，若客户仍不付款，则需要外勤追讨，由专人负责到客户的公司与客户进行沟通，上门收款。若收回款项，则通知客户调查科登记备案，若收不回，通知财务部计提坏账。

四、总结

1.进行内部控制原理教育

公司应该对各层级的管理层进行内部控制原理教育，使工作流程控制、岗位分离、绩效考评等内部控制中最基本的制约和监督原则深入到员工的工作理念中，促使员工自觉执行相关岗位职责。

2.设立监事会

公司的组织架构中存在缺陷的是内部审计部门不能对经理层进行有效的监督，对此可以采取的措施是可以将内部审部门下设在监事会，对监事会负责，这3.建立信息共享平台

公司建立起应收账款的信息共享平台，设计完整的应收账款控制系统。 

4.监管人员应该掌握最全面的信息

监管人员应该及时找到财务控制和内部控制制度的不足并提出合理化建议，加强内部控制，发挥专门的内部审计监督作用，确保各方面的内部控制制度的有效运作。通过内部审计，内部控制的工作得以贯穿于公司生产的全部业务和活动，从而可以采取及时和有效的方式来解决公司出现的各个问题。