4.内部沟通管理制度

湖南固尔邦幕墙装饰股份有限公司

内部沟通管理制度

《标准操作文件V2.0版》

文件编号：                                    

撰 写 人：            人力行政部              

副总经理：                                    

总经理：                                    

董 事 长：                                    

日期：                                    

一、目的

为提高工作效率，避免公司出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致工作脱节、推诿的现象，根据公司董事会、总经办会议精神及要求，结合公司实际工作的需要，特制定本制度。

二、适用范围

本办法适用于公司所有在职员工。

三、职责

1、人力行政部：定期召开总经理办公会议；董事长信箱的及时收阅；公司制度、正式文件的签发；公司决议事项和总经理指令的通知、传达；有关事务的联络、协调、催办。

2、各部门负责人：出席要求参加的会议，执行会议决议；根据会议要求、上级指示，向所属部门员工传达会议精神及公司的、规章制度、要求等；定期或不定期的向总经理或分管领导做工作汇报；部门会议的通知、召集、决议追踪及呈报；有关事务的联络、协调、催办。

四、沟通形式

公司组织的内部沟通形式主要有以下三种：

1、正式的文件（含文书）沟通：通知、通报、公告、请示、报告、呈签、工作联络函及公司颁布的规章制度等文件、联络单、公司内刊等形式。

2、会议沟通：董事会会议、总经理办公会、评审会、临时会议等。

3、非正式场合、形式的沟通：董事长信箱、个别交谈、电话及邮件等。

五、具体规定

1、经批准的公司规章制度、通知公告等正式文件下发至各部门后。部门第一负责人应签收，并及时传达给部门员工。

2、通过公司内部网络（QQ、微信群及OA系统）发布的内部事务性通知公告等，收到信息应作出回复，没在线的人员部门第一负责人应指派人员转达，确保应传达人员均得到相应信息。

3、涉及跨部门的工作事项，一般工作，应优先直接跨部门平级沟通，通过个别交谈或电话、邮件等形式解决，但应遵循平等和谐、相互尊重的原则，如果确实出现沟通不能取得工作效果的，可向直接领导汇报，由直接领导与对方直接领导取得沟通；重要工作，应以《跨部门工作联络函》进行沟通，按要求写明送达部门、送达日期、事项内容、工作配合要求、时限要求等，联络函接收方和发出方各留一份以备查。

4、越级沟通：对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：

4.1下级对上级汇报的工作内容，提出意见和建议，多次得不到答复；

4.2下对对上级的管理方式产生意见，需要投诉时；

4.3下级发现上级的违规行为时；

4.4个人对公司的改革、发展有建议或意见时。

5、公司网站信息的及时更新，由IT管理员统一收集刊发；公司期刊由人力行政部统一收集刊发；以下信息要求一个星期内上报：

5.1涉及公司领导重要公务活动和上级领导视察的信息及公司重大活动（会议），由人力行政部组织供稿；

5.2市场重要活动及展会信息等由营销中心负责；

5.3项目申报成功，由人力行政部供稿；

5.4重大研发取得相关证书的由技术中心供稿；

5.5重大生产信息（如取得突破性产值等）由生产部供稿。

6、公司会议:总经理办公会议、周例会、评审会、临时会议等。

6.1总经理主持，每周六上午9：30（冬季作息时间时9:30开始，夏季作息时间时9:00开始）召集中高层人员沟通公司经营方面的事宜及重点工作的安排。

6.2周例会由各部门第一负责人组织部门人员参加，总结上周工作及对本周工作的安排、处理需协调的事宜等。

6.3评审会议及临时会议根据实时情况组织进行。

6.4会议应有专人记录，会议决议要按时间进行跟踪催办，并按时统计完成结果汇报。

7、绩效面谈：每月在上月绩效结果出来之后5日内，上级应组织对下级一对一进行绩效面谈，并以《绩效面谈表》为依据做好绩效面谈记录，由人力行政部定期或不定期抽查。

8、董事会、总经理或上级领导临时交办的事宜，应及时将处理结果以电话、短信、邮件或其他方式进行汇报，一般事宜在1日内回复，办理时间超过1周的，每周都应汇报进展情况。

9、公司下发到各部门的文件，需要报相关材料的，以要求报送的日期为准，截止日期前没有报送的，不再以任何形式进行通知，并且对相关部门给予通报批评。对于各类建议、意见，接受人应在2日内向提出人予以明确答复，对未采纳内容要阐述原因。

10、个别交谈应建立在相互信任的基础上，避免因个人原因引起的互相推诿、争执、吵闹等情况。

六、附则

1、本制度由公司人力行政部拟定，最终解释权归人力行政部。

2、本制度自总经理批准颁布之日起实施。

3、附件1：《跨部门工作联络函》。

   附件2：《上下级工作联络函》。

  附件1：               跨部门工作联络函

注：本联络函一式两份，发出人留存一份、接收人一份以备查。

  附件1：               上、下级工作联络函

注：本联络函一式两份，发出人留存一份、接收人一份，以备查。