金明源知识管理体系和软件平台方案

知识管理体系和软件平台

方案（讨论稿）

提交日期：2007年6月16日

拷贝份数：1

文档控制

文档更新记录

文档控制    2

文档说明    4

客户管理    5

金明源的近期应用点    5

要做的系统配置    5

知识管理    6

金明源的近期应用点    6

金明源知识结构（文档目录）    6

要建立的知识地图    12

要做的系统配置    12

隐性知识管理    13

协作管理    14

金明源的近期应用点    14

人员管理    15

安全级别    15

用户列表及信息    15

部门、职务、岗位信息    15

项目管理    16

金明源的近期应用点    16

文档说明

基于同金明源的相关人员的座谈及我们在知识管理的实践经验，本文档给出了金明源知识管理体系和软件平台方案，供讨论参考，并用于软件平台设置及金明源知识管理工作开展。

本文件的主要内容：

◆客户管理：金明源的近期应用点、要做的系统配置

◆知识管理：金明源的近期应用点、知识体系、隐性知识管理

◆协作管理：金明源的近期应用点、工作流管理办法

◆人员管理：安全级别

◆项目管理：金明源的近期应用点

◆财务管理：下一阶段应用点

客户管理

金明源的近期应用点

1.实现客户及联系人基本信息的集中、及时、准确的共享。

✓集中存放在金明源知识管理平台中，通过Internet可随时访问。

✓及时录入金明源知识管理平台中。

✓客户信息和联系人信息有变动，及时录入系统中。

近期工作：

✓金明源所有人员，整理自己的客户及联系人信息，由本人录入系统，也可交由项目组录入系统。谁整理的信息，录入时，该人为“客户经理”。少量重要客户，由金明源确定该客户的“客户经理”。

✓新客户、新联系人信息及时录入，由本人录入或由行政人员录入。

2.实现客户同金明源的交往的真实记录：

✓通过各种工作流，真实地记录客户同金明源的交往。同客户有重要的沟通，如拜访、重要电话、重要Email、信函、邮寄资料等，要填写“商务沟通”等工作流。

近期工作：

✓启用部分工作流，见“协作管理”部分。

✓对少量重要客户，由客户经理简单整理既往的交流、合作历史，录入系统中。

要做的系统配置

✓按如下的行业划分，配置知识管理系统。

和公共事业

电脑及通讯 

办公用品

工艺美术品、礼品 

金融业 

农业 

食品 

机电 

旅游业 

服务业 

制造业 

零售业 

✓其它要做的修改配置，请补充或删除此行

知识管理

金明源的近期应用点

主要应用点：

✓建立公司的知识结构（文档的三级目录），为知识的积累奠定基础。

✓整理当前已有知识，构建知识库，并全员持续上传更新。涵盖：专业知识、金明源公司管理、内部交流。

✓建立内部管理制度、专业领域（如系统集成、软件研发、解决方案等）的知识地图，并逐步扩充知识地图的数量和内容。

✓建立金明源的知识管理制度，包括隐性知识管理的制度。

近期工作：

✓根据金明源知识结构，收集相关文档，规范化命名，分工上传。

✓建立知识地图。

金明源知识结构（文档目录）

目录结构为三级，如下。

建立如下知识地图：

✓金明源行政管理知识地图

✓金明源人事管理知识地图

✓金明源财务管理知识地图

✓项目运作知识地图

✓视频会议系统销售知识地图

随着系统应用的深入，逐渐建立其它专题知识地图。

要做的系统配置

✓按金明源知识结构的设计，在系统中设置目录结构。

✓为各类文档，设计文档模板，以使得阅读更加方便。模板如下：

对隐性知识管理，需要做到：

✓重要会议，如管理会议、专题讨论会、专题培训、客户拜访或来访座谈，应有会议纪要，上传系统中。

✓树立模板意识，建立公司的各类模板

⏹Word、Powerpoint模板。

⏹建设方案、例会纪要、客户拜访纪要模板。

⏹建立幻灯片图形的模板库。

✓建立内部交流培训的例行机制：

⏹新员工入职一个月内，要进行入职培训。第一次培训后，将培训的资料和录音放入知识库中，建立知识地图。

⏹内部不定期的专业及非专业的专题交流，每两周保证一次。交流时，需要录音，并将交流的幻灯片放入知识库中。

✓项目的隐性知识管理：

⏹项目签订，要进行事后回顾，对项目成功签约的经验和教训进行总结；对有典型性的丢单项目，对教训进行总结。总结的内容，放入知识库。

⏹项目进客户现场前，利用1~3天进行内部讨论准备。讨论的内容，放入知识库

⏹项目结束，制作项目知识地图。

✓为每个新员工配备导师。

协作管理

金明源的近期应用点

启用如下工作流：

内部：

✓商务沟通：对同外部机构的各种形式的重要沟通，要填写商务沟通，简要写明沟通事项，明细的原则是“让其它同事明了自己同这个人沟通了什么？”

✓工作日志：每天填写工作日志。可集中时间填写多天的日志，但需确保每周一11点前已填写上周的工作日志。

✓日程安排：已有的重要日程安排，如出差、培训演讲、客户来访、内部会议等，需在系统内写明。

✓借款：公务或私人借款申请。

✓报销：借款报销。

✓赠送/取消赠送公司礼品。用于申请向客户赠送或取消赠送公司礼品。

内外互联：

✓咨询交流：用于外部网，客户可在网上填写咨询交流申请。进入内部工作流中。

✓合作意向：外部网，客户可在网上填写合作意向交流申请。进入内部工作流中。

人员管理

安全级别

对每个用户、每个文档，都需要指定一个安全级别（即Security Level）。

在My-soft Internet，每个文档，都有安全级别这个属性，从0-101。在My-soft Internet，每个用户，都有安全级别这个属性，从0-101。这样，文档和用户建立了关联。简单来说，用户的级别大于或等于文档的安全级别，用户就可以浏览这个文档。用户的级别低于文档的安全级别，则查询不到、阅读不了这个文档。

部门、职务、岗位信息

项目管理

金明源的近期应用点

⏹所有项目，在签约后建立建立项目，录入基本信息、人员组成。

⏹用此项目来归结：所有与此项目直接相关的文档、财务借款和报销费用。

近期工作：

⏹建立当前正在进行的项目。