沟通管理程序

促进公司内各职能和层次间的信息交流，从而增进理解和提高质量管理体系的有效性。

2.适用范围

适用于各部门之间、上下级之间、同事之间的内部沟通活动。

3.术语和定义

无

4.职责

4.1最高管理者负责督促各部门﹑各层次以及同事间积极进行内部沟通，并实施必要的鼓励措施；

4.2各部门负责人必须督促所属人员积极进行内部沟通，并协调工作中的纠纷；

4.3人力资源专员负责受理与内部沟通有关的纠纷，及对当事双方进行调解。

5.程序内容 

为了使公司的业务流程及质量管理体系有效地运行，全体人员应以合理、有效的方式积极进行沟通，不能以“他们不配合或没时间”等语言作为不按时完成工作的理由，内部沟通可按下列方式进行：

5.1.开会

根据会议性质的不同可分为如下三类，其中各类会议的讨论事项、发起人、主持人、参加人员、召开频度参见【会议分类对照表】：

 5.1.1 例行会议：为周期性召开的会议，公司级例行会议有经营分析会议、总监例会、项目月例会，质量会议等； 

5.1.2 专题会议：为针对某个议题讨论和决策而召开的会议，其中有总经办领导参加的专题会议为公司级专题会议；

 5.1.3 跨部门会议，为各部门之间正常业务往来、或解决跨部门间工作中存在的问题等需要召开的会议。

会议分类对照表

会议

5.2.口头和邮件沟通 

5.2.1.公司员工在工作过程中，发现任何可能影响研发质量、产品质量、服务产品质量和质量管理体系有失效或下降趋势时，都必须邮件或口头向直接相关的负责人提出，并跟进这些不合格的改善情况。必要时，需向上级反映这些情况；当收到口头反映问题时，有关负责人必须作好记录，以便跟踪。

5.2.2.在研发、制造、运营过程中，任何质量纠纷都需当事人双方互相协商解决，若协商解决不了时，可依照汇报层级报告本部门主管﹑分管副总或总经理协调处理。

5.3.其它沟通方式

为了促进公司内部沟通更好地进行，各部门或相关人员可以采用下列适当的沟通方法或手段，对内部沟通进行完善或补充：  

5.3.1.通过“展板”传达公司对质量管理体系、研发进度、产品实现﹑解决问题的方法技巧﹑通告﹑奖惩等信息；

5.3.2.当有些活动需要鼓励更多人员参与时，可以将这些活动的要求或规则登在公司内部网站、OA系统或QQ群上，吸引适当的人员参与；

5.3.3.当时间紧迫时，有关人员可以通过电话﹑传真﹑QQ等方式与相关负责人联络，使质量管理问题得到及时处理；

5.4.管理评审﹑内部质量管理体系审核都是很好的内部沟通手段，最高管理者和各部门必须严格按《管理评审控制程序》﹑《内审控制程序》执行工作；

5.5.人力资源专员负责对内部沟通进行跟进，并调解因内部沟通所引起的纠纷；每年对员工进行一次员工满意度调查，并对调查结果进行统计、分析、处理。

5.6.有关部门沟通的相关记录至少要保存两年。

6.参考文件 

6.1.《管理评审控制程序》

6.2.《内审控制程序》

6.3.《会议管理制度》

7. 附录

 无

8. 表单

 8.1【会议签到表】

 8.2【会议记录模板】

 8.3【员工满意度调查表】