物业专项维修资金使用业务指导手册

 物业专项维修资金使用业务指导手册

        物维资金     业主所有   合理使用

            物业管理服务中心

              物业维修资金管理中心   宣

         第一章  报 修 与 勘 查

   一、报修 保修期满后的物业共用部位、共用设施设备需要使用物业维修资金进行维修、更新、改造的，利害关系人(业主、业主委员会、物业服务企业)向物业所在社区报告。

   二、项目现场勘查 

   社区接到维修申请后，工作人员应在两个工作日内对项目进行现场勘查，并向经办人发放本手册(纸质或电子版)。对不属于维修资金维修范围的当场予以答复；对属于维修资金维修范围的给以业务指导并向经办人提供申办业务相关的表单电子版；经办人按手册要求准备相关申请材料；

   勘查人员向市物维中心传送维修项目及申请主体经办人信息，市物维中心向申请主体经办人提供有关业主物业维修资金缴存清单。

    三、相关知识

   1、物业专项维修资金的专用原则

    根据物业专项维修资金管理的法律法规规定，物业专项维修资金只能用于物业共用部位、共用设施设备保修期满后的维修、更新、改造，不得挪作他用。

  2、 物业共用部位和物业共用设施设备

 (1)物业共用部位是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢物业或者物业管理区域内业主共有的部位，以及其他在使用上、功能上为单幢物业或者整个物业管理区域服务的部位，一般包括：屋顶、户外的墙面、门厅、楼梯间、走廊通道、值班保安室、物业服务用房、共用设施设备使用的房屋及道路、绿地等。

   (2)物业共用设施设备 是指根据法律、法规和房屋买卖合同，由单幢物业或者物业管理区域内业主共有的附属设施设备，以及其他在使用上、功能上为单幢物业或者整个物业管理区域服务的设施设备，一般包括：电梯、下水管道、落水管、避雷装置、单元防盗门、消防设施、安全防范智能系统、小区道路照明设备、非经营性车场等。

    3、下列情况不能使用维修资金

   (1)依法(包括依合同约定)应当由物业服务企业承担的日常维修养护的费用；

   (2)依法应当由建设单位或者施工单位承担的维修、更新、改造费用；

   (3)依法应当由经营单位承担的水、电、气、热、通讯、有线电视等维修维护费用；

   (4)应当由当事人承担的因人为损坏所需的恢复费用；

   (5)外檐、屋面等部位由合同约定单独为业主使用，应当由业主自行承担的维修费用。

4、应该由专业经营单位维修、养护和更新的设施设备

 除业主自行增加的设施设备外，供电、供水、供热、供燃气经营单位，应当按照下列规定负责物业管理区域内相关设施设备的维修、养护和更新:

(1)业主终端计量水表及以外的供水设施设备；

(2)业主终端计量电表及以外的供电设施设备(集中设表的，为用户户外的供电设施设备)；

(3)业主燃气燃烧用具、连接燃气用具胶管以外的燃气设施设备。

    第二章 申请人(申请主体)做申请准备

  一、需准备的申请材料和需做的工作

   1、做预算审预算，做相关业主分摊清册，确定有相关资质的施工单位并签定建设工程施工合同，制作维修基金使用方案；

   2、根据物业维修资金交存清单催促未交存及分摊余额不足的业主补交维修资金或交存本次应分摊费用；

   3、维修事项公示 将使用方案、业主分摊清册、施工合同等维修事项相关的内容在物业所属区域和维修项目的显著位置同时公示7天(保留公示影像证据)。

   4、相关业主对使用方案等维修事项进行表决，将表决结果形成书面决议；

   5、书面决议公示  将业主表决书面决议在物业所属区域和维修项目的显著位置同时公示7天(保留公示影像证据)。

  二、相关知识

   1、责任主体

   申请使用物业专项维修资金的责任主体一是业主委员会、物业管理委员会，二是维修、改造、更新事项涉及的相关业主。

   2、可以作为申请主体(申请人)的单位或组织

   (1)业主委员会:已成立业主委员会的物业管理区域由业主委员会提出申请。

   (2)物业管理委员会:已成立物业管理委员会的物业管理区域由物业管理委员会提出申请。

  (3)物业服务企业:未成立业主大会、业主委员会，也未成立物业管理委员会的，可由业主大会或者相关业主会议决定委托物业服务企业作为申请人。

   3、维修费用的分摊及分摊清册

   (1)分摊原则:业主共同决策的原则。维修费用分摊方式、分摊额度等由涉及的业主共同商定。

   (2)分摊方法:

(a)按户分摊预算总金额除以参与分摊总户数 得到每户应分摊额(总金额/总户数=每户分摊额)；

    (b)按面积分摊预算总金额除以参与分摊的总面积再乘上每户建筑面积得到每户应分摊额(总金额/总面积*每户面积=每户分摊额)；

    (c)按协商意见分摊(自定义分摊)经业主商议决定每户分摊额。

   (3)分摊清册根据商定的分摊原则计算出相关业主应分摊的金额，制作分摊清册。

   4、公平公正公开选用施工单位等

   维修项目的施工单位以及参与维修工程项目的咨询、预算、监理、审计、公证等相关机构应当具备相应的资质。为保证维修资金使用的公开透明，申请人可用公开招投标的方式选聘施工单位，用第三方专业机构参与审价、监理、验收等工作

   5、关于维修资金使用方案及其公示

   (1)使用方案应包括如下内容：维修项目基本情况; 施工预算情况; 使用维修资金分摊清册; 维修资金不足时的工程款补足内容; 建设工程施工合同内容及施工单位资质情况等；

   (2)使用方案中均已包括上述内容的，不再单独准备其它相关材料，方案中没有包括的内容要单独准备材料，单独材料必须与方案一起公示。例如施工合同相关内容在方案中体现的，申请时不再单独提交施工合同，方案中没提及施工合同内容的，申请时要同时提交施工合同，该合同须与使用方案一起公示。

   6、关于欠费的催交

   (1)催交主体:资金使用的申请主体(申请人)为催交主体。

   (2)催交办法:持物业维修资金管理中心催告单催交，对经催交仍不补交的对其依法提起诉讼。

   7、关于业主表决

(1)根据《中华人民共和国民法典》规定，专项物业维修资金的使用应当由专有部分面积占三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意 。

(2)业主数量的计算办法  业主人数，按照专有部分的数量计算，一个专有部分按一人计算，同一买受人拥有一个以上专有部分的按一人计算(一般情况下，一份购房合同或一个不动产证为一个专有部分)。因此，套数不一定等于应参加表决人数，比如一栋楼有五十套房屋，其中甲业主拥有4套，乙业主拥有3套，丙业主拥有2套，那么总的应参加表决人数应该是(50-4-3-2+3)44人，而不是50人。

(3)表决方式   

   (a)集体表决 召开维修项目所涉及业主大会，制作表决票，集中投票表决；

   (b)逐个业主征求意见 制作表决票，分别找每个业主投票表决。 

     (c)委托表决 业主可委托他人代为表决，可通过书面、，以电话、短信、微信等方式表达委托意向，须有街道工作人员见证或有两个以上证明人证明。申请主体应将委托内容及证明人信息留存备查。 

    申请主体有责任和义务核实业主身份，参与表决者应提供本人身份证明及业主证明材料，比如不动产证书(房屋所有权证)、购房合同等，夫妻代为表决的还需核实夫妻关系并注明。未经业主同意代为表决及其他弄虚作假的行为都是违法的，应负相应的法律责任。

   (d)表决过程需物业所在街道委派的工作人员全程参与。

   (e)根据表决结果形成《业主会议决议》。

   8、关于公示

 (1)公示需在物业所属区域和维修项目的显著位置；

 (2)公示需满七日；

   (3)公示由申请主体负责；不按规定内容、方式、时间公示的都属于违规行为，也属于无效公示，因此出现的一切后果，均由申请主体负责。

   (4)公示证明材料要有局部和全部，既要显示公示位置确实显著，也要显示公示的具体内容是什么，还要体现出公示是连续且满七日的(具体体现方式由申请人决定)。

   9、维修资金的划转方式

   (1)按施工进度划转  一般情况下按施工进度分批次划转，申请材料经核实通过的，先按照维修费用总额的70%划转到维修项目施工合同约定的账户，余额待维修项目竣工后再申请划转。

   (2)一次性划转 先施工，待工程竣工后申请划转资金。

         第三章   申请材料

 一、按施工进度申请划转资金的

 (一)申请首次划转需提供的材料：

  1、申请书及申请主体身份证明 

    包括：(1)申请书  (格式见样本)、(2)申请主体身份证明、(3)受托人身份证明、(4)委托书(格式见样本)

   说明：(1)申请主体身份证明指企业单位营业执照、机关事业单位代码证、业委会备案证明、物业管理委员会成立的证明等；受托人身份证明指身份证、护照、军官证等。

  (2)委托书是指申请主体委托某人具体申办物维资金使用的事宜(见样本)。

2、维修资金使用方案

  3、相关业主表决结果的业主会议决议(见样本)；

  4、使用方案与业主会议决议公示的证明材料；

  5、收据(70%额的)

(二) 项目竣工后提供的要件：    

6、维修项目施工合同

7、竣工验收报告；

8、工程决算清单；

9、维修工程结算；

10、收据(30%额的)。

 二、申请一次性划转资金的，需一次性提供上述(一)(二)的所有要件。

 三、几点说明 

  1、工程监工与验收 申请主体应按照维修资金使用方案，组织相关业主对维修工程监督管理和竣工验收。工程出现质量问题按施工合同解决。

  2、维修资金收据抬头开：物业管理服务中心(物业维修资金管理中心)

  3、结算名头开：相关全体业主。例如：xx小区x号楼全体业主。

  4、维修项目决算超预算的处理规定

    预算小于10万决算超出1万元或预算大于10万决算超出预算10%以上的，须一切从头开始。

           第四章  申办程序及办结时限 

 一、申请首款核实划转

   1、申请 材料准备齐全后，经办人持所需材料到维修项目所在街道递交申请。申请材料齐全的，街道工作人员即时予以受理；申请材料不齐全的，一次性告知所需补正的材料，待材料补齐后予以受理。

   2、初步核实 申请材料受理后，街道工作人员在三个工作日内完成材料核实。材料齐全，材料内容符合要求的，签署核实意见上报区物业管理部门；材料不齐全、内容需要补正的需一次性告知经办人补正。

   3、复核 区工作人员对经初审的申请材料在两个工作日内完成复核，材料内容符合要求的，签署核实意见后填写维修资金使用备案表，报市物维管理部门；材料不齐全，内容需要补正的需一次性告知经办人补正。

   4、首款划转 ：市物维管理部门收到区资金使用备案申请后，工作人员在三个工作日完成分摊数据录入、进行资金核算、财务审批、向专户管理银行发出资金划转通知、专户管理银行及时将资金划转。

 二、施工验收决算及尾款划转

      程序与时限同以上首款申请。

            第五章   遵纪守法

   一、业主的请求权  

   业主认为业主委员会、物业管理委员会、建设单位、物业服务企业以及其他业主侵害自身合法权益的(比如拒不交存或分摊费用、拒不履行维修共用部位、共用设施设备义务的)行为，有权请求其承担民事责任。业主行使该请求权，可以直接向建设单位、物业服务企业以及其他业主请求，可以向有关行政主管部门投诉，也可以向人民起诉，由人民判决。

    二、骗取、套取维修资金属违法行为  

    任何骗取、套取维修资金的行为都是违法的，也是可耻的，欢迎广大业主监督，发现有此现象的请向或纪检监察部门举报。

    三、工作人员要遵纪守法

    各级维修资金管理部门的工作人员，在维修资金使用过程中，只负责维修资金使用的现地勘查、材料审核、资金拨付及业务指导，不得超职责参与项目资金预算、使用方案制定、业主表决、施工队选用、工程监理、工程竣工验收等应当由业主和申请主体负责的工作。如有证据证明工作人员违纪违法行为的，请向纪检监察部门举报。