文件归档整理方法和要求

    （2010年3月16日）

文件档案整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或材料，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程，要贯彻强化收集、简化整理、细化检索、深化利用的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档整理工作。

归档文件是以“件”为单位进行整理的。各单位要注意按下面的步骤、要求、方法做好归档文件整理工作：

一、收集

即按单位编制的归档范围收集文件材料。收集工作是做好档案业务工作的基础，要充分重视各类文件的材料的收集。

1、凡已按8号令要求重新编制了本单位文件材料归档范围的单位，要按职能科室、部门列出的归档条款逐项进行收集。

2、、省驻常单位及部分企、事业单位还没有完成归档范围编制与审批程序的，在开展收集工作时，要参照8号令的要求结合本单位实际开展收集。

3、党组会议、办公会议等会议记录，各种统计报表、基础数据、调研文章，与个人利益密切相关、反映个人情况的材料，要注意收集。

4、职能科室、部门在各项具体业务工作中，每个环节产生的文件材料，要纳入收集范围。

5、在收集纸质文件材料的同时，还要加强收集其它载体类型的文件材料。包括照片、奖杯、实物、声像、电子文件等方面的材料。

二、归档鉴定

即按档案保管期限表确定所收集的文件是否应归档保存。凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。国家档案局8号令中对归档与不归档的说明比较明确，要突出“以我为主”、“以人为本”的归档思想。

三、确定件

立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件进行装订。正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、复文与来文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可作为一件。以及未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等。

四、装订

装订前要对破损、模糊的文件进行修裱、复制，去掉原有的金属物，并依据纸张的多少选取不同的装订法。

件内文件的排序：

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单放在文件前面。

五、分类

一般采用“年度—保管期限”的分类方案。注意正确判定文件所属年度及保管期限。

1、按年度归档分类

（1）一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。电报则以发出的日期，判定文件所属年度归档。

（2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件，同一问题的来文和复文等。

（3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。

（4）计分文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在前面的文件日期为准。

（5）临时性机构，存在时间不长（2年以内），文件材料较少，形成的文件可以不分年，放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。没有标明落款日期的文件材料，应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度整理归档。

2、保管期限分类

按照国家档案局8号令的要求，现在文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

（1）已完成8号令审批工作的单位，文书档案的保管期限采用永久、30年、10年来划分。

（2）没有完成8号令审批工作的单位，保管期限仍旧采用永久、长期、短期的划分方法。

六、件的排列

在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。同一事由的归档文件应集中排列，不同事由归档文件的排列可以按时间、重要程度等方法。

七、编制归档号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

第一项工作是给文件编件号。件号分为室编件号和馆编件号两种。室编件号应在同一年度内、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号（例如，2008年形成的永久、30年、10年三个保管期限的归档文件，编号后形成了3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，30年期的从“1”开始编一个流水件号，10年期的也从“1”开始编一个流水件号。）。馆编件号暂时不编。

第二项工作是加盖并填写归档章。归档章一般采用红色印泥盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要遮盖领导批示、收文章或文件内容。并按规定填写全宗号、年度、保管期限、室编件号等必备项。分类方案中设置了机构或问题的应予填写。

归档章式样如图： 

全宗号

应根据统一规范的格式编制归档文件目录。要求采用市档案局开发的归档软件或泰坦DARMS管理系统生成并打印出目录。目录要求一式三份，一份放在档案盒内，一份单独装订成册并编制封面供平时利用，一份留存备用。

九、装盒

装盒是将归档文件严格按照件号的先后顺序装盒，与目录一一对应，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。

应注意的是：

①今年的盒号编制与往年不同，往年是永久、长期一个流水号，短期一个流水号，多年连续编排。今年的盒号永久接去年的永久长期号继续编排，定期30年、定期10年分别从“1”开始编排盒号，以后每年均不断号。盒号统一使用铅笔填写。

②盒脊的填写要求整齐、清晰、美观。盒脊统一采用黑色印泥盖印填写。

③备考表置于盒内文件之后，要求对盒内情况进行说明，并注明整理人、检查人及日期。每盒内均要求填写备考表。

十、档案排架

依据编制的盒号，按从左至右、从上到下的方法上架排列。