档案工作管理办法

京客隆办字[2005]46号                           签发人：屈新华

档案工作管理办法

为加强集团公司的档案工作，认真贯彻落实“档案法”及“实施细则”，结合集团公司的具体情况，特制定本办法。

一、档案工作组织机构和管理原则

（一）档案工作组织机构

    集团公司成立综合档案室。档案工作分工由一名副总经理主管，由办公室具体负责，档案室设专职档案员，各部办设兼职档案员，档案工作形成管理网络。

（二）档案工作管理原则

集团公司形成的党、政、工、团各种载体、各种门类的档案，由档案形成部门负责收集、整理、移交档案室。上级主管部门或其他部门发来的文件材料，根据其内容，由负责此项工作的部门整理归档。由档案室集中统一管理全部档案，任何个人不得据为己有，以维护档案的完整和安全，便于提供利用。

二、档案工作管理制度

（一）文书档案归档制度

文书档案归档制度包括归档范围和保管期限表、归档时间、归档要求。

1.归档范围和保管期限表

（1）人力资源部

a.组织工作、干部年度工作统计报表  （永久）

b.会记录、扩大会记录  （永久）

c.年度工作计划、总结  （永久）

d.党员代表大会形成的通知、大会议程、大会发言、大会决议、提案、工作报告、领导讲话等  （永久）

e.纪委改选工作请示报告、批复、决议、选举结果（长期）

    f.高层干部任免  （长期）

    g.专业技术干部评定职称工作审批表及相关材料  （长期）

h.干部调出调入、大学毕业生、复转军人安置、行政工资关系、党、团员关系介绍信、审批表  （长期）

i.干部教育、党员教育、培训、奖惩材料  （长期）

j.干部离休、退休、退职、除名审批表及有关材料  （长期）

k.先进党支部、优秀党员登记表  （短期）

l.科级干部、基层正副职干部任免通知  （短期）

m.基层党支部建立改选的请示、批复  （短期）

n.关于党建、廉洁自律工作方面的材料  （短期）

o.制定的法规性、性的通知、文件  （短期）

p.、团委在工作中形成的其他有价值的文件  （短期）

(2)工会

a.工会年度统计报表及财务预决算、经费开支统计表  （永久）

    b.职工代表大会议程、通知、工作报告、领导讲话、决议、决定、选举结果  （永久）

    c.工会先进集体、先进个人、积极分子、劳模审批表  （市级长期，其余短期）

    d.工会年度工作总结、计划  （长期）

    e.涉及职工福利、职工待遇、劳动纠纷、困难补助等方面的材料  （短期）

    f.工会关于民主管理、劳动竞赛、女工工作、建家工作计划、总结、通知、规定  （短期）

    g.工会委员会、经审委员会的会议记录，基层工会组建申请、批复  （短期）

    (3)办公室

    a.集团公司执委会会议记录  （永久）

    b.集团公司行政工作计划、总结  （永久）

    c.集团公司与上级单位、协作单位、下级单位签定的各类协议书、合同书  （长期）

    d.集团公司名称变更、启用印章等文件、表格、批文  （长期）

    e.集团公司重要活动、重大事件、上级领导来访、考察活动的材料  （长期）

    f.集团公司制定的各种规章制度、条例、章程  （长期）

    g.市区、政协提案、建议处理结果、答复信件  （长期）

    h.集团公司形成的具有一定价值的文件  （短期）

(4)劳资部

a.劳动工资年度统计报表  （长期）

b.职工录用介绍信、转正定级审批表  （长期）

c.职工调动工作、人事关系、工资关系介绍信  （长期）

d.职工调资、离退休人员增资、福利待遇变更审批表  （长期）

e.职工离退休、病退、困退、辞职审批表及相关材料  （长期）

f.职工解除劳动合同审批表及相关材料  （长期）

g集团公司对所属单位违纪职工处分材料  （长期）

h.职工养老金变更、失业保险、大病统筹各类报表  （长期）

    i.集团公司制定和转发的关于劳动管理、职工福利等方面的通知、规定  （短期）

（5）财务部

    a.集团公司财务情况年度分析  （长期）

    b.集团公司有关重大财务计划、贷款申请、项目用款报告及批复和贷款合同书  （长期）

    c.统计工作年度报表  （永久）

    d.集团公司审计方面的材料  （长期）

    e.有关财务管理、财务制度方面的文件  （短期）

    f.财务年度工作总结、计划  （短期）

(6)安保部

    a.处理案件、事故、重点人工作中形成的调查报告、处理结果、信件  （长期）

    b.治安、保卫、消防、防损、车辆、租赁网点工作的通知、规定、管理办法  （短期）

  c.安保部形成的先进材料    （短期）

    (7)营运部

    a.集团公司所属商业网点、店铺基本情况统计表  （长期）

    b.集团公司店铺、子公司经济指标完成情况表    （长期）

c.营运部年度工作总结、计划  （短期）

d.集团公司制定的有关性、业务指导性文件  （短期）      e.集团公司营运部形成的先进材料  （短期）

（8）广告部

    a.集团公司关于企业形象设计、促销广告等材料  （短期）

b.集团公司重大对外宣传活动形成的材料  （短期）

(9)信息中心

a.集团公司关于购买计算机软、硬件的合同书、协议书  （长期）

b.重大计算机工程项目形成的材料  （长期）

(10)法律事务部

a.集团公司因经济纠纷等问题产生的材料    （长期）

（11）培训部

a.集团公司关于干部、员工培训的通知、试卷、考核成绩等材料    （短期）

（12）发展部

a.集团公司关于店铺开发的材料

2.归档时间

每年３、４月份各部办将整理完毕的文书档案移交给档案室。

3.归档要求

(1)整理

将归档文件以件为单位的有序过程，包括加盖档号章，编写文件件号，装盒，填写整理说明，编写文件目录。

(2)整理原则

遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

(3)整理程序

以件为单位，将归档文件分类、排序、加盖并填写档号章，装盒，编目。

a.集团公司各部办按照档案保管期限表将归档文件收集齐全，按照文件形成的时间进行有序的排列和加工（将文件加工成A4或16开大小）。

b.在每件文件的右上角加盖并填写档号章。档号章的主要内容有：全宗号、目录号、机构、件号、期限、页数。要求兼职档案员填写件号、期限、页数、机构。件号的编写方式为部门内大流水号。

c.装盒时根据归档文件的多少选择2厘米或5厘米的不同档案盒，盒内文件避免不同的部门和年度。

d.移交档案室。档案室将各部办移交归档的文件进行排列，填写盒号、上架、入机管理。

(4)归档文件质量要求

a.归档文件应齐全完整。

    b.字迹材料要符合归档要求，破损文件应裱糊。

c.归档文件以件固定时使用不锈钢订书钉，位置左上角。

（二）基建档案归档制度

基建档案归档制度包括归档范围和保管期限表、归档时间、归档要求。

1.归档范围和保管期限表

(1)可行性研究、任务书　

a.项目建议书及批复　（永久）

b.可行性研究报告　（永久）

c.项目评估　（永久）

d.环境预测、调查报告　（永久）

e.设计任务书、计划任务书　（永久）

(2)设计基础材料

a.工程地质、水文勘测　（永久）

b.地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录　（永久）

    c.水文、气象、地震等其他设计基础材料　（永久）

(3)工程管理文件

a.征用土地标准文件及红线图、拆迁、补偿协议书　（永久）

b.承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件　（永久）

c.施工执照　（永久）

d.环保三同时、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书　（永久）

(4)施工文件

a.土建施工文件　（永久）

b.设备管线安装施工文件　（永久）

c.电气、仪表安装施工文件　（永久）

d.建筑结构图、建筑施工图　（永久）

(5)竣工文件

a.项目竣工验收报告　（永久）

b.全部竣工图　（永久）

c.项目质量评审材料　（永久）

d.工程现场声像材料　（永久）

e.竣工验收会议决议文件　（永久）

2.归档时间

(1)基建档案应在每项工程结束后三个月之内整理收集齐全、装订立卷后，办理移交手续，交档案室保管。　

(2)对周期长的工程，基建档案可按不同阶段，不同子项目进行归档。

3.归档要求

(1)基建档案资料的收集应与项目建设进程同步。即：从项目立项时，就应进行文件文件材料的收集整理工作，项目竣工时，文件材料的归档工作同时结束。

(2)基建档案中文字材料不得使用易褪色的书写材料进行书写。

(3)施工图、竣工图、图面整洁、清晰、字迹工整、符合技术要求。

(4)归档的文件种类、份数、页数一定要齐全完整。

(5)基建档案档号的编写：基建档案档号＝基建代号＋工程项目代号＋顺序号。即：基建档案代号为Ｊ，工程项目代号为工程项目名称的编号，顺序号就是案卷排列顺序的流水号，各代号间用符号隔开，例：Ｊ．１－０１。

（三）设备档案归档制度

设备档案归档制度包括归档范围和保管期限、归档时间、归档要求。

1.归档范围

（1）购置阶段

a.设备购置的请示与批复。

b.可行性调查报告。

c.定货的协议书、合同书、引进设备厂与厂商谈判记录及厂商提供的材料。

d.设备定货验收材料。

e.开箱的检验记录。

f.商检单以及在供货当中违约索赔材料。

g.随箱来的设备材料。

h.设备装箱单。

i.使用说明书。

j.零件编号材料。

k.安全操作规程。

l.设备安装、调试鉴定材料。

m.产品出厂合格证。

n.工具单。

o.附属零件图册、装置材料。

p.维修保养规程。

(2)使用阶段

a.设备原始资料的记录表。

b.设备交接清单。

c.设备试运转及验收记录。

d.磨合期记录。

e.设备运转记录、维修记录。

f.事故记录、改装记录、其他变更记录。

(3)设备报废阶段

a.设备磨损报废阶段的审议材料、鉴定材料。

b.申请报废的请示与批复，以及报废后的处理情况记录，报废后要进行物体清除和资产清理。物体清除包括：解体验收、估价造册、报废零部件作为废钢处理等情况

c.资产的清理情况。

2.保管期限

不能低于机械设备的使用寿命。

3.归档时间

凡购置的设备在开箱验收和正式运转后三个月内将文件材料立卷归档。正式运转后形成的档案材料，于每次大修后立卷归档。

4.归档要求

(1)设备档案归档文件材料要齐全、完整。

(2)填写目录项目要符合规定要求。

a.编目编页准确。

b.标题拟写标准。

c.设备档案档号的编写：设备档案档号＝设备档案代号＋设备种类代号＋设备型号代号＋顺序号。即：设备档案代号为Ｓ，各代号之间用符号隔开。如：Ｓ．１．１０２１－０１。

(四)会计档案归档制度

会计档案归档制度包括归档范围和保管期限表、归档时间、归档要求。

1.归档范围和保管期限表

　　(1)会计凭证类

　　a.原始凭证、记帐凭证和汇总凭证　（１５年）

b.涉及外事的会计凭证　（永久）

(2)会计帐簿类

a.涉及外事的会计帐簿　（永久）

b.现金和银行存款日记帐　（２５年）

c.总帐　（１５年）

d.明细帐　（１５年）

(3)会计报表类

a.年度会计报表　（永久）

b.主要财务指标报表　（３年）

c.季、月度会计报表　（５年）

2.归档时间

会计档案归档时间为会计年度结束后，于第二年上半年前立卷归档完毕。根据集团公司的实际情况，暂定会计档案立卷归档后，由财务部门保存3年后，再向档案室移交。

3.归档要求

(1)归档的材料必须齐全完整，财务手续完毕。

(2)档案封、底面填写项目详细、符合财务和档案规定要求。

(3)立卷脊背包角纸、接缝处加盖财务专用章或个人专用章。

(4)归档材料帐簿、报表不得用易褪色的字迹材料。

(5)立卷装订要整齐、美观、坚固、拆除金属物。

(6)移交要有手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。

(五)实物档案归档制度

实物档案是指以物质实体为载体，反映本单位实际工作情况的物品，一般包括：奖杯、奖状、锦旗、证书及相关实物。实物档案归档制度包括：归档范围及保管期限、归档时间、归档要求。

1.归档范围及保管期限

（1）企业在生产经营、精神文明建设、劳动竞赛、服务卫生、计划生育、安全保卫等各项工作中所获得的奖杯、奖状、锦旗、证书等。

a.市级以上单位颁发负责人　（永久）

b.区级单位颁发　（短期）

(2)反映集团公司重大外事活动的奖品、纪念品、信物等　（长期）

(3)撤消、合并基层单位、职能部门的印章　（短期）

2.归档时间

凡是具有保存、查考价值的实物档案都应在获得实物档案材料后的二个月内向档案室工作人员移交。

3.归档要求

(1)实物档案归档整理按照年度编流水号，所有实物档案编一本目录。

(2)实物档案附属材料，包装物等应一并移交。

(六)照片档案归档制度

照片档案归档制度包括：照片档案归档范围和保管期限、归档时间、归档要求。

1.归档范围和保管期限

(1)反映集团公司主要职能活动和历史面貌的照片　（永久）

(2)集团公司党、政、工、团组织的重大活动和召开重要会议的照片　（长期）

(3)反映集团公司重要的经营管理活动的照片　（长期）

(4)反映集团公司重大事件、重大事故和特别情况的照片　（长期）

(5)反映集团公司重要外事活动的照片　（长期）

　　(6)上级领导和著名人士参加公司有关重大公务活动的照片　（长期）

　　(7)其它具有保存价值的照片　（短期）

2.归档时间

按照照片档案形成的时间于第二年二季度整理后，向档案室移交。

3.归档要求

(1)需归档的照片材料应清晰、完整、详细，并附有文字说明。

(2)照片应和底片图像对应，同时移交。

(3)移交要办理手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。

　  (七)声像档案归档制度

声像档案是以感光和磁性材料为载体，通过声音和影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录材料。声像档案归档制度包括：归档范围和保管期限、归档时间、归档要求。

1.归档范围和保管期限

（1）反映集团公司主要职能活动和历史面貌的声像材料　（永久）

（2）集团公司党、政、工、团组织重大活动和召开重要会议形成的声像材料　（长期）

（3）反映集团公司经营管理的声像材料　（长期）

（4）反映集团公司重大事件、重大事故和特别情况的声像材料　（长期）

（5）反映集团公司重要外事活动的声像材料　（长期）

（6）著名人士参加集团公司有关重大公务活动的声像材料　（长期）

（7）集团公司参加社会重要活动的声像材料　（长期）

（8）其它具有保存价值的声像材料　（短期）

2.归档时间

声像档案按照形成的时间在第二年度上半年前经整理后，向集团公司档案室移交。

3.归档要求

（1）需归档的声像材料应清晰、完整、详细，并附有文字说明。

（2）磁带和录像带要移交原版带。

（3）归档的声像材料应由摄录单位或人员对档案进行整理，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄录人姓名，按规定要求移交。

（4）移交要办理手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。

   （八）档案保管制度

1.档案室内的档案实行集中、统一管理，按门类和载体分别编目，分别保管，柜架按年度有序排列。

2.档案室内要有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防尘、防高温等设施，要定期检查档案的保管情况。

3.要注意控制档案室内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，温度一般保持在１４度－２０度之间，相对湿度４５℅－６０℅之间。要保持清洁卫生，定期清扫整理，不得存放与档案管理工作无关的物品.

4.档案室内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟.

5.档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严禁揉搓、挤塞或撕裂档案，以减少档案机械磨损。

6.建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。

7.要提高警惕，做好保卫保密工作，严防发生任何盗窃破坏档案的事件。

    （九）档案鉴定与销毁制度

档案鉴定工作是为了使有价值的档案更好的保存下来，达到既完整又精炼，以维护集团公司的真实面貌。档案鉴定与销毁是一项既严肃又细致的工作。

1.档案鉴定原则。贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，要按照档案管理的有关规定，采取既考虑历史发展的需要，又服务于现实工作需要的观点，进行档案鉴定与销毁工作。

2.档案鉴定组织。档案鉴定销毁工作在集团公司档案鉴定领导小组领导下进行，小组成员由主管档案工作的领导和有关职能部门负责人及档案机构或专职人员三方面组成。具体工作由档案部门或专职档案人员和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

3.档案鉴定方法。采取直接鉴定法，以案卷为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页进行审查鉴定，在鉴定中发现档案不完整、不明确的，应进行考证、修订，在案卷备考表中说明。

4.档案鉴定标准、依据。各门类档案保管期限表。

5.档案销毁工作

(1)档案销毁手续。对确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册（一式两份），经主管领导和档案部门审查后签字盖章报送上级主管机关审批备案，待批复后再销毁。

(2)档案销毁方法。销毁档案与销毁档案清册核对无误后，开据介绍信，到指定造纸厂，二人监督销毁，监销人在销毁清册审批表上签字存档。档案销毁清册保管期限一般为２５年。

(3)档案销毁鉴定工作总结。鉴定工作结束后，应写出鉴定工作总结报告，将档案鉴定工作中的机构、参加人员、鉴定档案内容、数量变化、档案保管期限的升、降调整情况及文件的密级调整情况和其它需要说明的情况，如实记载，以备查考。

(一十）档案统计制度

档案统计工作是定性定量分析、研究和档案管理的重要工作，搞好档案统计工作，有利于维护档案的完整和安全，有利于各项工作的科学管理，经营决策。

1.档案统计工作内容

(1)档案机构、人员、设备情况统计。

(2)档案整理归档情况统计.

(3)档案保管情况统计。

(4)档案借阅、利用情况统计。

(5)档案鉴定、销毁情况统计。

(6)档案移交情况统计。

(7)档案接收情况统计，指档案室接收集团公司各部门归档材料统计；接收撤消、合并单位档案材料统计；接收社会和个人捐赠、出售的档案统计。

(8)档案执法监督情况统计。

(9)档案业务指导情况统计。

(10)档案验收评比情况统计。

(11)档案管理工作中各项专项统计。

2.档案统计上报制度

按照上级制发的统一统计表格，定期或不定期的上报统计材料。

(1)按期填报上级下发的各种统计报表。

(2)集团公司系统档案年报，一般在次年一月份上报，其它专项统计按规定时间上报。

(3)其它不需上报的档案统计报表，都应作为集团公司档案业务台帐。

3.档案统计工作要求

(1)严肃认真，实事求是，如实填报档案登记统计资料

(2)统计数据力求做到准确，符合统计计算口径，不出现计算、抄写错误。

(3)档案统计要手续齐全，其中制表人、审核人、单位公章、填报日以及必要的统计说明，都应填齐。

(4)档案统计数据未经批准，不得私自公布，复印和抄写。

（一十一）档案保密制度

1.严格执行《档案法》，确保档案的完整与安全。

2.查阅利用档案，必须严格履行登记手续，查阅核心机密档案，须经分管领导批准。

3.任何人不得携带档案外出参观、游览、探亲访友、办私事。

4.非档案工作人员严禁进入档案室。

5.凡需销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查、批准并进行监销。

6.上级机关发来的秘密文件、各种内部资料、简报、集团公司形成的不存档文件、期刊、简报以及整理出的废旧文件材料，严禁向废品收购站出售，由办公室统一销毁。

7.档案工作人员不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

（一十二）档案利用制度

档案利用工作是检验档案工作水平的重要标志，是直接影响档案工作发展和发挥作用的重要工作。

1.档案利用工作的形式

（1）开架阅览

（2）电话询问

（3）复制摘抄

（4）出具证明

（5）交流目录

（6）送档上门

（7）咨询查考

（8）举办档案展览和公布档案内容

2.档案利用工作内容

（1）开架阅览：指在阅览室公开阅览企业规章制度、档案编研资料、科技书籍和工具书等材料。

（2）计算机检索：利用计算机为利用者提供专题检索、查阅全部档案，打印档案条目等服务。

（3）电话询问：指电话待查档案，电话解答问题，电话预约查档。

（4）复制摘抄：为利用者复印档案原件，摘抄档案原文等。

（5）出具证明：根据利用者要求，出具档案原件的复制件，以示证明历史真实情况。

（6）交流目录：将档案案卷目录和全引目录等副本，送到有关部门、人员手里，以备查找利用。

（7）送档上门：在利用者不能到档案部门办理借阅手续的情况下，档案部门根据利用者的要求，送档案上门，提供利用。

（8）咨询查考：在利用者不了解或者不清楚档案内容时，提供咨询服务，解答问题。

3.档案利用信息反馈工作

档案利用工作，要将每年利用档案的人次、卷次、主要内容、产生的社会和经济效益等情况汇总统计，并找出利用工作中的主要问题，进行分析，提出改进意见，反馈到下一年去，在下一年工作目标和工作计划、规划中提出改进措施，不断提高水平。

（一十三）档案借阅制度

1.借阅方式

（1）外单位借阅档案，须持单位介绍信，经集团公司领导批准，方可借阅。

（2）集团公司工作人员借阅档案，只限于借阅本部门档案，跨部门借阅档案，须经对方部门负责人批准。

（3）现场阅览

2.借阅要求

（1）借阅档案要爱护，不得损坏，不得圈点、勾画，不得私自涂改，不得私自拆散档案。未经许可不得转借他人和随意复制、摘抄档案。

（2）借阅档案要及时清退，不得积压。

（3）档案内容和统计数字，未经批准，不得自行公布。

（4）凡毁坏档案和私自泄露档案内容，给企业造成重大经济损失和恶劣影响的，档案部门有权依法建议有关单位部门给予责任者行政处分和处罚，情节严重要追究其法律责任。

（一十四）综合档案室工作职责

1.制订档案工作计划，总结档案工作情况。

2.组织档案工作人员实施集团公司档案管理工作和所属单位的档案工作的监督、检查、指导。

3.组织开展档案、资料的提供利用工作。

4.组织集团公司档案工作人员和所属单位的档案工作人员学习档案法规，开展业务培训。

5.按规定做档案的鉴定、存毁、移交工作。

6.统一规划档案室各类设施建设，做好档案的保密和安全工作。

（一十五）专职档案工作人员岗位职责

1.档案工作人员要热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业化水平。

2.档案工作人员必须依照《档案法》，认真履行职责。

3.负责集中统一管理集团公司的全部档案，指导、检查、监督各部室立卷、归档，按时完成档案的接受、移交工作。

4.熟悉库藏档案内容，开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案。

5.定期向领导和上级主管部门汇报工作，认真完成领导和上级主管部门交办的档案工作事宜。

6.负责对基层单位档案工作进行指导、检查、监督，并有计划的组织档案干部业务培训。

（一十六）兼职档案员工作职责

1.负责管理、收集本部门的文件材料，力求使本部门文件保持齐全、完整，文件办完后，随时检查完整情况。

2.负责本部门文件材料的立卷、归档和移交工作，归档案卷要符合集团公司关于各门类档案质量要求，归档时间在每年四月份以前完成，不得延误。

3.积极为领导和承办人员提供文件材料。

4.个人不得擅自带走和销毁文件，不得长期保存原件和积压文件。

5.兼职档案员调动工作时，要办理文件交接手续。

二零零五年四月一日

主题词：档案 管理 办法

主送： 总部各部办

北京京客隆商业集团股份有限公司            2005年4月1日印发

共印2份