物业资料台帐管理制度范文

物业资料台帐管理制度

第一章 总则

第一条 为规范物业资料的管理，确保物业资料的安全、完整和及时更新，保证物业管理工作的顺利进行，制定本制度。

第二条 本制度适用于本物业管理公司及其所属物业管理项目。

第三条 本制度涉及的物业资料包括但不限于：合同、协议、收款凭证、付款凭证、工程资料、报表、会议记录等。

第四条 物业资料台帐是对物业资料进行登记、存档、调阅和销毁的重要工作工具。物业资料台帐按照项目归档，每一个项目分一个台帐。

第五条 物业资料台帐应当设立专门的责任人负责维护。

第六条 物业资料台帐应当以电子形式和纸质形式同步进行更新。

第七条 物业资料台帐需要做到分类清晰、档案齐全、信息准确、查阅方便。

第二章 责任人

第 物业资料台帐的责任人应当是具备相关专业知识和经验的人员。

第九条 责任人的职责包括但不限于：对物业资料进行登记、存档、调阅和销毁，保证台帐的及时更新和准确性；负责台帐的档案管理，确保档案的安全和完整；协调各部门对资料的归档和调阅需求进行协调；指导各部门遵守相关资料管理制度；定期对台帐进行审核和整理。

第三章 登记和存档

第十条 物业资料应当在收到之日起3个工作日内，由责任人进行登记。

第十一条 在进行登记时，应当填写物业资料登记表，包括但不限于：资料编号、资料名称、资料类别、日期、份数、负责人等。

第十二条 物业资料可以按照项目和日期的先后顺序进行归档，每一份资料都应当有唯一的编号。

第十三条 物业资料的存档应当采用密封的文件袋或文件夹，标明归档编号和文件名称。

第十四条 物业资料应当妥善保存，避免受潮、受损和遗失。

第十五条 若要移动或借用物业资料，需要填写物业资料移交单或出借单，并经过责任人同意。

第十六条 物业资料的存档位置应当统一、明确，并进行记录。

第四章 调阅和销毁

第十七条 任何部门需要调阅物业资料，都应当提交调阅申请，并经责任人审核和批准。

第十 物业资料调阅应当在3个工作日内完成，调阅人需要填写调阅记录。

第十九条 根据实际需要，物业资料可以进行电子签章后的扫描存档，以便节省存储空间。扫描存档后的物业资料应当进行备份和加密。

第二十条 物业资料的销毁应当经过责任人审核和批准，并按照相关法律法规的规定进行处理。

第二十一条 物业资料的销毁应当记录销毁时间、销毁方式和销毁人员等信息，并保留销毁凭证。

第五章 审核和整理

第二十二条 责任人应当定期对物业资料台帐进行审核，确保台帐的准确性和完整性。

第二十三条 审核时应当对每一份资料进行核对，确认是否有遗漏或错误。

第二十四条 审核过程中发现问题应当及时处理，确保台帐的正确性。

第二十五条 定期对物业资料进行整理，清理过期、重复的资料，并进行删除、迁移或销毁。

第六章 处罚与奖励

第二十六条 对于严重违反物业资料台帐管理制度的责任人，将按照公司相关规定进行处罚，包括但不限于：调离岗位、停职、降薪等。

第二十七条 对于表现突出的物业资料台帐管理责任人，可以给予相应的奖励，包括但不限于：奖金、晋升等。

第七章 附则

第二十 对于本制度未涉及到的情况，根据实际情况进行处理。

第二十九条 本制度自发布之日起实施。

第三十条 本制度的解释权归本公司所有。

以上是物业资料台帐管理制度的范文，可根据实际情况进行适当修改。实施本制度可以确保物业资料的管理规范化，提高工作效率和服务质量。