业主委员会沟通协调作业指导书

为规范各管理处与业主委员会之间的沟通协调工作，增进顾客满意而制定。

2范围

适用于公司各管理处与业主委员会之间的沟通协调工作。

3工作内容

3.1 各管理处是与所辖区域内业主委员会沟通协调的责任部门，管理处经理担当第一责任人。

3.2 各管理处应建立并不断完善业主委员会资料档案，档案内容必须准确新鲜。档案应包括：

3.2.1 业主大会选举业主委员会的有效选票。

3.2.2 业主委员会委员的产权证明材料。

3.2.3 业主委员会委员的身份证复印件、工作单位与联络电话。

3.2.4 业主委员会会议纪要、相关书面资料。

3.2.5 其他可追溯业主委员会工作内容的文件。

3.3  业主委员会档案应予以保密管理，外来人员需经管理处经理、物管拓展部经理及主管副总以上领导批准方可借阅、查询。业主委员会档案应妥善永久保存。

3.4  与业主委员会沟通的形式主要分为以下三种：

3.4.1 上门走访。要求管理处每季度至少走访一位业主委员会委员，并形成走访记录予以妥善保存。

3.4.2 座谈会。为加强与业主委员会的沟通，管理处每年至少召开一次业主委员会座谈会，集体讨论、共同协商解决所辖区域的各项管理问题，汇报前一阶段的工作情况和财务状况。座谈会应形成完整的会议记录，由与会业主委员会委员签字并加盖业主委员会印章，特别是涉及某些收费项目、住宅维修基金和公用设施专用基金的使用等相关内容。应业主委员会的要求，可随时召开临时座谈会或取消座谈会。

3.4.3 书面收集意见。对于辖区某些经营意向、管理方案、整改措施等，须听取业主委员会意见的，可采用书面收集意见的方式与业主委员会委员沟通。收集资料作为档案妥善永久保存。

3.5 对于业主委员会的意见和建议，按公司顾客信息处理文件执行。

4支持性文件

无。

5附件

无。