四平项目部资料管理办法

为加强本项目经理部工程资料、档案的管理，确保资料完整、及时移交、归档，根据业主、监理的文件资料及工程档案管理要求和我们公司的文件控制程序与工程档案管理制度,特制定本办法。

一、文件资料的要求

1．对资料份数的要求

存档资料报审交资料室五份（开工报告、竣工报告及设计变更需要设计院签字的报审交资料室六份），监理1份，业主1份，项目部3份，其中一份交公司，另外二份将作为竣工资料统一移交业主。

2、对资料质量的要求

2.1、字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备,签名必须是亲笔签名,不能以盖章和打印代替，并注明日期，签字日期为八位数字。

2.2、文字材料的书写采用黑色碳素笔，不得涂改，如必须修改时，要在修改处签字确认；签署处理意见时，要有实质的内容，明确态度，处理人签名要工整、好识别，不得采用美术体；加盖公章要端正、清晰、完整，要加盖在规定的格内，不得超出范围。

2.3、所有要求存档的文件必须使用打印件，不得采用复印件，不能用金属装订，各单位、部门的文件、记录一律采用激光打印机打印。

2.4、原材料质量证明文件复印不清的，需制作抄件，并加盖经销商印章。

3、对资料表式、字体的规定

3.1、报审资料采用监理表式。

3.2、纸张为70g A4白纸，小于A4幅面的,粘贴成A4幅面.大于A4幅面的, 采用手风琴式折叠到A4幅面。

3.3、页面设置：

文字类资料及表格均采用标准字符间距、单倍行间距。

横版页边距设置：

（上）25mm、（下）15mm、（左和右）15mm；

竖版页边距设置：

（左）25mm、（右）15mm、（上）25mm、（下）15mm；

3.4、页号编写位置及方式:

文件类资料及表格均不设置页眉，只包含一页正文或表格的不设置页脚，超过一页以上的统一将页脚设置为第X页 共Y页居中位置，字号设为小五号，宋体字。

3.5、文字类资料要求

名称：小三号字、宋体、加黑        正文：小四号字、宋体

3.6、表格类资料（含检验批）

名称：小三号字、宋体、加黑 

正文：宋体   字号根据内容多少自定义，但不超过小四号字

3.7监理表式上的字体不需改动，填写的内容应同表式上的字体相同，字号相同。两个或多个项目使用同一张表格时，操作上直接选择使用的名头，不用的部份删除，包括内容部份的选择项。正文资料含封面的统一使用规定封面格式（见附件二）

3.8表格中的空格和没有填满内容的栏目，应用“/”从该格的左下角到右上角打除。

4．对资料编号的要求

4.1、报审资料编号内容

4.1.1项目部报审文件编号：

单位代称＋表式名称＋年度＋流水号

（此编号除工程结算、计划、施工组织总设计外，其它文件原则上不采用，特殊情况除外）

4.1.2专业报审文件编号：

单位代称＋专业名称＋单位工程代码＋表式名称＋流水号

（除采用项目编号外的其它文件均采用此编号，但根据情况不同，如果不能编到单位工程的，只编到专业一级即可）

例：工程联系单：DS-T-LXD-001      施工组织设计：DS-T-SGSJ-001

    原材料报审：DS-T-CLBS-001

4.1.3需要报审的施工方案、指导书编号统一执行报审表编号。

4.1.4各部门要按照编码要求，规范管理，指定专人负责编码的登记与排列工作。

4.1.5单位代称：DS，专业名称、单位工程代码、表式名称见（附件一）。

4.1.6流水号为001—999式标注，其为表式名称流水号，即同一单位工程下同一表式的流水，不同的单位工程流水单独排列。

4.2．不需报审资料采用内部单位代码的模式：SPXMB-***由两个号段组成，其中第一号段代表四平项目部，第二号段代表部门。

工程技术部——GCB                质量保证部——ZBB                管理部——GLB

安全监察部——AJB                物质供应部——WZB            综合办公室——ZHB

锅炉专业公司——GLGS    焊接专业公司——HJGS     汽机专业公司——QJGS              建筑专业公司——JZGS        电自专业公司——DZGS         机械专业公司——JXGS

金属试验室——JSSY            土建试验室——TJSY                 搅拌站——JBZ

内部编号:在公司的记录表格上已经标注,流水号要保持连续性,不能断号。

内部的记录表格样式在公司网上的企业标准栏的记录表格。

4.3.对施工记录的编号要求：

4.3.1土建部分的施工记录（包括测量记录、地基施工记录、桩基施工记录、钢结构焊接施工记录等）按项目划分表编号规则进行编号，加（S）区分。

4.3.2安装部分的质量评定、安装记录表、安装记录图均执行验评标准上的《施工的质量项目划分表》中的相应编号，但应增加机组和码。

5、对名称的要求

5.1、工程名称：四平热电厂二期扩建工程+机组或共用系统（机组写一号机组）

机组或共用系统确定原则：

1、凡是能明确划入机组的单位工程均归入所属机组。

2、共用系统是指全厂性共用系统，包括化学水系统的建筑和设备管线，输煤系统的建筑、设备管线，暖通系统，消防水系统，生产、生活辅助建筑、水处理供水系统的建筑和管线。

3、除上述两项以外的共用部分的基本原则是以承建单位为原则划入所属的单位工程归入所承建机组。若承建单位负责的公共部分涉及到两台机组，应优先划入一号机组。

4、不适应以上三项的特殊情况，由承建单位提出，由业主、监理单位研究后决定划入原则。

5.2、监理单位：长春国电四平热电厂二期扩建工程项目监理部（简称：长春国电四平二期项目监理部）

5.3、建设单位：吉林电力股份有限公司四平项目筹建处（简称：吉电股份四平项目筹建处）

5.4、项目部名称：东北电业管理局第四工程公司吉林四平电厂工程项目经理部（简称：东电四公司四平项目部）

5.5、合同编号：SREQ2008054

6、各部门归档资料移交要求

6.1、开工报告、图纸会审、施工组织设计、专业施工组织设计、方案、措施完成一项，移交一项，由相关技术负责人交资料员归档，电子版一并归档,开工报告日期的签字日期写打印日期的前三天左右，方案的编审日期应在开工报告前7日完成。

6.2、作业指导书在施工完后交资料员归档，要求交底记录、验收记录齐全，签字规范，有相应的电子版。

6.3、设计变更单、工程联系单、材料代用单等签字手续齐全后，由技术负责人交资料员归档。

6.4、原材料出厂证明书、试验报告等，在材料或设备到场后，由物资供应部整理形成系统文件后交资料室归档，原材料的报验按专业、分种类进行报验。如：钢筋、焊条、水泥、砂、石、橡胶板等分别报验，但要填写单位工程所用材料索引表（见电厂竣工档案管理实施细则附件），将此表组卷于单位工程竣工资料中。

6.5、在施工过程中检查、试验、验证记录、验评资料按单位工程移交。每完成一个单位工程、签字齐全后，由质检部交资料室归档。

6.6、工程承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件由计划部门提供原件，交资料员存档。

6.7、工程阶段性汇报、工程简报、会议纪要、工程日志、大事记等由工程部门提供资料室。

6.8、施工总结（含施工技术总结）在项目总工程师领导下，各专业技术人员编制完成后交资料室归档，有相应的电子版。

6.9、质量问题处理、施工中技术问题处理会议纪要、工程竣工文件（含竣工报告、单位工程竣工报告、竣工验收报告、竣工验收书、调试文件、工程验收会议纪要、决议、竣工会议纪要）由质量保证部提供。

6.10、原材料的跟踪记录上要添加原材料报审表编号一列，跟踪记录上的材质单编号、复试报告编号要和报审表上的编号对应，原材料的跟踪台账、隐蔽工程验收记录、原材料报审表上三者使用部位、规格型号要一致。

6.11、工程移交资料在归档前，要由有关领导和档案部门审查验收，项目的技术资料的审查由项目经理部总工程师负责。

6.12、移交资料要分类清晰，附有目录，并填写移交清单。   

6.13、竣工资料由各专业工程、质量管理人员协助，由资料员负责整理完成移交。  

6.14、各部门工程技术资料移交资料室时一式三份顺序要求一致。

7、对施工图的要求

所有施工记录图、焊接记录图、安装记录图、报审文件后的附图全部采用CAD2004以上版本制图，图纸右下角采用统一规范的标题栏格式，记录图上签字统一为手签。

8、设计变更原件单独存放，且要将复印件放入变更的相应图册，并添加相应目录。

9、按相当规定，资料员对不满足档案要求的资料有权拒绝接收。

二、声像资料的要求    

1、声像资料形成后，及时整理按单位工程分类，交资料室归档。

2、影像必须清晰可辨，声音清楚，底片（光盘）与照片、说明三者齐全 、规范，底片与照片的影像相同，并把文件刻入光盘，制作成电子文件一起归档。

3、要移交的声像资料必须是经过鉴定、有参考和保存价值、直接反映项目部各项目业务管理活动和其他社会活动的重要历史记录。

4、工程照片的管理：

4.1、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，说明应做到文字简洁、语言顺畅，以每一张为单元编写。

4.2、每个单位工程照片一般要求4～6张，除反映施工工艺流程外，应重点突出隐蔽工程、质量缺陷和技术革新等内容。

4.3、照片收集时要与电子版同步，两者要相符，照片规格要求统一为5寸，冲洗一式两份。

4.4、照片的日常管理，按单位工程在微机建立文件夹存放，照片的六要求要及时标注，事由这项要尽可能的描述全面详细，照片由工程部及质量保证部提供。

4.5、上级领导检查工作要有工程照片。

三、实物档案的要求

1、项目部获得的奖状、奖牌、奖杯、奖章、锦旗、证书等实物由有关人员加以必要的文字说明，由资料室备案，工程结束后统一移交归档。

2、归档的实物应贴上标签，标明该物品的归档号。

3、实物档案目录的栏目包括：序号归档号、题名、发放单位、发入日期、载体形式和备注。

四、资料的审批程序

施工图纸及技术文件资料的审批发放由工程技术负责审批，资料员按照工程技术的审批发放范围进行下发。

五、电子文件光盘档案的要求

1、归档的电子文件，形成部门应写入光盘，制作两套。并作相应的鉴定，鉴定其完整性、真实性和有效性。

2、光盘归档前应检查有无划痕或其他损伤，选用光盘应为不可擦除型。

六、资料的借阅制度

1、借阅资料最长不得超过半个月，确实工作需要，需经有关领导批准，办理延期借阅手续。

2、存档资料严禁借阅，特殊情况借阅的资料只能在资料室内查看，不可带到其他地方。

3、借阅人员需妥善保管文件资料，保持文件资料的完整和安全，严禁拆散、折叠、剪裁、抽页、涂改、圈画、转借，要防止丢失，如有发现要追查责任，对违反者视而不见情节给予严肃处理。

4、借阅的文件资料，不经批准，不得擅自复制。

5、借出或返还的文件资料，必须当面清点。

6、查、借阅、返还资料的人员，在资料室内未经允许不得随意翻动，并按要求认真填写《借阅记录》。

7、借阅的图纸归还之前要按图纸目录进行排序。

七、业主对工程资料、归档要求的附件

1、吉林电力股份有限公司四平项目筹建处竣工档案管理实施细则（电子版）。

2、四平热电厂二期扩建工程竣工档案分类组卷实施细则（施工单位部分）。

3、四平项目报审材料流转规定。

说明：业主、监理对移交资料有新的变化时再按其具体要求执行。

东电四公司四平项目部

资料室

2009年06月10日 

附件一

称：

土建—T   电气—D   汽机—J    锅炉—L   热控—R

燃料—RL  水工—S   管道—G    焊接—H   化学—HX

起重—Q   保温—F   环保—HB   除灰—C   试验—SY

机械加工—X         加工制配—P

单位工程代码统一执行验评的数字代号，各类报审表中从单位工程延伸至分项工程、分部工程的，同类报审表的缩写是一致的，并且在单位工程代码一项中，只填写单位工程代码即可，流水号与单位工程的统一排列。

表式代称

附件二                                                编号:

间距为四号字三行回车

四平热电厂二期扩建工程（宋体三号字，本项固定不动）

间距为四号字三行回车

××××××××××（宋体小一号字、加黑）  

施工方案/作业指导书/措施 

（凡正文需要封面的，均套用此格式）    （宋体一号字、加黑）                                             

间距为四号字四行回车

编制单位：（空五行  宋体四号字 固定不动）

          （空两行  宋体四号字  固定不动）

编制：                                 年   月   日

审核：                                 年   月   日

批准：                                 年   月   日