档案文书管理制度

一、目的：

建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。

二、原则：

档案应按照统一的要求和格式，遵照入档完整、准确、系统、安全和有效利用的原则进行。其具体要求是收集、整理、签定、保管和统计公司的文书档案，及时整理、编目、归档、定期或不定期的检查,清点档案，对破损、字迹不清的档案进行修补,负责档案的查阅和使用,对过期的确已失去保存价值的文书档案提出销毁报告，批准后销毁。

三、档案分类：

a、公司公司证件：企业法人、营运、税务、劳动用工、道路运输等方面的证件和资料及其他方面获取的证书和资料。

b、人事档案：1、干部任免、公司决议、人员编制表、员工花名册。

2、员工考核材料、奖励处罚材料、证明材料、本人检查、调查报告、处分决定等。

3、员工招聘、辞退、开除、退休、考勤表、工资表、各项统计报表等。

c、合同档案：与外单位及客户签订的各类合同、协议书及有关材料等。

d、财务档案：账款明细等财务资料。

e、其他档案：其他需要归档的材料。

四、归档： 

1、对归档资料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

2、按照归档资料的属性、内容，确定其归档的具体位置，检查与核对归档资料，以保证归档档案完整、安全。

3、在目录上补登档案名称及有关内容；

4、将新材料放入档案。 

五、档案的管理：

a、档案的保管部门

1、需部门管理的或部门发布的资料文件，需留底归档的，各部门留底归档保管；

2、财务资料等财务档案由财务归档保管；

3、公司证件及人事档案由人资部同意归档保管；

4、其他需归档的档案资料根据公司规章制度归档保管。

b、档案的保管

档案应定期进行检查，可以一季度至少检查一次，检查的内容是多方面的，既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等损坏情况，也包括对档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 

六、借阅规定：

1、建立重要证件(资料)的使用登记簿，使用证件人应详细登记证件(资料)的使用日期、用途和使用期限，交回时应注明交回日期（一般不超过一周）；

2、对逾期未交回的证件(资料)，管件人应查明原因或追回证件；

3、证件(资料)丢失或破损应及时向公司报告，以便进行修补或补办；

4、借阅人未经许可不得将所借证件(资料)转借他人，以防泄密；

5、未经许可，借阅人不得擅自拍照、抄录、复印；

6、非本公司人员借阅证件(资料)的，需持有关单位介绍信，并经公司相关部门经理同意后方可借阅；

7、借阅人必须爱护所借阅的证件(资料)，不得在证件(资料)上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记，不得撕去证件(资料)内页；

8、借阅人负有保密的完全责任。

七、销毁：

1、准备销毁的证件(资料)在未批准前应单独保管；

2、批准销毁的证件(资料)可送造纸厂做原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的证件(资料)作其他用途，更不允许出卖；

3、证件(资料)销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清单上签字以示负责。