word文档各种格式处理(超详细、有图)

2.3文档格式化

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2.3.1.文本格式设置 (1)

1.设置字体和字号 (1)

2.设置字形 (2)

3.设置字体颜色 (3)

4.设置文本效果 (4)

5.设置其他效果 (5)

6.设置字符间距 (5)

7 .换行和分页设置 (6)

2.3．2段落格式设置 (7)

1.设置段落对齐方式 (7)

3.设置行距和段间距 (9)

5.设置边框和底纹 (11)

2.3.3.页面格式化设置 (13)

1.设置页边距 (13)

2. 设置纸张方向 (15)

3. 设置纸张大小 (15)

4. 设置页面背景 (17)

5. 设置文档网格 (18)

2.3.4使用文档主题 (19)

2．3.5插入文档封面 (19)

2.3.1.文本格式设置

设置文本格式主要包括字体、字号、字形、字体颜色、字符间距及其他格式的设置。

设置文本格式有两种方法：一是通过功能区“开始”选项卡下“字体”组中的按钮、下拉列表框快速设置；二是通过“字体”对话框进行设置。如果对同一对象设置项目较少，可以用第一种方法：如果一次设置项目较多，就可以打开“字体”对话框来设置。

1.设置字体和字号

设置字体和字号的操作步骤如下：

步骤1:在word文档中选中需要设置字体和字号的文本。

步骤2:在“开始”选项卡下“字体”组中，单击“字体”下拉列表框右侧的下三角按钮。

步骤3:在弹出的下拉列表中选择需要的字体选项，如选择“黑体”,如图2-40所示。此时，被选中的文本会以新的字体显示出来。

步骤4:在“开始”选项卡下“字体”组中，单击“字号”下拉列表框右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表框中选择需要的字号，如图2-41所示。此时，被选中的文本就会以指定的字号大小显示出来。

说明：选中文本后，在鼠标指针上方会出现一个浮动工具栏，在浮动工具栏中也可以对文本格式进行设置。

2.设置字形

文本的字形包括粗体、斜体和下划线等多种效果，设置的具体操作步骤如下：

步骤1：在Word文档中选中需要设置字形的文本。

步骤2：在“开始”选项卡下“字体”组中单击“加粗”按钮,此时被选中的文本会加粗显示。

步骤3：然后，在“字体”组中单击“斜体”按钮，被选中的文本会以倾斜方式显示。

步骤4：在“字体”组中单击“下划线”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中可以选择一种线型，如图2-42所示，此时，被选中的文本就会加上选择的下划线。如果在下拉列表中选择"下划线颜色”选项, 可进一步设置下划线的颜色。

说明：如果用户需要把粗体或带有下划线的文本变回正常文本，只需要选择该文本，然后单击"字体”组中的“加粗”或“下划线”按钮即可。

3.设置字体颜色

设置字体颜色会使文本更加突出，使文档更有表现力。设置字体颜色的操作步骤如下：

步骤1：在Word文档中选中需要设置字体颜色的文本。

步骤2:在“开始”选项卡下“字体”选项组中单击“字体颜色”按钮右侧的下三角按钮，在字休颜色列表中选择“主题颜色”或“标准色”中符合要求的颜色即可，如同2-43所示。

如果系统提供的主题颜色和标准色不能满足用户的需求，可以在弹出的下拉列表中选择“其他颜色"命令，打开“颜色"对话框，然后在“标准”选项卡和“自定义”选项卡中选择合适的字体颜色，如图2-44所示。

4.设置文本效果

设置文本效果是Word 2010新増的一项功能。文本效果是一种综合效果，融合了轮廓、阴影、映像、发光等多种修饰效果。用户可以选择系统已经设定的多种综合文本效果，也可以单独设置某一种修饰效果。步骤1：在Word文档中选中要设置效果的文本内容。

步骤2：在“开始”选项卡下的“字体”组中单击“文本效果”按钮，在展开的列表中单击所需要的效果主题即可，如图2-45所示。

用户还可以通过单击列表中的“轮廓”、“阴影”、'‘映像”、“发光”命令选项，在各自展开的列表中进行自定义设置。

5.设置其他效果

在Word 2010中除了可以为文本设置字体、字号、字形、字体颜色外，还可以设置一些特殊的格式，包括添加着重号、删除线，设置上下标等。这些格式的设置方法与上述字体、字号、字形的设置方法基本类似。首先选中文本内容，然后单击"开始”选项卡下"字体”组中的对话框启动器按钮，打开“字体”对话框，可在"字体”选项卡下进行一一设置，如图2-46所示。

说明：删除线和上下标格式也可以通过功能区“开始”选项卡下“字体”组中的相应按钮进行设置。在设置上、下标时，选定的内容是要设置成上、下标的内容。

6.设置字符间距

Word 2010允许用户对字符间距进行调整。首先选中要设置的文本，然后单击''开始”选项卡下"字体”组中的对话框启动器按钮，打开“字体”对话框，切换到'‘高级”选项卡，如图2-47所示。在该对话框的“字符间距”选项区域中包括多个选项，用户可以通过设置这些选项来调整字符间距。

“缩放”下拉列表框：有多种字符缩放比例可供选择，也可以直接在其中输入想要设定的缩放百分比数值（可不必输入"％”）对文字进行横向缩放。

"间距”下拉列表框：从中可以选择'‘标准”、“加宽”、“紧缩”3种字符间距。“标准”是默认选项，用户也可以在其右边的“磅值”微调框中输入合适的字符间距。

"位置”下拉列表框：从中可以选择“标准”、"提升”、"降低” 3种字符位置。用户也可以在其右边的“磅值”微调框中输入合适的字符位置来控制所选文本相对于基准线的位置。

“为字体调整字间距”复选框：用于调整文字或字母组合间的距离，以使文字看上去更美观、均匀。

'‘如果定义了文档网格，则对齐到网格”复选框：勾选该复选框，Word 2010将自动设置每行字符数，使其与“页面设置”对话框中设置的字符数相一致。

7 .换行和分页设置

在对某些长篇文档进行排版时，经常需要对一些特殊的段落进行格式调整，以使版式更期和谐、美观。用户可以通过“段落”对话框中的"换行和分页”选项卡进行设置，如图所示。

.孤行控制：在页面顶部仅显示段落的最后一行，或者在页面底部仅显示段落的第一行，这样的行称为孤行。专业的文档排版中不允许有孤行存在，勾选该选项，可避免出现这种情况发生。

.与下段同页：在表格、图片的前后带有表注或图注时，常常希望表注和表、图注和图不分离。勾选该选项，可保持前后两个段落始终处于同一页中。

.段中不分页：保持一个段落始终位于同一页上，不会被分开显示在两页上。

.段前分页：相当于在段落之前自动插入了一个分页符，自当前段落开始会自动显示在下一页。这比手动分页符更加容易控制，并且可以作为段落格式定义在样式中。

2.3．2段落格式设置

段落是指以特定符号作为结束标记的一段文本，用于标记段落的符号是不可打印的字符。Word2010的段落排版命令总是适用于整个段落的，因此要对一个段落进行排版，可以将光标移到该段落的任何地方，但如果对多个段落进行排版，则需要将这些段落同时选中。

1.设置段落对齐方式

Word2010提供了5种段落对齐方式：文本左对齐、居中、文本右对齐、两端对齐、分散对齐。默认的对齐方式是两端对齐。用户可以在“开始”选项卡下''段落”组中看到与之相对应的按钮：“文本左对齐”按钮、“居中”按钮、“文本右对齐”按钮、“两端对齐”按钮、“分散对齐”按钮，如图2-48所示。

说明：与文本格式设置一样，段落格式除可以通过"段落”组中的按钮设置外，也可以通过“段落”对话框进行精确设置。打开“段落”对话框的方法为单击"开始”选项卡下"段落”组中的对话框启动器按钮。2.设置段落缩进

段落缩进是指段落文本与页边距之间的距离。Word 2010提供了4种缩进格式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进。

（1）利用标尺调整段落缩进

通过标尺可以直观地设置段落缩进距离，在Word 2010标尺栏上有4个滑块，分别对应4种段落缩进方式，如图2-49所示。通过调整4个滑块可以分别调整选定段落的不同缩进方式。

说明：如果Word文档窗口中没有显示标尺，可以在“视图”选项卡下的“显示"组中勾选“标尺"复选框，如图2-50所示。

（2）利用“段落”对话框设置缩进

在“开始”选项卡下的“段落”组中单击对话框启动器按钮，打开“段落”对话框，在“缩逬和间距”选项卡“缩进”选项区域中可设置左右缩进、首行缩进、悬挂缩进，如图2-51所示。

在Word 2010中，在“页面布局”选项卡下“段落”组中的“缩进”区域可以精确设置段落的缩进量，如图2-52所示。也可以通过“开始”选项卡下“段落”组中的“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮，将当前段或选定各段的左缩进位置増加或减少一个汉字的距离。

3.设置行距和段间距

默认情况下，文档中的行间距和段落间距为单倍行距。用户可以通过调整行间距和段间距来调整文档的整体布局。

（1）设置行距

行距决定了段落中各行文字之间的垂直距离。单击“开始”选项卡下"段落”组中的“行距”按钮就可以设置行距,如图2-53所示。在“段落”对话框“缩进和间距”选项卡中的“间距”选项区域，选择''行距”下拉列表中的相应选项并在“设置值”微调框中设置具体的数值，同样也可以设置行距，如图2-54所示。

（2)设置段间距

段落间距是指段落与段落之间的距离。用户可以通过以下3种方法来调整段落间距。

(1) 单击“开始”选项卡下“段落”组中的“行距”按钮，在下拉列表中选择“増加段前间距”和“増加段后间距”命令，迅速调整段间距。

(2) 在“段落”对话框的“间距”选项区域中，单击“段前”和“段后”数调框中的微调按钮，可以精确设置段间距。

(3) 选择“页面布局”选项卡，在''段落”组中单击"段前”和“段后”数调框中的微调按钮。

设置首字下沉

首字下沉就是将段落中的第一个字作下沉处理，这样设置可以突出显示一个段落，起到强调的作用。

设置首字下沉的具体操作步骤如下：

步骤1:在Word文档中选中要设置首字下沉的段落或将光标置入该段落中。

步緊2:在功能区“插入”选项卡下的“文衣”组中单击“首字下沉”按钮，在弹出的下拉列表中选择要设置下沉的类型，有“无”、“下沉”和“悬挂” 3科，如图2-55所示。

步骥3:若要进行详细设置，可单击列表中的'‘首字下沉选项”命令，打开"首字下沉”对话框，在该对话框的"位置”选项区域中选择一种下沉类型，然后在“字体”下来列表框中选择一种字体，在"下沉行数”数调框中输入下沉的行数，在“距正文”微调框中输入数值，如图2-56所示。单击“确定”按钮，返回原文档中。

5.设置边框和底纹

为了使文档更清晰、'漂亮，可以为文字、段落和表格设置边框和底纹。为段落潘加边框和底纹的具体操作步骤如下：

步骤1：在Word文档中选中要设置边框和底纹的段落。

步骤2：在“开始”选项卡下“段落”组中，单击“下框线”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择"边框和底纹”命令,打开"边框和底纹”对话框，如图2-57所示。

步骤3:在该对话框的“边框”选项卡的“设置”选项区域中选择边框的类型，有“无”、“方框”、“阴影”、“三维”和“自定义” 5种类型，在此选择“方框”；在“样式”列表框中选择边框的线条类型，常用的有单实线、双实线、虚线等，在此选择“双实线”；在“颜色”下拉列表框中选择边框的颜色；在“宽度”下拉列表框中选择边框的宽度，在此选择“0.5磅”。

步骤4:设置好边框格式后，在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，最后单击“确定”按钮。应用后的效果如图2-58所示。

步骤5:在“边框和底纹”对话框中切换到“底纹”选项卡，在“填充”下拉列表框中选择底纹的颜色为标准色紫色；在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，如图2-59所示。单击“确定”按钮完成操作。添加底纹的效果如图2-60所示。

2.3.3.页面格式化设置

页面设置包括页边距、纸张方向、纸张大小及页面背景等的设置。

1.设置页边距

在word中用户可以使用默认的页边距，也可以自己指定页面布局，以满足不同的文档版面要求。设置页边距的操作步賤操作如下：

步骤1:在"页面右局”选项卡下的“页0设置”组申单击"页边距”按钮

步驟2:在弹出的下拉列表申提供了“普通”、“窄”、“适中”、"宽”等预定义页边距，用户可以从列表申选择一个快速设置页边距，如图2-61所示。

步骤3:如果用户需要自己指定页面边距，可以在弹出的下拉列表中选择“自定义边距”命令，打开“页面设置”对话框，如图2-62所示。

步骤4:在该对话框的“页边距”选项卡的“页边距”选项区域中，用户可以通过单击微调按钮调整“上”、“下”、“左”、“右” 4个页边距的大小和“装订线”的大小好位置。

步骤5：在“应用于”下拉列表框中选择“整篇文档”或“所选文字”选项进行选择。默认为“整篇文档”。单击“确定”按钮即可完成自定义页边距的设置。

说明：若选择“整篇文档”选项，则用户设置的页面就应用于整篇文档。如果只想设置部分页面，则需要将光标移到这部分页面的起始位置，然后选择“所选文字”选项，这样从起始位置之后的所有页都将应用当前设置

2. 设置纸张方向

Word 2010中的纸张方向包括纵向和横向两种方式。当用户更改纸张方向时，与其相关的内容选项也会随之更改，如封面、页眉、页脚等。更改文档纸张方向的操作步骤如下：

步骤1:在“页面布局”选项卡下的“页面设置”组中单击“纸张方向”按钮。

步骤2:在弹出的下拉列表中有“纵向”和“横向”两个选项，用户可以在列表中选择其中一个。

3. 设置纸张大小

Word2010为用户提供了很多预定义的纸张大小设置，除了使用预定义纸张大小外，用户还可以自己预定义纸张大小，以满足需求。设置纸张大小的操作步骤如下：

步骤1：在''页面布局”选项卡下的“页面设置”组中单击“纸张大小”按钮。

步骤2:在弹出的下拉列表中提供了许多种预定义的纸张大小，如图2-63所示，用户可以在列表中选择一个纸张大小快速设置。

步骤3:如果用户需要自己指定纸张大小，可以在弹出的下拉列表中选择“其他页面大小”命令，打开”页面设置”对话框，切换到'‘纸张”选项卡，如图2-所示。在“纸张大小”的下拉列表框中，可以、选择不同型号的打印纸，如“A3”、“A4”、“16开”等。当选择“自定义大小”纸型时，可以在下面的“宽度”和“高度”微调框中自己定义纸张的大小。

步骤4:单击“确定”按钮，完成纸张的大小设置。

4. 设置页面背景

Word 2010为用户提供了丰富的页面背景设置功能，可以非常便捷地为文档应用水印、页面颜色和页面边框的设置。

（1）水印的设置

设置水印的操作步骤如下：

步骤1:在“页面布局”选项卡下的“页面背景”组中单击"水印”按钮。

步骤2:在弹出的下拉列表中选择一种预定的水印效果即可。若预定义水印不符合用户的要求，可在下拉列表中选择“自定义水印”命令，在打开的"水印”对话框中设置即可。

（2）设置页面颜色和背景

为文档设置页面颜色和背景的操作步骤如下：

步骤1：在“页面布局”选项卡下的“页面背景”组中单击“页面颜色”按钮。

步骤2:在弹出的下拉列表中，用户可以在“主题颜色”或“标准色”区域中选择所需要的颜色。

步骤3：如果没有用户需要的颜色还可以选择“其他颜色”命令，在打开的"颜色”对话框中设置需要的颜色。

步骤4:如果用户希望添加特殊效果，可以在弹出的下拉列表中选择“填充效果”命令，打开“填充效果”对话框，如图2-65所示，在该对话框中有“渐变”、“纹理”、“图案”、“图片” 4个选项卡用于设置页面的特殊填充效果。

步骤5:单击“确定”按钮，即可为整个文档中设置背景。

5. 设置文档网格

在很多专业文档中，要求每页有固定的行数，这就需要进行文档网格的设置。具体操作步骤如下：步骤1:单击【页面布局】选项卡上【页面设置】组中的对话框启动器按钮，弹出“页面设置”对话框。

步骤2:切换到“文档网格”选项卡，指定网格类型，设置每行字符数、每页行数等内容，如图所示。

步骤3:在“应用于”下拉列表中指定应用范围，单击''确定”按钮完成设置。

2.3.4使用文档主题

文档主题是一套具有统一设计元素的格式选项，包括一组主题颜色、一组主题字体、一组主题效果。应用文档主题，用户可以快速而轻松地设置整个文档格式，使文档更加专业、时尚。应用Word文档主题的操作方法如下：

步骤1 ：在“页面布局”选项卡下的“主题”组中单击“主题”按钮。

步骤2：在弹出的下拉列表中，系统内置“主题“以图示的方式排列，如图2-66所示。用户可以在列表中选择符合要求的主题，完成文档主题应用。

除了使用内置的主题外，用户还可以根据自己的需求创建自定义文档主题。要自定义文档主题，需要完成对主体颜色、主题字体、以及主题效果的设置。如果需要将这些主题进行应用，应先将设置好的主题进行保存, 然后在应用。

说明：文档主题在Word、Excel、PowerPoint应用程序之间共享，这样可以确保应用了相同主题的Office文档都能保持高度统一的外观。

2．3.5插入文档封面

Word 2010为用户提供了丰富的设计封面，使用这些内置封面可以大大提高工作效率。为文档添加封面的操作步骤如下：

步骤1：在"插入”选项卡下的''页”组中单击"封面”按钮。

步璽2：在弹出的下拉列表中显示了所有内置的封面，如图2-67所示。在列表中单击一个封面进行应用。

步骤3:应用封面后，该封面就会自动被插入到文档的第一页中，现有文档内容会后移。

步骤4单击封面中的文本属性，输入相应的内容即可。

如果用户日后想删除该封面，可以在“插入”选项卡下的“页”组中单击“封面”按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除当前封面”命令即可。另外，如果用户自己设计了封面，也可以将其保存到“封面库”中，方便下次使用。