培训档案管理

培训档案管理规定

（正式以下发文件为准）

第一章  总则

    第一条  为了加强营销培训系统档案管理，更好地为各项培训工作服务，提高培训质量，特制定本营销培训档案管理规定（以下简称本规定）。

第二条  营销培训系统有关档案管理的事项，除另有规定外，均依本规定。

第三条  营销培训档案管理是指将所有培训管理制度、培训班办班材料、教材、图书、培训资讯、训练专员档案等有关培训资料、信息收集归档，并进行科学管理，以备相关人员查阅的规定。

第四条  营销培训档案管理的目的：

1.令培训工作有章可依，保证培训工作的专业化、规范化、科学化、效率化、效益化；

2.为训练专员提供有效的培训资讯，促进培训工作不断向前发展；

3.保持培训各项管理制度的延续性，保证培训部的永续经营。

第五条  培训档案是反映培训发展和培训各项活动的真实记载，是考查培训工作、研究培训现状和历史的重要依据。因此，加强培训档案管理，将档案管理工作列入培训部发展规划和工作计划中去，并按照本规定要求，对培训档案工作实行科学管理，使培训档案更好地为培训工作发展服务，具有非常重大的意义。

第六条  培训档案的建立及维护，由训练管理室指派专人负责，并计入岗位工作考核和部门工作绩效考核。

第七条  培训档案管理实行以电子化为主、实物资料库为辅的方式进行管理。 

第二章  培训档案的分类

第  对文件、年度计划、各种报表、总结、会议材料、教材、各种培训班材料等要进行分类管理，建立不同卷宗，分为电子和实物两种形式。

第九条  培训档案的归档范围

    一、以总公司下发的文件、通知、制式教材、非制式教材、e教材，分公司下发的文件、通知、工作计划与预算、各种教材、讲义、图书、行销辅助工具、各种培训班材料、会议材料、训练专员档案等为主，只要与培训有关的重要资料均应记录在内。

    二、培训档案分类：

总公司：

1.A文件通知——A1文件规定、A2通知、A3会议纪要；

    2.B教材资讯——B1制式教材、B2非制式教材、B3e教材、B4配套投影片、B5配套教案、B6配套随堂资料、B7教材库存、B8图书；

    3．C培训班材料——C1教学、C2教务；

    4．D考证——D1管理规定、D2考试信息、D3模拟题库、D4试题分析、D5成绩分析、D6机构交流；

5．E训练专员——E1专职训练专员、E2兼职训练专员、E3专长。

6．F其它。

分公司：

1.A文件通知——A1管理规定、A2文件通知、A3会议纪要；

    2.B教材资讯——B1制式教材、B2非制式教材、B3e教材、B4配套投影片、B5配套教案、B6配套随堂资料、B7教材库存、B8图书；

3．C培训班材料——C1策划案、C2教学（课表、讲义、学员随堂资料）、C3教务（费用签报、培训通知、学员手册、培训日志、通讯录、学员意见反馈、培训班总结）、C4学员受训档案；

    4．D考证——D1管理规定、D2考试信息、D3模拟题库、D4试题分析、D5成绩分析、D6机构经验、D7考证班；

    5．E训练专员（专、兼职）——E1档案、E2选拔标准、E3培养、E4考核、E5评聘、E6管理规定;

6．F资讯－－ F1专案课程、F2展业用语、F3行销案例、F4保险故事、F5行销辅助工具、F6增员用语、F7增员案例、F8活动量管理、F9早会经营、F10团队经营、F11培训信息、F12新商品推广、

F13其它；

7.G其它---- G1同业产品、G2同业基本法、G3同业培训、G4市场调研、G5其它。

    三、对于无电子文档的文件，必须以原件归档，有成品的教材图书，亦应以实物归档。

四、总公司培训部下发的教材、培训资料等如不齐全，可复印

存档。

第三章  培训档案的建立

第十条  总公司下发的各种制式、非制式培训教材、e教材，

要求每种必须归档两套。

    第十一条  档案归档的时效要求

    一、对公文、通知、公告等要及时归档、年终归卷。

    二、年终制定年度档案总目录一览表。

    第十二条  需长期保管的图书档案资料和短期保管的图书资料要求：

    一、在培训工作中长期形成的，在相当长时间内需要考查利用的教材、文件等材料，如各种规定、办法、比较重要的请示、报告等文书材料及声像材料，需作长期保管。

二、短期保管的档案，包括一般业务往来文书、通知、规定、批复文件等。

    第十三条  培训部负责人指定训练管理室一名人员负责培训档案的管理工作。该管理员必须有高度责任心，原则性强。

    第十四条  培训档案管理人员的主要工作职责：

    一、负责相关档案的立卷、归档工作；

    二、负责培训系统以及系统外的教材、图书、培训资料等资讯的收集、整理、保管和分类工作；

    三、负责培训部图书档案资料的调阅和提供利用；

    四、负责保管图书档案资料及其鉴定、处理工作；

    五、严格执行公司规定的保密制度，保护图书档案资料的完整与安全。

第四章  档案资料的收集

第十五条  培训档案管理人员要积极收集相关的培训资料，每月

至少收集到十条展业用语或一本图书。培训部其他员工每月至少收集到五条展业用语或一本图书或一套行销专题资料。

第十六条  培训档案资料的来源

一、文件、通知来源于总公司、其它部门、本部门以及系统以外单位发文；

二、培训班资料来源于各层级的培训班；

三、教材、图书来源于总公司出版印刷的各类制式教材、非制式

教材、投影片、训练丛书、e教材以及分公司自行开发的课程资料、各类辅助工具；

四、保险代理人考试资料、模拟试题主要来自于总公司下发、分公司自行编制及机构、同业交流；

五、管理、展业用语、故事及行销辅助工具主要从营销部督导、各营销服务部兼职训练专员中收集。

第十七条  积极配合档案管理员做好培训档案管理工作是培训

部每一位训练专员的职责，所做工作属于上诉归档范畴的，应于工作结束后三天内交与档案管理员。

第十  公司鼓励个人收集培训资料。个人收集的资料是指个

人深入营销服务部与业务伙伴交流或通过其它途径收集到的、并经培训部负责人认同的培训档案资料。

第十九条  个人由公司派出参加各类培训班，结训归来5天内必

须将培训资料整理好交一套给培训档案管理员归档。

第二十条  培训部对个人收集到的资料将实行奖励。

  第五章  培训档案的管理

    第二十一条  培训部对图书档案必须进行科学管理，做到妥善保管、分门别类、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁坏、散失和泄密。

第二十二条  图书档案、教材资料等的接收、移出、外借必须履

行登记手续，借出的图书档案、资料等须在规定时间内归还。

一、档案资料的外借要严格区分借阅权限，超出范围的不允许

借出；

二、各种训练专员手册除总经理室、营销部经理、相关专、兼

职训练专员（讲过50课时以上者）外，严禁借出给其他人员；

三、借出资料时要实行押金制，每借出一份资料押金100元（港

台、海外资料以及训练专员手册需押金200元），押金可作资料不能归还或遗失时的申购或复制费用（参阅《教材图书管理办法》）。

四、每人每次最多可借阅资料2本（份），借阅期限为两周。

五、超过借阅时间不足一个月的每周罚款 2 元，如果超过

一个月罚款原书价的两倍，于还书时收取。罚单由档案资料管理员送财务部，在员工工资中扣除。    

第二十三条  培训档案管理人员离职前，必须将所有档案整理移

交培训部，培训部出具手续后方可调离。

培训部其他人员离职或调离时，必须将所有培训档案资料移交，

培训档案管理人员出具手续后方可调离。

第二十四条  电子档案和实物档案文档、卷宗排列详见附件。

第六章  附 则

    第二十五条  档案管理纳入培训部工作标准之一，对培训档案工作的配合度作为训练专员考核的条件之一；培训档案管理列入总公司对分公司培训部工作的考核。

    第二十六条  本规定的解释权在总公司培训部，未尽事宜，均由总公司培训部拟定，呈准后颁布实施。

第二十六条  本规定自颁布之日起生效。

            总公司培训部

二○○四年十一月十八日

附件1：培训档案分类

附件2：培训图书档案登记表

附件3：培训图书档案借阅登记表

附表1：

培训档案分类

教材

培训班

考证

训练师

资讯

其它

文件、通知

●B1制式教材

●B2非制式教材

●B3 e教材

●B4配套投影片

●B5配套教案

●B6配套随堂资料

●B7教材库存

●B8图书

●C1策划案

●C2教学（课表、讲义、学员随堂资料）

●C3教务（费用签报、培训通知、学员手册、培训日志、通讯录、学员意见反馈、培训班总结）

●C4学员受训档案

●F1专案课程

●F2行销话术

●F3行销案例

●F4保险故事

●F5行销辅助工具

●F6增员话术

●F7增员案例

●F8活动量管理

●F9早会

●F10团队经营

●F11培训信息

●F12新商品推广

●F13其它

●E1档案

●E2选拔标准

●E3培养

●E4考核

●E5评聘

●E6管理规定

●D1管理规定

●D2考试信息

●D3模拟题库

●D4试题分析

●D5成绩分析

●D6机构经验

●D7考证班

●其它参考资料

●G1同业产品

●G2同业基本法

●G3同业培训

●G4市场调研

●G5其它

●A1管理规定

●A2通知

●A3会议纪要

●其它

附表2：             培训图书档案登记表

填表人：                                         年  月  日