基于知识管理的数字档案馆服务体系构建

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21世纪是数字经济、知识经济的时代。随着计算机网络技术的不断发展，普及率不断上升，档案馆引入计算机网络技术开展服务。从最初的仅提供在线目录到现在的档案全文，服务手段方式不断发展，服务内容不断升级，极大地方便了档案利用者，扩大了档案馆的影响。但目前大多数数字档案馆提供的是档案的题录、文摘及全文等基础性在线信息服务，相比其他信息服务机构来说，还处在信息服务的初级阶段，这在当今知识经济时代，仍然处在较为落后的状态。知识经济时代强调对知识的获取和利用，强调对于知识管理理念和方法的应用，档案馆也应充分响应这一时代要求，将目前信息服务提升到知识服务层面，更好地适应社会发展，扩大档案馆的影响，确立数字档案馆在信息知识服务领域的重要地位。

1数字档案馆的服务现状与发展

1.1数字档案馆的服务现状

数字档案馆概念是在数字化社会的大环境下提出来的，是指在基于传统档案馆的基础之上，利用现代化的计算机网络技术、多媒体技术和数据库技术等，对传统档案馆馆藏进行数字化，或者直接利用现代化手段生成数字档案，并对这些数字化档案进行采集捕获、整理存储以及传输利用，摆脱时间，实现分布于不同地点、依托于不同载体的数字档案共享，能够极大地方便档案使用者，提高档案利用率的一种新型的档案管理和服务模式，并且能够通过对不同数字档案馆的集成，实现大规模分布式的数字档案信息共享。数字档案馆相比于传统档案馆来说，在资源管理、资源获取和共享方面都有明显的进步。目前我国现有的许多数字档案馆，并非真正意义上的数字档案馆，仅仅是实现了数字档案馆题录、摘要等的在线发布和利用，也就是说，提供的服务多局限在“目录式”服务。用户在网络上获取档案和查询其基本信息，全文获取还需要用户到实体档案馆查阅。部分实现了数字化档案全文存取的数字档案馆，仅仅把自己的服务从“目录式”服务提升到了“全文式”服务，把服务内容局限在“原文”，有更多的档案知识未被挖掘出来。

1.2数字档案馆的服务方向

数字档案馆的服务对象众多，能够接入网络的用户都有可能成为数字档案馆的服务对象，包括：机构、历史研究者、家庭立档者、教师与学生、

基于知识管理的

数字档案馆服务体系构建

杨力1姚乐野2

（1.西南石油大学经济管理学院成都610500 2.四川大学公共管理学院成都6100）

［摘要]知识服务是数字档案馆服务的发展趋势，是数字档案馆为公众提供个性化服务和深层次服务的途径。本文在知识管理理念基础上，提出了数字档案馆服务应涵盖的内容，构建了数字档案馆的知识服务体系：以知识服务为中心，业务服务和基础服务为两个基本点和以增值服务为突破点的“一个中心、两个基本点、一个突破点”体系结构。

[关键词]数字档案馆知识管理服务

[分类号]G270.7

Abstract:Knowledge services is the development trend of services in digital archives,which is used by digital archives to support personalized and deep services for the public.Based on the concepts of knowledge management,this paper proposes a knowledge service system for digital archives.

Keywords:Digital Archives；Knowledge Management；Services

*本文为教育部人文社会科学规划项目《基于知识管理的数字档案馆建设策略研究》(项目批准号：06JA870008)成果之一。

58档案学通讯2010年第1期

档案工作者以及其他社会公众。不同的用户对数字档案馆的要求不同，使用资源的侧重点也不同。实际上，一些用户关注的“已不再是简单的获取文献，而是如何从繁杂的信息环境中捕获和析取解决所面临问题的信息内容，并将这些信息融化和重组为相应的知识或解决方案”①。因此，提供档案知识的数字档案馆是未来的发展方向，基于知识管理的数字档案馆建设也逐渐得到重视。

基于知识管理的数字档案馆就是要在数字档案馆的基础之上，超越现有的普遍提供电子档案文献题录和全文的基础上，以文本、声音、图像、视频、音频等多种载体的档案信息为主体，以数据仓库与数据挖掘技术和理念为依托，针对不同的用户群体提供深层次个性化的知识服务。基于知识管理的数字档案馆强调在对档案知识的整理和共享的基础上，开展数字档案馆的知识服务。具体来说，基于知识管理的数字档案馆的服务体系的主要功能应涵盖以下几个方面：

●知识提供与检索：

包括按照专题和来源对档案进行分类浏览，形成档案知识地图等工具，便于档案题录与全文的检索与获取等。

●知识整合与加工：

通过档案编研和档案知识整合加工形成专题档案库等特色知识库。

●知识共享与交流：

包括参考咨询服务，信息定制推送服务和个性化增值服务等。

2基于知识管理的数字档案馆服务体系构建

基于知识管理的数字档案馆服务体系强调知识服务的实现，包括业务服务、基础服务、知识服务和增值服务，可以将其概括为“一个中心、两个基本点、一个突破点”，即以知识服务为中心，以业务服务和基础服务为两个基本点和以增值服务为突破点。如下图：

突破点：增值服务

中心：知识服务

基本点：业务服务基本点：基础服务图1数字档案馆服务体系结构

2.1业务服务

业务服务主要是面向档案馆内部及相关业务单位（如向档案馆移交档案的单位）所提供的服务，贯穿档案馆工作的基本业务环节。如针对档案收集工作，向各归档移交单位提供在线提交档案全文及元数据等信息平台，并提供在线业务咨询和指导服务。档案馆可以根据相关国家或行业标准，制定数字档案馆业务规范，要求相关单位通过网络提交数字档案或电子文件，并由内容提供者编制元数据。数字档案馆则能够直接捕获其相关基础信息，将极大地提高数字档案馆的业务工作效率。

2.2基础服务

基础服务主要是面向社会公众提供的服务，现有大多数数字档案馆都提供此服务，主要包括：档案题录与全文的检索与获取；按照主题、所属领域（如、企业、事业单位等）、文件格式（如图片、文本、声音、视频、音频等）、来源、时间、地域等分类方式的浏览；站内信息检索；FAQ（常见问题解答）等。通过这些服务，用户可以得到档案原文和相关信息。此外，现行文件查阅（电子政务服务）：由于我国实行信息公开制度，数字档案馆应承担电子政务服务功能，提供现行文件查询系统，提供按照主题、来源、时间等浏览功能和检索功能，既方便公众查阅信息，同时也能提高数字档案馆的访问率，扩大影响力。就服务层次上来讲，这些服务以提供档案和档案信息为对象，属于数字档案馆最基本的服务。

2.3知识服务

知识服务是较高层次的数字档案馆服务，也是基于知识管理的数字档案馆的核心模块。在该模块中，强调将信息资源转化为有内在联系的能够直接利用的知识资源。主要包括：

●特色专题服务

档案形成的根本目的是为了保存历史的记录，其根本属性体现在历史记录性，是历史的凭证。档案文件不是孤立存在的，而是与其他文件密切联系在一起，文件的历史价值也体现在它与其他文件的联系中。这种历史的联系是全面衡量档案历史价值的标准。②特色数据库能将档案的历史价值充分体现出来，形成知识密集型的服务内容。特色数据库的建设应根据馆藏特色和地域特色，收录有价值的连续性历史事件相关资料，并充分利用先进的数据库技术进行整序和知识重组。档案编研人员通过对热点问题、公众喜好问题的分析，查阅相关档案资料编研后形成各类出版物，系统性强，参考价值高，能够体现档案馆及其服务人员的知识价值，是知识服务的重要体现。可以形成专题知识的如：

59档案学通讯2010年第1期

与时事相关的专题：时事能够吸引眼球。数字档案馆可以利用馆藏资源建立时事专题，紧跟时代发展步伐，及时为公众提供热点信息。

有较大意义的历史专题：根据馆藏特色，将有特殊意义的历史事件相关档案编撰成为知识性强的专题，以便公众参阅。

●参考咨询服务

数字档案馆参考咨询服务综合了传统参考咨询和数字参考咨询的优点，指利用各种传统的和现代化的服务手段，包括面对面、电话、来函、电子邮件、留言表单、BBS及各类在线实时交流软件等，档案馆员和用户进行实时和非实时的交流，解决其在寻找档案及相关信息和知识过程中遇到的各种问题，帮助用户更好地利用档案馆的馆藏资源，找到所需的信息和知识。参考咨询服务主要包含信息服务和知识服务两个层次。其中，信息服务主要是依靠对于显性知识的组织，参考咨询员可以利用事先建立的FAQ库、档案导航库、问答库、知识库、知识地图和专家库等，解决用户的问题。而知识服务则是在对显性知识组织的基础上，对于隐性知识的提炼和组织，这就需要档案馆建立参考咨询团队，保证参考咨询员的学科背景的全面性、层次性和互补性，并利用先进的隐性知识挖掘工具，如包含网页推送、视频会议、电子白板、网页共享等功能的网络实时交流软件，电子邮件、网络表单、BBS等非实时交流软件，实现有一定深度和知识含量的服务。

2.4增值服务

数字档案馆增值服务指为更好利用档案资源潜在价值而进行的收集整理、分析利用等活动，主要包括业务增值服务和知识增值服务：业务增值服务指档案馆提供的各类和档案管理业务相关服务，如档案数字化加工、电子文件安全存储、电子文件长期保存与利用等。知识增值服务主要指档案馆提供的各类定题服务、代查代检等代理服务，主要是对档案资源进行收集、分析和挖掘，协助用户获取档案的知识价值。

其中，数字档案馆的知识增值服务是建立在档案信息资源基础上的信息和知识服务系统，具有较强的针对性和专业性，能够解决不同用户之间信息需求的差异问题，主要包括：

●个性化用户界面：

包括用户基本信息获取，访问历史和检索历史记录，需求信息挖掘等的功能，并能将用户同档案信息资源关联起来，通过用户与档案之间、档案与档案之间、馆藏资源与虚拟资源之间的关系，体现出更多信息和知识之间的内在联系，最大限度挖掘并满足用户需求。

●信息定制与推送服务：

数字档案馆在利用信息推送技术以及捕获用户基本信息的基础上，形成用户模型，掌握用户的兴趣偏好，及时主动地向用户提供感兴趣的档案信息、专题等等，是个性化服务的核心功能。信息定制与推送服务改变了用户索取信息的状况，是主动服务的体现。

●用户反馈针对性服务：

用户反馈是个性化服务中重要的部分，通过该功能，用户可以将档案获取和利用过程中遇到的任何问题提供给档案馆员，并能提出建议和意见，再结合用户信息需求模型，有助于数字档案馆更好地挖掘用户需求，提供更具针对性的服务，同时也能帮助改善数字档案馆的服务现状。

增值服务充分利用了档案馆员的知识和智力，将隐性知识显性化，并转换为生产力，真正调动了馆员的工作积极性，扩大了档案馆的业务面，能增加档案馆经济效益，具有高边际效益，成为数字档案馆服务的突破点。

3总结

基于知识管理的数字档案馆是未来数字档案馆的发展方向，知识服务也将是档案馆服务主体。数字档案馆在数字经济与知识经济时代，以自身资源优势为基础，以现代信息技术为保证，以知识管理理念和理论为指导，通过多种形式和内容的服务，满足用户需求，相信一定能开创崭新的良好局面。

注释：

①张晓林.走向知识服务：寻找新世纪图书情报工作的生长点[J].中国图书馆学报，2000（5）。

②冯湘君.档案馆与图书馆知识服务的比较分析[J].图书馆工作与研究，2006（4）。

参考文献：

1.潘连根.数字档案馆的定义及特征——

—数字档案馆研究之二[J].浙江档案，2004（4）：7-9。

2.蔡娜，姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯，2008（3）：18-20。

3.姚乐野，蔡娜.基于知识管理的数字档案馆建设策略研究[J].四川大学学报（哲学社会科学版），2008（2）。

4.张卫东，王萍.档案用户需求驱动的个性化服务模式研究[J].档案学通讯，2007（2）：82-85。

5.杨力.基于知识管理的参考咨询服务模式及运行机制研究[D].四川：四川大学，2007。

6.邱丽杰.数字档案馆现代化服务方式的探索[J].兰台世界，2006（11）：40-42。

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