中小型企业档案管理制度

一  总  则

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

二  文件材料的收集

第一条  收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点，具体包括以下各项：

（一）上级来文

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料

1、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

2、公司颁发（包括转发）的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要文件的修改稿；

3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件；

4、公司与各级行政部门往来公文，下级单位的请示与公司的批复文件；

5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；

6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

7、公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；

8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料；

9、公司、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录；从外单位带回的与公司有关的未书处理登记的文件材料；

11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料；

12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料；

13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴，反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料；

16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。

19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

21、各种普查工作中形成的文件材料；

22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。

第二条　收集应注意的问题

（一）文件正文和附件要同时收集。

（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存档，但特别重要的文件例外。

（三）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。

（四）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

（五）有请示无批复或有批复无请示的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。

（六）用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。

（七）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。

三  立卷归档

公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

第三条  文件材料的分类

应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

第四条  立卷分工

（一）各单位形成的文件，自行立卷；

（二）上级文件，由办公室立卷；

（三）下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办部门立卷；

（四）上级单位颁发的专业性文件，由承办部门立卷；非专业性文件，由办公室立卷；

第五条  归档

（一）各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，整理存档，特别重要的档案材料等，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。

（二）各种文件、资料，按性质和内容进行分类整理，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

（三）具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单卷注明。

（四）案卷必须整齐排序，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。

四  档案保管

第六条  档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

第七条  胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片的拷贝要分别存放，必要时采用专用厨具进行保存。

第  底图入库要认真检查，平放或卷放。

第九条  库藏档案要定期核对，做到账物相符。发现破损变质及时修补或复制。

五  档案借阅

第十条  借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

第十一条  借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

第十二条  借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要不能到期归还者，要说明情况，办理续借手续。

第十三条  归还档案时，由档案管理人员当面清点清楚，并在借阅登记薄上及时注销。

第十四条  凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

第十五条  底图一般不予外借。

六  档案销毁

第十六条  对已过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，派专人进行销毁。

七  档案统计

第十七条  销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。

第十  要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。

第十九条  除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。

第二十条  统计数字要准确真实。

第二十一条  对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。

八  档案保密

第二十二条  档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

第二十三条  不得传播、议论有关机密问题。

第二十四条  档案资料不准带到公共场所。