商务礼仪之电子邮件

1.  必须回复

无论对方来信是提问或是问好，都必须回复，而且应该是尽快回复。电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃响太久才接听。不过，如果你是没有经常查看邮箱的习惯，假如你一星期才查看一次邮箱，你应该把这习惯告诉人。

2.  必须写主题

这是一种职业行为，同时也方便对方第一眼看到你所写的邮件的相关内容，这样你会得到更快的回复。通常人们是根据主题判断邮件的重要性，一般来说没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。

3.  内容要简练

写电子邮件切忌长篇大论，应该尽量简单明了地表达。

4.  注意礼貌

虽然电子邮件要尽量简单扼要，但必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。

5.  注意字体

字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用CAPITALS（大写）。

举例：I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，就表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow.

6.  注意编码

有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文的邮件应该选择 GB2312 的编码。

7.  保持专业

避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。

8.  避免传递无关信件

“Spam”或“junk mail”（垃圾邮件）是让人厌烦的。所以不要发送对方不感兴趣的邮件。

9.  尊重隐私

有些人是不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要特别考虑尊重他人的隐私。

10.  小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能

抄送是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封信件，并且也让收件人知道这情况。密送的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时也把该信件发送给其他人。

11.  小心使用附件功能

只是在有必要的情况下才使用附件功能。如果信件内容不多，应该以邮件正文发送。发送图片、影像或文字量较多的文档可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件，可以先压缩后再发送。

12.  小心使用表情字符

适当使用表情字符可以表达幽默，并让人感觉轻松和亲切。但你必须确认收件人能意会字符的含义。以下是常见的表情字符：

表情字符     含义

:-) 或 :)      微笑

:->            露齿笑

:-P            歪嘴笑、吐舌头

;-)            眨眼

:-(            不高兴

:-|            不感兴趣

:-/            困惑

:-e            失望

:-@            尖叫

:-O            喊叫、惊讶

13.  小心使用缩写

适当使用缩写可以节省时间和空间，这种方式也广泛应用于电子邮件中，但你必须确认收件人能明白缩写的意思。以下是常见的缩写：

缩写         原文                     意思

AOB           Any other business           其他事

ASAP          As soon as possible          尽快

BCC           Blind carbon copy            密送

BTW           By the way                   顺便提一下

CC            Carbon copy                  抄送

Conf.         Confidential                 机密

IOW           In other words               换句话说

Pls.          Please                       请

PS            Postscript                   附言

WRT           With regard to               关于

14.  邮件要署名

与传统信函一样，电子邮件也必须在信件上署名，这也是对收件人的一种尊重。

15.  检查语法和错别字

点击发送前要先检查一遍，看看有没有错漏。电子邮件发出去，就如说出口的话，收不回来，所以必须要谨慎。