文件的建立控制程序

规范文件的制定、审核、批准、分发、更改、保存、作废、回收、销毁等作业，使文件的管理在受控状态下进行。

2．0适用范围

适用于本公司所有文件的控制。

3．0定义

3．1文件：本公司内所有文件及公司外相关单位转移至公司内的文件控制范围。

4．0职责

4．1文控中心：负责文件整体管理工作；

4．2接收部门：文件规定的内容执行作业，负责文件的保管及文件有误时的反馈。

4．3厂长：负责文件的审批工作。

5．0作业程序：

5．1文件的编制、编号、审核、审批

5．1．1厂长依据公司需要，确定需制作的文件类型及相应的编制责任人。

5．1．2文件编制责任人按作业规定进行文件编制工作，并负责各自范围内的文件更改工作。

5．1．3文件编制完成后，编制人员须进行自检，确认无误后交文控中心资料管理员进行文件编号工作，文件编号规则如下：

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5．1．3．1文件编号规则：公司名称代号（HW）----文件类别代号----部门代号（用各自部门的代号）----序列号。

5．1．3．2品质部：QA-----序列号为001—999

          工程部：PE-----序列号为001—999

          生产部：SC----序列号为001—999

          仓库：  CK----序列号为001—999

          人事：  RS----序列号为001—999

5．1．4厂长负责文件的审核工作。对于审核通过的文件，在文件上签名确认，对于审核未通过的文件，须与编制人员沟通原因，并返回编制者进行修改。必要时，对编制人员进行业务指导。

5．1．5所有审核未通过的文件，编制者进行修改后，均须再次提报厂长审核，直至通过为止。

5．1．6对于重要的文件，必要时，由厂长组织相关人员召开文件评审会议，文控中心资料员负责作好评审会议记录。

5．1．7若为流程文件，厂长审核后，由编制者报厂长审批。对于审批通过的文件，厂长在文件上签名确认，对于审批未通过的文件，须与编制人员沟通原因，并返回编制者进行修改

5．1．8文件审核、审批时间规定：正常情况下，要求于接到文件后2个工作小时内分别完成审核、审批工作；特急情况下，要求1个工作小时内完成。审核、审批内容包括文件格式与文件内容，以文件内容为重点审核对象。

5．1．9所有审批通过的文件，由文控中心资料管理员加盖“受控章”，原件由文控中心资料管理员保管；资料管理员负责文件的登记注册、分类归档、复印分发等工作。

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5．2文件的发放与领用

5．2．1发放的文件由文控中心资料管理员依文件发放部门范围规定执行发放作业，特殊情况，需发放给发放部门范围外的其他部门，由厂长以书面方式通知文控中心资料管理员。

5．2．2文件的发放、回收由资料管理员填写《文件发放/回收登记表》，资料管理员只能发放给经批准的接收部门。

5．2．3接收部门负责人收到文件后，须在《文件发放/回收登记》签字确认。

5．2．4相关部门由于某种原因（包括破损等）需增补或借阅某种文件时，责任人员需填写《文件发放、借阅申请单》交部门负责人审核通过后方可交厂长审批。

5．2．5审批要求：一般性的文件由部门经理批准，机密性或特殊性的文件由厂长批准。批准后，由文控中心资料管理员按《文件发放、借阅申请单》进行文件发放。

5．2．6未经厂长同意，任何部门不得私自复印，文件中心资料管理员负责监督控制此项规定的落实。

5．3文件的使用与保存

5．3．1所有文件，接收部门必须保管好，要求必须分类存放在干燥、通风、安全的地方。

5．3．2文控中心会同相关部门每月定期或不定期对各部门文件保管情况进行稽查，相关部门应予配合，对于稽查异常的，文控中心有权进行处理。

5．3．3文件接收部门负责人安排使用人员填写本部门文件的《文件受控目录清单》。

5．3．4任何人不得在文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、易于识别和检索。

5．3．5接收部门人员不准私自外借文件，若因工作原因需外外借给公司外单位的，帽须以《文件发放、借阅申请单》方式提出申请，经厂长批准后方可外借。

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5．4文件的更改和现行修订状态的控制

5．4．1全公司人员可就文件的不合理性提出更改建议，具体依《文件变更作业流程》处理。

5．4．2厂长审核变更申请的合理性、可行性、必要性。认为不需变更的要适当回复提交部门负责人；认为需作变更的，则审核签名后，于1个工作小时内转文件修改责任人；若为重大技术变更（重大技术变更的定义可参照《文件变更作业流程》中的规定），则报厂长审批。

5．4．3厂长修改责任人对更改内容进行审核，确认变更的，则对原文件进行内容修改。一般情况下，文件的更改采取换页更改，更改的情况记录在《文件变更通知单》内，并作为现行修订状态的控制。

5．4．4若技术文件需要进行重大内容更改时或换页更改9次后，则应进行换版更改。牌本格式为：版本号（由A至Z）/版次（1至9），例如：A/2：表示A版第二次修正的文件。

5．4．5所有文件变更后，文控中心资料管理员将《文件变更通知单》连同变更的文件一同下发给相关部门。并回收变更前应回收的相关资料。当变更涉及物品处理时，若会造成公司损失的，要报请厂长批准。

5．5文件的作废与销毁

5．5．1所有失效或作废的文件由文控中心资料管理员及时从所有发放或使用部门回收，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用。

5．5．2如因法律或其他原因需要保留的已作废的文件，应填写《作废文件留用申请表》经厂长同意后，在文件封皮标加盖“作废”印章， 并标注“仅供参考”。

5．5．3对要销毁的作废文件，由文控中心区资料管理员填写《文件/记录销毁单》，经

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厂长批准后，由文控中心按排人员进行销毁，文控中心资料管理员监督执行结果。销毁完毕后，销毁执行人员、资料管理员分别在《文件/记录销毁单》上签字后交工程技术部留底、归档。

5．6外来文件的控制

5．6．1外来文件的归口管理部门为文控中心。

5．6．2文控中心在收到外来文件时（含供方与客户的技术文件），需识别其适用性，并进行记录。

5．6．3文控中心在权限范围内负责收集与产品有关的国家、行业、地方、国际标准及法律、法规等的最新版本，交文控中心资料管理员。资料管理员于每月将新增的外来文件登录在《外来文件一览表》上。

5．7对承载媒体不是张文件的控制，也就在参照本作业流程规定执行。

5．8文控中心资料管理员应妥善保存文件各种记录。

6．0处罚规定

6．1文件的制定或更改人员未按要求或未按时完成工作任务的，处罚直接当事人20元/次。

6．2各级审核、审批工作未按时完成的，处罚责任人员20元/次。

6．3文件的编码、归档、分发、回收、销毁每失误一次处罚10元。

6．4文控中心资料管理员因工作疏忽，造成文件分发错误的，处罚责任人10元/份，若因此给公司造成经济损失时，按《赔偿管理制度》处理。

6．5文件乱摆乱放的，每发现一次处罚责任人员、直接上级各10元。

6．6丢失一份一般性文件处罚责任保管人30元，特殊或机密的文件处罚责任保管人100元/份，若因此给公司造成经济损失时，依《赔偿管理制度》处理。

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6．7私泄文件的，处罚500元，并报机关，追究型事责任。

6．8在文件上乱涂乱改或私自外借文件的，处罚责任人50元/份，若因此给公司造成经济损失时，依《赔偿管理制度》处理。

6．9未经批准而私自复制文件的，处罚复印者30元/份。

6．10检查部门文件时，发现文件与《文件受控目录清单》不符合的，处罚部门责任人5元/份。

6．11私自销毁文件时，处罚责任人30元/份，若因此给公司造成经济损失时，依《赔偿管理制度》处理。

6．12未接到变更通知而擅自更改文件或进行更改的，按《文件变更作业流程》进行处罚。

6．13违反本流程未尽处罚事项的，一律处罚责任人10元/次。

7．0相关表单

7．1《文件发放/回收登记表》

7．2《文件发放、借阅申请单》

7．3《文件受控目录清单》

7．4《合理化建议申报单》

7．5《文件变更通知单》

7．6《作废文件留用申请表》

7．7《文件/记录销毁单》

7．8《外来文件一览表》

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