酒店采购验收流程

《采购申请单》

《采购申请单》

由申请部门填写，部门经理签字、财务总监审核、总经理、执行董事审批。

第1联（财务）：财务留存

第2联（仓库）：核定库存情况。

第3联（采购）：采购依据

第4联（部门）申购凭据，跟踪到货时间。质量、数量。

采购实施

采购部门按采购文件规定流程联系协议商户、或自采

货物验收

《验收直拨单》《验收入库单》

第1联（使用部门）为核算或台帐（领用存表）登记的附件依据；

第2联（财务）财务入库登记核算凭证，债务凭证；

第3联（供货商）结算凭证，请款时使用《货款结算申请单》汇总；

第4联（采购）采购统计，供货商考核依据；

第5联（存根）备查

《验收直拨单》《验收入库单》

付款程序

《付款申请单》附件：

1、供货

2、《采购申请单》第1联（财务）

3、《采购验收单》第3联（供货商）

《付款申请单》

商品采购验收入库流程

中餐、西餐、自助餐、及咖啡吧：加工用原材料申购列申购清单，申购前对存货情况、接待预定情况做深入沟通, 厨师长填报,餐饮总监签字确认，依据菜品价位不同申购不同级次的原材料，厨师长直接联系协议供货商。

客房：申购－填列正式《采购申请单》客用品等预留15天存量，客房经理填报、财务总监审核，总经理签字审批。

其他部门：办公用品由支持部负责统一申请，维修材料由工程部统一负责，流程另行规定。

三方验收：使用部门每月取得审定的价格清单，把控货物价格成本，价格清单-采购-财务-使用部门-存档。

验收过程中严格验收数量、价格、品质、送货时间等；按货品不同使用不同的计量方法/工具，对冻品、水货、泡发制品、半成品餐饮出具冻品出成率、水分比例等标准，财务成本审核后作为验收标准。

仓库填写验收入库（直拨）单，使用部门签字，送货人签字，采购人员签字。

否决条例：①《验收直拨单》必须由财务仓库、使用部门、供货商三方签字，一方缺失不予以结算货款。②《验收直拨单》签字人员必须见证实物入库后签字，虚报单据、后补签字将按员工手册处置。③财务成本员按价格清单核对验收单。④单位价值5000元以上的商品必须签订合同。

结算条例①《付款申请单》必须附件齐全②各部门各酒店定期交流剩余、积压物资，较少损失。③申购单第1联随验收单作报销附件。

部门经理

分管总监（副总）

财务总监

酒店总经理

采购部门

送货人/采购员

使用部门

仓库管理员

采购经理

财务总监

总经理

《采购申请单》

《采购申请单》

由申请部门填写，部门经理签字、财务总监审核、总经理、执行董事审批。

第1联（财务）：财务留存

第2联（仓库）：核定库存情况。

第3联（采购）：采购依据

第4联（部门）申购凭据，跟踪到货时间。质量、数量。

采购实施

安排采购

货物验收

《验收直拨单》

第1联（使用部门）为核算或台帐（领用存表）登记的附件依据；

第2联（财务）财务入库核算凭证，附<付款申请单>报销

第3联（供货商）结算凭证，附<付款申请单>报销

第4联（采购）留存备查

第5联（存根）留存备查

《验收直拨单》

付款程序

《付款申请单》附件：

1、供货

2、《采购申请单》第1联（财务）

3、《采购验收单》第3联（供货商）

《付款申请单》

采购验收直拨流程

本流程适用于维修材料、酒店器材、办公用品等酒店易耗品购买。

工程材料、工具、器材：填制《采购申请单》部门经理签字,财务总监审核，总经理，执行董事签字审批。 

办公用品：仓库统一申购，财务总监审核、总经理、执行董事签字审批。 

仓库统一保管,建立领用存台帐，部门领用记入部门费用成本。详见（办公管理办法）。

验收：使用部门验收人填报《验收直拨单》,采购人\验收人\财务库管验收签字,  

验收过程中严格验收品质、规格等；

使用部门对品质、规格进行监督检查。

否决条例：①《验收直拨单》必须三方签字，一方缺失不予以结算货款。②《验收直拨单》签字人员必须见证实物入库后签字，虚报单据、后补签字将按员工手册处置。③单位价值5000元以上的商品必须签订合同。

台帐：各部门对工程物资、材料、工具、办公用品设立领用存台帐，财务监督检查。

结算条例①《付款申请单》必须附件齐全②各部门各酒店定期交流剩余、积压物资，较少损失。③申购单第1联第3联随验收单作报销附件。