OA办公管理系统需求说明

需求分析说明书

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1概述

1.1系统整体介绍

本系统是运用于企业办公的自动办公系统。随着全球信息化的迅猛发展，传统的办公方式已经落后于信息化发展的要求，必将被全新的办公方式取代。构建内部企业信息网(Intranet),实现办公自动化(OA)已经成为一种迫切的要求。本系统借助计算机网络实现了协同办公，共享资源，信息高效传输，线上线下一体化等现代化功能。

  OA带给我们的不仅仅是办公事务上的轻松应对，实现办公流程的全程计算机化。更是一种全新的办公理念，是信息化社会发展的必然要求，是我们思维触角的无限延伸；时间和距离不再是我们获取信息的障碍，将会成为我们生活中的一个重要组成部分。

1.2目的

本说明书目的在于明确说明系统需求，界定系统实现功能的范围，指导系统设计以及编码。

本说明书的预期读者为项目经理，协同办公平台--系统分析员，系统设计人员，开发工程师，测试经理以及测试设计人员等。 

1.3范围

系统包括的范围：个人办公、会议管理，系统管理，产品管理。

1.4术语定义

读者设置：指将读者权限授予别人，拥有读者权限的用户可以看到自己工作安排。

代办工作：指将代办权限授予别人，拥有代办权限的用户除可以看到自己的工作

外还可以给自己安排工作。

待办工作：指等待用户自己去完成的工作。

1.5业务流程介绍

个人办公：普通职员登陆到系统后，通过点击个人办公连接，进入个人办公页面。之后可以选择个人信息、日程安排、名片夹、公司通讯录、待办事项、在线信息、个人文件夹进行办公。

会议管理：部门领导登陆到系统后选择会议管理，进入会议管理页面。在会议管理页面中可以增、删、改、查会议。其中发起会议需首先预约会议室，然后将输入与会人名单，开会议信息通过邮件发送到每个与会人的信箱里。

系统管理：系统管理员登陆到系统后，点击系统管理，进入系统管理页面。可以选择部门管理、角色管理、职员管理、文件夹管理进行系统维护。

1.6运行环境

软件环境

2.1个人办公

在本系统中为员工日常办公常用功能，包括个人信息维护、日程安排、名片夹、通讯录，并且能够查看个人的待办工作、已办工作。当个人忘记密码时，通过系统提供的功能找回密码或者向管理员请求修改密码。

2.1.1个人信息

为员工提供包括密码、自我介绍、兴趣爱好、联系方式等个人信息维护的功能。

此模块包含的功能有：个人信息维护、查看他人信息。

2.1.1.1个人信息维护

员工利用该功能可以维护系统允许个人维护的信息。其中自我介绍、联系方式和兴趣爱好会被公开给整个公司。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－>个人信息－>个人信息维护。

输出：员工个人信息资料。

2.1.1.2查看他人信息

员工通过组织机构和姓名检索到某个特定的员工，查看其提供的可公开的个人信息。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－查看他人信息－输入部门名称（可选）和员工姓名（可选）－点击查询。

输出：员工个人信息资料。

2.1.2工作安排

为员工提供日程安排维护和查询功能，系统根据设定时间将提示内容发布到该员工的日程安排中。员工可以设置自己的日程安排的读者，以便别人知道自己的安排；也可以将自己的日程安排权限开放给指定的人，以便别人替自己安排工作。

此模块包含的功能有：读者设置、代办设置、日程安排、综合查询和日历查看。

2.1.2.1读者设置

由当前用户通过组织机构选择可以查看自己日程安排的人员。也可以将已经具有查看权限的人员从读者中去掉。

用户点击读者设置链接后，弹出组织机构框，选择组织机构后，按职位显示该组织下的所有人员，选择被授权的人员，加入到读者组中，即实现对被选择人员的授权。

用户点击读者设置链接后，弹出组织机构框，从被授权人员中去除选定人员，即实现对该读者的删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－读者设置－选择部门－选择人员－设为读者。

输出：设置成功/失败提示。

2.1.2.2代办设置

由当前用户通过组织机构选择可以代自己安排日程的人员。也可以将已经具有代办权限的人员从代办人员中去掉。

用户点击代办设置链接后，弹出组织机构框，选择组织机构后，显示该组织下的所有人员，选择被授权的人员，加入到代办组中，即实现对被选择人员的授权。

角色权限 ：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－代办设置－选择部门－选择人员－授权。

输出：授权成功/失败提示。

2.1.2.3工作安排

当前用户给自己或授权代办的人安排日程。对于已经安排的日程，可以进行编辑和删除。可以根据日期查询某一天的安排，也可以查询某一个月中有安排的日期。

此功能包含的操作有：添加安排、删除安排、修改安排、查询一天安排、按月查看安排。

2.1.2.3.1添加安排

当前用户点击新建，进入日程安排内容录入界面，设置提示内容和时间安排。提交前可进行时间冲突检查，有冲突时将提示用户。

角色权限：公司所有员工

输入：点击个人办公－工作安排－日程安排－新建－输入提示内容、时间安排。

输出：添加日程安排成功/失败提示。

2.1.2.3.2修改安排

当前用户可以在查询出日程安排后，点击一条具体的日程安排，可以进行修改。提交前进行时间冲突检查，有冲突时将提示用户。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－日程安排－修改－输入修改内容、时间安排。

输出：修改日程安排成功/失败提示。

2.1.2.3.3查询一天安排

当前用户可以录入条件查询自己录入的日程安排。查询结果是一个列表，可以点击具体的日程安排进行修改和删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－日程安排－查询－输入查询日期。

输出：被查询的日程安排。如有修改、删除则提示修改、删除日程安排成功/失败提示。

2.1.2.3.4按月查看安排

当前用户可以点击“按月”按钮，根据日期框中的日期显示给定月份的日期，对于有安排的日期，用红色突显出来。点击每一个日期，可以进入查看该日期所有安排的界面。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－日程安排－查询－按月－输入查询日期。

输出：被查询当月的所有日程安排并将有安排的日期用红色标识。

2.1.2.4条件查询

综合查询是根据用户录入的查询条件，找出所有符合条件的安排。可以点击具体一条安排查看其具体信息。

综合查询的条件可为按工作授予人、按工作授予日期、按被授予人来作为查询条件。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－工作安排－日程安排－查询－输入查询条件。

输出：返回被查的日程安排。

2.1.3名片夹

员工对自己的通讯录进行管理。可设置私有或共享。可直接点击发邮件。

此模块包含的功能有：名片夹分类、个人名片夹。

名片夹内容包括：人员姓名、所属部门、职位、联系方式。

2.1.3.1名片夹分类

员工可以对自己的名片夹的分类进行维护。

此功能包含的操作有：添加名片夹分类、修改名片夹分类、删除名片夹分类

名片夹分类中有一个名为“我的名片夹”的分类，不可删除，而自己的名片只可放在“我的名片夹”中。

2.1.3.1.1添加名片夹分类

员工为便于管理自己的名片夹，建立自己的名片夹分类。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－名片夹分类－添加分类。

输出：在名片夹分类中显示新添加的名片夹。

2.1.3.1.2修改名片夹分类

员工可以选择一个自己的名片夹分类，进行重新命名。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－名片夹分类－重命名。

输出：显示被重命名的名片夹的新名字。

2.1.3.1.3删除名片夹分类

员工可以选择一个自己的名片夹分类，进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－名片夹分类－删除。

输出：删除名片夹成功/失败提示。

*被删除分类下的名片的分类自动归为“我的名片夹”。

2.1.3.2个人名片夹

个人名片夹的功能是员工维护自己的联系人。

此功能包含的操作有：查询名片、添加名片、修改名片、删除名片、查看名片。

2.1.3.2.1查询名片

员工可以录入条件查询自己的名片。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－个人名片夹－查询。

输出：将员工所拥有的所有名片按名片夹类型分类显示。

*并可点击所查询的名片，将显示其详细信息。

2.1.3.2.2添加名片

员工添加自己的名片。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－个人名片夹－添加。

输出：添加名片成功/失败提示。若已有名片则提示已有名片，不可重复提交。

2.1.3.2.3修改名片

员工可通过查询，修改选择的自己的名片。对于别人的名片不能修改。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－个人名片夹－修改。

输出：修改名片成功/失败提示。

2.1.3.2.4删除名片

员工可通过查询，删除选定的自己的名片。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－个人名片夹－删除。

输出：删除名片成功/失败提示。

2.1.3.2.5移动名片

 角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－名片夹－个人名片夹－查询－选择查询出的名片－移动。

输出：移动名片成功/失败提示。

2.1.4公司通讯录

系统管理员维护整个公司的组织机构和联系方式，公司人员可以查询通讯录并导出到Excel文件。

2.1.4.1查询通讯录

员工可以录入条件查询本公司的人员通讯录。可以通过点击树状结构的组织架构图查询。

显示内容为员工号、员工姓名、所属部门、联系方式。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－公司通讯录－查询－输入查询条件。

输出：显示符合查询条件的公司员工通讯录。

2.1.4.2导出通讯录

员工可以将查询到的人员通讯录导出到Excel文件中，利用Excel的另存为功能保存为XLS或TXT等格式文件。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－公司通讯录－查询－输入查询条件－导出－选择导出格式。

输出：通讯录导出成功/失败提示。

2.1.5待办事项

列出所有传送给当前用户但该用户尚未签收处理的工作、收到留言、日程安排。

待办事项模块包括的功能有：待办工作清单。

待办事项包括工作发出人、收到人、工作发出时间。

2.1.5.1待办工作清单

列示出来每个员工的待办工作。按日期从新到旧的顺序排列。首页上只显示5条记录，更多的记录需进入待办工作总清单进行处理。对于工作流类的处理事务，用户可以点击待办工作名称进入具体的工作处理页面。

此功能包含的操作有：工作台待办工作清单、待办工作总清单、新增待办工作、删除待办工作。

2.1.5.1.1查看待办工作清单

显示当前用户需要处理的工作。可以通过点击更多进入待办工作总清单处理。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－待办工作清单－待办工作清单。

输出：显示工作台待办工作清单。

*点击更多可以显示待办工作总清单。也可以按工作完成与未完成来进行查询。

2.1.5.1.2删除待办工作

对于待办工作总清单上的工作，可以进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：点击个人办公－待办工作清单－删除待办工作。

输出：待办工作删除成功/失败提示。

2.1.5.1.3完成待办工作

2.2在线信息

指利用系统短消息功能发送的通知。用户点击在线信息后，弹出新窗口显示该信息的详细内容。在查看信息的页面可以选择已阅，对于已阅的在线信息不再显示。

此模块包含的功能有：草稿箱、已发送、未阅留言、全部留言。

在线信息包括消息发出人、收件人、消息发出时间、消息是否发送、消息是否已读。

2.2.1.1草稿箱

保存自己起草的还没有发送出去的短信息。

此功能包含的操作有：新建留言、修改留言、删除留言、查询留言。

2.2.1.1.1新增留言

向别的用户发出一个新的在线消息。支持群发。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－草稿箱－新建。

输出：显示新建留言。如不成功，显示提示。

*新建留言若为发送则存入草稿箱，发送成功存入已发信息。

2.2.1.1.2修改留言

在查询结果中选择一条留言，点击名称可进入具体内容修改。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－草稿箱－选择留言－修改。

输出：留言修改成功/失败提示。

2.2.1.1.3删除留言

在查询结果中选择一条留言，可以进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－草稿箱－选择留言－删除。

输出：留言删除成功/失败提示。

2.2.1.1.4查询留言

当前用户录入条件，查询符合条件的还没有发出的留言。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－草稿箱－输出查询条件－查询。

输出：返回查询符合条件的查询结果。

2.2.1.2已发送

保存自己起草的已经发送出去的短信息。

此功能包含的操作有：查询留言、删除留言

2.2.1.2.1查询留言

当前用户录入条件，查询符合条件的由自己发出的留言。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－已发送－输入查询条件－查询。

输出：返回查询符合条件的查询结果。

2.2.1.2.2删除留言

在查询结果中选择一条留言，可以进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－已发送－选择留言－删除。

输出：留言删除成功/失败提示。

2.2.1.3未阅留言

列示系统或其他用户发送给自己，而自己还没有阅读的短信息。

本功能包含的操作有：查询留言、查看留言、回复留言、删除留言。

2.2.1.3.1查询留言

当前用户录入条件，查询符合条件的由别人发给自己而自己还未阅读的留言。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－未阅留言－输入查询条件－查询。

输出：返回查询符合条件的查询结果。

*可点击查询的结果查看其详细信息。

2.2.1.3.2回复留言

对于自己收到的留言查看具体内容时，可以点击回复按钮进行回复，原内容会自动进入回复的留言中。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－未阅留言－选择留言－回复。

输出：回复留言发送成功/失败提示。

2.2.1.3.3删除留言

在查询结果中选择一条留言，可以进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－未阅留言－选择留言－删除。

输出：删除留言成功/失败提示。

2.2.1.4全部留言

列示全部系统或其他用户发送给自己的短信息。

本功能包含的操作有：查询留言、查看留言、回复留言、删除留言。

2.2.1.4.1查询留言

当前用户录入条件，查询符合条件的由别人发给自己的留言。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－全部留言－输入查询条件－查询。

输出：返回查询符合条件的查询结果。

*可点击查询的结果查看其详细信息。

2.2.1.4.2回复留言

对于自己收到的留言查看具体内容时，可以点击回复按钮进行回复，原内容会自动进入回复的留言中。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－全部留言－选择留言－回复。

输出：回复留言发送成功/失败提示。

2.2.1.4.3删除留言

在查询结果中选择一条留言，可以进行删除。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－在线信息－全部留言－选择留言－删除。

输出：删除留言成功/失败提示。

2.3个人文件夹

在服务器上提供个人文件夹；文件夹大小由系统管理员设定；个人可将文件上传至个人文件夹中；个人文件夹可由使用者设置共享功能。

此模块包含的功能有：我的文件夹、共享目录。

2.3.1.1我的文件夹

查看自己的文件夹和子文件夹。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人文件夹－我的文件夹。

输出：显示员工个人的所有文件夹。

2.3.1.2新建个人文件夹

选择一个文件夹，在下面建立子文件夹。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人文件夹－我的文件夹－选择文件夹－新建。

输出：显示新建文件夹。

2.3.1.3个人文件夹更名

选择一个文件夹，修改其文件夹名称和描述。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人文件夹－我的文件夹－选择文件夹－重命名。

输出：显示文件夹的新命名。

2.3.1.4个人文件夹删除

选择一个文件夹，删除该文件夹及其下面的文件。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人文件夹－我的文件夹－选择文件夹－删除。

输出：删除文件夹成功/失败提示。

2.3.1.5共享个人文件夹

选择一个文件夹，将其设置为共享。

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人文件夹－我的文件夹－选择文件夹－共享。

输出：共享文件夹成功/失败提示。

2.4会议管理

会议发起人能够查询到别的系统的会议室的安排情况，以便发起网络会议。由管理员对会议室进行管理，员工使用会议室时进行预约，由管理员统一安排。并且提供对会议通知发布和会议记录提交功能。

2.4.1会议室管理

包括设施分类维护、会议室设施管理、会议室管理、会议室预定审批和会议室使用报表功能。

会议室的属性包括会议室名称、会议室地点、是否被预定、能容纳人数、有无空调。

2.4.1.1新增会议室

各部门领导增加会议室。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－新增会议室。

输出：显示新增加会议室。

2.4.1.2修改会议室

各部门领导通过查询，选择一个会议室进行修改。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－修改会议室。

输出：会议室修改成功/失败提示。

*修改内容为修改会议室基本属性

2.4.1.3删除会议室

各部门领导通过查询，选择某些会议室进行删除。被删除会议室的预约失效。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－删除会议室。

输出：会议室删除成功/失败提示。

2.4.1.4查询会议室

各部门领导录入条件，查询所需要的会议室。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－输入查询条件－查询会议室。

输出：返回符合条件的会议室。

会议设备管理

2.4.1.5预约会议室

通过查询会议室，找到符合条件的会议室进行预约，并且填写使用的会议设备，以及其它准备事项。列示会议设备只列示可使用的会议设备。预约的会议室在审批前用“预约中”状态表示。对于同意的会议自动将会议室状态置为“使用中”。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－查询会议室－选择会议室－预约－填写使用设备－确定。

输出：预约成功/失败提示。

2.4.1.6取消预约

各部门领导查询自己预约的会议室，进行取消。只能取消自己预约的会议室。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议室管理－取消预约－选择会议室－取消。

输出：取消预约成功/失败提示。

2.4.1.7会议室使用报表

每月可以根据会议室使用次数生成报表。

2.4.2会议管理

各部门领导对会议和会议记录进行维护。与会者可以查询会议并查看会议记录。

2.4.2.1新增会议

由各部门领导发起一个会议，添加参会人并上传会议记录。利用系统提供的在线信息功能给参加会议的人员发送会议通知。系统自动将参加会议的人员记录下来。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－新增会议－输入参会人和会议室。

输出：新增会议成功/失败提示。

2.4.2.2修改会议

由各部门领导修改自己建立的会议。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查询会议－选择会议－修改会议－修改参会人和会议室。

输出：修改会议成功/失败提示。

2.4.2.3删除会议

由各部门领导删除自己建立的会议。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查询会议－选择会议－删除会议。

输出：删除会议成功/失败提示。

2.4.2.4查询会议

各部门领导可以查看。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查询会议。

输出：显示所查询会议的信息。

*查询会议的内容包括：开会时间、开会地点（哪个会议室）、发起人、会议主题。

2.4.2.5提交会议记录

由会议发起者通过查询，选择一个会议，将整理后的会议记录上传到服务器。会议记录上传格式为HTML格式。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查询会议－选择会议记录－上传。

输出：上传会议记录成功/失败提示。

2.4.2.6查看会议记录

由会议发起者通过查询，选择一个会议，点击所连接的会议记录，打开新窗口查看该会议记录。

角色权限：各部门领导。

输入：会议管理－会议管理－查看会议记录。

输出：显示所查询会议的会议记录。

*会议记录由会议记录员记录。

2.4.3个人会议安排

2.4.3.1查看会议安排

角色权限：公司所有员工。

输入：个人办公－个人会议安排夹－查看会议安排。

输出：每位员工所要参加的会议。包括会议室名称、会议时间、会议发起人、会议主题。

2.5系统管理

系统管理员进行后台管理的模块，包括组织管理、安全控制。维护的是企业、公司的组织结构、角色划分、人员信息的功能。包括部门维护、角色维护、员工信息维护。

2.5.1部门管理

2.5.1.1新增部门

新增集团或区域公司及下属机构。部门维护是否应该由人力资源部进行。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－新增部门。

输出：显示新增加部门。

2.5.1.2修改部门

修改选择的集团或区域公司。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－修改部门。

输出：修改部门成功/失败提示。

*修改内容包括修改部门的名称、职能。已有下属机构的部门不可以修改。

2.5.1.3删除部门

删除选择的集团或区域公司及下属机构。已有下属机构和人员的部门不能被删除。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－删除部门。

输出：删除部门成功/失败提示。

*判断所选部门是否有下属机构和人员。如有，不可删除。

2.5.1.4部门列表

按部门编号顺序列出所有部门。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－部门列表。

输出：以动态树的方式按部门编号顺序列出所有部门及其下属机构。

2.5.2角色管理

2.5.2.1新增角色

新增系统所使用的角色。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－新建角色－输入新角色名－赋予权限。

输出：角色新建成功/失败提示。

2.5.2.2修改角色

在角色列表中选择某一个特定的角色进行修改。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－修改角色－选择角色－修改权限。

输出：角色修改成功/失败提示。

2.5.2.3删除角色

在角色列表中删除选择的某一个特定角色。已被引用的角色不能被删除。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－删除角色－选择角色－删除。

输出：角色删除成功/失败提示。

2.5.2.4角色列表

按角色编号顺序列出所有角色。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－角色列表。

输出：列出所有角色。

2.5.2.5分配角色

在角色列表中选择某一角色，为其指定负责的员工。一个角色可以由多个员工担任，一个员工也可以担任多个角色。

按角色编号顺序列出所有角色。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－组织管理－角色列表－查询员工－分配权限。

输出：分配权限成功/失败提示。

2.5.3员工管理

2.5.3.1增加员工信息

为新员工在系统中增加其信息。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－员工管理－增加员工信息。

输出：显示增加的员工信息。

2.5.3.2修改员工信息

修改系统中员工的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－员工管理－修改员工信息－选择员工。

输出：员工信息修改成功/失败提示。

2.5.3.3删除员工信息

删除系统中员工的信息。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－员工管理－删除员工信息－选择员工。

输出：员工信息删除成功/失败提示。

2.5.3.4查询员工信息

查询系统中员工的信息。可输入查询条件。查询条件包括员工姓名、所属部门。

角色权限：系统管理员。

输入：系统管理－员工管理－查询员工信息。

输出：返回符合查询条件的所有员工信息。

2.5.3.5维护员工个人文件夹

3交付文档清单

 需求说明书

 项目计划

 测试计划

 概要设计说明书

 详细设计说明书（包含数据库结构设计）

 源代码

 验收计划

 验收用例