浅谈如何加强学校档案工作

加强学校档案工作，提高学校管理水平

加强学校档案工作  提高学校管理水平

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作作粗浅的阐述： 

    一、增强认识，建立机构 

    档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作。

建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。 

　　二、健全制度、规范管理 

　　建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。 

　　三、强化业务，提高能力 

　　档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通、爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。 

    四、稳定干伍，改善工作条件 

    要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校要对各职能部门与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案室的建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。 

    五、注重收集，加强管理 

　　学校档案材料是领导研究工作、正确决策、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作业绩的有力证明。但从整理学校文件材料收集的实际情况来看，有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象，特别是学校本身形成的不同载体的“账外”文件材料，如每学期的教学计划、总结、制度、每周的会议记录、合同契约、图纸、名册、照片、录音、录像带等，得不到及时的收集整理归档。为此，校领导应采取相应的措施，每学期开学要求各处室负责人、教研组长签订工作目标责任书，对文件材料收集归档成绩显著的科室和个人，给予适当的奖励，用管理促档案。 

学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，例如我校的《工作动态》《情况通报》《共青简讯》，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。另外我校对学生档案的管理收集特别重视，从高一入学，建立档案，直到高三毕业，每位学生都有学籍可查，尤其是高三学生的毕业档案比较复杂，有高招体检表、中学生社会实践表、体育达标表、高中毕业生学籍表、身份证、户口本复印件等等，所有这些老师们都认真收集，不怕麻烦，整理成档，给升入高校的学生带来了方便，更好地服务了学生。对于请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。 

　　 六、提供服务，开发利用 

     学校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。一是为教职员工的工资调整和评定职称，提供了大量可靠的档案依据；二是对历届校友，毕业文凭丢失，为他们查找了在校情况并出具有关证明材料提供了服务，深受社会各界好评；三是为70周年校庆活动提供了服务，将建校70周年的办学情况进行了全面的收集，精心整理编篡成书，《鲁山一高校志》的出版，充分展现了鲁山一高办学70年来的风雨历程；四是积极为升入高校的毕业生提供学生个人档案，暑假里专门安排人员负责这方面的工作，做到随叫随到，准确无误地为毕业生提供热情的服务；五是为省级示范性高中的验收，提供了大量原始数据和文字材料，为我校成为省级示范性高中打下了良好基础。另外还为应届高三毕业生当兵的同学提供了学籍证明，做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。 

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对档案利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。