公文写作培训

二0一一年公文写作培训

总经办

前  言

我们在实际工作和生活中，经常会遇到公文写作。包括：写个什么“请示”、简单的“通知”等等，都会涉及到公文格式和如何写的问题；但是往往有人愁眉不展，特别是新进入企业进行管理工作的人员，在实际写作过程中确实有些犯难。因此，我们今天就来浅学有关公文的一些知识。

重点讲四个方面问题

一、为什么要做这个公文学习

二、公文的定义及写作要求

三、公文写作的一般步骤和方法

四、公司常用的几种公文

一、为什么要做这个公文训练

提升公司形象

加强个人适应能力

深化写作意识

二、公文的定义及写作要求

（1）公文是公务文书的简称。是我们企业在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规X体式的公务文书。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。  

（2）公文即包括法定公文，也包括准公文。法定公文就是我们通常说的文件，即“红头文件”。而准公文也称事务文书，机关常用文，除上述法定公文以外，企业常用的事务性文书有：通知、通报、规定、请示、报告、批复、会议纪要、讲话稿、简报、计划、意见、总结等。

（3）公文写作要求

语言：平实、精确、简要、庄重

条理：清晰流畅

格式：统一规X

三、公文写作的一般步骤和方法：

明确发文主旨→收集有关材料→拟出写作提纲→认真起草正文→反复检查修改

四、工作中常用的几种公文

1、通知

2、策划书

3、计划 

4、总结 

5、会议记录

6、请示与报告

7、红头文件

（一）通知的结构

标题           完全式：发文机关+事由+文种名称

省略式：事由+文种名称

■主送机关

■正文       发文依据或原因

通知事项

执行要求（结束语）

■附件标注

■落款（发文机关署名、印章、成文时间）

例文：

关于召开整顿旅店业工作会议的通知

全区各旅店、派出所、工商所：

为贯彻上级关于整顿旅店业的指示，经研究，召开一次整顿旅店业的工作会议，现将有关事项通知如下：

 一、参加会议人员：全区国营、集体、个体旅店负责人一名，各派出所、工商所负责人一名。

二、会议时间：从2011年9月2日起至9月3日止，会期2天。9月1日在××酒店报到。

 三、各旅店携带营业执照副本、卫生合格证复印件，派出所、工商所携近期治安检查、经营情况检查记录等材料。

四、差旅费自备，回单位报销。

特此通知

××区工商行政管理局××区分局（印章）                                                                      二0一一年八月二十八日

（二）策划书

1.策划书名称 

如“×年×月××活动策划书”,可写出正标题后将此作为副标题写于下一行

2. 活动背景 

包括：基本情况简介、组织部门、活动开展原因、社会影响以及相关目的

3. 活动目的、意义和目标:

 4.资源需要 :人力资源,物力资源

注：为表达清晰 

5.活动开展（正文） 

（1）形式上可分点分段、表述力求详尽，可适当加入图表说明等；

（2）策划的各工作项目，可按时间先后顺序，以“实施时间表”的形式列出。表中应包含：人员分配、活动对象、相应权责及时间地点，同时考虑执行的应变措施 

★注：一般活动可从以下几方面考虑：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等

6.经费预算: 活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,

可以表格形式列出 

7.活动中应注意的问题及细节: 

内外环境的变化,不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素。因此,当环境变化时是否有应变措施,损失的概率是多少,造成的损失多大,应急措施等也应在策划中加以说明。

8.活动负责人及主要参与者: 注明组织者、参与者、嘉宾、单位

（三）计   划

 （包括工作计划与活动计划）

1、工作计划：

（1）标题：单位名称、适用时间、指向事务、文种 

（2）正文

①前言：背景、根据、目的、意义、指导思想

注：一般一两个自然段即可

②主体：常见的结构形式为：用“一、二、三……”的序码分层，用“（一）、（二）、 （三）……”加“1．2．3．……”的序码分条款。

③结尾：提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等

2、活动计划

（1）标题：由活动的名称组成

（2）正文

① 细节内容：活动宗旨、意义、主办单位、活动时间、活动流程等

② 活动的操作：包括组织人员的安排、筹备阶段的工作人员安排等

③ 经费预算

（四）总 结

   （包括工作总结与活动总结）

意义：

取得哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。

★注：总结与传统意义上的公文区别在：一是无固定文本格式，二是不能单独做为文件发文。

（一）基本情况

    总结必须有情况的概述和叙述，对主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（二）经验和教训

    进行分析、研究、概括、集中。

（三）今后的打算

    根据今后的工作任务和要求，明确努力方向，提改进措施等。

（五）会议记录

应该突出的重点有： 　　

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动

会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解

权威人士或代表人物的言论 

会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论

会议已议决的或议而未决的事项

对会议产生较大影响的其他言论或活动

会议记录（格式）

（六）请示与报告

请示：是下级机关或部门向上级机关或部门请求批示、批准事宜，并要予答复的公文。

报告：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

报告与请示的相同点：

     1.行文方向一致

     2.写作特点相同

     3.报送要求相同

★ 注：报告的标题：一般由事由+文种构成，也可用全标题，但不能单独用文种“报告”两字，更不可用“汇报”两字。

请示与报告不同点

格式：

XX市汽车运输（集团）公司红头文件

1、文件开头： “成运[年份]几号 ”，如：“成运[2011]1号”

★注：一般为小三或三号    仿宋_GB2312

2、文件内容：

一般为通知等（按前述相应格式书写）

★注：（1）标题：二号   黑体

（2）正文：小三或三号   仿宋_GB2312

（3）行距：最小值  24磅

（4）页面设置：默认值

3、文末内容：

主题词、印发单位、印发日期、份数、抄报（抄送）机关、印章

★注：用印要端正、清晰、骑年盖月，不压正文；

抄报（抄送）其位置应列在主题词的下方；

 送上级机关或领导人，应列入抄报；平行或下级机关，则列入抄送。

文件格式

XX市汽车运输（集团）公司文件文件名称

成运[2011]1号   发文字号

关于开展×× 的通知 标题

×××× ：                                     主送单位

×××              正文

                                    XX市汽车运输（集团）公司     落款

×年×月×日（印章）       成文时间

                         主题词： ××××

                         抄送： ××××

 印发单位         ×××××年×月×日      印发时间

                                                            （共印××份）