超市采购管理系统的分析与设计

1 引言

系统开发背景

随着超市高速的发展，其经营管理也变得愈加复杂，早期采购的形式早已不能满足现在超市的发展，这样就迫切地需要引入新的采购管理技术。

超市形态具有种种优点，但在目前状况下，它仍存在落后的一面，如：不能有效地管理每种购进商品，清点货物速度慢，容易出现采购差错，不宜进行商品调价等，而且在超市日常管理中，商品的进、销、存等决策以经验为主，缺乏实时分析功能，管理人员对及时传递资料的要求始终得不到满足。超市形态的高速发展，其经营管理也变得愈加复杂，日常所需要处理的数据量也逐渐增大，商业运转的中间环节也越来越多，原始的人工管理已无法应对这复杂的市场。为此，在选题过程中，我们小组选择了超市采购管理系统设计题目，依靠现代化的计算机信息处理技术来管理超市，从而节省了大量的人力、物力，改善了员工的工作条件，减轻了劳动强度，并且能够快速反映出商品的进、销、存等状况和各种反馈信息分析，使管理人员快速对市场的变化做出相应的决策，加快超市经营管理效率。

系统开发的目的和意义

超市采购管理系统用计算机管理超市库存进出管理的一种计算机应用技术。现在一般的超市都采用计算机智能化管理，采用计算机作为工具的实用的计算机超市库存管理程序来帮助管理员进行更有效的超市库存管理工作。超市采购管理系统是典型的信息管理系统(MIS),其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。实现超市的信息化管理的同时又可以减少盲目采购，降低采购成本，合理控制库存，减少资金占用并提高超市市场竞争力。

2 可行性分析

可行性分析系统分析阶段的重要活动，是对系统进行全面、概要的分析。它的任务是确定项目开发是否必要和可行。在本系统中：超市需求日益多样化和个性化，产品更新换代的周期越来越短，这就要求超市必须改变可存管理现状，以适应时代的要求。本系统开发的目的就是通过系统开发，实现产品出采购管理工作的计算机化，提高业务的处理速度和规范化程度，并对有关的工作进行集成和重组，进一步通过计算机网络系统实现整个企业的管理信息化。

该系统可以提高管理工作的质量和效率它可以实现管理的“动态”化，能及时地提供产品出采购时的商品的信息，在系统过高或过低时，都给予提示。强大的统计分析功能，利用计算机工具以各种方式统计采购情况以便整体营销策略的调整。

技术可行性

对现有技术进行评价，以明确能否利用现有技术进行系统开发及系统实施。本方案技术要求不高，系统涉及范围不大，子系统间联系紧密，安全性、可靠性强；系统要求在windows2007以上环境运行，后台数据库采用SQL Server 2008，这些在目前都是容易实现的，使得本系统的成功开发成为可能。可见，从技术上是完全能满足基本功能需要的。

经济可行性

超市管理系统开发需要投资费用和未来的运行维护费用，其中投资费用主要包括设备费用、人员费用及其他费用（如由于工作方式改变需要增加的其他开支），通常为了保证新系统运行的可靠性，要求手工和计算机处理在长时间内并存。系统的收益主要通过新系统提高工作效率，指导经营策略来实现，还有其他难以计算的指标。而且，目标系统不是很复杂，开发的周期较短，人员经济支出不大，所节省的大量人力、财力产生的效益将远远大于本系统的开发成本，所以从经济方面讲开发此系统是可行的。

管理可行性

在现代化企业管理中，信息技术能够帮助企业在日益激烈的竞争中获得难以想象的竞争优势。

本超市采购管理信息系统，需要人员参与很少，大部分都可以通过计算机进行数据的处理，从仓库发出库存单、采购部发出采购单给供应商、供应商发出提货通知、财务部把订单金额打给供应商等过程，完全可以通过本系统进行操作，而且超市内部高层可以对整个超市的采购动态进行全面的的了解，可以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平。所以本系统在管理上是可行的。

可行性分析结论

通过以上验证，发现该系统具有一定的可行性，可以实现基本数据查询和历史数据分析的功能。

3 系统分析

通过考察，掌握了超市的现存的业务流程，了解了超市在采购管理系统功能以及性能方面的要求，在此基础上对采购管理系统进行进一步的业务流程分析及功能需求分析，制定出更加简洁有效的业务流程和数据流程。

组织结构分析

通过对企业现行系统的调查分析，了解到该企业的组织结构设置，超市进销存系统统一由经理管理，下设采购部、库存部、销售部、财务部、人事部5个部门。超市的组织机构如图1所示。

图1 企业组织结构图

系统功能分析

为了实现超市采购管理信息系统的目标，系统必须具有仓库管理、采购信息管理、供应商管理等三部分。超市系统功能结构图如图2所示。

                                 图2 功能结构图

业务流程分析

采购管理业务主要包括采购人员、库存管理人员、财务人员和供应商人员。根据工作内容可以划分为采购管理、库存管理、财务管理及供应商信息管理4个相互联系的业务流程，其中信息管理中具体业务流程分析如图3所示。

图3  超市采购信息管理流程图

数据流程分析

系统的数据流程就是各种信息（单据、报表、账本）交替传送，生成新信息的过程。本系统主要是采购部向系统输入清单；供应商向系统输入提货通知单，系统将结果单传输给采购部和供应商。信息管理系统顶层数据流图如图4所示。

图4采购管理系统的顶层数据流图

下一步是对顶层数据流图中的“处理”进行分解，也就是将“信息管理”分解为更多的“处理”。图5是分解后的第一层数据流图，图6、图7和图8分别为第二层数据流图的合同处理、采购处理和库存处理的管理。

图5 第一层数据流图

图6 合同处理管理

图7 采购处理的管理

图8 库存处理的管理

数据字典

数据字典是数据流图的补充。

（1）数据项描述

数据项编号：I01

 数据项名称：商品编号

 别名：商品代码

 概述：某种商品的编号

 类型：字符型

 长度：30

数据项编号：I02

 数据项名称：供货商编号

 别名：供货商代码

 概述：某种商品的供货商

 类型：字符型

 长度：30

数据项编号：I03

 数据项名称：购入量

 别名：购入商品数量

 概述：某种购入商品的数量

 类型：数值型

 长度：4位整数

 取值范围：0~9999

④数据项编号：I04

 数据项名称：进货单价

 别名：购进商品的单价

 类型：浮点型

 长度：80

（2）数据结构定义

数据结构编号：DS01

  数据结构名称：采购单

  简述：定义了采购商品的有关信息

  数据结构组成：商品编号+商品名+售价+商品价格+采购时间+采购人员名称

数据结构编号：DS02

  数据结构名称：入库单

  简述：定义了商品入库的有关信息

  数据结构组成：商品编号+商品名+供货商编号+入库时间+入库数量

（3）外部实体定义

外部实体编号：E1

 外部实体名称：采购人员

 简述：负责商品采购信息的处理，与库房商品交接

 外部实体组成：编码+姓名+性别+年龄+所属部门

 输出的数据流：入库单

外部实体编号：E2

 外部实体名称：供应商

 简述：负责产品的供应，与采购人员进行商品交接。

 外部实体组成：编码+姓名+联系方式

 输出的数据流：提货通知单表 

外部实体编号：E3

 外部实体名称：财务人员

 简述：负责账务结算

 外部实体组成：编码+姓名+性别+年龄+所属部门

 输出的数据流：财务报表 

④外部实体编号：E4

 外部实体名称：仓库人员

 简述：负责商品管理

 外部实体组成：编码+姓名+性别+年龄+所属部门

 输出的数据流：申购单

（4）数据存储定义

数据存储编号：F1

 数据存储名称：财务报表

 简述：用于分析商品的结算信息

 组成：商品编号+商品名称+商品售价+商品数量

 关键字：商品编号

数据存储编号：F2

 数据存储名称：库存台账

 简述：用于记录商品的信息

 组成：商品编号+商品名称+购入单价+库存数量

 关键字：商品编号

（5）数据流定义

数据流编号：D1

 数据流名称：入库单

 简述：采购人员填写的商品入库凭单。 

 数据流来源：采购人员

 数据流去向：登记商品购入流水账处理功能

 数据流组成：日期+入库单编号+商品号+单位+购入数量 

 数据流量：约30份/天

 高峰流量：约50份/天

数据流编号：D2

数据流名称：库存单

简述：库存人员填写的库存单据。

数据流来源：库存人员

数据流去向：库存信息处理

数据流组成：库存编号+商品名称+库存总量+入库时间+剩余量+剩余情况

数据流量：约0个/日

高峰流量：约100个/日

③数据流编号：D3

数据流名称：付款单

简述：财务人员填写的付款单据。

数据流来源：财务人员

数据流去向：付款信息处理

数据流组成：库存编号+商品名称+总量+价格

数据流量：约30份/天

高峰流量：约50份/天

④数据流编号：D4

数据流名称：采购单

简述：采购人员填写的采购申请单据。

数据流来源：采购人员

数据流去向：采购信息处理

数据流组成：商品编号+商品名称+单价+数量

数据流量：约30份/天

高峰流量：约50份/天

（6）处理逻辑定义

处理逻辑编号：P1

 处理逻辑名称：合同处理

 简述：根据采购单的内容，进行采购合同生成

 输入的数据流：采购单、库存单 

 处理描述：根据商品价格和采购要求，进行统计分析，得到合同处理订单。

处理逻辑编号：P2

 处理逻辑名称：采购信息处理

 简述：根据库存单和入库单，进行产品信息采购分析

 输入的数据流：库存单、入库单

 处理描述：根据库存单和入库单，进行统计分析，得到产品信息采购分析报告

4 系统设计

总体功能结构设计

本系统包括仓库管理、采购信息管理、供应商管理3大模块。超市管理系统的功能结构图如图9所示：

图9系统功能结构图

本系统共包括三大模块，分别是仓库管理模块，采购信息管理模块，供应商管理模块。每个模块的功能如下：

（1）仓库管理模块功能：

①实现仓库商品信息的查询；

②实现仓库商品信息的更新，包括增加、删除、修改功能；

（2）采购管理模块功能：

①实现采购信息的查询；

②实现进货信息的更新，包括增加、删除、修改功能。

（3）供应商管理模块功能：

①实现供货商信息的查询；

②实现供货商信息的更新，包括增加、删除、修改功能。

数据库设计

（1）E-R模型

根据用户需求设计数据库概念模型，概念结构是各种数据模型的共同基础，一般使用E-R 模型来表示。分析收集到的资料，画出超市现实中的事物及其相互联系图。本系统的E-R图如下所示。

商品实体E-R图如图10所示。

图10 商品实体E-R图

供应商实体E-R图如图11所示。

图11供应商实体E-R图

商品与供应商关系E-R图如图12所示。

图12库存实体E-R图

（2）数据库的逻辑设计

①数据库和表名称

为了便于编程，本系统中表名采用英文单词或字母与汉语拼音，数据库中的商品表、供应商表、购买表分别如表1、表2和表3所示。

表1 production商品表

通过这次课程设计，我们巩固了数据库课程中所学的各种关于SQL的知识和技巧，更重要的是学会和实践了管理信息系统所学知识，和如何建立符合要求的没有冗余的数据库表等.但同时也遇到了许多困难，比如在进行数据流程分析中，考虑不够系统全面，导致绘制流程图时遇到问题，整体层次不够分明，但经过小组成员共同商讨，不断改进，最终成功绘制出来了；还有在编制数据字典时，由于对其不是很了解，花费时间较长，但是通过查阅大量资料，最终得以解决。

    在本次超市采购管理信息系统的设计中，让我们对管理信息系统这门课有了更深的认识。对于我们所做的超市采购管理信息系统中，实践管理信息系统的概念，使用计算机硬件、软件以及搜索引擎等进行信息的收集、加工、储存、更新等设计并实现了采购信息管理系统。本系统是运用信息技术，对一家超市，建立具有请购管理功能、采购管理功能、合同管理功能的管理信息系统，以简化库存管理，提高商品库存效率，增长公司年度利润。我们所做的采购管理信息系统主要包括超市仓库管理模块，采购信息管理模块，供应商管理模块，实现最基本的采购流程，对于超市内部的基础操作有一定的帮助。该系统比较贴近实际超市采购业务流程,因果逻辑严密,数据的来源比较紧凑,对采购订单和采购合同管理的设计尤其严谨实用,操作简单,但又不失一定的实用性,基本实现了对超市采购过程作信息处理与系统管理的系统目标。系统实现后，在采购管理方面能完成商品查询、库存更新、合同生成等功能；在库存管理方面库存输入、库存修改和库存查询等工作。供应商管理模块能实现对供应商信息的查询，供货信息的明确等功能。

我们在做此课程设计时综合了各方面的知识，如计算机知识、数据库知识等。提高了查找资料的能力、沟通询问的技巧、总写能力等等，最终完成了该系统，我相信这将对我们以后的学习与工作有莫大的帮助。

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