关于合同签订管理办法

     合同的签订与管理，是一项极其严肃与缜密的事务。它关系到公司的业务能否顺利的进行、风险能否有效的规避、公司的合法权益能否得到有效的保护，甚至关系公司的生存与发展。为此必须要有高度的缜密和严谨性的态度来对待。为此，遵照公司《业务流程内部管控制度》，结合公司工作性质，就有关合同的签订与管理，特制定如下管理办法。

    一、经营（或投、融资等）业务洽妥后，凡需由公司执笔撰写的合同，均由洽谈或执行或公司指定的人员（届时视具体情况确定）严格依据《合同法》及洽妥的条款执笔撰写。

二、所书合同，须清晰列明签约各方主体资格合法、名称完整准确、在合同中的身份称谓准确，责权利清晰分明；对所涉标的的规格、数量、价格等的描述，要简明清晰；所涉的交货、付款、结算、检测及不确定因素的应对、违约责任的处罚、异议纠纷的解决等，要叙述清晰、观点明确；合同通篇要前后连贯缜密不矛盾，用词准确规范，要能满足实际执行运行的可操作性。

三、合同撰写完毕后，附上公司制订的《合同审批表》（见附件），按照经办人--经办部门负责人--财务部负责人—分管领导—财务总监--总经理的程序和职级，逐级审批签字。如总经理认为有必要时，其他相关人员、法律顾问、公司其他领导等，亦需会签审签。最终经总经理签字同意后，方能加盖印章。

四、经办人签署意见时，应简明扼要的阐述与该合同业务上下游的情况、风险的规避及效益状况。以便后续审签人员分析签批。

五、所有合同，需书写准确的时间、地点、合同编号。凡由本公司撰写的合同，编号按照“XXINTL--年月日--序号”的格式书写（例如：2012年5月16日签订的第9号合同，写作：XXINITL--20120516--9号），编号以一个公历自然年度为一个时段，按照前后顺序排列，由行政部掌握并指导传达到合同撰写人。若涉及修改、补充协议，其编号拟在该项业务原始合同序号后加添--1......）。若由对方书写或提供的格式合同，无论有无编号，均应在签订或交回公司归档时添加上本公司自己的编号，以便管理。

六、所有合同的正本，公司须执有三份以上，由财务部、行政部、执行部门各执一份。合同经签约各方盖章后，其中一份正本由行政部归档并编入目录，指定专人保管。若因签约时条件，只能以传真或电子信息方式签订的，签约经办人须在合同内容中或页面上加以注明（包括传真号、邮箱名及时间段等信息）。

七、如合同各方的签约人无法同时到场签章的，本公司经办人须于事后负责及时将各方签章完毕后的合同携带回公司交行政部归档管理。

八、在执行合同过程中，有关收发货凭证、收付款凭证及业务运行时所需的书面函、信单证（特别是业务经办人当时在外地现场临时确需的书面函证）等，均有契约的性质，当事经办人需对此妥善保管，除了满足合同的正常执行外，应积极配合公司相关部门做好对合同及有关凭证的管理。

九、合同中我方的签字人，应有公司领导的授权（含口头授权），任何个人不得超越权限对外签约或出具情况不明甚至不利于我方的书面凭据；公司所有的印章，未经同级负责人或领导同意，均不得随意加盖；

十、本暂行规定二〇一二年 月 日起予以执行，解释权属公司。

附：《合同签订审批表》

XX公司合同审签表      

                        合同编号：