会议室、会客室使用管理规定

1、目的

为了加强会议室、会客室的管理，规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为客户提供良好会议接待服务，保证各部门会议的顺利召开。

2.职责

2.1 行政部为执行与落实此规定的第一责任部门。

2.2 行政部接待专员为执行与落实此规定的第一责任人，行政部门经理培训、督查。

3. 会议室、会客室清洁标准

3.1 会议室、会客室内不允许随意放置杂物。

3.2 会议室、会客室必须在8:30之前打扫干净，保证桌面、地面清洁无污，烟灰缸无烟头污渍，桌椅排列整齐。

3.3 会议室、会客室没有客户接待时，行政部接待专员须在上午、下午各进行一次查看巡视，保证会议室清洁，以备随时使用。

3.4 会议结束后，行政部应即刻安排清洁工作，确保下一场会议的顺利进行。

3.5 会议室、接待室无人时，行政部要保证空调、照明、投影设备的断电状态。

3.6 会议室、接待室内的资料架及架上资料不能有灰尘，手拿时给客人的感觉必须是非常干净的。

4． 会议室、接待室资料摆放的规则

4.1 每个会议室的资料架上需整齐、按套摆放公司中英文全套资料。

4.2 接待专员必须在客户到达之前，按双方参会人数、国籍，接待部门的要求，摆放好所需资料，摆放的同时须检查资料的合格性。提供资料的同时必须提供笔和信纸，资料和信纸按照大小顺序（小的在上）摆放。

4.3资料和物品是可以重复被使用一两次的，但一旦有皱折、窝圈、图画就需要更换为新的物品，行政部负责将旧的集中保存另做使用。

5. 会议室、接待室接待规定

5.1会议室、会客室由行政部统一管理，实行提前预约制度。接待部门人员需提前填写《会议室、会客室使用申请单》交行政部接待专员，确保会议室能够如期使用。任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

5.2 行政部接待专员因休班、请假等原因不能在现场接待客户的，应及时向部门经理说明情况，并提前协商其他同事予以帮助，避免出现工作交接不善导致客户无人接待的状况。

5.3 行政部接待专员必须注意自己的仪表，穿好工作服，扎起头发，微笑待客。

5.4 行政部接待人员负责对会议室按照要求进行布置，保证会议室干净、整洁舒适。

5.5 客人落座后五分钟内必须端上矿泉水和热茶及特殊交待的待客物品，之后每十五分钟加一次水，并询问客人是否需要咖啡。

5.6 行政部接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件。在加茶水过程中，接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻），确保会议顺利进行。

附件：《会议室、会客室使用申请单》