文件编号管理制度

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别

4.1 文件

1.管理制度

2.技术文件

3.合同(招投标)

4.外来文件

4.2记录

1.会议记录

2.检查记录

3.工作总结(周报、月报)

4.工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

   公司全称：OOOOOOOO

   简称：OOOO

5.1.2部门代号

QF--企业发展部  ZH--综合部  ZX--管理咨询部

GC--硬件研发部   RJ--软件研发部    

5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。

5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如 ：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

5.2文件编码结构  

LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn

                     流水号(000-999)

                日期代号(年年月月)

            文件类型

部门代号

企业代号/文件(记录)

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号

  5.3.2合同(招投标)协议

格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号

T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）

  5.3.3外来文件

格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

  5.3.4技术文件

格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号

相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

格式：LYKJ/JL-QF-HY-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号

  5.3.6工作总结或工作计划

格式：LYKJ/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号

6.附则

1、本办法由OOO企业发展部负责解释。

2、本办法自发布之日起实施。