国外差旅管理办法

1、为保障公司“快速增长”经营战略的顺利实施，规范员工在国外工作及差旅行为，明确差旅补贴标准和报销规范，保证员工在国外的生活需要，特制定本办法。

2、本办法适用于奥比亚及旗下分子公司的正式中方员工及外方劳务人员。

二、职责

1、人力资源部

（1）组织制定本办法，根据国外实际情况进行调整或更新。

（2）对在国外差旅的员工工作计划、汇报和出差计划进行监督和检查。

（3）根据本办法规定核算和发放各项补助。

2、各分子公司、各部门

（1）根据本办法规定，对本单位在国外员工工作行为进行规范管理。

（2）审核本单位员工在国外工作出勤、差旅记录。

（3）协助本单位员工办理在国外工作的护照及签证。

3、财务部

（1）根据本办法规定，审核和发放各类补助、各类报销。

（2）协助在国外工作员工做好费用借支、外汇兑换等工作。

4、全体员工

（1）严格执行本办法规定，做好常驻地出勤记录、出差计划申请和报备。

（2）定期汇报在国外工作计划、工作成果、实际存在问题及改善计划。

（3）按实际发生填写各类补助或报销申请，并接受公司监督和检查。

三、工作行为规范

1、基本行为准则

（1）认真学习国家和公司有关安全方面、法律规定和相应的安全知识，详细了解各项安全管理制度和措施。

（2）在出国前详细了解拟前往国家的当地法律法规，掌握并尊重当地风俗习惯、禁忌事宜，收集安全信息及当地紧急救援联系方式。

（3）严格遵守公司颁布的员工行为规范，认真执行当地法律法规，维护公司在国外的良好社会形象，应尽中国公民的社会责任。

2、安全风险防范

（1）对所在住处做好住所防窃防盗措施。傍晚和夜间杜绝外出，如因工作需要，要采取安全措施，尽量避免单独参加聚会，避免在人多混杂的地方长时间逗留。

（2）加强与当地使领馆的联系，加强对驻在国政治经济形势、民族宗教矛盾、社会治安状况、恐怖主义活动等信息的收集、评估和预警，并及时报送人力资源部门。

（3）离开常住城市工作应向直接领导报备，按时回到居住地，如果由于工作需要和其他原因不能按时回来，要说明原因。国内员工临时出差到国外，要跟随团队统一行动，单独外出必须向带队领导报备，说明地点及预计返回时间，并按时返回。

（4）在发生战争、政变、恐怖袭击、绑架、治安犯罪、自然灾害、安全生产事故和公共卫生事件等异常时，国外员工应及时向总部人力资源部门领导汇报，同时立即向中国驻外使馆报告，在使馆领导下妥善安置。准确报告突发事件详情包括如下内容：

◆事件发生的时间、地点及现场情况；

◆事件简要经过及原因的初步判断；

◆事件已经造成或可能造成的伤亡人数(包括失踪人数)，人员姓名、籍贯、国内联系单位、家属联系方式；初步估计得直接经济损失；已经采取的'措施。

（5）在收到部门下发的高风险国家(地区)名单后，总部人力资源部门应及时向公司高层领导汇报，并尽量避免国外员工在此期间赴高危险国家和地区开展工作；对于已经在高风险国家(地区)工作或差旅的员工，应严格遵守有关管理规定，及时到驻外使馆报到登记，并接受驻外使馆的指导和管理。

3、月工作计划

（1）汇报时间：每月28日前，遇节假日提前。

（2）汇报人员：所有国外员工向直接领导汇报，向间接领导报备。

（3）汇报内容：月度销售业绩目标、客户开发目标、重点工作计划，具体参照《岗位绩效考核表》（附件1）填写。

4、月工作总结

（1）汇报时间：每月5日前，遇节假日提前。

（2）汇报人员：所有国外员工，国家经理向区域总监汇报，该区域暂无总监则国家经理向公司总经理汇报，其他人员例行参会。

（3）汇报形式：以PPT形式，线上视频会议汇报。

（4）汇报内容：

◆上月业绩达成情况；

◆上月新客户开发达成情况；

◆上月团队建设情况；

◆本月业绩目标及重点工作计划；

◆需要总部协助或支持事项。

5、周工作汇报

（1）汇报时间：每周一下午14点（北京时间）。

（2）汇报人员：区域总监向公司总经理汇报，暂无区域总监则国家经理向公司总经理汇报，公司总经理、其他人员例行参会。

（3）汇报形式：口头汇报，线上视频会议汇报。

（4）汇报内容：

◆业绩目标达成进度及下周目标

◆新客户开发情况及下周目标；

◆重点工作开展进度及下周目标；

◆需要总部协助或支持的事项。

6、日工作汇报

（1）汇报时间：每天晚22:00点（北京时间）。

（2）汇报人员：国家经理、外方业务人员向区域总监汇报，暂无区域总监则向国家经理汇报。

（3）汇报形式：微信群文字+图片汇报。

（4）汇报内容：

◆当日客户开发或拜访情况； 

◆重点工作计划进度；

◆其他突发情况汇报。

7、工作述职

（1）述职时间：

◆未转正员工，以季度为单位述职。

◆已转正员工，以半年度为单位述职。

（2）述职人员：在国外工作的主管及以上人员；

（3）述职形式

◆述职报告以PPT形式，采取线上视频会议讲述；

◆人力资源部组织公司总经理、直接领导、间接领导和其他相关人员共同参与。

（4）述职内容

◆近一个季度或半年度的工作成果；

◆近一个季度或半年度存在的问题及改进措施；

◆下一个季度或半年度的工作目标及计划。

（5）述职结果

◆在季度或半年度述职被评定为“不通过”，在试用期员工给予延长试用期，已转正员工考虑降级、转岗处理。

◆在年度总体述职或连续两次被评定为“不通过”，公司给予解除劳动关系处理。

◆在年度总体述职或连续两次被评定为“优秀”员工，公司给予职务晋升、职级晋升或作为重点培养对象。

8、工作规范考核

（1）月工作计划、月工作总结在每月按时提交。

（2）周工作汇报将作为员工过程考核的依据之一，如有特殊情况不能提交，须提前向上级领导报备或在24小时内补交。

（3）日工作汇报，每天按时汇报，特殊情况不能提交，须提前向上级领导报备或在8小时内补交。

（4）员工出差回国后应在三日内提交出差工作报告，并向上级进行述职，相关文件材料需要提前进行准备。

上述规范，所有员工必须严格遵守，若发生第一次违反在团队内部通报批评，发生两次违反负激励员工月度绩效奖金50%，发生超过2次违反负激励员工月度绩效奖金100%，发生在3次以上公司给予降级、转岗处理。

9、休假规定

（1）因工作需要，常驻国外工作的员工，享有每半年15天、每年 30 天带薪探亲假，探亲假时段包含国家法定节假日、公休日及往返路途时间。

（2）员工在国外连续工作满六个月后方可申请探亲假，每年探亲假可集中或分两次休假，员工休探亲假每年可报销两次往返机票。

（3）国外员工享有公司制度规定的婚假、产假、陪产假、丧假等假期，且不包含在探亲假时间范围内。

（4）员工回国休假应提前10天提出申请，并按公司制度规定提交请假审批，经逐级审批同意后，方可休假。员工应结合工作情况及个人需求进行休假，确保休假期间工作不受影响。

（5）员工因个人原因办理工作签证或因公出差等事项回国停留时间累计超过15天的员工，应合并一次休探亲假。

（6）回国休假后，未经公司同意不再到国外工作的员工，员工所退订返程机票产生的费用由员工个人承担，并追回其擅离职守给公司带来的经济损失。

（7）休假期满未办理续假手续或续假手续未被批准的员工，超假天数按旷工处理，且所发生的机票改签费用由个人承担。

（8）员工回国休探亲假期间停发驻外补贴，基本工资和绩效奖金按相关规定核算发放。员工因个人原因请事假回国，不享受探亲假待遇，按有关事假工资规定执行，路途机票等一切费用自理，公司不予报销。

（9）员工因工伤回国治疗期间，按国内有关工伤工资标准执行。公司视员工伤（病）情况决定其是否再返回境外工作。

（10）员工如选择放弃回国休假的，每放弃回国休假一天，公司给予员工补贴1天工资，每年最高补贴30天工资，月工资/30天=每天工资。

10、出差保险

（1）员工被外派出国工作，由公司为员工购买境外工作保险，员工在国内的工伤保险关系不中止。

（2）员工在国外工作期间遭遇疫情、意外等困难，需第一时间向人力资源部门和上接上级领导联报备，并留存书面证据以备后续查验和报销。

（3）人力资源部门在接到报案后，应按购买的境外工作保险规定进行报案处理。

四、差旅补贴标准

1、差旅补贴范围

（1）长途交通费：员工因公外出乘坐长途汽车、火车、轮船、飞机等交流工具出差，以及租车或使用公司/员工车辆出差发生的加油费、路桥费、停车费等可以报销的费用。

（2）市内交通费：员工因公外出乘坐市内公交、地铁、出租等交通工具的费用。

（3）住房补贴：员工在常驻国家工作长期居住的租房费用。

（4）住宿补贴：员工因公外出的住宿的补贴。员工出差过程中购买的食品、饮料费用自理。

（5）差旅杂费：员工因公外出所发生除长途交通费、市内交通费、出差补助之外的其他杂费，如行李打包费、行李超重托运费、行李寄存费、入关时因携带物品而补交税款（需取得票据）。因个人物品超重而支付的行李超重托运费不予报销。

2、差旅补贴标准

根据员工常住工作或出差所在国家(地区)分类设置不同的补贴标准，详见《国家(地区)分类表》（附件2）。

（1）住房补贴标准（仅于在常驻国家居住）

◆住房补贴计算公式=住房补贴标准÷30天×国外实际工作天数（员工回国探亲不剔除计算）。

◆住房补贴每月以工资补贴或其它方式发放。

（2）餐饮补贴标准

◆员工回国后按国内餐饮补贴标准计算。

◆餐饮补贴计算公式=餐饮补贴标准÷30天×国外实际工作天数。

◆餐饮补贴每月以工资补贴或其它方式发放。

（3）通讯补贴标准

◆员工在国外工作期间，通讯补贴按100美元/月计算（不区分国家地区），以此之外不再报销宽带、手机流量等相关费用。

◆通讯补贴每月以工资补贴或其它方式发放。

（4）员工在常驻国家外区或去别国短暂出差报销标准

◆出差住宿费用报销：

◆飞机票统一由公司国内前台人员协助购买，飞机票应提前15天购买，选择航班在时间合理、保障安全的情况下应选择较为便宜的航班。如要选择更贵航班，须报上级审批，表明理由并获得批准后方可购票。

◆市内交通若发生当地司机无法提供纸质或遗失的，允许员工手写往返名称、时间和金额作为有效凭证，公司按照交通标准的上限金额进行报销。上限标准：1类地区为 30美元/天，2类地区为25美元/天，3类地区为 20美元/天。

◆住宿费用按限额标准执行，不同级别多人入住酒店，可按较高级别的入住人标准进行报销。如发生战乱、严重疫情等高消费特殊情况，必须提前得到上级批准。

◆如国外代理商或合作伙伴单位统一安排食宿的，不予以报销相关费用。

◆员工出差应提前申请，填写《出差计划申请表》（附件3）作为报销时凭证，经直接领导审批同总后，向人力资源部门报备，出差时应按时提交日工作汇报。

（5）因业务需要宴请客户时，需要提前向上级进行汇报和申请，经同意后方可进行宴请。报销填写招待事由、时间、地点、招待人员名单。每报销一单应酬费，应相应扣减当天餐饮补贴标准 50%。

（6）公司派驻海外的员工回公司述职、开会、接受培训等期间，不享受出差补助，但陪同客户回国期间可享受国内出差补助。

（7）员工调回国内工作，不享受国外差旅补贴。

3、护照签证申办费用

（1）员工因公出国，无护照或护照已过期，申请办理及续办护照的费用予以报销，如果员工已持有有效护照则不予报销。

（2）员工因公出国需回原户口所在地办理出国因私护照，所发生的往返交通费、住允许报销，但不享受出差补贴。

五、费用报销规范

关于费用报销凭证、报销期限、报销规范参照财务相关规定执行。

六、附则

1、本办法与公司其它规定相抵之处，以本条例为准。

2、本办法由人力资源部门组织编制，CEO批准生效，人力资源部门负责备案，修订、作废亦同。

3、本办法未尽事宜，由人力资源部门进行补充，解释权、修订权归人力资源部门。