备忘录的写法及范文

(一)概念与范例

备忘录是记录有关事务或活动，起提醒、备忘作用的一种记事性文书。可用于个人事务的记录，也可作商务谈判、业务合作和外交活动等的记录。

备忘录所记录的事项有两类：一类是如实记录现实中曾经发生过的事实，如记录商务谈判中双方所表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项，如上级发给下级的工作要点备忘录。

[范例]：

备忘录

中国X X 公司X X 分公司（简称甲方）与X 国X X 公司（简称乙方）的代表，于200X 年X 月X 日在中国X 市关于兴办X 合资项目进行初步协商，双方交换了意见，现达成初步意见如下：

一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营X X 项目进行投资，总金额约X X X 万美元。投资方式有待进一步磋商。甲方同意提供场地、厂房、机器设备，但所用的投资的作价原则和办法亦有待进一步协商。

二、合资项目生产的X X 产品，乙方愿意在国际市场上销售50%，甲方希望乙方能达到70%，其余部分在中国国内市场上销售。

三、关于利润分配问题，乙方认为自己投入资金，应该占70%；甲方认为应该按投资比例分成。没有达成一致意见，但乙方代表表示愿意考虑甲方的意见，另定时间再进行协商。

四、工厂的规模、合营的期限、技术指导以及其他事项，均未详细讨论，双方都认为第二、三项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题容易商定。

五、这次洽谈，虽未解决主要问题，但双方都表示愿意合作。希望在今后的两个月内再进行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。

中国X X X 公司X X 分公司X 国X X 公司

代表X X （签章）代表X X X （签章）［评析］：

这是一篇商务谈判备忘录。直接用文种“备忘录”作标题，醒目。引言部分简单交待了国别、单位、名称、会谈时间、地点、项目等，接着用惯用语“现达成初步意见如下”引入正文。正文部分分条列项地具体记录了谈判过程中双方各自的意见，并以甲、乙各自的语气来表达，真实地反映了谈判的内容，最后落款。语言简明，结构完整，行文规范。

(二)基本知识

1.备忘录的特点

(1)提醒性：提示当事人避免遗忘。

(2)凭据性：备忘录不是一种正式的文件，但某些备忘录（如谈判备忘录）在一定的条件下，可以起补充作用，有时可用作某种调整的理由和依据。

(3)事务性：备忘录是记事性的文书，无论用于个人或单位，均用于记录事项。

(4)灵活性：备忘录形式多样，写法不拘一格；可是单张，也可装订成册。

2.备忘录的类型

备忘录可分为三种类型：

(1)个人备忘录：用于个人事务的备忘录。

(2)交往式备忘录：用于人际活动的备忘录，如商务谈判备忘录等。这类备忘录必须真实地记录各种情况，包括对当事人有利或不利的情况。

(3)计划式备忘录：用于提醒将来之事的备忘录。

3.商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别

(1)效力不同。商务谈判纪要一经双方签字，具有一定的约束力，而商务谈判备忘录没有约束力，只起提示备忘作用。

(2)内容不同。商务谈判纪要中记的主要是谈判双方达成的主要的一致性意见，而商务谈判备忘录中记的则不一定是谈判达成的一致意见，很大程度上是为了向下一次谈判、洽谈或磋商而提供的商谈问题。

(三) 结构与写法

备忘录形式多样，根据不同的内容，有不同的选择。个人备忘录和计划式备忘录的写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。一般用于社交活动的备忘录，格式较固定。下面以谈判备忘录为例，谈谈结构与写法。

1.标题

标题通常有两种写法：

（1）直接以文种名称“备忘录”为题。

（2）由单位、事由和文种或事由和文种组成，如《新新公司与大成公司合作开发鸣泉谷旅游项目会谈备忘录》、《关于筹建陶艺公司的谈判备忘录》。

2.正文

（1）引言。记录谈判的基本情况，包括双方国别、单位、名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等，最后以“现达成初步意见如下”或“双方的承诺如下”引出主体。

（2）主体。具体明确记录备忘的基本内容，各自的意见和承诺，一般分条款写。反映情况要真实，对实质性的问题、有争议的问题，要准确无误地表述双方的观点、意见。

（3）结尾。根据需要决定有无，多数备忘录不另写结尾。

3.落款

双方单位名称、谈判代表署名，并标明签署时间。

机关、企业、事业、社会团体内部使用的“备忘录”，写法比较灵活，一般写法

1.写作注意事项

(1)反映情况要真实、客观。谈判备忘录还要按照一般固定的格式写作，并以各方的语气来表述意见。

(2)内容要详实、具体而完备。

(3)语言要朴实、准确。

2.病例评析

[病例]：

谈判备忘录

1．＿X X ＿船舶公司要求＿X X ＿造船厂将现行生产的ＡＢＣ型气

垫船的生产技术以ＫＮＯＷＨＯＷ的方式出售给Ａ。

2．Ａ要求向Ｂ购买为建造＿X X＿艘ＡＢＣ型气垫船所需的全部设备和材料，以便在船厂自行建造，并只向Ａ提供。

3．Ａ所属的ＲＴ船厂按照上述第１、第2项在建造ＡＢＣ型气垫船时，只聘请＿X X X ＿工程技术专家，对该型船的建造进行技术指导。

4．Ａ确认对于上述＿X X ＿艘ＡＢＣ型气垫船的转让制造，双方同意其付款条件是委托＿X X X X ＿银行开立经＿X X X＿银行通知的以Ｂ为受益人的不可撤销信用证，以美元支付。

5．本备忘录中之第1、2、3和4条作为一个完整的整体。（但转让生产技术是可以进一步探讨的）

6．关于向Ａ转让生产技术，Ｂ与＿＿X X X X ＿有关部门需进行详尽讨论。在研究Ａ所提出的协议书草案后，Ｂ将向Ａ发出邀请，派代表团前往＿X X X ＿参观和进一步讨论ＡＢＣ型气垫船转让生产技术的可能性。

7．双方都有义务对本备忘录保守秘密，Ａ方保证不向别国转让备忘录和协议书规定的资料。

＿＿＿X X X ＿＿＿＿公司＿＿＿X X X ＿＿＿＿公司经理经理

签字＿＿X X X ＿＿＿＿＿签字＿＿＿X X·X X X ＿＿＿

200X年＿X＿月＿X＿日

[ 评析]：

这篇商务谈判备忘录的主要毛病如下：

1．本文省略了引言，谈判双方的国别、双方的简称、会谈的时间、地点等情况未交代清楚。

2．由于双方的简称未交代，造成主体的内容难以明了。

3．供方未提供材料清单，违反常规，谈判已不具备进行的条件。