档案资料的管理

档案管理制度是以业主单位的特点为基础，根据国家、浙江省及杭州市有关物业管理法规，提炼形成本项目档案管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

1、档案管理制度框架

2、档案资料的归档管理

1)文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围

凡是反映项目活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。

a.文件档案的归档范围，包括公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容。

b.档案的归档范围：在工作中形成的图纸、说明书等内容。

c.专项档案的归档范围，包括业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。

d.财务资料由集团财务部门归档管理。

2)归档要求

a.归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式。

b.归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁。

c.归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理。

d.传真件的应复印后以复印件归档。

e.归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。

f.每类建设工程竣工必须有兼职档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

g.保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。

h.档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。

i.文件材料的归档必须办理移交手续。

j.声像档案归档要求如下：

●归档的声像材料必须是原件、原版，部门或个人不得私留声像档案。

●归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确。

●归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。

●归档的照片原件，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容。

●归档的电子声像材料，必须在每个移动磁盘外壳上标明录制时间和内容或标明备份数据名称及备份时间。

3)归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.建设项目在竣工验收后一个月内归档。

c.各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。

3、档案资料的保管

1)所有档案资料均由项目部档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。

2)存放档案必须有专用柜、架，由档案管理员编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。

3)必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的安全）。

底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修

4)改、补充情况，底图存放以平放为宜。

5)定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀。

6)为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

7)声像档案的保管如下：

a.按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。

b.照片档案一般放在相册中，移动磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，远离磁场。

4、档案资料借阅和复制管理

1)项目部所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度规定，保守公司档案秘密。

2)项目部所有工作人员都有保护档案的权利和义务，经批准授权后都有借阅、复制档案的权利。

3)工作人员查阅、复制档案资料，必须办理登记手续，应做到以下方面：

a.按规定办理登记手续，定期归还。

b.要爱护档案资料，不得丢失、损坏。

c.所借档案不得随意折叠、拆散，不得对档案随意更改、涂写。

4)借出和归还档案时，应办理清点手续，档案管理员和借阅者当面核对清楚。

5)档案如有丢失、损坏或者泄密，要立即追究当事者责任。

6)对于调离或辞职的工作人员，必须办理完相关文档移交手续后方可办理调离或辞职手续。

5、电子化的档案管理

为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：

1)建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。

2)档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。

3)对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。

4)定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。

5)对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。

6)通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。

6、档案鉴定和销毁

6.1 档案的鉴定

1)档案鉴定工作由集团、项目部负责进行，鉴定由项目部经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案管理员负责。

2)鉴定工作人员的任务：

a.负责制订本单位档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3)确定保管期限原则：

a.对项目部或集团有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。

4)鉴定工作应该定期进行。

5)档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。

6.2 销毁档案的程序

1)鉴定工作人员应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告单位主管领导审批，销毁清单及报告由档案室保存。

2)档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章。

3)销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。

7、 档案管理员的工作

7.1 档案管理员工作守则

1)热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案。

2)坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。

3)要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神。

4)要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。

5)要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风。

6)工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。

7.2 档案管理员的工作要求

1)资料归存、借阅、复印、保密的规范完善。

2)贯切《物业档案资料的建立与管理制度》（文件资料的收集管理，归档范围，平时归卷、立卷）。

3)应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录。

4)对于公司档案所有内容均必须同时备份存档。

5)档案管理员均应与企业签订保密协议。

6)保密守则。

7)熟悉国家档案管理法律法规，及我司和本项目的档案管理办法和要求。