检查接待程序

商场检查接待和处理工作涉及商场行政部，营运部，采购部，工程设计部，财务部和事务部等，我们需要具体规范/来访检查接待和处理程序如下：

A.接待检查

1)及时到场 

商场前台或其它部门楼面同事知悉部门人员到访，应礼貌问清来访者姓名、单位并及时通知商场事务协调员到场接待，陪同至协调员到场后离开。行政部同事根据部门人员需要检查的事项迅速通知负责相关商品或部门负责人以上管理人员到场一同接待。 

2)了解来访者 

商场事务协调员需与来访者交换名片或记录来访人员的姓名、职位以及联系电话、地址等资料。

3)全程陪同检查

注意态度不卑不亢、谦和自信、少说多听、积极配合。      

4)登记商品信息

若部门来访涉及商品抽检或要求提供商品的文件资料，应详细记录商品的信息如下：

∙商品的名称

∙商品的数量

∙商品的规格

∙商品的条码

∙商品的编号

∙供应商号码

5)积极配合检查抽样，将部门盖有公章的抽检商品清单交由商场运营经理以上人员签字，由防损部人员审核后放行。部门盖有公章的抽检商品清单需提供给索赔部，由索赔部跟进向供应商索赔的事宜。

6)与商场内相关部门共同处理发现的问题，争取在现场就将问题解决。对于有疑难问题或紧急事件，及时知会总公司行政部对接人员，由其帮助协调解决。

B.检查汇报

1)对检查的汇报需要及时，当天接待的检查，24小时内发出报告，以便及时跟进。

2)对检查的汇报必须真实、准确和客观，如确实有不清楚的地方，一定要注明，以便负责跟进的同事进一步调查了解。

3)汇报流程：

a.商场事务协调员制作《商场接待机关情况报告》(格式见附件一，以下简称《报告》)

b.商场总经理签字批准后，以商场总经理的名义呈报发送至总公司总经理、商业副总、法务部、财务部、店内防损部。

c.凡涉及抽检、需要提交证明文件以及检查人员提出质疑的商品，都应将详细的商品信息填入《报告》中的“被检查商品明细表”。

d.来访小结上需注明检查过程中发现的问题，部门提出的要求，如商场已经完成整改或需其它部门帮助解决也应注明。

e.若部门抽检了商品，还需制作《机关抽样商品处理通知》(格式见附件二)。

商场索赔部需要凭《机关抽样商品处理通知》和部门盖有公章的抽检商品清单一起进行索赔。

f.针对同一次检查/来访，每次跟进的阶段性结果或者收到商品检测的结果以及获得最终部门处理意见，需要在第一次/上次发出的《报告》基础上，分别添加，发出程序同上。

C.在收到《商场接待机关情况报告》后，对该检查进行跟进流程如下：

1)针对商场所售商品进行的检查：

a.被要求提供商品文件和数据信息时：

(1)商场事务协调员第一时间通知信息部提供对应的商品基本信息，同时第一时间通知采购做好备案 工作和资料提供工作

(2)商场事务协调员在收到商品资料后应尽快交给相应的部门；

(3)对部门要求提供的商品成本、销售额等数据，商场事务协调员需按照《事务部发布信息工作程序》的规定，准备报送的数据。

b.得到抽样商品检测结果后；

(1)商场事务协调员应密切跟进部门抽样商品的检测结果，得到检测结果后，需更新《报告》并每月汇总商品检测结果，向商场总经理汇报。

(2)在收到部门发出的检测结果后，商场事务协调员需将收到的检测报告原件连同《机关抽样商品处理通知》交由商场索赔办转交供应商，商场事务协调员留存复印件。

(3)商场事务协调员保存抽检商品的检测结果。

c.抽样商品需缴纳检测费的处理：

商场事务协调员应将部门发出的商品检测费缴费通知单，连同《机关抽样商品处理通知》和《请款单》一并交到当地财务部，由财务部统一将检测费缴纳到相应的部门。(是否从该商品的供应商的货款中扣取上述费用，还需得到采购部的同意。) 一般情况下不应由供应商自行向部门缴纳检查费。

d.抽样检测结果不合格商品的处理：

(1)商场事务协调员应积极同部门沟通，并及时将部门对不合格商品的处理意见通过《报告》与公司相关部门分享。

(2)对于需缴纳罚款的不合格商品，商场事务协调员应将部门发出的行政处罚决定书或者罚款通知单，连同《机关抽样商品处理通知》和《请款单》，一起交由当地财务，由财务部统一将罚款交纳到部门。(是否从该商品的供应商的货款中扣取上述费用，还需得到采购部的同意。)一般情况下不应由供应商自行向部门缴纳罚款。

(3)对于被要求停止售卖的不合格商品，营运部和采购部在收到相关信息后应立即做撤架处理。

(4)检测不合格的商品，只有在供应商重新送检并获得合格的检测/检疫报告后，方能重新上架销售。

e.在部门要求供应商直接与其联系的情况下

(1)针对可以跟当地部门直接接触的供应商，

在收到的《报告》后，商场事务协调员应与部门确认此种处理方式，采购部应及时通知供应商在限期内与该部门直接沟通，并将供应商是否有去部门接受处理及处理情况反馈给商场事务协调员以更新《报告》。

(2)针对无法与当地部门直接接触的供应商，

按照《报告》，采购部确认供应商无法到当地处理该检查后，商场事务协调员应与部门及时沟通，协助外地供应商了解相关的要求，并将最后结果通过《报告》发给相关部门。

2)针对商场营运项目的检查：

商场营运项目的检查包括物价、环保项目、消防、卫生等。

a.部门对检查项目满意或检查项目合格：

商场事务协调员将来访情况填入《报告》中，按上述报告发送程序发出。

b.所检查项目不合格或需整改：

(1)由商场事务协调员除积极与部门沟通和协调外，需负责与营运部、工程设计部和防损部等相关部门协调和报送整改方案。

(2)若商场被处以罚款，商场事务协调员应将部门发出的行政处罚决定书或者罚款通知单，连同《请款单》，一起交由当地财务，由财务部统一将罚款交纳到部门

附件一：商场接待机关情况报告  

附件二：机关抽样商品处理通知

附件三：商场事务协调员工作职责

附件/Attach. 1: 

致/To        : 商业副总

抄送/Cc    : 总公司法务、财务部、采购部

由/From    : 商场总经理

日期/Date    : 

商场接待机关情况报告

被检查商品明细表 

机关抽样商品处理通知

Store # 商店编号: ________________

To致    :     采购部

         索赔部

          财务部    

From由    : 商场行政部

Date日期    : _______________

机关_______________________________于___年___月___日来我商场抽样检查商品质量。

请注意:

    下列商品已由上述机关带出商场做详细检测。(参见附件)

    下列商品的抽样检测费已由我公司代为交缴。(参见附件)

请有关部门跟进：

         索赔部通知供应商办理索赔手续并领取抽样单/检测报告原件。

    商场事务协调员跟进检测结果并及时通知采购部

    财务部从供应商帐户上扣除我公司代缴的检测费。

附：抽样单/检测报告原件 

       抽检商品明细表 

抽检商品明细表

商场事务协调员工作职责:

1.商场事务协调员应清楚了解公司接待检查的程序，负责接待检查、制作报告以及配合当地公司事务经理的跟进处理工作。

2.商场事务协调员应清楚 地方职能部门的职权范围。

3.商场事务协调员应基本了解各职能部门所对应的相关法律和法规。 

4.商场事务协调员应注意了解当地时令性检查的重点。

5.商场事务协调员对于频率较高的检查和检查中经常出现的问题，要知道如何准备和在检查中回应检查人员。

6.商场事务协调员对待发布的有关检查的信息和总部发出的有关提示信息，要引起高度的重视，积极做出反应。