档案专业基础(初级)考试大纲

前  言

　　根据《北京市人事局关于工程技术等系列中、初级职称试行专业技术资格制度有关问题的通知》（京人发 [2005]26号）、北京市人事局《关于北京市中、初级专业技术资格考试、评审工作有关问题的通知》（京人发[2005]34号）和北京市人事局《关于2008年度职称评审工作安排的通知》（京人发[2008]11号）文件的要求，我市档案系列初级专业技术资格试行以考代评的评价方式。为了做好考试工作，我们编写了本大纲。本大纲既是申报人参加考试的复习备考依据，也是专业技术资格考试命题的依据。

在考试知识体系及知识点的知晓程度上，本大纲从对档案专业初级专业技术资格人员应具备的学识和技能要求出发，在基本要求中提出了“掌握”、“熟悉”和“了解”共3个层次的要求，这3个层次的涵义为：掌握系指理解的基础上，能够解决实际问题；熟悉系指能运用其要点，解决实际问题；了解系指概略知道其原理及应用范畴。

在考试内容的安排上，本大纲从对档案专业初级专业技术资格人员的工作需要和综合素质要求出发，主要考核申报人专业基础知识、专业理论知识和相关专业知识，以及解决实际问题的能力。

命题内容在本大纲所规定的范围内。考试将采取笔试、闭卷的方式。考试题型分为客观题和主观题。

《档案专业基础与实务（初级）》       

   考试大纲编写组                

二○一○年一月                

档案专业基础

第一部分　档案概述

基本要求：

了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用

熟悉：档案定义的表述

掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价值

一、档案的定义

（一）档案定义的表述

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

（二）档案的形成条件

第一、办理完毕（或处理完毕）的文件，才能作为档案。

第二、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

第三、按照一定规律保存起来的文件，最后才能成为档案。

（三）档案的形式

包括常规的公文，也包括簿册、技术图纸、影片、照片、录像带、录音带等各种形式的文件。

（四）档案的本质属性

原始记录是档案的本质属性。这是因为档案是其形成者在历史活动中直接使用的文件的转化物，是历史的真迹，不是人们事后编写和加工的资料。因此具有很强的记录性。不同于一般的文献资料，他是第一手的文件，具有很强的原始性。

二、档案的种类

（一）公务档案与私人档案

公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指在私人活动中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。

（二）历史档案与现行档案

历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且起历史文化作用的档案。现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。

（三）文书档案、科技档案与专门档案

文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转换而成的档案，其是指是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位。科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转换成的档案。专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。

（四）中华人民共和国成立后的档案、历史档案与旧政权档案

中华人民共和国成立后档案又称中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立后，在中国形成的归国家所有的档案；历史档案又称政权档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立前，由中国党及其所领导的、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；旧政权档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了历史档案之外的所有归国家所有的档案。

三、档案的价值

（一）凭证价值   档案是历史的真实凭证，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值——凭证价值

（二）情报价值   档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值

（三）对档案真实性的辩证理解

对档案的真实性和可靠性，应该辩证的理解。一方面，因为档案是由在历史上执行特有任务时，作为表达工具所用的文件转化来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般比其他资料较为可靠。另一方面，由于生成档案是特殊的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。因此档案工作者和档案利用者应该以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对待档案。

（四）实现档案价值的规律性

1、档案价值的扩展律

①、由于价值主体扩展所导致的档案价值扩展；

②、由于档案作用性质的变化导致档案价值的扩展

2、档案价值的时效律

①、档案与利用者需求之间关系的时效性；②、档案价值形态的时效性。

3、档案价值的条件律

①、社会环境；②、社会档案意识；③、档案管理水平。

四、档案的作用  5

　　行政作用；业务作用；文化作用；法律作用；教育作用。

第二部分  档案工作概述

基本要求：

了解：档案工作的概念和内容

熟悉：档案工作机构，档案工作的性质

掌握：档案工作的基本原则　

一、档案工作的概念和内容

概念：档案工作亦称档案管理，是档案馆（室）直接对档案信息进行管理并提供利用服务的各项工作的总称，也是国家档案事业最基本的部分。

内容：包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。

二、档案工作的性质

档案工作就其本质而言，是管理档案和提供档案信息，为各项社会实践活动服务的一项工作。就其本质而言，是一项管理性、服务性、科学性、文化性、政治性的工作。

（一）档案工作的管理性：档案工作是一项管理档案的专门业务；档案工作是信息资源管理的重要内容；档案工作是社会管理活动的组成部分。

（二）档案工作的服务性：

（三）档案工作的政治性：档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现；档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一

（四）档案工作的科学性：档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作；档案工作实践中包含特殊的规律性和丰富科学内容；档案工作要大量运行现代管理科学的内容和信息技术的成果。

（五）档案工作的文化性：档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用；档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用；档案馆具有社会文化教育的作用；档案馆具有发展科学文化的作用。

三、档案工作的基本原则

基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用

（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则

①、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；②、全国档案工作在各级领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；③、对党政档案和党政档案工作实行统一管理

（二）维护档案的完整和安全

①、维护档案的完整；维护档案的安全

（三）便于社会各方面的利用

三个组成部分，是辩证统一的关系。统一领导，分级管理是核心；维护档案的完整与安全是手段；便于社会各方面的利用是目的。

四、档案工作机构

（一）档案馆

1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务

定义：档案馆是国家法定的专门保管档案机构。它属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保留档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

性质：首先，档案馆是永久保存档案的基地。第二，档案馆是现代化社会信息的重要部门之一，是提供档案信息为社会服务的中心。第三，档案馆是一个科学、文化事业机构。

职能：把档案作为国家的文化遗产进行收集和保管，并提供档案为社会各方面服务。①、积累的管理国家档案财富。②、传播档案信息，为社会提供服务。③、提供原始凭证，维护历史真实面貌。④、宣传教育的职能。

基本任务：集中统一地管理党和国家需要长远保存的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

具体任务:①、接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；②、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；③、参与编修史志工作。（研究）

2、档案馆类型

级档案馆、地方性档案馆和专业档案馆。

（二）档案室

1、档案室的定义与性质

定义：档案室是各机关（包括团体、学校、工程、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性的专业机构。

性质：①、档案室是机关的内部组织机构；②、档案室是保存档案的过渡性机构；③、档案室的主要任务时服务于本机关。

2、档案室的作用与任务

作用：一方面档案室是机关内部具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关管理合机关职能活动提供必要的档案信息支持。另一方面，档案室是全国档案工作的基础，为档案馆工作创造条件。

任务：基本任务：集中统一的管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。

具体任务：①、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督；②、负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用；③、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

3、档案室的类型

普通档案室；科技档案室；音箱档案室；人事档案室；综合档案室；联合档案室；档案信息中心

（三）档案行政管理机构

1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责

定义：档案行政管理机构，是党和国家指导和管理档案工作的部门。

性质：既是党的机构，又是国家的机构。

基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地长官去昂过档案十五，对全国档案工作进行监督、检查与指导。

2、档案行政管理机构的具体任务

第一，拟定档案工作的规章、办法，监理国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划；第二，指导和监督各机关、不对、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；第三，研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；第四，组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究；第五，组织和参与档案工作的国际交流。

（四）新型档案机构

1、文件中心的含义与类型

含义：文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文化形成单位，而是按地区按系统建立的结余文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。

类型：性文件中心；商业性文件中心。

2、档案寄存中心的含义与性质

档案寄存中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体和个人提供档案寄存有偿服务的机构。

性质：主要是接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营、生活等个小南瓜活动中形成的档案的寄存。

3、档案事务所的含义与性质

是指提供档案事物服务的一种商业性档案服务机构。

性质：经营、核算、自负盈亏的企业型单位。

第三部分  档案法制与职业道德

基本要求：

了解：档案法律的特点及其与档案行规、行政规章的关系，档案职业道德修养，《档案法》的作用、大纲中涉及的知识产权的相关知识

熟悉：档案行规的概念、种类和属性特征，档案行政规章的概念、性质和类型，档案职业道德的特点、含义和内容

掌握：《档案法》的主要内容，《档案法》的属性特征、施行原则和施行方式

一、档案法律的特点及其与档案行规、行政规章的关系

特点：直接性；具体性、综合性。

关系：既有区别又有联系。区别：第一，制订主题不同，档案法律的制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会，而档案性质法规的制订主题则是。第二，档案法律具有广泛的约束力，它是制订档案法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行规的渊源。第三，档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征，而档案行规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。联系：首先两者的指定与实施的根本目的是一致的。其次，尽管档案法律高于当行规，但是，从两者的发展历史看，他们有事相互影响，相互促进的关系。再次，档案法律与档案行规均应在规定的框架范围内制定和实施，不能违反规定的基本原则。

二、《档案法》的主要内容

共分为六章三十一条。其中包括总则，档案机构及其职责，档案的管理，档案的利用和公布，法律责任和附则等。

三、《档案法》的属性特征、作用、施行原则和施行方式

属性特征：（一）《档案法》具有所有国立法的共性特征——社会性。

          （二）《档案法》具有一定的纲领性和创建性

          （三）《档案法》的民主性特征

          （四）《档案法》的强制性

作用：（一）《档案法》是建设和发展档案事业的法律保障

      （二）《档案法》是进行我国档案法规建设的重要依据

      （三）《档案法》是保护我国国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段

      （四）《档案法》是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具

     （五）《档案法》是加强我国档案行政工作的法律依据

实施原则：1、施行《档案法》要以事实为依据，以法律规定为准绳。2、施行《档案法》必须遵循法律面前，人人平等的原则。

施行方法：1、档案法律的遵守；2、档案法律的适用。

四、档案行规的概念、种类和属性特征

概念：档案行规仅指由依法制订的各种档案行政管理规范文件。

种类：一是对档案行政事务做出全面系统的规定文件；二是对某一方面的档案行政工作做出部分规定的文件；三是对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件。

属性特征：一般属性包括：（1）权威性和命令性。（2）直接性和现实性。（3）稳定性和动态性。特殊性包括：（1）档案行规的制订必须符合档案和档案工作发展的规律和特点。（2）档案行规的制订必须具有历史的继承性和发展性特点。

五、档案行政规章的概念、性质和类型

档案行政规章既包括由国家档案局依照档案法律、档案行规制订的有关规范性文件，同时也包括由省、自治区、直辖市及省、自治区所在地的市和经批准的较大的市的人们，根据法律、行规制定的档案工作规范性文件。

性质：1、档案行政规章从属于国家的档案法律和行规；2、档案行政规章具有普遍的或特定的适用性；3、档案行政规章之间的协调一致性。

类型：根据内容分为立法性档案行政规章和解释性档案行政规章；根据实际效力和实施性质的不同，又可以区分为一类是必须遵照执行的规章，一类是参照执行的规章。

六、知识产权的基本概念、知识产权的分类、我国涉及知识产权保护的法律

知识产权是指对智力劳动成果依法所享有的占有、使用、处分和收益的权利。

它有两类:一类是版权，另一类是工业产权。按照内容组成, 知识产权由人身权利和财产权利两部分构成，也称之为精神权利和经济权利。

(1)、专利法，(2)、商标法。(3)、著作权法。4)、计算机软件保护条例。(5)、植物新品种保护制度。

七、专利权的定义与分类、商标的定义、专利权和商标的申报程序、专利权和商标保护的时效

专利权，即自然人、法人或其他组织依法对发明、实用新型和外观设计在一定期限内享有的独占实施权。专利分为发明、实用新型和外观设计三种。

商标权，即商标注册人或权利继受人在法定期限内对注册商标依法享有的各种权利。

专利权的申报程序：一、申请发明或者实用新型专利的，申请人向专利行政部门应提交的材料

　　1、专利项目评估申请表

　　2、被评估专利项目的专利证书、受理通知书、专利申请文件（包括说明书、权利要求书、摘要等）资料的复印件

请求书应当写明发明的名称，发明人的姓名，申请人姓名或者名称、地址，以及其他事项。

申请外观设计专利的，应当提交请求书以及该外观设计的图片或者照片等文件，并且应当写明使用该外观设计的产品及其所属的类别。

3、非当年授权的需提交当年度缴纳专利年费的复印件

　　4、专利项目已形成产业化经营的有关材料证明

　　5、专利项目所获奖励的证书及相关材料的复印件

6、单位营业执照或个人居民身份证复印件

注：申请人可以在被授予专利权之前随时撤回其专利申请；可以对其专利申请文件进行修改，但是，对发明和实用新型专利申请文件的修改不得超出原说明书和权利要求载的范围，对外观设计专利申请文件的修改不得超出原图片或者照片表示的范围。

二、专利项目申报评估程序

　　1、申请人按要求填写专利项目评估申请表并提交有关材料

　　2、市知识产权局对申请人所提交的材料进行格式审查

　　3、审查合格后，由具有专利资产评估资质的评估机构进行评估

　　4、由市知识产权局将评估结果通知当事人

三、办理时限

以申请专利项目评估单位提交的合格申请材料之日起，一般在五个工作日内对申请情况提出认定意见。

四、专利法规定的基本程序：

商标的申请程序：第十九条 申请商标注册的，应当按规定的商品分类表填报使用商标的商品类别和商品名称。

第二十条 商标注册申请人在不同类别的商品上申请注册同一商标的，应当按商品分类表提出注册申请。

第二十一条 注册商标需要在同一类的其他商品上使用的，应当另行提出注册申请。

第二十二条 注册商标需要改变其标志的，应当重新提出注册申请。

第二十三条 注册商标需要变更注册人的名义、地址或者其他注册事项的，应当提出变更申请。

第二十四条 商标注册申请人自其商标在外国第一次提出商标注册申请之日起六个月内，又在中国就相同商品以同一商标提出商标注册申请的，依照该外国同中国签订的协议或者共同参加的国际条约，或者按照相互承认优先权的原则，可以享有优先权。

依照前款要求优先权的，应当在提出商标注册申请的时候提出书面声明，并且在三个月内提交第一次提出的商标注册申请文件的副本；未提出书面声明或者逾期未提交商标注册申请文件副本的，视为未要求优先权。

第二十五条 商标在中国主办的或者承认的国际展览会展出的商品上首次使用的，自该商品展出之日起六个月内，该商标的注册申请人可以享有优先权。

依照前款要求优先权的，应当在提出商标注册申请的时候提出书面声明，并且在三个月内提交展出其商品的展览会名称、在展出商品上使用该商标的证据、展出日期等证明文件；未提出书面声明或者逾期未提交证明文件的，视为未要求优先权。

第二十六条 为申请商标注册所申报的事项和所提供的材料应当真实、准确、完整。

第三章 商标注册的审查和核准

第二十七条 申请注册的商标，凡符合本法有关规定的，由商标局初步审定，予以公告。

第二十 申请注册的商标，凡不符合本法有关规定或者同他人在同一种商品或者类似商品上已经注册的或者初步审定的商标相同或者近似的，由商标局驳回申请，不予公告。

第二十九条 两个或者两个以上的商标注册申请人，在同一种商品或者类似商品上，以相同或者近似的商标申请注册的，初步审定并公告申请在先的商标；同一天申请的，初步审定并公告使用在先的商标，驳回其他人的申请，不予公告。 

第三十条 对初步审定的商标，自公告之日起三个月内，任何人均可以提出异议。公告期满无异议的，予以核准注册，发给商标注册证，并予公告。

第三十一条 申请商标注册不得损害他人现有的在先权利，也不得以不正当手段抢先注册他人已经使用并有一定影响的商标。

第三十二条 对驳回申请、不予公告的商标，商标局应当书面通知商标注册申请人。商标注册申请人不服的，可以自收到通知之日起十五日内向商标评审委员会申请复审，由商标评审委员会做出决定，并书面通知申请人。

当事人对商标评审委员会的决定不服的，可以自收到通知之日起三十日内向人民起诉。

第三十三条 对初步审定、予以公告的商标提出异议的，商标局应当听取异议人和被异议人陈述事实和理由，经调查核实后，做出裁定。当事人不服的，可以自收到通知之日起十五日内向商标评审委员会申请复审，由商标评审委员会做出裁定，并书面通知异议人和被异议人。

当事人对商标评审委员会的裁定不服的，可以自收到通知之日起三十日内向人民起诉。人民应当通知商标复审程序的对方当事人作为第三人参加诉讼。

第三十四条 当事人在法定期限内对商标局做出的裁定不申请复审或者对商标评审委员会做出的裁定不向人民起诉的，裁定生效。

经裁定异议不能成立的，予以核准注册，发给商标注册证，并予公告；经裁定异议成立的，不予核准注册。

经裁定异议不能成立而核准注册的，商标注册申请人取得商标专用权的时间自初审公告三个月期满之日起计算。

第三十五条 对商标注册申请和商标复审申请应当及时进行审查。

第三十六条 商标注册申请人或者注册人发现商标申请文件或者注册文件有明显错误的，可以申请更正。商标局依法在其职权范围内作出更正，并通知当事人。

前款所称更正错误不涉及商标申请文件或者注册文件的实质性内容。

专利权和商标的保护时效：1.发明专利的时效是20年，而实用新型和外观专利的时效是10年。2.商标的时效为10年,自核准注册之日起计算 

八、著作权与版权的定义

著作人（自然人或法人）依法对科学研究、文学艺术诸方面的著述和创作等所享有的权利。又称版权。

九、档案职业道德的特点、含义和内容

特点：（一）鲜明的职业性特征；（二）存在方式的具体性特征；（三）形成过程的连续性和继承性特征。

含义：档案职业道德，是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。

内容：1、忠于职守，爱岗敬业；2、遵纪守法，严守机密；3、博学求进、公正服务。

十、档案职业道德修养

（一）档案职业道德理想和职业道德义务；

（二）档案职业道德情感和职业道德行为；

（三）档案职业态度和职业良心

（四）档案工作的职业荣誉和职业尊严

第四部分  外国档案管理

基本要求：

了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆

熟悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理

掌握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则

一、外国文件管理

（一）文件生命周期理论

它把从现行文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程，着力研究这一整体运动的过程特点和发展规律，试图使文件的整个生命过程都得到全面控制，从而实现文档管理的高效化。包括以下三点：

第一：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二:由于文件价值形态的变化，这一完整过程可以分为若干阶段；第三：文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。

意义：第一，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。第二，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。第三，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。

（二）文件管理的含义与文件管理职能

 文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

文件管理职能：保管，服务，处置。

（三）外国文件管理机构——文件中心

文件中心又称中间档案馆，是介于机关档案室和档案馆之间的一种过渡性档案保管机构，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。

二、外国档案管理

（一）外国档案鉴定理论与标准

1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准

理论：在鉴定时，绝不能把案卷当作零碎的材料孤立的单独进行评判。在确定案卷的来源时，应该考虑各行政单位在机构中的地位、活动性质以及这些活动与上下级行政单位活动的关系。年龄鉴定论”，

标准：（1）关于国家不动产权利的档案，不管是什么形式的，都要永久保存。如果只涉及档案管理事宜的档案，只应选择有特别意义或历史意义的加以保存。（2）关于私利或非国家的公共权利的案卷，一般只保留有 重大意义的部分，或保留与典型事例、典型权利、特殊人物有关的部分。（3）每个机关都应该特别重视有关该机关的本身行政任务的案卷。（4）综合性档案，首先应当保存在机关。下级机关的综合性档案的价值，应根据其活动加以评定。（5）中间性机关的档案，凡是中间性机关本身的行政管理文件，都应加以保存。（6）下级机关的专门案卷，只要它们是这些机关自身行政活动的产物，就应加以保存。（7）的档案，只保存能从中看出永久性权利、常设机构、重要历史事件、政治局势及过去风俗习惯的档案。

1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准

（一）20世纪初的“年龄鉴定论”

　　这种鉴定观是德国档案学者迈斯奈尔1901年提出的。他在担任德国档案馆馆长期间，以多年实践经验为基础，总结出了一套档案鉴定的理论体系——包括六条一般原则和七条具体标准。他指出鉴定遵循的一般原则包括：第一，事关档案存毁的决定必须当机立断；第二，必须避免极端行为，既不要过于谨慎保存，也不要过于随便抛弃；第三，不要以抽象概念作为价值标准；第四，高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不得销毁；第五，为暂时目的使用的案卷在目的达到后应当销毁；第六，一个永久性机构成立经过的案卷应当保存。他提出的鉴定标准可以概括为两个方面，一是档案内容；二是档案来源。

　　迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名思想并没定了具体的禁毁年限，这是一种“传统”的鉴定思想，改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动各国相继制定禁毁年限，使历史档案得以妥善存留。其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准，构建了一个鉴定理论体系，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，在理论和实践上均是一次重大突破。再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一，强调不能把档案视为零散材料孤立地进行价值评判，而应以档案固有的行政关系为背景进行鉴定，全面考虑形成机关在结构中的地位，以及机关职能与上下级单位职能的关系。他的观点是对来源原则在鉴定领域适用性的首次肯定。

2、美国档案鉴定理论与标准

标准：第一，为确保鉴定工作质量的一致，联邦档案机构制定了一系列指导性法规和章程，这些法规和章程为机构的鉴定提供了法律依据和工作标准。

第二，国家档案与文件署设立专门鉴定小组负责审批文件形成机关报送的文件处置申请表。

20世纪50年代的“双重价值论”

　　这种鉴定观是美国档案学者谢伦伯格(Theodore Schellenberg)提出的。他在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论——公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说，第一价值分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；第二价值包括证据阶值和情报价值。其中，形成机关的行政对鉴定第一价值负主要责任；而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。

　　与行政决定论和职能鉴定论相比，双重价值论具有明显的进步与深刻之处。首先，谢伦伯格不是反对、而是大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作，这不仅避免了鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反映了历史档案与现行文件的密切联系，为文件、档案的一体化管理提供了有力的保证。这正是谢伦伯格的现代鉴定观取代詹金逊的古典鉴定观的根本原因。其次，谢伦伯格不再把鉴定标准的重心单一放在形成机关的地位和职能等外在特征上，而主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值，其贡献一是确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；二是把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入。后来欧美档案学者正是依据文件双重价值形态的转化提出了文件生命周期理论。谢伦伯格也由于在档案鉴定理论上的重要贡献而被誉为“美国档案鉴定理论之父”。

20世纪60～70年代的“利用决定论”

　　这种鉴定观的代表人物有美国档案学者菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他们的核心观点是将学者、特别是历史学家的利用需求视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。他们有的主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”；有的提出　“鉴定既要考虑文献资源的长远利用，又要考虑学者的潜在需求”；有的更进一步指出“了解用户为什么和怎样接近档案将提供鉴定文件的新标准”。总之，这种鉴定观一切从利用者的角度出发，突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。

3、前苏联的档案鉴定理论与标准

前苏联从1918年起直到1991年解体为止，档案工作始终实行集中统一管理，档案鉴定销毁的决定权始终掌握在档案管理机关。前苏联为档案鉴定工作规定了四项原则：（1）历史主义原则，即必须把每份文件都看作是一定历史时代的产物，因而必须从历史的角度进行评价；（2）党性原则，即必须从劳动阶级的利益出发来了解文件的意义，避免主观主义；（3）全面性原则，即必须从各个不同的方面来研究和评价文件；（4）系统性原则，即不能孤立地对文件逆行评价。

（1）文件产生者的职能。这一项鉴定标准在前苏联称为“全宗构成者的意义”，在美国则称为对“文件职能特点的分析”。它是职能鉴定论的主要标志。

进行职能分析，主要是为了确定文件的证据性价值。早在20世纪50年代，谢伦伯格就已经指出了进行职能分析时应当注意三个要素：第一，文件产生机关在所属行政机关等级体系中的位置；第二.文件产生机关的职能；第三，文件产生机关的活动。这里要把重要职能与重要活动区别开。

在前苏联，由于在全国范围内实行了档案工作的集中统一管理，所以，对文件产生机关的职能分析不是针对个别机关，而是针对所有的机关、企业和团体。前苏联把文件产生机关看作国家档案全宗的补充源，并根据这些机关职能的重要性把它们分为三大类：第一类是在苏联社会生活中起最重要作用的机关，这些机关要按规定向国家档案馆移交档案文件；第二类是大多数具有相同职能和任务的机关，这些机关要有选择地向国家档案馆移交档案文件，避免重复；第三类是一些辅助性和服务性的机关，这些机关不向国家档案馆移交档案文件。

（2）文件的内容。文件内容是判断文件价值的基本标

（二）外国档案的整理原则

1、事由原则

就是档案馆将档案按其内容主题而不按其来源机关和原有次序进行整理的原则。

2、来源原则

就是档案馆按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。

（三）外国档案编目与检索

1、外国档案编目的含义、任务和原则

2、外国档案手工检索工具

（1）案卷目录

（2）指南

（四）外国档案利用和开放

1、档案利用由封闭到开放的转变

2、档案开放原则

即一切公民有权利用国家档案馆的的文件。

3、信息资源开发和共享时代的档案利用

4、档案利用的含义与封闭期制度

档案利用是指对某些种类的档案，由国家法律、档案行政管理机关或文件形成机关等规定档案文件在一定时间范围内的拒绝或向社会公众提供利用

封闭期制度：核心是封闭期。封闭期是指由法律规定的文件由形成到开放利用的期限，不同性质和不同内容的档案有着不同的封闭期，处在封闭期内的档案文件向公众开放。

5、档案利用类型

（1）档案的学术利用

是社会科学或自然科学方面的专家、学者在档案中查找用于学术研究所需的资料，以形成学术论著。

（2）档案的实际利用

主要是专业技术人员、行政管理人员在档案中查找可直接用于做出决定的资料。

（3）档案的普遍利用

即档案馆向普通公众开放，使普通人为取得资料而利用档案馆的档案。

三、外国档案事业管理

（一）外国档案事业管理

1、集中式档案事业管理

即地方档案机关受档案机构的领导或监督，由国家行政立法手段设立档案事业行政中心，确立从到地方的档案机构隶属关系，建立统一的规章制度，从而使整个档案管理结构达到组织化和有序化。

2、分散式档案事业管理

即是一个国家和档案机构只负责接收和保管机关的档案，不过问地方的档案事务。

（二）外国档案馆

1、法国国家档案馆的建立及其影响

1970年成立的法国国家档案馆，前身是国民议会档案馆，是世界上第一个具有现代意义的综合性国家档案馆。国家馆履行保管和业务指导的双重职能。

2、当代各国公有和非公有档案馆的类型

国外共有档案馆的类型从馆藏档案的成分上分，可概括为综合性和部门性（专门性）两大类。

非公有档案馆分为私人企业档案馆、教会档案馆、私立大学档案馆、私人家族档案馆四种。

档案专业实务

第一部分  公文管理

基本要求：

了解：公文的格式和稿本，文书立卷的定义和组织

熟悉：公文的概念、特点和分类，文书工作的具体内容和基本要求，文书立卷的基本原则

掌握：《国家行政机关公文处理办法》中规定的上列公文文种的名称和用途，文程序和要求，行文规则，常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告），案卷整理规范，归档制度

一、公文概述

（一）公文的概念、特点和分类

1、公文的概念和特点：

    概念：公文时公务文书的简称。是法定机关与组织发布法令、传达工作意图、联系公务与记载公务活动的一种文字工具。

   特点：1、法定作者；2、法定权威，现实执行效用；3、规范体式，法定处理程序。

2、公文的分类

（1）从公文来源的角度分类

 收文；发文

（2）从公文行文方向的角度分类

上行文；下行文；平行文

（3）从公文涉密程度的角度分类

对外公开文件；国内公开文件；内部使用文件；秘密文件；机密文件；绝密文件

（4）从公文稿本的角度分类

 草稿，定稿，正文（副本），试行本、暂行本、修订本；文件处理单

（二）《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）中规定的下列公文文种的名称与用途：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要

（一）命令（令） 

适用于依照有关法律公布行规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定 

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 

（三） 公告 

　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 

　　（四）通告 

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 

　　（五）通知 

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 

　　（六）通报 

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 

　　（七）议案 

　　适用于各级按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 

　　（八）报告 

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 

　　（九）请示 

　　适用于向上级机关请求指示、批准。 

　　（十）批复 

　　适用于答复下级机关的请示事项。 

　　（十一）意见 

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。 

　　（十二）函 

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 

　　（十三）会议纪要 

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（三）公文的格式和稿本

1、公文的格式

公文用纸，银装格式，公文的书面格式，关于数字写法

2、公文各种稿本的名称和作用

草稿，定稿，正本（副本），试行本、暂定本、修订本，文件处理单

二、文书工作

（一）文书工作的具体内容和基本要求

具体内容：文件材料从产生到归档，要经过一系列的工作程序。这些程序中的各个环节，如办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作就是文件处理，即文书工作。

要求：根据发布的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。”同时规定：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。概括起来，文书工作的要求是准确、及时、安全、统一。

（二） 行文规则

应注意以下基本原则：

1、按行文关系选择行文方向和文种，如“请示”与“函”

2、除非确有必要，一般不能越级行文，除非举报上级或答复越级交办的事

3、部门一般不得向下一级行文，内设机构一般不向外行文

4、联合行文时，要明确主办单位，并将其名称排在文头中的第一位

5、要注意分清主送和抄送，抄送必须是真正有关的机关；主送单位要明确，机关一般不能直接向领导人行文，下发的重要文件应抄送上级。

6、“请示”要一文一事，请示问题要求办复的文件，只能写主送一个机关，请示不能同时抄送给下级；报告中不能带有请示事项，不能用“请示报告”等不规范的名称。

7、必须严格控制发文范围和数量，严禁滥发文件。

8、行文要清楚发文单位和收文单位的职责，不能党政不分。

（三）常用公文的拟写（通知、通报、函、请示、批复、报告）

见例文

（四）文程序和要求

1、发文办理程序和要求   12

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 

2、收文办理程序和要求    11

程序：签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档或销毁等程序。

三、文书立卷

（一）文书立卷的定义和组织

1、文书立卷的定义

2、文书立卷的组织机构

3、文书立卷的组织形式

（二）文书立卷的基本原则

1、遵循行程规律和特点——按其历史原貌

2、保持有机联系——同一问题，同一案卷

3、区分不同价值——价值相近可组为一卷

4、便于保管利用——立小卷。

（三）案卷整理规范

1、填写卷内目录和备考表

2、拟写案卷题名：作者、问题、名称

3、案卷排列（按保管期限分别排列：永久、30年、10年）和编号（保管期限大流水号，按年度分保管期限编制小流水号）

4、编制案卷目录

经过立卷并进行了系统排列编号之后，要将案卷逐个登记到《案卷目录》上

（四）归档制度

1、归档范围（以国家档案局2006年12月18日发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为准）

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中行成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有重要参考价值的文件材料。

2、归档时间      第二年上半年

3、归档要求：齐全完整、系统科学、优质精炼、及时迅速、手续完备。

第二部分  文书档案管理

基本要求：

了解：文书档案鉴定工作的内容和原则，档案鉴定工作制度的内容, 档案检索工作的内容, 档案著录和标引的含义,档案检索工具种类，档案利用工作的基本内容和要求,档案利用工作的基本途径与方式，开放档案

熟悉：文书档案收集工作的内容和要求，文书档案整理工作的内容和原则，鉴定档案价值的标准，档案利用工作的要求，档案状况登记的主要形式，档案工作登记的主要形式

掌握：文书档案收集工作的方法，文书档案整理工作的方法和步骤，文书档案鉴定工作的方法和步骤，档案保管期限表的作用和类型，档案销毁工作,常用档案检索工具的编制方法

一、文书档案的收集工作

（一）文书档案收集工作的内容和要求

一是对本机关需要归档档案的接收工作;二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作;三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

具体到一个立档单位保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度包括归档范围归档时间和归档要求.

要求：(一)归档的文件材料应当齐全完整并符合长期保管的质量要求

    1齐全完整是指归档文件材料在种类份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整

    2质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观真实而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存.

    (二)归档的文件材料应当精练准确并反映单位的主要职能

    (三)档案部门要加强收集工作的调查和指导

（二）文书档案收集工作的方法

1、档案室收集工作的具体内容和要求

具体内容：1、上级针对本机关的指导性公文    

2、本级机关主要职能活动中形成的公文材料 

             3、下级机关呈送的报请类公文

                 4、同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

要求：1、种类份数以及每份文件的页数

         2 案卷封面填写卷内文件排列编页目录及备考;

       3、案卷要系统排列交接时履行手续;

       4、 字迹材料要符合耐久性要求;  

       5、公文必须是正式的生效的公文

2、档案馆档案的来源、收集范围和要求

来源：①、接收现行机关的档案；②、接收撤销机关的档案；③、征集历史档案；④、档案馆之间交接档案。

收集范围：1、一级档案馆主要收集需要永久保管的一级党和国家现行单位和撤销单位的档案，具有全国意义的、需要由保管的历史档案和旧政权档案、有关历史资料一级党和决定接收的档案。

2、省（市）自治区档案馆收集档案的主要范围：省级各单位、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行单位和撤销单位的档案，省级单位的、具有全省意义的、需要由省保管的历史档案和旧政权档案一级有关的历史资料，和省决定接受的档案。

3、省辖市（州、盟）和县级档案馆收集档案的主要范围：省辖市（州、盟）和县级各单位、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行单位和撤销单位的档案，本县的历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县委和县决定接收的档案。

4、各类专门的、专业性的档案馆，根据党政领导单位、专业主管单位和档案行政管理单位的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。

要求：为了档案馆工作的顺利进行，按照有关的规定和多年的经验，移交和接收档案，一般应符合如下要求：

⑴ 进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。

⑵ 规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。

⑶ 与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。案卷目录须按规定格式编制一式数份，其中一份经档案馆签收后退回移交单位

3、历史档案的接收和征集

对保存在各部门的历史档案的接收；保存在个人手中的失散的历史档案的征集；少数民族地区的历史档案的收集。

二、文书档案的整理工作

（一）文书档案整理工作的内容和原则

1整理工作的内容    

通常分为系统化和基本编目两个部分.系统化指档案的分类案卷的排列和档号的编制;基本编目指编制案卷目录    

2整理工作的原则    

（1）、充分利用原有的整理基础. 

（2）、保持文件之间的历史联系.    

（3）、便于保管和利用.

（二）文书档案整理工作的方法和步骤

方法：组卷整理法  鉴定——分类——组卷——卷内文件排列——卷内文件编号——抄写卷内目录——填写卷内备考表——填写案卷封面——案卷装订——案卷排列及编号——编制档案检索工作

归档文件整理法   鉴定——分类——装订——文件排列——加盖归档文件章——文件编号——填写归档文件目录——文件装盒——填盒内备考表

1、区分全宗

（1）全宗的概念

一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

（2）立档单位的概念和构成条件

概念：立档单位又称“全宗工程者”，指形成全宗的机关、团体、企事业单位或人物。

构成条件：  在行政上具有性，可以行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。这事全宗构成的基本条件。

② 在财务上具有性，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

③ 在人事上具有性，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

（3）立档单位的变化和全宗的划分

省级机关：

地市县级机关

（4）联合全宗、全宗汇集、档案汇集、全宗群的概念

联合全宗：在某些特殊情况下，若干互有联系的机关形成的档案，可以构成一个全宗，成为联合全宗。

全宗汇集：也称为汇集全宗。是为了便于集中管理将若干性质相近，档案数量不多或不完整的小全宗暂时汇集在一起，作为一个全宗进行管理、保存。

档案汇集：是由不知所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。

全总群：是在实践或内容上具有一定联系的若干全宗的有机群体。

2、全宗内档案常用的分类方法和应用

（1）年度分类法  按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别

（2）组织机构分类法   按立档单位的内部组织机构对档案进行分类

（3）问题分类法  事由分类法，按档案文件内容涉及的问题（主题）对档案分类

（4）复式分类法  联合分类法，或分类法结合，年度——组织机构分类法；年度——问题分类法；组织机构——年度分类法；问题——年度分类法。

3、档号及编制方法

档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号单位合称。通常简称为全宗号、目录号、卷号、页号或件号。

三、文书档案的鉴定工作

（一）文书档案鉴定工作的内容和原则

内容：制订鉴定的原则和标准（归档与不归档的范围和档案保管期限表）；对有保存价值的档案划分保管期限；对保管期限已满，确定失去保管价值的档案进行销毁；围绕上述鉴定所开展的一系列组织工作。

原则：从国家和人民的整理利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，确定档案的价值。

（二）档案鉴定工作制度的内容

档案鉴定工作制度应包括归档范围、保管期限、销毁制度等。

（三）鉴定档案价值的标准

1、档案来源标准    来源是指档案的形成者

从国家范围来讲，来源标准通常就是国家各级档案馆确定收集范围的基本依据。对某一特定机关来讲，本机关的档案通常要重点保存，外机关的来文价值就需要根据来文机关的地位、职能以及与本机关关系再作具体判定。

 2、档案内容标准

重要性、真实性、客观性、独特性、实效性、等因素进行价值判断。

3、档案形式特征标准

指档案的名称、形成时间、载体形态和记录方式等。

4、相对价值标准

判断价值的高低，主要依据档案群体的完成程度。某一全宗的档案数量越多，完整程度越高，档案个体的价值相对越低；相反，全总的档案数量越少，完整程度越低，档案个体的价值相对提高。

（四）文书档案鉴定工作的方法和步骤

方法：就是鉴定人员用直接鉴定的方法逐件逐张地从文书档案的内容,作者,名称,可靠程度等方面审查.

步骤：文书档案的鉴定工作由档案部门会同文书部门和业务部门进行.具体分为三个步骤:第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由文书处理部门或业务部门一,二年后销毁;

第二步,对归档文件确定其保管期限,即确定归档文件的"生存期这一阶段的鉴定工作由文书立卷人员具体实施;

第三步,到一定年限后对档案的价值进行复审.复审主要采取两种形式,即移交复审和到期复审.

（五）档案销毁工作

a,档案销毁手续:对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案,应登记造册,编制销毁清册,经主管领导审查签字批准后再销毁.

b,档案销毁方法:销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后,到指定地点,二人以上监督核销,监销人在销毁清册审批表上签字.

（六）档案保管期限表的作用和类型

档案保管期限就是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它的主要作用是鉴定档案价值和确定档案保管期限。

类型：1、通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）

      2、同系统单位档案保管期限表

      3、同类型单位档案保管期限表

      4、本单位档案保管期限表

四、档案检索工作

（一）档案检索工作的内容

广义讲是档案信息的存贮和检索的过程。它是根据用户的检索要求，从排列有序的大量档案条目中识别和确认的与之相符的部分条目，并将这些条目所记录的档案材料提供给用户使用的过程。

（二）档案著录和标引的含义

档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

标引是对档案材料进行主题分析，从自然语言转换成规范语言的过程。

（三）档案检索工具种类

1、按体例分

目录、索引、指南

2、按载体形式分

书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具

3、按功能分

馆藏性检索工作、查检性检索工具、介绍性检索工具

（四）常用档案检索工具的编制方法

1、卷内目录

2、案卷目录  一般采用书本式，其目录表包括:顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、案内文件页数、保管期限、备注等。

3、全引目录  亦称案卷文件目录或“卷诶文件目录汇集”它是将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇集成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。先列出卷号、案卷标题、起止日期、页数，然后在下面列出卷内文件的目录

4、分类目录  是根据体系分类法的原理，以分类为排检项，依据档案分类包的体系组织起来的一种检索工具。填制卡片、排列、安放导卡、编制分类目录说明

5、专题目录  （某一专门事物、专门内容）卡片式     选题、选材、填卡、排列

6、主题卡片   是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。大多采用卡片式，以一份文件为单位将标题式标识串作为排检项，按照标识串首字的字顺加以排列

7、文号索引  按年度、发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，便成为一个档案馆（室）的文号索引

8、人名索引  包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料

9、全宗指南 包括立档单位和全宗的历史概括，全宗内档案概况，档案的内部与成分3个部分

10、专题指南  由序言、档案内容介绍和附录三个部分组成

五、档案利用工作

（一）档案利用工作的基本内容和要求

基本内容：包括了解和熟悉馆（室）藏档案的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向档案用户介绍和报道馆（室）藏中相关档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需的档案文献。

要求：1、档案收藏单位应为档案用户利用创造方便条件；

      2、档案收藏单位应当主动地开展档案利用工作

      3、档案收藏单位应当注意掌握档案的利用效果

（二）档案利用工作的基本途径和方式

1、基本途径

（1）以档案原件提供利用

通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要

（2）以档案复制品提供利用

通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要

（3）综合档案内容编写参考资料提供利用

通过提供档案信息加工品，满足档案用户的利用需要

2、档案利用工作的方式

（1）阅览室

（2）档案外借

（3）出具档案证明

（4）档案复制品

（5）提供咨询服务

（6）举办档案展览

（三）开放档案

1、开放档案的含义

开放档案就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开饭，允许档案用户在履行简便手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。具体含义如下：1、确立了开放档案的范围，即一般可以开放的档案文件和已满一定保密期限的档案文件，均应向社会开放。②、明确了开放档案的用户对象，即向社会开放“向一般的公众开放”。③、简化了利用手续时开放档案的基本特征之一，手续是否简化，是衡量档案开放工作质量的一个重要标志。

2、开放档案的期限  自档案形成之日起满30年

六、档案登记工作的内容  分为档案状况登记和档案工作状况登记

（一）档案状况登记的主要形式

案卷目录与卷内文件目录；档案收进登记薄；全宗名册；全宗单；全宗卡片；档案成分和数量变化情况报道表；案卷目录登记薄；总登记薄。

（二）档案工作登记的主要形式

工作日志；人员进出库房登记；档案出入库登记；档案请点、检查登记；档案利用登记薄，利用者登记卡；档案借出登记薄；档案复制、摘抄登记；利用效果登记。

第三部分  科技文件与科技档案管理

基本要求：

了解：科技档案的概念、种类特点，科技文件工作的基本内容；

熟悉：科技档案工作的概念、基本内容； 

掌握：科技文件的立卷、归档、科技档案整理和提供利用工作

一、科技文件管理

（一）科技文件和科技文件工作概念

1、科技文件的概念

科技文件材料是记录和反映科技活动的文字、图标、声像等技术文件的总称，是在科技活动中，按照一定的程序饿要求直接形成的具有特定形式的、现行的原始记录。

2、科技文件工作的基本内容

科技文件形成工作；科技文件积累工作；科技文件整理工作；科技文件归档工作。

（二）科技文件的立卷

1、科技文件立卷要求

不应该是一堆零散杂乱的材料，也不是单份文件或单张图纸，应该经过系统的整理，组成保管单位。

2、科技文件立卷方法

①、按工作阶段立卷；②、按结构立卷；③、按专业性质立卷；④、按课题立卷；⑤、按文件特征立卷；⑥、按时间立卷

3、案卷内科技文件排列方法

一是按图样材料的排列：①按隶属关系排列，总图排列在前，组件、部件、零件图或结构详图在后。②、按总体和局部的关系排列：总体性、综合性的图样材料在前，局部性的图样材料居中，细部的，大样性的图样材料排后。二是按文字材料的排列：①按重要程度排列，即按照科技文件材料重要程度的高低次序，重要的前面，次要的在后面。②、按地区或时间特征排列；③、按文字的逻辑关系排列

（三）科技文件归档

1、归档手续 归档的科技文件材料，应编写有归档材料简要说明，编制移交目录一式两份，归档时交接双方照目录交点清楚，双方签字，各存一份，以备查考。

2、归档要求

①科技文件材料的归档工作应由机关的科技业务部门承担；②归档的科技文件材料，一般一式一份，但对于有永久保存价值的，且日常使用频繁的，可归档数份副本供日常利用。③归档的科技文件材料，必须经过系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密集，经过复杂人审核签字；④归档的科技文件材料应选用优良的制成材料，字迹工整，线条清晰，利于长久保存。

二、科技档案管理

（一）科技档案的概念、种类和特点

1、科技档案概念

又称科学技术档案，是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算机材料、照片、影片、录像、录像带等科技文件材料。

2、科技档案种类特点

    （1）工业生产技术档案的特点    专业性、标准性 、成套性

（2）基本建设档案的特点      成套性、专业性

（3）设备档案的特点         型号成套

（4）自然科学研究档案的特点   成套性、多样性，专业性

（二）科技档案工作的基本内容

科技档案业务管理；科技档案事业管理。

（三）科技档案收集工作的方法和要求

     1、科技档案收集工作的基本方法

接收、征集、征购或购买、代存、实测补制

     2、科技档案收集工作的要求

①、在法律法规的指导下进行收集；②、收集工作应当遵循科技档案的自然形成规律；③、收集工作要保证科技档案的质量

（四）科技档案整理工作

1、科技档案分类的基本方法

对象分类法。是以一个事务对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行的分类方法。典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。

特征分类法。是以科技档案的内容特征为依据进行的分类的方法。典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

2、科技档案号概念与编制方法

科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。

编制方法：科技档案号的结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺心号。科技档案号的编注要求：①科技档案号的机构要清晰；②、科技档案号代字的含义要明确；③、科技档案号的位置要醒目。科技档案号的编注程序：第一，设计科技档案号；第二，编制科技档案代字表；第三，纳入辅助代号。

（五）科技档案提供利用工作

1、科技档案提供利用工作的含义

科技档案的开发利用就是将科技档案中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的方法，直接服务于国家的各项工作，满足人们的各种利用需求的一项工作。包括：建立和完善科技档案的检索系统；开展科技档案的编研工作；采用多种方式，直接利用；收集反馈信息，不断完善科技档案的管理、服务系统。

2、科技档案提供服务的方式

科技档案的借阅；科技档案的复制供应；科技档案有关内容的抄录；科技咨询；印发目录；编辑出版。

第四部分   会计档案管理

基本要求：

了解：会计档案的概念和特点

熟悉：会计档案的鉴定和销毁

掌握：会计档案的整理

一、会计档案的概念和特点

概念：会计档案是是各个机关、企业、事业单位或其他经济组织在经济管理活动中形成的具有保存价值的会计核算专业材料。是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

特点：内容的专业性；程序的紧密性（严密性）；来源地普遍性（广泛性）；形式的多样性（外表的形式不一）。

二、会计档案的整理

（一）全宗内会计文件的分类

年度-名称-保管期限分类法；名称-年度-保管期限分类法；年度-组织机构-名称-保管期限分类法；年度-会计类型-名称-保管期限分类法。

（二）会计文件的立卷

1、会计凭证的整理。将各种报销单据、 现金凭证、银行转账凭证、成本核算凭证、职工工资凭证、资产凭证等凭证，都归入会计凭证范围整理，及时整理立卷。

2、会计账簿的整理。将会计总账、明细账、现金现纳账、银行存款帐、固定资产账和各种辅助账，都归入会计账簿范围正。在年终决算后按找账簿的种类进行整理立卷。

3、会计报表的整理。将年度报表、月（季）度报表、不定期专用报表和主要财务指数快报等，都归入会计报表范围整理。

4、其他材料的整理。将银行存款余额调节表，银行对账单、移交清册、保管清册、销毁清册等，都归入“其他”类范围整理。

5、加盖档案号章

以上四项如果没有“全宗号、目录号、案卷号、保管期限”栏目标识的，必须加盖“档案号章”，一般盖在会计档案封面的右上角或居中。

三、会计档案的鉴定和销毁

（一）会计档案鉴定的依据

依据：根据特点，分为永久保存（50年）和定期保存（25、20、15、10、5年）两种。原则上按《会计档案管理办法》和3个附件的规定执行，如有特殊情况可以延长保管期限。

（二）会计档案鉴定的步骤和方法

鉴定步骤：立卷过程中的初步鉴定；复查鉴定；终审鉴定。

方法：鉴定亦可采用直接鉴定法。直接审查会计各项因素，根据实际情况决定每份会计的价值及其存毁。

方法：（三）会计档案的销毁

经过终审鉴定而确定为销毁的会计档案，应当由档案部门提出销毁意见，会同财会部门编写会计销毁清册和销毁审批表。然后报经有关人员或有关部门批准后方可销毁。

                       第五部分 　声像档案管理

基本要求：

了解：照片档案的保管要求，录音录像档案的保管要求

熟悉：照片档案的构成，录音录像档案的概念和种类

掌握：照片档案的整理，录音录像档案的整理　

一、照片档案

照片档案是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，以静止摄影为主要反映方式的，有价值的历史记录。

（一）照片档案的构成：底片、照片、文字说明

（二）照片档案的整理

1、分类：“问题——年度”分类；“年度——问题”分类；年度其他分类。

2、编号：为固定每张照片在照片册中的位置需要对照片编号。方法是在照片册内编制流水号，其格式如下：案卷号——照片号。应填写在两个地方。照片的背面；照片册芯页的照片说明。

3、存放 

4、文字说明的编写方法

总说明要综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者6个要素。单张照片应填写照片题名、照片号、底片所在、参加号、摄影者、时间、文字说明。

（三）照片档案的保管要求

1、照片档案入库前，档案人员应进行认真细致的，检查，防止污染的照片、底片入库。对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。2、档案人员在接触底片时应带上洁净的手套操作，仿制汗渍污染底片。3、保存照片档案的库房要干燥、凉爽、严禁烟火，并有较好的防尘措施。按国家标准的要求，保存底片的适宜温度为：温度13~15℃，相对湿度35%~45%；保存照片的适宜温度为：14~24℃，相对湿度40%~60%。尤其是库房昼夜温度变化大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。4、档案馆、室建立照片档案定期检查指导，发现问题，及时解决。5、照片册，底片册的存放应采取立放形式。

二、录音录像档案

（一）录音录像档案的概念和种类

是一种特殊的文件材料，即用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录声音和图像的特殊载体的档案。

种类：录音档案科分为唱片档案和磁性录音档案两类。录像档案可以分为磁性录像与非磁像录像两种。

（二）录音录像档案的整理

1、编目以盒（盘）为一卷，每盒（卷）上的外套要贴上标签，注明其内容，主要人物、行程日期、带长（分钟）、编号的保管期限。

2、登记 

（三）录音录像档案的保管要求

库房要有适宜的温度（15-25℃）、湿度（45%-60%）；防尘；防光；防磁；要加强核对验收和定期检查。

第六部分  档案的保管与保护

基本要求：

了解：档案保管工作的内容和任务，几种常见档案的耐久性能 

熟悉：档案库房的管理，档案修复技术

掌握：档案保护环境

一、档案保管工作的内容和任务

内容：1档案库房的管理，及库房内科学管理工作。2、档案搬动中的保护，档案在各个工作环节过程中的安全保护；3、为延长档案寿命所采取的各种专门的技术措施。

任务：防治档案的损坏；延长档案的寿命；维护档案的安全。

二、档案库房的管理

（一）编号与排架

统一编号。从门口开始依次从左导游编柜（架）号；每个柜（架）分栏的，从左至右编栏号，每栏由上至下编格号。库房大的，可绘制库房存放平面图，方便查找。

排架：应该排列有序、统一编号；充分利用库房的地面空间，同时也要便于档案的搬运和存放（通道净宽不小于1米，两行柜架净宽不小于0.8米，柜架端部与墙之间的走道不小于0.6米，柜架背面与墙的间隔不小于0.8米）；有窗库房柜架的排列应当与窗垂直，以免阳光直射并便于通风。

（二）档案的存放和排列

排列：按照全宗排列、整理和保管。同一个全宗的档案，按案卷的顺序号，依据柜、栏、格编号，依次排列上架。

存放：采用竖放或者平放两种方式。底图平放，照片、胶片、磁带等应当按照特质的胶页夹、密集盒和影集盒袋，按编号，放在防火柜里。缩微母片和拷贝片应分别存贮。

（三）档案存放位置索引

1、以全宗内各类档案为单位，指明存放地点。以档案库房和柜（架）为单位，指明库房保存档案情况。

三、几种常见档案的耐久性能

（一）纸质档案的耐久性能

1、纸张的耐久性能

影响因素主要有造纸植物纤维原料的质量、造纸植物纤维化学成分的性质以及纸张的生产过程。

2、字迹的耐久性能

（二）胶片档案的耐久性能

（三）磁性载体档案的耐久性能

（四）光盘档案的耐久性能

四、档案保护环境

（一）档案库房防潮（水）、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗、防火、防震的措施

（二）档案库房的建筑原则与设计要求

原则：适用原则；经济原则；美观原则。

设计要求：1、档案库房地址的选择。①、根据档案库房防水，防潮的要求，库房选址不应该选择在靠近江河湖泊或地势低洼的地方，以防水患。也不能选过高，以防潮湿。②、为避免有害气体及灰尘对档案的不理影响，库房选址不应该选在靠近工矿企业的工业区，也不应该在其下风处，并要避免架空高压输电线穿过。③、为确保安全防火，应注意周围环境，不要选在城市的繁华中心区。④、长远发展考虑，应该留余地，以备扩建库房。

2、库房与各类用房的布局。

3、库房使用工能的设计。

4、特殊档案材料库房的设计。

（三）档案库房的温湿度标准

档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14—24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45-60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%

五、档案修复技术

（一）档案修复的原则

1、有利于档案制成材料耐久性；尽量保持档案原貌；使用的修复方法要经过试验。

（二）档案修复方法

1、纸质档案的去污、去酸、加固与修裱

去污：机械去污；溶剂去污（水洗去污，有机溶剂去污）氧化去污（氯胺T去污，过氧化氢去污；次氯酸盐去污；二氧化氯去污；高锰酸钾去污）。

去酸：液相去酸（碱性水溶液去酸，碱性有机溶液去酸）；气相去酸（氨气去酸，吗啡啉去酸，二乙基锌去酸）

加固：涂料加固；塑料薄膜加固；丝网加固

修裱：粘合剂（小麦淀粉浆糊，羧甲基纤维素，二醋酸纤维素），修裱用纸（宣纸，毛边纸，棉纸，皮纸，夹江手工纸）

2、胶片档案的去尘、去污

去尘：用羊毫笔或其他软笔扫下胶片上的尘土；用棉花球蘸酒精轻擦；用流动清水将胶片冲洗干净后晾干。

去污：P312

3、磁性载体档案的去污

可用无毛的布沾上四氯化碳、氟利昂等有机溶剂去除。

第七部分  档案编研工作

基本要求：

了解：档案编研工作的内容

熟悉：会议简介、科技成果简介

掌握：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集（基础数字汇集）、专题概要

一、档案编研工作的内容

1、档案史料和现行机关文件汇编。2编辑档案文摘汇编。3编写档案参考资料。4参加编史修志。

二、常见档案参考资料的编写方法

大事记、组织机构沿革、统计数字汇集（基础数字汇集）、专题概要、会议简介、科技成果简介

大事记由大事时间和大事记述俩部分组成。基本要求：一条一事，不能将几件事放在一个条目中综述；大事记述文字要简明；大事记述要注意将其始末因果交代清楚；编写大事纪要以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，注意观点的正确性；编写大事纪可在客观记述的基础上作适当的评价。

格式：段落安排：首行缩进、首行悬挂式、首行齐头式。

时间的表示方式：年度突出，月日开头。年度突出，日期开头；同一天有两条的以上的大事条目，可采取在首条钱写时间，以后各条加“同日”或加“三角形”等符合进行区别的办法

1、按时间顺序（年、月、日）排列大事。先排出有确切日期的大事，后排出接近准确日期的，日子不清楚的附于月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不记。按分期排列大事。先分成若干时期，每一时期内的大事综合归纳成几个问题记述

2、按问题排列大事。先分成若干个大问题，在大问题下再分时期，每一时期内的大事按时间顺序排列。

组织机构沿革编年法。即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况，先将材料按年度分开，在每个年度中分别记述各方面的问题。优点是，每年度中有关该组织的材料集中，便于按年度查找；缺点是每一方面的问题分散在各个年度中，不利于把握某一方面问题的发展趋势。(2)系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末情况;以组织机构为系列者，按机关组织机构的实际设置分别记述其各方面的发展与变化情况；以问题为系列者，可分为机关、职能与任务、隶属关系、机构与人员编制、干部任免、印信等若干方面分述其各方面的发展与变化情况。(3)阶段法。根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中在分别记述各方面的情况。　

1、纵式写法。以时间为主线，按年度先后顺序记述机构设置、职能、任务、人员组成等变化情况。

2、横式写法。以组织机构为主线，把每一个组织机构的逐年变化情况记叙下来。

3、综合写法。先把整个机关、单位按发展变化的特点分成若干阶段，再把每一个阶段的组织机构变化情况记述清楚。

编写方式：文字叙述、图表解析、文图结合。

统计数字汇集1、综合性统计数字汇集的编写方法。综合性统计数字汇集是记载和反映一个地区、系统、单位全面情况的数字汇集。因此，使用数字涉及范围较广，篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般由一个和若干分表组成。

2、专题统计数字汇集的编写方法。专题统计数字汇集是记载和反映某一个方面的基本情况的数字汇集。其数字汇集的范围受到一定的，篇幅相对较小。一般不设总表和分表，用一种表格记载即可。

专题概要是用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。 

　　专题概要的特点： 

　　1、主体鲜明，内容专一； 

　　2、材料系统，重点突出； 

　　3、体裁灵活，适应性强； 

　　专题概要的种类主要有会议简介；产品、工程设备、科研项目简介；地区（机关）综合情况简介；专门问题简介等。 

　　专题概要的编写要求： 

　　1、内容全面，材料翔实； 

　　2、叙中有议，评介得当； 

　　3、叙述准确，文字朴实； 

4，文图结合，不拘一格。 

《会议简介》编写提纲

一、内容：

1、会议举行的届次、时间、地点；

2、出席会议的各类代表名额、分布情况、比例和列席代表人数等；

3、会议团名单；

4、会议主持人名单；

5、大会报告题目和报告人以及报告主要内容；

6、大会发言人名单和发言题目；

7、选举产生委员会名单和职务；

8、选举出席市代表会代表名单；

9、大会通过的决议事项和主要内容。

编写方法：会议简介的题名由会议名称加“简介”组成，会议名称一般要全写。会议简介的正文一般包括会议概括、会议议题、会议结果三个方面的内容。

科技成果简介：（科委、科协）包括项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。

第八部分  电子文件和档案信息管理

基本要求：

了解：本大纲涉及的电子政务基本知识、电子文件的概念和种类、档案信息数字化的含义、档案网站的含义与功能、数字档案馆的含义

熟悉：电子文件的特点，电子文件的管理原则、档案网站建设的问题与对策、数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系

掌握：电子文件的管理模式、档案信息数字化的内容与原则、档案网站的主要内容、数字档案馆的主要特点

一、电子政务基本知识

1、电子政务的概念和类别

电子政务作为电子信息技术与管理的有机结合，成为当代信息化的最重要的领域之一。所谓电子政务，就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

电子政务的类别

　　G2G：间电子政务 

　　G2B：-商业机构间电子政务 

　　G2C：-公民间电子政务 

　　G2E：-雇员间电子政务

2、电子政务的主要内容

1、从网上获取信息，推进网络信息化； 

2、加强的信息服务，在网上设有自己的网站和主页，向公众提供可能的信息服务，实现政务公开； 

3、建立网上服务体统，使政务在网上与公众互动处理，即“电子政务”； 

4、将电子商业用于，即“采购电子化”。

二、电子文件

（一）电子文件的概念和种类

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子文件的特点

1对硬件软件的相对依赖性；2非直读性；3信息与载体的相对分离性；4结构复杂性；5信息共享的便利性和安全维护的复杂性。

三、电子文件管理

（一）电子文件的管理原则

 1、完整性原则；2、可读性原则；3、可靠性原则；

（二）电子文件的管理模式

1、机构内部电子文件的管理模式

   机构业务范围、电子文件种类、内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应该对以下两方面的问题给予足够的重视。

   1、对电子文件实行统一管理

   2、实行文件、档案一体化管理

2、档案馆电子文件的管理模式

   有两种模式：一是实行集中式保管模式；二是分布式保管模式；

四、档案信息的数字化

（一）档案信息数字化的含义与原则

    1、档案信息数字化的含义：档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案

    2、档案信息数字化的原则：第一、规范性原则；第二、安全性原则；第三效益性原则；

（二）档案信息数字化的内容

     档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，其目标是建立档案目录数据库；二是档案全文信息的数字化；

五、档案网站建设

（一）档案网站的含义与功能

    1、档案网站的含义：档案网络是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主业方式提供相关档案服务和开展档案宣传。

    2、档案网站的功能：第一，服务功能；第二，宣传功能；第三，交流功能；

（二）档案网站的主要内容

一是档案工作信息；二是档案机构信息；三是档案资源信息；四是档案利用服务信息；

（三）档案网站建设的问题与对策　

     从总体上看，我国现有档案网站建设存在目标不够明确，提供信息内容不够丰富，访问率较低等问题。为了推进档案信息化进程，在档案网站建设上也应采取有效的措施，以提高档案网站建设水平。可采取的主要措施是：在档案行政管理部门的组织下，设立龙头网站、门户网站和样板网站；逐步丰富网站上档案信息；注重档案网站建设的策划设计，配备专门人才等。

六、数字档案馆建设

（一）数字档案馆的含义

     数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。

（二）数字档案馆的主要特点

     数字档案馆具有一下基本特点：

    1、存在方式的特点

    2、运行方式上的特点

    3、功能定位上的特点

（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系

     数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系主要有如下几点：

1、现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；

2、数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；

3、数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制；

         因此，数字档案馆与现行实体档案馆之间不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系