应收款项管理办法

第一章  总   则

第一条  为进一步加强集团公司(以下简称集团）应收款项管理，防范经营风险,减少应收款项占用，加快资金周转,提高资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》和《企业所得税法》以及其他相关法律法规,制定本办法。

第二条  本办法所称应收款项,包括应收账款、应收票据、其他应收款、预付账款四个方面的内容。

第三条  本办法适用于集团所有公司。

第二章  应收款项管理的责任分工

第四条  应收账款的管理实行统一领导、分级管理的。应收账款的管理部门为公司的财务部门、市场营销（业务部门）、法务部门。

第五条  财务部门应收款项的管理职责:

（一）集团财务部门牵头负责应收账款的统一管理，拟订应收账款管理办法,定期监督、检查、分析、研究应收账款的制度执行情况、应收账款的清收情况以及应收账款管理过程中存在的问题，并督促协调业务部门和法务部门解决存在的问题； 

(二）各公司财务部门具体负责账务处理、账龄分析、出具对账函、数据传递、监控督办协调工作、信息反馈以及应收账款的预警工作，组织年终全面清查、核对各项应收款项。

第六条  市场营销部门（业务部门）应收款项管理的职责:

（一）集团市场营销部牵头组织研究并拟订应收账款的清收措施、考核办法，协调正常款项清收过程中存在的具体问题；

（二）各公司市场营销部门（业务部门）负责客户资料管理、应收账款台账管理、与客户对账工作、款项催收工作,业务员考核管理。

第七条  法务部门应收款项管理的职责:

（一）集团法务部负责组织集团各公司清欠工作和业务部门维权(诉讼时效）工作，建立“风险预警和客户黑名单制度”，同时负责移交拖欠客户的工作和拖欠客户经济纠纷的法律诉讼工作;

（二）各公司法务部门具体负责本公司业务部门移交拖欠客户的清欠工作和拖欠客户经济纠纷的法律诉讼工作。

第  各公司财务部门、市场营销部（业务部门)和法务部门共同负责客户信用额度的确定。

第三章  应收账款管理

第一节  客户资信管理

第九条  市场营销部门（业务部门）应建立客户电子信息档案系统(见附件1）,业务经理为该档案的最终责任人，客户信息档案包括: 客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及经历背景、客户是否具备生产经营固定场所、法定工商注册、良好的资信声誉；产品是否具有较好的市场前景；客户的生产经营规模和预计采购产品品种、规格和规模怎样；客户历史上有无债务纠纷以及形成原因；客户企业采购和财务部门负责人的基本情况；客户分支机构、关联企业的基本情况等. 

第十条  客户的基础信息资料由负责各区域、片的业务员负责收集，应在与客户发生交易后的一月内完成并交业务经理汇总建档,以后应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况,不断收集、健全客户信用资料,建立客户信用档案。对于信用不好的客户列入客户信用品质黑名单.

第十一条  客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥善保管，不得遗失。如因公司部分岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。  

第十二条  集团成立“市场管理委员会”，其组成人员应由主管市场营销部副总裁主持、董事长、总经理、业务副总经理、财务总监以及各市场区域的业务等组成。 

第十三条  “市场管理委员会”对市场客户的资信状况和销售能力在业务人员跟踪调查、记录相关信息资料的基础上进行分析、研究，并从下表五个方面去评估客户的信用等级：

第十四条  具体授信额度和信用期限规定。

1、授信额度和信用期限

 A类客户授信额度最大人民币600万元，信用期限最长3个月；

B类客户授信额度最大人民币400万元，信用期限最长2个月；

C类客户授信额度最大人民币200万元,信用期限最长1个月。

A、B、C类客户授信额度一般不得超过客户注册资本的5%.

 2、初期信用额度的确定应遵循保守原则,新客户交易初期，尽可能采取现金交易，待摸清楚他的信用状况之后，再考虑是否授予客户信用额度.如新客户确实资信状况良好,通常确定在正常信用额度和信用期限的50％。

3、具体授信额度和信用期限应进行动态管理,每季或半年对客户资信情况进行评估,并就不同的客户信用额度、回款期限及应采取的应对措施等进行调整。 

第十五条  对于B、C类客户,业务每季应不少于走访一次，对于A类客户，除业务每季走访外，主管市场的副总经理（在有可能的情况下总经理）每年必须走访一次以上.在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。

第二节  产品赊销的管理

第十六条  赊销发货必须具备下述基本前提：（1）与客户之间的相关书面协议已经签订;(2)历史上客户无不良信用记录，或虽发生过不良信用行为但情节轻微,并且已经通过协调沟通,问题得到解决;（3）赊销过程涉及的相关书面凭据符合要求；（4)本次赊销后,累计欠款额不超过信用限额。 

第十七条  财务部门应收账款主管会计,要及时对照《信用额度期限表》核对应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算.

第十  凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销.

第十九条  业务员在签订合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经授权的总经理签字后方可盖章发出。

第三节 应收账款交接管理

第二十条  业务人员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接，凡业务人员调岗,必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完的，不得离岗；交接不清的,责任由移交者负责;交接清楚后,责任由接替者负责；凡离职的,应在30日前向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放,由此给公司造成损失的,将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成,若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。 

第二十一条  业务人员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保,若在一个月内未能收回或未取得客户付款承诺担保的不予办理离职。

第二十二条  离职业务人员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效.

第二十三条  “离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字,并监交人签字后，保存在移交人一份,接交人一份，公司档案存留一份。

第二十四条  接交人员接交时,应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向主管反映，未立即呈报,有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。

第二十五条  业务人员办交接时由业务主管监交，移交时发现有贪污、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期归还外，情节严重者将依法追诉民事、刑事责任。

第二十六条  应收账款交接一个月内应全部逐一核对，无异议的应收账款由接交人负责接手清收.交接前应核对全部账目报表，有关交接项目均以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。

第四节  应收账款的预警管理

第二十七条  应收账款预警管理以付款逾期情况、到期回收率及后续期业务发生情况作为预警控制要素,预警管理分为一、二、三级,其中三级为最高预警等级.按以上三个要素，如该客户分别列入不同预警等级类别，则该客户所有的应收账款列入其中级别最高的预警等级进行预警管理.

第二十  付款逾期预警控制要素规定：

         逾   期               预警等级

         1个月内              一级预警

         2个月内              二级预警

         3个月及以上          三级预警

第二十九条  到期回收率预警控制要素规定：

        到期回收率               预警等级

         80～90％                 一级预警

         50～80%                 二级预警

         50%以下                 三级预警

    应收账款到期回收率=｛应收账款累计回收额÷（应收账款累计发生额－合同付款期内的应收账款余额)｝×100％。

    公式说明:上式中“应收账款累计回收额"指到本期期末止累计回收应收账款额；“应收账款累计发生额"指到本期末止应收账款累计借方发生额；“合同付款期内的应收账款余额"指到本期期末止尚未超过合同付款期限的应收账款余额。

第三十条  后续期业务发生情况预警控制要素规定：

后续无业务发生的期间          预警等级

1个月内                   一级预警

2个月内                   二级预警

3个月及以上               三级预警

后续期业务发生情况：应收账款在合同付款期限内但无后续业务发生的期间.

第五节  应收账款的催收管理

第三十一条  为了加大应收账款的回收力度，贯彻“谁销售、谁收款"的原则，减少新应收账款的形成。对已经逾期(超过合同规定期限）业务人员难以收回的应收账款或超过6个月无发生业务往来的客户原则上要由市场营销部（业务部门）移交本公司法务清欠部门催讨。

第三十二条  市场营销部(业务部门）在移交本公司法务部门清欠应收账款时，要注意将催讨依据（包括客户信息档案、销售合同、发货凭证、财务对账记录、历次催收书面函证及原款项经办人、部门领导）书面移交清楚（见附件2).在业务需要时，原款项经办人、部门领导要密切配合本公司法务清欠部门催讨。

第六节  应收账款考核管理

第三十三条  对应收账款实行责任到人，即每笔应收账款与经销人员的责任挂钩。在客户信用期限内,按照提前回款时间及货款金额的大小由各公司对个人分别进行相应奖励；超过合同规定付款期限的应收账款将按照逾期期限长短及货款金额的大小由各公司对个人分别进行相应的处罚。具体考核办法由各公司制定并报集团人力资源部备案.

第三十四条  应收账款考核指标：收款率=本月收款总额/上月末应收款余额,逾期率=逾期金额/应收款总额,应收款周转率=销货总额/（应收账款+应收票据）.

第三十五条  应收账款的清收与业务人员及其主管领导的工作业绩挂钩.如果在规定的时间内由于业务人员清收货款的力度不够，货款未及时收回，形成新的应收账款,则对业务人员及其主管领导进行考核。

第四章 应收票据管理

第三十六条  应收票据的收取：

1、各公司在对外销售产品及提供劳务时，原则上要控制收取银行承兑汇票，确因市场及清欠等原因，经本公司财务总监批准可收取银行承兑汇票,但不得收取商业汇票(A类客户商业汇票除外）.

2、对于收取背书转让的银行承兑汇票，必须从严掌握，认真确认用户信誉和银行承兑汇票背书连续性.检查银行承兑汇票的出票日期、到期日,汇票是否过期,日期有无涂改事项,出票金额的大小写是否一致。

3、收取的银行承兑汇票必须经签发行加盖银行汇票专用章、经办人名章。银行承兑汇票票面的收款人与第一背书人名称应一致，如不一致，此张承兑汇票即失去效力；带有粘单的银行承兑汇票，需要检查粘单有无断裂，有无胶粘情况，如有，需要背书人与被背书人提供说明.

4、收取的银行承兑汇票必须检查所有在银行承兑汇票上背书的单位印鉴是否均加盖清晰，印鉴有无重复加盖及不清晰的情况，如有，需要出具加盖及不清晰原因的说明；检查银行承兑汇票最后背书人签章是否为本公司的客户，即客户必须背书将承兑汇票转给本公司；检查被背书人有无涂改，如有,需要背书人出具说明。

5、带有说明的承兑汇票，请检查说明上是否有“由此引起的经济纠纷由我单位(出具说明方)负责,与贵行无关”，如没有此句话此说明无效，而且说明上需要盖出具说明单位的公章、财务专用章及人名章。

    第三十七条  应收票据转让、贴现和承兑：

1、银行承兑汇票在背书转让、贴现和承兑时，必须按照资金审批程序进行审批，并指定专人负责办理。公司应收票据的贴现必须经财务（)的书面批准。

2、银行承兑汇票在未确定使用前，不得加盖背书印鉴. 

     3、对于所收取的银行承兑汇票，主要用于支付货款及劳务等，确因库存占用过大或需筹措资金等原因需要办理贴现的，只能在国内主要银行办理贴现。

4、银行承兑汇票必须按规定期限及时提示承兑和提示付款.票据转让时根据票据明细，清点票据数量,并与领用人核对金额及票号，核对无误后由领用人在票据登记本及票据明细表上签字.

5、对于收到后即将到期的银行承兑汇票，应及时将票据背书，并将票据所有粘单上的所有被背书人准确填全，并填写托收凭证、并在托收凭证第二联上加盖财务预留印鉴,之后送交委托收款银行。

第三十  应收票据保管:

1、收取的银行承兑汇票必须在收取的当日入账，并及时传递、签交到银行承兑汇票库存，确保每日账实相符。

2、银行承兑汇票设专门出纳进行保管，同时与银行预留印鉴分开保管.

3、银行承兑汇票除由出纳员按照现金管理方式进行盘点外，还要指定总审核与出纳员一起（至少每周一次)对银行承兑汇票进行盘点，主管实行抽点。

    4、对所收取的银行承兑汇票必须经授权批准,经办人员职责明确，应当设置“应收票据备查簿”，逐笔登记每一应收票据的种类、号数和出票日期、票面金额、票面利率和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率和贴现净额、未计提的利息,以及收款日期和收回金额、退票情况等资料,应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销.

第五章 其他应收款管理

第三十九条  借款出差或进行零星采购业务结束后，应凭审批后的借款单、报销单据及时到财务部门冲账报销。财务部往来核算会计要对其他应收账项及时督促经办人清理。

第四十条  集团及所属各公司个人备用金借款以最低起点为支付标准,不足借款金额先“自行垫付"后“费用报销”，具体借款起点标准由各公司视借款性质，在保证资金安全的情况下,由各公司自行确定. 

第四十一条  财务部门要对其他应收账款及时督促经办人清理。挂账超过2个月未还的由挂账单位财务下达催款通知单,否则每月按20%递增扣款予以清偿，如遇特殊情况无法核销的必须报请总经理或董事长书面批准。

第四十二条  财务部门每月终了,对其他应收款进行全面清理，对其他应收款的账龄长短进行分析。对账龄长的应明确催收措施及人员，确保资金安全。对于应予以费用化、成本化的款项应及早处理，有效控制企业的成本费用。

第六章 预付账款管理

第四十三条  预付款管理责任：财务部门负责按照生效合同办理预付款的支付、财务核算和监控跟踪预付账款的清理工作;采购工程部门对其所申请的预付款的安全性和清理及时性负责，负责清查催收。

第四十四条  严格合同/订单中的预付款条款:材料采购及购置设备，原则上不得支付预付款.如确需支付预付款的，金额不得超过总价的30％；工程付款，原则上预付款总数不得超过30％，支付时应严格按照工程进度控制.

第四十五条  预付账款清理责任：采购、工程部门经办人要按购货（工程)合同规定的时间,组织交货，验收入库、办理结算，并在7日内报销。

第四十六条  财务部门每月对预付款进行跟踪分析，并提供未清理明细报告给业务部门，督促其及时清理。财务负责人定期检查预付账款的使用情况。每年年终，公司应全面清查,并与对方核对清楚后书面签章确认。

第四十七条  对无正当理由不及时办理销账手续,长期占用公司资金的，财务可停止办理该部门任何新的预付款申请,并将逾期未核销预付款对应的合同商、供应商列入禁止交易黑名单，取消其参与公司采购竞价、招标投标的资格，必要时公司可以采取法律行动直至得到清理。

第四十  对确实无法收回或核销的款项,应详细分析原因后及时处理,不得长期挂账.由于工作人员失误造成的，要追究有关部门和经办人的责任；对因对方原因造成的预付款无法收回或核销，并已尽追索义务的,应按照公司审批权限报批后以坏账处理予以核销.

第七章 应收款项的监控管理

第四十九条  财务部门主管应收款项会计每月10日前编制《应收账款账龄分析明细表》,及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时反馈业务部门主管领导.

第五十条  财务部门主管应收款项会计每月10日前报送《其他应收款明细情况表》，对上月末尚未归还借款的单位和个人的应收款项发送催款通知限期归还，对不按规定及时还款的个人扣发当月工资(根据情况可加收滞纳金)，并通知所属部门领导及时催收。

第五十一条  市场营销部(业务部门）每月15日前安排相关业务人员与客户核对截止上月月末应收账款挂账，如不相符,查找不相符原因，并及时进行账务处理；

第五十二条市场营销部（业务部门）应当设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况,并由相关人员对销售合同执行情况进行定期跟踪审阅。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。公司应当按客户设置应收账款台账,及时登记并评估每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况.

第五十三条  集团所属公司之间内部往来每月要求账务核对一致并按月进行结算.对于未达账项要列明原因,并且能在次月尽快处理。月末各公司填写《内部往来对账汇总表》，按集团会计报表报送规定时间呈报集团财务部.

第五十四条  财务部门应完善财务的内部核查制度,避免因为会计核算的错漏而造成不可挽回的损失。及时对出库销售作会计处理，及时、真实的在财务账面反映应收账款的情况，以便加强应收账款的监督、考核。

第五十五条  每年年终时，各公司财务部门必须组织全面清查各项应收款项,并与债务人核对账目,做到债权明确,账实相符,账账相符。在清查应收款项时，对应同一主体的应付款项应当从应收款项中抵扣，以确认应收款项的真实数额。 

第五十六条  应收款项的函证实行三级函证负责制：业务人员至少在每年内与其管辖的客户进行对账并分月轮换函证一遍，应及时跟踪客户函证情况,确保回函；各公司财务部应收款项会计每年半年度结束后直接与客户进行对账并函证，及时跟进客户函证回函情况;每年年底由委派的会计师事务对所有的客户进行函证.

第八章  附  则

第五十七条  本制度由集团财务部负责解释。

第五十  本办法自下发之日起执行。

2009年5月 1日

附件1：

（一）应收账款登记表

编制单位：                                    年度

编制单位： 　　　　年 月 日 　　　单位：元 (旬表）

年 月 日

年 月 日 单位：元

年 月 日

客户

（七）问题账款报告书

（八）应收账款控制表

　年 　月　 日

(九)应收账款账龄分析表

年 月 日 单位：元