某大型公司ERP系统运行管理暂行办法

范围：本办法适用于本公司所有部门。

1、  企业必须指定至少一名系统管理员，来管理系统基础资料的维护，数据安全的维护工作，保证服务器以及各终端系统能够正常的运行。

2、  基础资料的维护

①     计量单位：计量单位是物料所依赖的数据，在增加物料的时候要注意选择计量单位的准确性，如果是多计量单位，要注意那个是基本计量单位，那个是辅助计量单位，单位之间的换算关系是否准确，都是辅助单位向基本计量单位转换时的折算率。

②     物料：物料作为ERP系统的主数据非常的重要，在增加物料的时候注意一下几点：同一个物料不能重复，同一个物料指物料名称、规格型号、计量单位相同的为同一个物料；物料的关键属性录入不能错，包括物料代码、物料名称、计量单位、辅助计量单位、规格型号、最高库存、最低库存、计价方法、存货科目、销售收入科目、销售成本科目；物料的其他属性如果企业用到的或有现成数据的都要录入，比如：采购周期、最小采购量、是否需要检验、标准成本等资料最好能够录入完整，基础资料录入的越完整系统运算出来的数据越准确。

③     供应商：供应商的基本信息必须全部录入系统，比如：代码、名称。必须按照公司对供应商的分类管理规则录入。其他重要的数据包括：税率。

④     客户：客户的基本信息必须全部录入系统，比如：代码、名称。必须按照公司对客户的分类管理规则录入。其他重要的数据包括：客户地址、电话、联系人等。

⑤     部门：部门指公司的组织架构中所指的行政组织，要分清是生产车间还是辅助管理部门。

⑥     职员：职员指的是公司的员工，系统要求的基本信息是代码和名称，其他重要的信息有该员工目前所在的部门，职位，以及其他一些该员工的人事自然状况信息。

⑦     系统操作员：指应用系统的人员，在增加完这些人员后，必须进行授权，以确保该操作人员能够正常的使用系统；系统操作人员的离职后必须在系统中予以对该操作人员进行禁用。

⑧     会计科目：是系统应用的主数据，财务作为公司整体经营成果的反映部门所需要，由财务部门负责人维护，结合公司的会计核算的要求和公司绩效考核系统的要求录入。

⑨     仓库：系统中的仓库的概念可以理解成公司的物理仓库。

⑩     其他基础资料：公司用到的其他基础资料也要在系统中维护好，注意不要重复。

3、  数据的准确性

①     单据：ERP系统中最重要的元素就是单据，出入库必须有单据，杜绝从仓库拿东西不办手续的情况发生，如果发现扣仓库和领料人各30元/次。

②     及时性：各部门必须及时将自己所负责的业务单据录入系统，要求当天的业务单据必须当天录入完毕，缺一张、重复一张扣除30元。系统录入人员必须保证所录入的数据的准确性，录入完的单据要在原始单上做标记，并将系统中相应单据的号码记录在原始单据中。

③     关联性：在录入业务单据的时候必须保证系统单据之间的关联性，如果有“源单”的必须根据源单生成，否则视同错误单据。系统流程的定义由系统管理员定义，各单据之间的关联关系系统操作人员必须掌握。

④     审核/多级审核：审核人发现单据录入错误的，扣录入人员30元/张，并通知录入人员修改单据；审核人员必须不能晚于第二天早上9点必须将需要自己审核的单据全部审核完毕，漏一张扣30元，审核后发现错误的单据，审核人和制单人每人扣30元。

⑤     基础资料：在录单的时候发现基础资料有错误的，基础资料错误一条扣5元，扣基础资料的录入人员和审核人员。

4、  系统备份：备份工作由服务器自动完成，各部门单据、报表、台帐的打印工作应在平时进行，确保资料完整齐全。系统管理员每月底需要对系统做一次完整备份，并将备份数据考到其他磁盘上，妥善保存，如果系统一但出现问题，并造成数据丢失在一天以上的，扣系统管理人员1000元。

5、  系统基金：扣款不是目的，是手段，是确保系统正常、准确运行的保证，所有扣款的必须由当事人填写《扣款通知书》，交财务扣款，所有扣款都将作为对系统应用人员的奖励，或系统使用人员的活动基金，财务另开辅助帐予以登记。

6、  扣款通知书样式：

扣款通知书

7、  单据的保管和传递：各单据录入部门必须妥善保管单据，以备查验，丢失一张单据扣款30元，财务必须每日到仓库拿原始单据的财务联，根据财务联去审核系统中的单据是否准确。

8、  抽查/检查：财务或生产管理人员必须定期抽查库存的准确性，随时从系统中调出即时库存报表，去对主要物料（A类）进行抽查，抽查的品种不少于10种，按品种计算库存准确率，并将抽查准确率报告给公司领导，在抽查中发现库存不准确的原因是由于单据录错/未录/重复录入或未审核的扣罚当事人，公司领导也要督促或安排人员对库存予以抽查。

9、          盘点：财务人员必须参与仓库盘点和车间在制品盘点工作，并计算盘点的准确率和盈亏数据，编制盘点报告，报送公司领导。

10、      结帐：ERP系统是有期间概念的，期间可以是自然月份也可以自定义起始和结束日期，结帐就是固化上期数据，对上期数据的一种封存方式，业务系统（进销存系统）必须在次月的1日下班前结帐或关帐，财务必须在次月的10日下班前结帐。

11、      本办法从发布之日起执行。