采购供应商管理系统解决企业采购管理难题

一、如今企业面临的问题

1、采购效率过低，采购成本过高

2、材料市场询价的手段单一

3、供应商数据库信息无法实现共享

4、由于缺乏日常对供应商信息的维护，供应商数据库出现大量失效信息；

5、合格供应商数量不足，异地项目尤为突出

6、供应商信用管理与业绩管理缺失

二、友为供应商管理系统概念

1、友为供应商管理系统是采购管理系统的一个子系统，也是管理采购流程的一个重要环节；

2、系统以供应商信息管理为核心，采用标准化的采购流程以及先进的管理思想；

3、系统从供应商的基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息等信等多方面考察供应商的实力；

4、再通过系统的数据对供应商的供货能力，交易记录、绩效等信息综合管理，达到优化管理，降低成本的目的；

5、为企业产品的策略性设计、资源的策略性获取、合同的有效洽谈、产品内容的统一管理等过程提供了一个优化的解决方案。

6、我们旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制，实施于围绕企业采购业务相关的领域；

7、实现通过与供应商建立长期、紧密的业务关系，并通过对双方资源和竞争优势的整合来共同开拓市场，扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，实现双赢的企业管理模式；

功能描述

一、采购寻源

1、供应商入口门户

提供了一个易用的、基于互联网的供应商入口门户；

供应商可以详尽发布其公司、产品、送样等信息；

采购方和供应商之间有多种通信手段，实现双方信息畅通无阻；

2、潜在供应商申请

潜在供应商可以通过完成一个注册过程来申请访问采购应用程序；

采购员有权批准每一个供应商的申请，并为新的供应商用户设置安全性；

采购员还可以代表供应商完成供应商用户注册过程；

一个新的供应商用户一旦完成了注册，该供应商将会收到一个电子邮件通知，上面写有账户细节和一个临时的密码；

注册申请通过后，采购方可发送初评调查报告给供应商，供应商用户即可在线填写初评调查，启动供应商认证流程。

3、供应商初评

潜在供应商在线完成初评调查评估合格后，采购方能够根据事先定义的调查模板对供应商进行初评；

可以从例如价格、服务、品质、工程等多种方面进行考察并进行打分；

系统在初评小组完成初评后能够自动根据各个纬度定义的权重和实际评估状况给出评价报告；

提供供应商的优劣势分析，供应商一旦通过初评，即自动进入合格供应商名单。

4、供应商产品认证

对于合格供应商名单中的供应商，采购方可以向供应商发布送样通知；

供应商能够在线进行通知的接受并进行送样；

样品的使用将被严格管理，直至生产成成品并内部测试完毕，确认样品是否合格；

样品认证合格后，采购方可以将该供应商作为后备供应商处理；

也可直接要求该供应商进行供货，对其分配供货比例。

5、电子目录管理

供应商料品认证完成后，该资料将被存放起来，表示确认该供应商的供货能力；

建立完善的电子目录，有利于采购方实现对供应商的优化管理和后备管理；

在定期的供应商结构调整和意外状况发生时，能够迅速的进行调整，从而将损失减少到最低。

6、询价、报价管理

通过系统，企业可根据需求，生成询价单，通过网络直接发布给供应商；

供应商反馈回报价信息后，系统完善的比价议价功能可协助用户对多家供应商的报价情况进行比较；

企业直观地获取各家供应商的价格对比信息，以获得最具优势的价格；

企业选择了合适供应商后，可在网上直接核价，并将询价结果发布给供应商；

企业发布了新的询价信息后，供应商可立即收到系统自动的讯息通知；

通过询报价管理的系统平台，供应商可网上反馈所供材料的价格信息，并可得到询价的结果信息。

7、在线讨论

无论是供应商初评还是供应商料品认证，采购方和供应商都能够发送即时消息进行讨论、交流；

每个讨论都与特定的事务密切相关联，并且所有的消息都将被保存起来，以供参考和核查；

采购方可以很灵活的发送消息，既可以发送给所有参与的供应商，也可以发送给个别指定的供应商；

而供应商只能够给采购方发送消息。

二、协同采购

1、提供滚动的送货看板协作

通过供应商入口门户，供应商可以即时查看交货看板，可以对交货看板进行确认，以表示其履行交货看板的能力，并能够通过消息的形式同采购人员进行信息交流；

如果企业的生产发生变动，其相应的物料需求状况会实时的反应到送货看板中，供采购方进行调整和供应商进行快速反应；

对看板的变动信息，采购方和供应商都能够根据设定的权限进行查看，比较不同版本的修改情况和全部的历史记录。 

 2、提供闭环采购订单协作

通过供应商入口门户，供应商可以即时查看采购订单；

供应商可以确认接受订单，以表明其履行订单的能力，并可以提交承诺交货日期的变更订单请求；

如果由于生产环境或其它市场条件发生变化而必须修改采购订单，供应商可以在线发送一个更改承诺日期的申请，以及对此更改的解释，提交后，更改请求被发送到采购方的采购部门以获得批准；

采购方的批准将自动用改变后的承诺日期修改采购订单，对采购订单的新修改能被记录下来。如果更改请求被采购方拒绝，将产生一个异常通知发送给供应商，原来的承诺日期不予改变；

友为供应商管理软件支持多种通知方式，包括标准电子邮件和短消息，对采购订单重要元素的改变将导致对采购订单进行正式修改；

供应商可以查看特定采购订单的修改历史，比较不同版本的修改情况或查看针对某采购订单的所有更改信息。

 3、发货通知

通过供应商入口门户，供应商可以在线输入发货信息；这些信息会导入到采购方的ERP系统内；

采购方当货物运到时，接收人员能够快速准确地完成收货过程；

实时的发货通知与简化的接收过程的结合使采购方和供应商能够在可能的交付问题出现之前就预先做好处理准备。

 4、收货和质检过程的追踪

采购方和供应商可以按照其采购方所作的记录查看采购方收货历史信息；

供应商可以查看交付和到货验收方面的情况；

供应商还可以查看质检情况以及质检不合格的原因；

所有这些能够帮助供应商获得更好的客户满意度。

 5、对账和付款过程

供应商可以直接通过供应商入口门户查询如对帐清单、付款清单、送货清单、报关单等，大大增加了采购方的采购和付款部门的间接管理费用；

通过供应商入口门户，供应商也可以直接得到各种问题的完整数据，而无需使用电话、传真和电子邮件。

 6、异常状况监控

采购方希望能迅速得到问题警报，以便在发生意外状况时能够前瞻性地采取措施；

入口门户具有内置的示警功能，因此当意外状况发生时，采购方能够迅速得到示警信息，提示其进行相应的处理；

示警包括订单将要超出确认时间、送货看板将要超出确认时间、库存Balance异常、送货数量短缺、质检合格率过低等；

采购方能够通过Alert List、Mail和短消息迅速获知示警信息。

三、供应商绩效评估

1、评估模板

系统预置了一套评估体系，从Q（质量）、C（成本）、D（交付）、S（服务）四大方面评估设定了评估因子；

全面地评估供应商的各项供货表现，并且，企业可根据实际需求，自定义评估模板。

2、模拟分析

系统中What-If模拟分析功能在历史数据基础上进行评估体系的模拟，企业可临时更改所有衡量因子的权重以进行动态评估，以期达到最合理的评估结果。

3、评估发布

根据企业本次评估的性质（月评/季评/年评）选择相应的评估模板和评估范围，启动评估后，系统将自动获取评估的相关数据，并自动发出问卷。

4、进度跟踪

系统提供进度跟踪的功能，问卷提交与否、提交时间等信息一目了然，方便直接掌控评估的进度。

5、评估结果分析

系统可分别从度去看供应商的评估结果以及多个供应商之间的比较，并通过图形直观地显现出来。

6、绩效分析

系统并可通过柱状图、曲线图、雷达图等多种方式对评估结果及其历史趋势等进行分析、多个供应商的比较；

极大地提高了评估分析的效率，并使分析结果直观、准确、科学地显现出来。

7、绩效改善和供应商发展

针对评估分析的结果，企业可制订相应的供应商绩效改善和发展策略；

系统提供对于供应商下期评估的目标设定功能，并能对供应商的目标达成情况进行跟踪。

产品特点

1、B/S架构

是B/S架构，即浏览器和服务器结构；

对用户来说，不需安装任何客户端;

用户通过浏览器、网络，随时随地登录、使用系统；

对于系统功能实现，所有的业务逻辑、数据库，都在服务器实现，只需要改变网页，即可实现所有用户的同步更新；

系统升级、维护时候，只需更新服务器即可。

2、可扩展性强

方便、灵活、快速添加新的功能模块

预算管理

合同管理

资产管理

账务管理

订单管理

供应商管理

扩展后新旧模块能够实现良好的集成

友为在线的各个系统之间的数据是相互关联，避免了业务之间数据的孤立；

避免了日常的报销脱离事前的费用预算；

确保企业每个业务流程和系统实现数据的统一；

扩展成本低

各种功能模块都是现成产品，添加即可；

不需要二级开发或者重新开发新功能模块。

3、集成性强

标准的对外接口，能够与主流软件集成，实现多套系统单次登录，即形成各个系统的统一访问入口，例如：

财务软件，如金蝶、用友、新中大等；

网上银行系统及各种LDAP目录服务器；

OA、ERP、CRM、人事管理、各种财务软件等系统；

实现公司不同系统之间数据共享，提高企业信息利用率；

企业不必担心不同的系统的数据，不能统一、共享；

安全保障

● 系统采用了自主开发的企业快速开发框架，框架包含安全管理、日志管理、配置管理、权限认证管理等企业管理系统的几乎所有的安全性需求；

● 系统用户验证基于多重加密，具有很高的安全性和可靠性；

● 系统的所有操作均需要授权认证，按组织结构级别进行权限设置，包含基础数据的增、删、改、查，文档的下载等权限，并可集成防伪打印，有效防止信息泄露；

● 系统可以针对涉及到的国家和行业各项法律法规中规定为涉密的信息进行关键字过滤，管理员可以设置关键字字典；

● 系统与其它系统的接口采用安全的设计，保证本系统的性和完整性，并能够防止未经授权的各类人员对本系统进行设置和修改或进行有关统计；

● 系统具备重要数据加密传输等安全方面的保障，保证数据在不同系统间传输过程中的保密性、安全性，即使窃取者通过监听等方式成功地拦截了通信线路上的数据，除非窃取者能够解码数据，否则他无法读取数据；

● 系统采用完备的异常处理机制，周全地考虑到各种可能发生的问题，使出错的可能降至最小；

● 系统对可能发生严重后果的操作设置补救措施，通过补救措施用户可以回到原来某时刻的正确状态；

● 系统对可能造成等待时间较长的操作提供提示功能，支持各种事务的回滚；

● 系统提供数据备份和导出功能，并提供分散备份的安全性提醒，以应对可能发生的地震、软件/硬件故障等物理灾难；

● 系统可以按照业主要求进行安全加固，进一步提高安全性。

客户价值

业务方面

1：原材料检验流程优化

实现从进料检验到入库全程信息的有效贯通；

通过系统中导出供应商来料信息（供应商编号、供应商名称、物料料号、物料名称、来料数量等），并实现自动报检。

系统自动识别出检验状态，抽样数量和检验项目，检验完成后系统进货检验结果状态（合格、特采、不合格）回写系统，仓库人员办理入库手续。

2：供应商管控能力的提升

非合格供应商无法进料；

来料质量情况动态监控，超出目前自动预警发起改进；

供应商材料认证更严谨，未承认完成的物料无法进料；

供应商交货材料别不在认证范围内，无法入料；

供应商业绩评价得分监控：评价得分低于于某目标线自动发起预警消息，提交改善；

3：建立可追溯的供应商质量档案

收集供应商管理相关的资料，可以随时查阅；

统计分析的报告可以随时导出使用，如供应商现场评审以及引入资料，现场审核、供应商月度考评、供应商季度考评信息查阅；

4：规范品质管理流程

实现公司品质问题异常信息数据共享；

可查阅任意时间段、任意供应商、任意料号、任意不良现象的信息。

改进品质管理流程，实现可跟踪，逾期预警。

建立品质问题经验库，以便经验传承。

5：搭建供应商交互平台

为供应商质量问题改进交互及跟踪提供平台支撑；

实现所有与供应商沟通、要求、质量改善信息的传递在平台上共享。

6：客户审核应对能力提升:

所有与供应商质量管理相关的资料直接在系统里查阅显示，提供给客户审核，增强客户满意度

技术层面

1.降低成本。

成本是企业“永远的痛”；

据美国调查显示，在美国制造业中采购成本占到了产品单位成本的40%-60%左右，采购成本比例将随着核心能力的集中和业务外包比例的增加而增加；

因而供应商直接关系到产品的最终成本。

2.提高产品质量。

研究表明，30%的质量问题出在供应商方面；

良好的供应商管理能有效地改进产品质量。

3.降低库存。

减少库存压力使制造商将前端库存转嫁给供应商，这样不利于合作伙伴关系的建立；

供应商管理可以进行协调库存管理。

4.缩短交货期。

80%的产品交货期是由供应商引起的，缩短产品交货期应从源头做起。

5.集成制造资源。

实现信息技术的实时传递与交换提供了必要条件。

战略层面

1.集成供应链。

供应链是由节点企业组成的，节点企业在需求信息的驱动下，通过职能分工和合作实现供应链的价值增值过程。

2.提升核心竞争能力。

随着企业对核心竞争力的关注及核心业务的开拓，从外部获取资源通过供应商参与的新产品开发来提升自身的核心竞争力。

3.有助于新产品的开发。

让供应商参与到企业新产品开发中来，有助于企业提高自己的核心能力。