印章证照管理规定(2016)

为进一步严格公司印章管理，保持印章的权威性、严肃性和安全性，规范工作程序，明确管理职责，杜绝因印章管理不严而给公司造成损失，经研究，公司对印章管理作如下规定和要求：

一、印章种类：

包括公司公章、合同章；各部、室印章；法人代表章、领导名章；项目部印章和各类业务专用章。

二、印章刻制：

公司所有印章的刻制，均须按类别经各级审核后，经总经理、董事长批准，由公司办公室（以下简称办公室）负责办理并留印。 

1、公司部（处）室印章、基层公司、分公司行政章刻制：由办公室根据公司机构设置、调整相关文件，提出印章刻制申请，经总经理、董事长批准后办理。

2、公司部（处）室印章、基层公司、分公司业务专用章刻制：由该部（处）室、基层公司、分公司提出书面申请，经总经理、董事长批准，由办公室负责办理。

3、公司下属项目部印章刻制：

（1）在杭州市范围内的工程项目原则上不刻制印章，所需用印资料一律盖所属基层单位相关印章。各区域公司总部所在城市市区范围内的工程项目原则上不刻制印章，所需用印资料一律盖所属区域公司相关印章。

（2）外地工程项目原则上不刻制项目部章，需刻制技术（财务）专用章的，由所属基层公司提出申请，若属分公司项目，则由分公司经理出具承诺书（详见附件1），按«项目部技术（财务）专用章刻制审批表»（详见附件2）办理相关审批手续后，由办公室办理。基层公司主要负责人对项目部相关印章刻制承担主要审核和把关责任。

三、印章保管：

1、公司级行政印章和公司法人代表章由办公室负责保管，办公室主任为印章保管的第一责任人；

2、公司部（处）室印章及业务专用章由各相关职能部（处）室负责保管，部（处）室负责人为印章保管的第一责任人；

3、公司基层公司、分公司印章由各单位负责保管，单位负责人为印章保管的第一责任人。 

4、公司下属项目部技术专用章原则上由公司派驻施工员保管，财务专用章由所属基层公司财务处负责保管。基层公司办公室按«项目部技术（财务）专用章发放登记表»（详见附件3）办理印章发放登记和印章管理要求交底手续。

四、印章使用：

（一）启用备案

项目部技术专用章启用前，印章保管人须到该项目建设单位、监理单位办理印章备案确认手续(备案表详见附件4)，并将备案表返回一份至基层公司办公室。

（二）使用审批、用印范围：

1、公司级印章：使用审批流程详见附件5，使用审批表由公司办公室负责保管。

6、各单位、部（处）室印章

各基层公司、分公司印章及部（处）室印章原则上只限于日常行政事务处理、技术资料编制时使用，不得用于招投标、签订合同、协议、工程结算及其他一切经济行为。

确因工程需要，各单位印章用于签订材料采购、机具租赁合同的流程：由现场施工员初审、项目负责人确认，经基层公司经营处（人员）、工程处（人员）、财务处（人员）、法务审核，报基层公司分管领导及总经理（常务副总经理）审批同意，并在印章使用登记表（附件6）上做好用印记录。

3、项目部印章

项目部技术专用章仅用于工程技术资料编制以及与建设、监理等单位工程技术业务工作往来，一律不得用于材料采购、租赁合同等一切经济行为。项目部印章保管人须严格做好用印登记，并每季度上报公司办公室（附件6）。

五、印章收回：

（一）各单位、部（处）印章：单位、机构变更、撤换后，由办公室负责及时收回原相关印章。

（二）项目部相关印章：各项目部印章保管人须于该项目竣工后将印章及时交回基层公司办公室，基层公司工程部门在审核、签批竣工资料前须确认该项目部相关印章已交回基层公司办公室。基层公司办公室人员须于该项目竣工验收备案后将印章及时交回公司办公室，公司办公室在竣工验收备案表用印前须确认该项目部相关印章已交回。基层办公室对项目部相关印章的及时收回负主要责任。

六、违规责任：

凡因未按公司相关规定使用印章，造成企业经济损失的，公司将视后果的严重程度，按照实际损失的10%—30%直接追究负责人和当事人经济责任；造成企业信誉严重受损的，处以500元—5000元的罚款，并与相应单位(部室)负责人责、权、利挂钩，后果特别严重的，公司有权解除其劳动合同；对指使和直接参与私刻印章的当事人，处以5000元—10000元罚款，并直接解除其劳动合同。构成犯罪的，报相关部门追究其刑事责任。 

员工未得到公司授权、超越授权范围或授权终止后以公司名义（或指使他人相信该员工以公司名义）对外实施行为的，公司将视后果严重程度处以内部处分，后果特别严重的，公司有权解除其劳动合同。如员工发生上述行为造成企业经济、名誉损失的，公司将直接追究当事人的经济责任；上述行为构成犯罪的，报相关部门追究其刑事责任。

七、本规定于颁布之日起实施。公司原有关印章管理的规定，如与本规定不一致，以本规定为准。 

附件：

1、印章保管授权承诺书

2、项目部技术（财务）专用章刻制审批表

3、项目部技术（财务）专用章发放登记表

4、项目部印章备案登记表

5、印章使用审批程序表

6、用印登记表

附件1：

承诺书

XXX有限公司：

因我分公司                 工程管理需要，特向公司申请刻制印章

      枚，即                         ，由本人指派            为上述印章保管人。

为此，本人郑重承诺：我分公司将严格按照公司印章管理等有关制度保管、使用上述印章，若因违反公司规定、不当使用印章或因印章管理不善而发生经济纠纷，由本人承担一切责任。

特此承诺。

                            承诺人：

                                                 年    月     日

附件2：

项目部技术（财务）专用章刻制审批表 

项目部技术（财务）专用章发放登记表 

项目部印章备案表

用印单位

第╳联

用 印 登 记 表

印章名称：