ERP系统维护管理细则

为了进一步规范集团ERP系统的使用维护管理，明确账号及权限增加、变更和注销流程，确保系统基础数据、参数的准确性和安全性，促进集团ERP系统的优化调整，满足公司生产经营需要，结合公司几年来对系统的使用以及ERP系统本身的特点，特制定本维护管理细则。

细则的内容分以下四部分：

1、ERP软件客户端的安装

公司ERP系统服务于公司销售和生产，经过多年的使用，系统中存储着大量的重要数据，为了确保数据的保密性，ERP系统的客户端软件不得随意安装。原则上，除集团销售公司大客户部、工业材事业部、客户服务部、国贸部、技术中心、人力资源中心、采购中心、战略规划部、企管部，以及企业生产部（含各车间）、品管部、物管部及各仓库、统计处等部门外，其他部门或者公司不得安装。如果确实因工作需要使用T5，首先需填写《ERP系统客户端安装申请表》（附件1），详细注明安装原因，在部门主管签字同意后，还必须征得集团审计监察部和分管领导的同意后，方可由信息中心办理，账号或权限按照《ERP系统账号、权限申请表》申请。未填写《ERP系统客户端安装申请表》或者未征得审计监察部同意，一律不得安装。

2、账号及权限的维护

1.新增与变更：

ERP系统使用部门的员工申请账号或者原操作权限需要调整的，续填写《ERP系统账号、权限申请表》（见附件2），网络管理员据此进行办理。本企业员工申请本企业帐套内的账号以及账号更名或注销，可凭《ERP系统账号、权限申请表》，由所在部门主管签字同意后，直接由所在分厂网络管理员办理即可，办理人员在经办人一栏签字，并将申请表存档。若申请表涉及到角色、权限的变动，必须经过集团信息中心主任审核同意后方可办理。ERP账号原则上除集团相关部门外，各企业员工（含各企业网络管理员）只能申请本企业帐套中的账号，不得跨帐套申请。特殊情况下，成员企业员工因工作需要申请其他企业帐套中的账号，必须经公司分管副总和集团分管信息中心副总裁签字同意后，由集团信息中心负责办理，申请表留信息中心存档。例如华建铝业生产部员工因工作需要申请华铝股份帐套账号和权限，申请表在生产签字的基础上，还需华建铝业分管副总和集团分管信息中心副总裁签字批准。

2.注销：

公司员工离职或调动时，系统账号需要及时注销。按正常程序离职的ERP操作员，由员工本人凭《员工离职表》到信息中心办理账号注销手续。对于非正常程序离职或者岗位发生变动的ERP操作员，原所在部门必须及时书面通知信息中心所在厂区网管处进行账号注销或者权限变更手续，部门内部ERP操作员岗位发生变动，但该部门未及时将变动情况反馈至信息中心，因此造成的信息泄露或者数据错误等问题，责任由所在部门承担。人力资源中心人事管理处每月向信息中心提供一份月度人员变动明细表，信息中心据此在系统中进行核对，并将未及时将本部门ERP操作员的变动情况反馈至信息中心的部门车间提交至集团企管部，由企管部纳入绩效考核。

3、基础资料的维护

基础资料是ERP系统的基石，系统中的单据无一不引用这些基础参数和数据，所以基础资料的维护编辑是要求非常严谨的，为了确保基础数据的准确性和统一性，结合公司的实际使用情况，现将各项基础资料的对口维护管理部门以及部门的职责权限做如下明示：

1.供应商分类、供应商资料

采购中心负责维护。新增供应商以及供应商分类时，按照系统实施时定义的编码规则依次增加，其他部门如有此模块的编辑需求，需书面反馈至采购中心，由采购中心统一编辑。采购中心有责任定期检查供应商资料，有错误的及时更正，重复的及时暂停，保证供应商资料的准确性、唯一性。

2.地区资料、客户资料、型材颜色分类、型材颜色

由销售公司客户服务部负责按照系统实施时定义的编码规则编辑维护。其他部门如有此模块的编辑需求，需书面反馈至销售公司客服部，由客服部统一编辑。客服部有责任定期检查供应商资料，有错误的及时更正，重复的及时暂停，保证资料准确性、唯一性。

3.型材包装、能耗资料

由审计监察部统计处负责维护。其他部门如有此模块的编辑需求，需书面反馈至统计处，由统计处统一编辑。

4.型材分类、型号资料、产品图纸、型号首选机台、型材厚度、型材膜厚、铝棒直径、粉末类别、粉末对照表、毛条规格、隔热条规格

上述部分均由技术中心负责维护上传，其他部门对产品数据模块的需求或疑问，需联系技术中心，由技术中心统一编辑维护。技术中心有责任定期检查产品资料数据，有错误的及时更正，并书面通知相关部门，保证产品数据的准确性。

5.部门资料、人事信息、人事考勤

ERP系统中的部门资料和人事信息、人事考勤模块由人力资源管理中心负责编辑维护。其他部门如有此对部门资料的编辑需求，需书面反馈至人力资源管理中心，由人力资源管理中心统一编辑。人力资源管理中心有责任定期检查部门资料和具有人事权限的操作员，有错误的及时更正，重复的及时暂停，保证资料准确与信息安全。

6.其他

其他基础参数和公共数据由信息中心负责维护。

ERP系统中货品分类和货品资料暂按目前模式维护（即各仓库均可单独编辑维护），待集团重新界定之后再单独书面下发。

特别强调的是，产品数据模块中，型号分类、型号资料、型材颜色分类、型材颜色、型材包装、型材材质、产品类别这七部分基础数据只能在华建帐套中新增、编辑、维护，华铝帐套自动同步，以保证委外时订单数据的一致性。华铝股份帐套任何人无此七部分的编辑权限。

4、功能模块的调整流程

ERP系统服务于公司生产及销售，随着公司业务流程的变化，架构的优化调整，ERP系统的相关功能模块、单据报表设置、字段参数等不可能一成不变，经常有更改的需求。鉴于ERP系统功能模块的调整往往涉及到方方面面，许多部门，为了确保更改需求的有效性，明确系统功能调整流程，在系统使用过程中，使用部门经过充分论证有调整更改需求时，需要填写《ERP系统功能模块调整申请表》（见附件3），由信息中心联系同杰公司进行处理，申请表留信息中心存档。

本细则目前适用于集团各职能部门和华建铝业一二分厂、华铝股份等使用同杰T5ERP系统的单位，自下发之日起执行，解释权归集团战略规划部信息中心所有，原《ERP权限、账号申请表》停用。

附件1：ERP系统客户端安装申请表

ERP系统客户端安装申请表

ERP系统账号、权限申请表

附件3：ERP系统功能模块调整申请表

 ERP系统功能模块调整申请表