工程档案管理策划

工程档案管理策划

广州市白云机电设备安装工程有限公司

2011年08月15日

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安全部审核：                      日期：

项目部审核：                     日期：

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新建配网工程档案管理策划

目　　　录

1、适用范围和目的

2、编写依据

3、引用术语和定义

4、总 则

5、档案管理机构及其职责

6、归档范围及立卷单位

7、档案材料整理

8、归档要求

9、归档时间

1、适用范围和目的

适用于所有输变电工程。

制定本制度的目的是规范工程建设期间工程档案管理的行为，加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，为电网建设运行服务，从而实现工程档案达标和达标投产的目标。

2、编写依据

2．1《中华人民共和国档案法》

2．2《中华人民共和国档案法实施细则》

2．3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4号

2．4《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/11822-

2．5《文书档案案卷格式》GB/T9705-88

2．6《电力工业企业档案分类细则》能源办[1991]231号

3、引用术语和定义

上述编制依据所列文件中采用的术语和定义。

4、总 则

4．1贯彻执行国家有关档案的法律、法规和管理办法，加强工程档案管理工作，充分发挥档案信息资源在领导决策、企业管理和技术进步中的作用，为四川电网建设的发展和提高经济效益服务。

4．2工程档案是指从建设项目（工程）立项、审批、勘察设计、施工、安装调试、生产准备到竣工投产全过程形成的，应当归档保存的文字材料、图纸、图表等形式与载体的文件材料。

4．3指挥部(项目部)是负责工程档案的组织、协调并指导设计、监理、施工承包商的工程项目竣工档案文件的整理和编制。协调解决工程档案工作中存在的问题。督促有关单位及时做好工程阶段性归档资料的收集、整理及移交工作。

4．4工程设计、监理、施工承包商应负责完成各自职责工作范围或合同规定范围内的工程竣工档案文件的编制。

4．5工程档案文件资料应分为文本文件和电子光盘文件两种，同步整理、编制、移交。

5、档案管理机构及其职责

5．1工程档案管理机构

5．1．1指挥部(项目部)工程档案管理机构设置在工程部、其主任是工程档案管理的责任人，并配备一名专（兼）职人员具体做工程档案工作。

5．1．2监理、设计、施工承包商、物资供应商应设置工程档案管理机构（建议设置在各单位工程部），明确工程档案管理的责任人，并配备一名专（兼）职人员做工程档案工作。

5．2职责

5．2．1指挥部(项目部)

5．2．1．1负责工程档案管理的组织、协调工作。组织和协调设计、监理、施工承包商工程竣工档案的整理、移交。

5．2．1．2负责工程档案管理的监督、检查工作。监督检查设计、监理、施工承包商的工程阶段性档案资料的收集、归档和工程竣工档案资料的整理、移交。

5．2．1．3负责工程依据性文件的收集、归档、立卷、移交。如项目可研报告、立项、审批、初设审批、概算、设计、监理、施工承包合同等。

5．2．1．4负责工程建设性文件的收集、整理、立卷、移交，如工程建设大纲、管理文件、各种协调会纪要、工程竣工验收报告、监督检查报告、启动方案、启动会议纪要、工程建设总结等。在工程竣工投产后1月内按四川电力建设(集团)公司档案归档要求移交档案室归档。

5．2．2设计

5．2．2．1负责工程设计文件的提供，如工程设计基础资料（地质勘测、水文、气象、地震、地形、地貌等）、施工图及设计修改等文件。

5．2．2．2负责提交红线图，跨越协议等文件。

5．2．3监理

5．2．3．1负责工程监理文件的整理、移交，如工程监理大纲、监理规划、监理实施细则、阶段监理检查纪要、监理工作联系单、监理月报、监理通知等。

5．2．3．2监督检查施工承包商的工程档案的收集、整理、编制。

5．2．4施工承包商

5．2．4．1负责施工管理文件的收集、整理、编制、立卷、移交。如施工组织设计、质量管理措施、特殊跨越措施、工程技术文件、会议纪要、验收申请、开竣工报告、工程总结等。

5．2．4．2负责工程设计文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如竣工图、设计修改、设计联系单等。

5．2．4．3负责工程施工文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如施工记录。

5．2．4．4负责工程材料设备技术文件的收集、整理、编制、立卷、移交，如材料设备的合格证、质量保证书、试验报告、复试报告、设备开箱记录等。

5．2．4．5负责工程竣工交接记录、签证文件、竣工报告、监督检查报告、工程总结的收集、整理、立卷、移交。

5．2．4．6负责工程赔偿文件的收集、整理、编制、立卷、移交。

5．2．5物资设备供应商

5．2．5．1负责提交物资设备的技术招标书及订货合同（副本）

5．2．5．2负责提交物资设备的合格证、质量保证书、试验报告、开箱记录等文件资料提供给工程总承包商、施工承包商。

6、归档范围及立卷单位

6．1配网工程：

7．1工程依据性文件：

7．1．1原件与复印件的问题。凡指挥部(项目部)的发文均应原件归档。收文：凡对方主送与抄送本单位的收文，均应原件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应原件归档，后附间接关系的转发文可复印件归档。

7．1．2工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

7．1．3征地文件材料：要求拆迁协议确定的面积与所征地面面积相等，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红线图、征地申报表、拆迁协议书等文件在后。

7．1．4协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求：凡为签订协议、合同的履行方和的签字方，其合同、协议与证书均应持一份原件归档。

7．2工程设计文件

7．2．1设计文件按工程项目图纸总目录，工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应竣工蓝图归档。施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。

7．2．2设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。

7．3工程施工文件

7．3．1水泥、钢材等原材料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确。试验单要有编号、试验日期、规格、型号、试验单位加盖公章与签名。材料半成品试验报告要原件归档，字迹要清楚、要有编号、试验日期、各种试验材料的数量、型号与规格、加盖公章与试验人签字。

7．3．2工程测量记录及施工记录应使用国家电力公司工程质量检验标准的记录表，记录表式要规范，数据准确，签字应齐全。

7．3．3隐蔽工程记录与中间验收应有监理工程师和设计工代签字。

7．3．4施工质量缺陷处理报告，要求有闭环管理的详细记录（有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）。

7．4调整试验报告：系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案与调试报告分开组卷。

7．5质量监督文件：监督检查报告分为基础、杆塔、投产前等监督检查报告。

7．6设备出厂技术资料包括设备出厂合格证、质量检验报告、开箱记录、备品备件单、设备说明书、图纸、维护手册等。

7．7竣工图的编制：按国家建委（82）建发施字50号文的规定，每张施工图均要转化为竣工图，要求竣工图必须与设计、设计修改内容及现场施工情况相符合，必须达到100%的准确。竣工图章尺寸按省公司的发文规定执行。竣工图章填写栏目齐全，编制人、技术负责人签字手续齐全，签字人必须亲笔签字，不可有私章代替。

编制竣工图形式与深度，按如下执行：

7．7．1竣工图编制是以施工图为基础，根据各种变更文件在施工图上重新绘制而实现的。一般可采取以下几种形式：

·凡按施工图施工没有变动的，则在原施工图上加盖竣工章。

·施工中虽有一般性设计变更，但能在原施工图上进行修改的，可按设计变更进行修改加盖竣工章。

·凡结构形式改变，平面布置改变以及其它重大改变，不能再在原图上修改，应由设计重新绘制后加盖竣工章。

7．7．2因项目被取消或现场未施工的图纸，不需要编制竣工图，可按以下办法处理：

·整个项目被取消的不需要编制竣工图，应及时收回。

·现场部分项目未施工的图纸应抽出取消，并在图纸目录备注栏中加以注明依据。

7．7．3竣工章的标准、格式及加盖竣工章的要求：

加盖竣工图章一律使用红色泥盖印；竣工图章在施工图右下角设计图标上方，若图标上方有图表或文字，可盖在图标周围不压盖图表和文字的地方。

7．7．4竣工图章中签名及日期填写必须用碳素墨水、蓝黑墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写或盖章。

8、归档要求

8．1归档的文件达到完整、准确、系统，满足生产（使用）、管理、维护、改建的需要。

·完整是指工程档案资料的收集要与建设进程同步进行，在项目的立项到工程竣工验收投产的全过程中，各种应该归档的文件材料都要归档。

·准确是指对归档文件材料的记载必须与实物相符，准确地反映工程建设管理各项活动中的真实情况和历史过程。

·系统是指归档的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的时间顺序排列，做到层次分明，有机联系，符合其形成的规律。

8．2工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。

8．3工程档案归档文本文件应用计算机打印，但签字应本人亲自手签字。

8．4工程档案文件资料应分为文本文件和电子光盘文件。

工程档案文件应分为文本文件和电子光盘文件，移交数量：

工程档案资料文件应移交二套，电子光盘文件一套。

8．5工程档案文件纸张一律采用A4纸张。

8．6案卷装订要求：

·案卷内材料尺寸应统一；

·装订的案卷四边应齐整；

·装订用棉线，不允许有金属物。

9、归档和移交时间

9．1一般性文件材料及合同协议在文书处理完毕和合同、协议履行完毕后即归档。

9．2初步设计阶段形成的材料，在初设审查批复后即归档。

9．3设计、监理、施工、设备招投标文件，一般在决标后即归档。

9．4各专业工作中形成的材料，在工作告一段落后即归档。

9．5设备开箱技术文件及图纸，现场开箱由工程总承包商、施工承包商收集后即归档。

9．6工程档案文本文件和电子光盘文件应在工程投运后三个月内移交。

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2011年8月