重庆市会计档案整理规则——渝档发〔2019〕24号

第一条㊀为确保会计档案材料立卷归档质量,便于保管和利用,根据«中华人民共和国档案法»㊁«会计档案管理办法»(中华人民共和国财政部㊁国家档案局令第７９号)㊁«重庆市档案收集管理办法»的有关规定,结合我市实际,制定本规则.

第二条㊀本规则适用于重庆市各级机关㊁社会团体㊁企业事业单位和其他组织,以及经其上级确定㊁列入地方国家综合档案馆接收范围的单位.

上级主管部门有特殊规定的,从其规定.

第三条㊀单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字㊁图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成㊁传输和存储的电子会计档案,应当列入会计档案收集归档范围.

单位在财务管理工作中形成的预算㊁计划㊁制度等文件材料,不列入会计档案收集归档范围,纳入文书档案管理.

第四条㊀属于归档范围的会计资料应当收集齐全完整.归档会计资料的纸张㊁书写和装订材料应当符合档案保护要求,破损和残缺的会计资料应当予以修裱.

属于归档范围的电子会计资料,其文件格式㊁元数据㊁存储要求应当符合国家档案管理的有关规定,确保电子会计档案的准

３确㊁完整㊁可用和安全.

第五条㊀满足«会计档案管理办法»第规定条件,单位内部形成的属于归档范围的,以及从外部接收的附有符合«中华人民共和国电子签名法»规定的电子签名的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案.

第六条㊀不符合本规则第五条规定,以及具有永久或者其他重要保存价值的会计档案,纸质㊁电子会计档案同时保存.单位应当结合自身实际,确定本单位的具有重要保存价值的会计档案的标准,并保持相对稳定.

第七条㊀会计档案材料分为会计凭证类㊁会计账簿类㊁财务会计报告类㊁其他会计资料类.

(一)会计凭证类,包括原始凭证㊁记账凭证.

(二)会计账簿类,包括总账㊁明细账㊁日记账㊁固定资产卡片及其他辅助性账簿.

(三)财务会计报告类,包括月度㊁季度㊁半年度㊁年度财务会计报告.

(四)其他会计资料类,包括银行存款余额调节表㊁银行对账单㊁纳税申报表㊁会计档案移交清册㊁会计档案保管清册㊁会计档案销毁清册㊁会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料.

第㊀会计档案的保管期限分为永久㊁定期两类,从会计年度终了后的第一天算起.定期一般分为３０年和１０年.破产企

４业㊁撤销单位会计档案保管期限到期后可适度延长.

财政总预算㊁行政单位㊁事业单位和税收会计档案保管期限见附件１;企业和其他组织会计档案保管期限见附件２.

第九条㊀会计档案的整理应当遵循会计档案材料的形成规律,保持会计档案材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;保证纸质会计档案和电子会计档案整理协调统一.第十条㊀会计档案的档号结构格式为 全宗号 档案门类 年度 保管期限 案卷号 ,其填写要求如下:

(一) 全宗号 填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号.

(二) 档案门类 年度 中会计档案门类以代码 K U 标识;年度即本卷会计档案所属年度,如 ２０１６ . (三) 保管期限 指本卷会计档案的保管期限.档号结构格式㊁归档章中保管期限用代码 Y ㊁ D３０ ㊁ D１０ 标识;添加封面㊁档案实体㊁档案盒㊁案卷目录中的保管期限均按 永久 ㊁ ３０年 ㊁ １０年 字样填写.

(四) 案卷号 指本卷会计档案的案卷编号.档号结构格式中案卷号用４位阿拉伯数字标识,不足４位的,前面用 ０ 补足,如 ０００１ ;添加封面㊁档案实体㊁归档章㊁档案盒上的案卷号不需用 ０ 补足.

例: １３４８ K U ２０１６ D３０ ０００１

(全宗号) (档案门类 年度) (保管期限) (案卷号)

５第十一条㊀会计档案区分会计类别㊁年度㊁保管期限和会计档案材料名称组卷.

(一)会计凭证组卷:装订成册的会计凭证一册一卷.

(二)会计账簿㊁财务会计报告㊁其他会计资料组卷:区分会计档案材料类别,同一年度同类别中,区分保管期限和会计档案材料名称组卷,用线或不锈钢订书钉装订成一卷或数卷,装订时可以添加会计档案封面.订本式会计账簿保持原装订方式.

会计档案封面设置全宗名称㊁类别㊁案卷题名㊁全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目.其式样见附件３图A.各项目内容及其填写要求如下:

１ 全宗名称 指立档单位名称,填写全称或规范化简称.２ 类别 指会计档案所属类别,填写会计账簿类㊁财务会计报告类㊁其他会计资料类.

３ 案卷题名 指会计档案案卷标题,由单位名称＋会计年度(或会计年度月份)＋会计档案材料名称构成,如 重庆市档案局２０１６年总账 ㊁ 重庆市档案局２０１６年４月财务会计报告 .４ 全宗号 ㊁ 档案门类 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 ㊁ 案卷号 填写要求同档号结构格式.

第十二条㊀会计档案在同一年度内区分保管期限排列. (一)保管期限为永久的会计档案,按照形成时间先后顺序排列.

(二)保管期限为３０年的会计档案,会计凭证排列在前,会

６计账簿排列在后.会计凭证按记账分类㊁逐月按凭证号先后顺序

排列;会计账簿按总账㊁明细账㊁日记账㊁其他账簿等顺序

排列.

(三)保管期限为１０年的会计档案,按照财政总预算㊁税收会计单位１０年保管期限会计凭证,财务会计报告,银行存款余额调节表㊁银行对账单㊁纳税申报表等依次排列.

第十三条㊀会计档案应按其排列顺序编制案卷号,并按要求编制页号.

(一)编制案卷号.会计档案应按其排列顺序,在同一年度同一保管期限内,从 １ 开始逐卷编制案卷号.案卷号编制要求如下:

１ 会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置.

２ 会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置.未添加封面的,可在原封面右上角空白处加盖会计档案归档章.归档章设置全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目,归档章式样见附件３图B.全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号填写要求同档号结构格式. (二)编制页号.除会计凭证外的会计档案均应编制页号.每一案卷在有文字和图表的页面上从 １ 开始编制顺序号,页号位置在页面正面的右上角,背面的左上角.已有页号且符合要求的,可以不再编制页号.

７第十四条㊀会计档案应按其案卷号顺序依次装盒.会计凭证装入会计凭证盒,一盒可装一卷或数卷;会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒,同一保管期限的,一盒可装一卷或数卷.会计档案盒应采用无酸纸制作. (一)填写会计凭证盒封面和盒脊项目.凭证盒封面设置全宗名称;凭证盒盒脊设置全宗号㊁年度㊁月份㊁凭证起止号㊁保管期限㊁案卷号等项目.会计凭证盒封面㊁盒脊式样见附件４图C和附件５图D.各项目内容及其填写要求如下:

１ 月份 指本盒会计凭证所属月份,如 ５ ㊁ １１ .

２ 凭证起止号 指本盒内会计凭证的起号和止号,起㊁止号之间用 连接.

３ 案卷号 指本盒会计凭证案卷编号,盒内２卷以上的,填写起止案卷号,起㊁止号之间用 连接.

４ 全宗名称 填写要求同 组卷 中 全宗名称 项, 全宗号 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同档号结构格式.

(二)会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒.其封面设置全宗名称;盒脊设置全宗号㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目.会计档案盒封面㊁盒脊式样见附件６图E.

封面㊁盒脊各项目填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目.

(三)放置备考表.备考表置于会计档案盒内末.备考表设置盒内情况说明㊁整理人㊁整理日期㊁检查人㊁检查日期等项

８

目.其式样见附件７图F.各项目内容及其填写要求如下:

１ 盒内情况说明 填写盒内会计档案缺损㊁修改㊁补充㊁移出㊁销毁等情况.

２ 整理人 填写负责整理会计档案的人员签名或签章.３ 整理日期 填写会计档案整理完成日期.

４ 检查人 填写负责检查会计档案整理质量的人员签名或签章.

５ 检查日期 填写会计档案检查完毕的日期.

第十五条㊀纸质会计档案按其排列编号顺序,逐卷编制并打印案卷目录;仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录.案卷目录需添加封面.

(一)会计档案案卷目录设置档号㊁题名㊁凭证起止号/页数㊁年度㊁保管期限㊁备注等项目.其式样见附件８图G.各项目内容及其填写要求如下:

１ 题名 指会计档案案卷标题.标题构成同 组卷 中 案卷题名 项,如 重庆市档案局２０１６年１月记账凭证 ㊁ 重庆市档案局２０１６年总账 .

２ 页数 指本卷会计档案(会计凭证除外)的实有页数.３ 备注 指本卷会计档案需要说明的事项.

４ 档号 填写要求同档号结构格式; 凭证起止号 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目.其中 凭证起止号 为会计凭证填写项目.

９(二)会计档案案卷目录封面设置全宗名称㊁类别㊁年度㊁保管期限等项目.其式样见附件９图H.各项目内容及其填写要求如下:

１ 类别 指会计档案所属类别,填写 会计凭证类 ㊁ 会计账簿类 ㊁ 财务会计报告类 或 其他会计资料类 ,案卷目录中反映多个类别的,应逐一填写.

２ 全宗名称 填写要求同 组卷 中 全宗名称 项, 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同档号结构格式.

第十六条㊀会计档案区分载体形式,按其排列方法分别入柜存放,预留必要空间,避免频繁倒架.

第十七条㊀归档电子会计档案材料组织保管单位(组卷)㊁排列㊁编号㊁编目,应符合本规则纸质会计档案材料整理相关规定.

第十㊀归档电子会计档案材料的格式转换㊁元数据收集㊁归档数据包组织㊁存储等整理要求,参照«数字档案室建设指南»(２０１４年)㊁G B/T１８８９４㊁D A/T４８㊁D A/T３８等标准执行.第十九条㊀归档电子会计档案材料整理,应使用符合«数字档案室建设指南»(２０１４年)㊁G B/T１８８９４等标准的应用系统.第二十条㊀单位会计档案移交清册㊁保管清册㊁销毁清册及会计档案鉴定意见书纳入全宗卷管理.

第二十一条㊀本规则引用的标准和规范,国家和市有新制定(修订)的,按新制定(修订)的执行.

０１第二十二条㊀市属金融机构可以根据本规则制定实施细则,报重庆市档案局㊁重庆市财政局备案.

第二十三条㊀本规则由重庆市档案局㊁重庆市财政局负责解释.

第二十四条㊀本规则自２０２０年１月１日起施行.重庆市档案局㊁重庆市财政局２０１６年７月１３日«关于印发‹重庆市会计档案整理规则›的通知»(渝档发 ２０１６ ８号)同时废止.

１１附件１

财政总预算㊁行政单位㊁事业单位和

税收会计档案保管期限表

序号档案名称

保管期限

财政

总预算

行政单位

事业单位

税收

会计

备注

一会计凭证

１国家金库编送的各种报表及缴库

退库凭证１０年１０年２各收入机关编送的报表１０年

３行政单位和事业单位的各种会计

凭证３０年包括:原始凭证㊁记账凭证和传票汇总表

４财政总预算拨款凭证和其他会计

凭证３０年包括:拨款凭证和其他会计凭证

二会计账簿

５日记账３０年３０年６总账３０年３０年３０年７税收日记账(总账)３０年８明细分类㊁分户账或登记簿３０年３０年３０年

９行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管５年

三财务会计报告

１０综合财务报告永久下级财政㊁本级部门和单

位报送的保管２年

１１部门财务报告永久所属单位报送的保管２年

１２财政总决算永久下级财政㊁本级部门和单

位报送的保管２年

１３部门决算永久所属单位报送的保管２年１４税收年报(决算)永久

２１

序号档案名称

保管期限

财政

总预算

行政单位

事业单位

税收

会计

备注

１５国家金库年报(决算)１０年

１６基本建设拨㊁贷款年报(决算)１０年

１７行政单位和事业单位会计月㊁季

度报表１０年所属单位报送的保管２年

１８税收会计报表１０年所属税务机关报送的保管

２年

四其他会计资料

１９银行存款余额调节表１０年１０年

２０银行对账单１０年１０年１０年

２１会计档案移交清册３０年３０年３０年

２２会计档案保管清册永久永久永久

２３会计档案销毁清册永久永久永久

２４会计档案鉴定意见书永久永久永久

㊀㊀注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理.

３１

附件２

企业和其他组织会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备㊀㊀注

一会计凭证

１原始凭证３０年

２记账凭证３０年

二会计账簿

３总账３０年

４明细账３０年

５日记账３０年

６固定资产卡片固定资产报废清理后保管５年７其他辅助性账簿３０年

三财务会计报告

８月度㊁季度㊁半年度财务会计报告１０年

９年度财务会计报告永久

四其他会计资料

１０银行存款余额调节表１０年

１１银行对账单１０年

１２纳税申报表１０年

１３会计档案移交清册３０年

１４会计档案保管清册永久

１５会计档案销毁清册永久

１６会计档案鉴定意见书永久

４１

附件３

(全宗名称)

(类㊀㊀别)

(案卷题名)

全宗号档案门类年㊀度保管期限案卷号

２９７mmˑ２１０mm(长ˑ宽)

图A㊀会计档案封面式样

全宗号档案门类年度保管期限案卷号

６５mmˑ１８mm(长ˑ宽)

图B㊀会计档案归档章式样

５１

附件４

６１

７１附件６

８１附件７

备㊀考㊀表

盒内情况说明

整理人:㊀㊀年㊀月㊀日

检查人:㊀㊀年㊀月㊀日

２９７mmˑ２１０mm(长ˑ宽)

图F㊀会计档案备考表式样

９１

附件８

会计档案案卷目录

档号题名

凭证起止号/页㊀数

年度

保管期限备注

说明:凭证起止号/页数栏指会计凭证填凭证起号和止号,其余会计档案填页数.

图G ㊀会计档案案卷目录式样

０２

附件９

会计档案案卷目录

全宗名称:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀

类㊀㊀别:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀

年㊀㊀度:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀

保管期限:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀

图H ㊀会计档案案卷目录封面

１２