第一条㊀为确保会计档案材料立卷归档质量,便于保管和利用,根据«中华人民共和国档案法»㊁«会计档案管理办法»(中华人民共和国财政部㊁国家档案局令第79号)㊁«重庆市档案收集管理办法»的有关规定,结合我市实际,制定本规则.
第二条㊀本规则适用于重庆市各级机关㊁社会团体㊁企业事业单位和其他组织,以及经其上级确定㊁列入地方国家综合档案馆接收范围的单位.
上级主管部门有特殊规定的,从其规定.
第三条㊀单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字㊁图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成㊁传输和存储的电子会计档案,应当列入会计档案收集归档范围.
单位在财务管理工作中形成的预算㊁计划㊁制度等文件材料,不列入会计档案收集归档范围,纳入文书档案管理.
第四条㊀属于归档范围的会计资料应当收集齐全完整.归档会计资料的纸张㊁书写和装订材料应当符合档案保护要求,破损和残缺的会计资料应当予以修裱.
属于归档范围的电子会计资料,其文件格式㊁元数据㊁存储要求应当符合国家档案管理的有关规定,确保电子会计档案的准
3确㊁完整㊁可用和安全.
第五条㊀满足«会计档案管理办法»第规定条件,单位内部形成的属于归档范围的,以及从外部接收的附有符合«中华人民共和国电子签名法»规定的电子签名的电子会计资料,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案.
第六条㊀不符合本规则第五条规定,以及具有永久或者其他重要保存价值的会计档案,纸质㊁电子会计档案同时保存.单位应当结合自身实际,确定本单位的具有重要保存价值的会计档案的标准,并保持相对稳定.
第七条㊀会计档案材料分为会计凭证类㊁会计账簿类㊁财务会计报告类㊁其他会计资料类.
(一)会计凭证类,包括原始凭证㊁记账凭证.
(二)会计账簿类,包括总账㊁明细账㊁日记账㊁固定资产卡片及其他辅助性账簿.
(三)财务会计报告类,包括月度㊁季度㊁半年度㊁年度财务会计报告.
(四)其他会计资料类,包括银行存款余额调节表㊁银行对账单㊁纳税申报表㊁会计档案移交清册㊁会计档案保管清册㊁会计档案销毁清册㊁会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料.
第㊀会计档案的保管期限分为永久㊁定期两类,从会计年度终了后的第一天算起.定期一般分为30年和10年.破产企
4业㊁撤销单位会计档案保管期限到期后可适度延长.
财政总预算㊁行政单位㊁事业单位和税收会计档案保管期限见附件1;企业和其他组织会计档案保管期限见附件2.
第九条㊀会计档案的整理应当遵循会计档案材料的形成规律,保持会计档案材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;保证纸质会计档案和电子会计档案整理协调统一.第十条㊀会计档案的档号结构格式为 全宗号 档案门类 年度 保管期限 案卷号 ,其填写要求如下:
(一) 全宗号 填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号.
(二) 档案门类 年度 中会计档案门类以代码 K U 标识;年度即本卷会计档案所属年度,如 2016 . (三) 保管期限 指本卷会计档案的保管期限.档号结构格式㊁归档章中保管期限用代码 Y ㊁ D30 ㊁ D10 标识;添加封面㊁档案实体㊁档案盒㊁案卷目录中的保管期限均按 永久 ㊁ 30年 ㊁ 10年 字样填写.
(四) 案卷号 指本卷会计档案的案卷编号.档号结构格式中案卷号用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用 0 补足,如 0001 ;添加封面㊁档案实体㊁归档章㊁档案盒上的案卷号不需用 0 补足.
例: 1348 K U 2016 D30 0001
(全宗号) (档案门类 年度) (保管期限) (案卷号)
5第十一条㊀会计档案区分会计类别㊁年度㊁保管期限和会计档案材料名称组卷.
(一)会计凭证组卷:装订成册的会计凭证一册一卷.
(二)会计账簿㊁财务会计报告㊁其他会计资料组卷:区分会计档案材料类别,同一年度同类别中,区分保管期限和会计档案材料名称组卷,用线或不锈钢订书钉装订成一卷或数卷,装订时可以添加会计档案封面.订本式会计账簿保持原装订方式.
会计档案封面设置全宗名称㊁类别㊁案卷题名㊁全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目.其式样见附件3图A.各项目内容及其填写要求如下:
1 全宗名称 指立档单位名称,填写全称或规范化简称.2 类别 指会计档案所属类别,填写会计账簿类㊁财务会计报告类㊁其他会计资料类.
3 案卷题名 指会计档案案卷标题,由单位名称+会计年度(或会计年度月份)+会计档案材料名称构成,如 重庆市档案局2016年总账 ㊁ 重庆市档案局2016年4月财务会计报告 .4 全宗号 ㊁ 档案门类 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 ㊁ 案卷号 填写要求同档号结构格式.
第十二条㊀会计档案在同一年度内区分保管期限排列. (一)保管期限为永久的会计档案,按照形成时间先后顺序排列.
(二)保管期限为30年的会计档案,会计凭证排列在前,会
6计账簿排列在后.会计凭证按记账分类㊁逐月按凭证号先后顺序
排列;会计账簿按总账㊁明细账㊁日记账㊁其他账簿等顺序
排列.
(三)保管期限为10年的会计档案,按照财政总预算㊁税收会计单位10年保管期限会计凭证,财务会计报告,银行存款余额调节表㊁银行对账单㊁纳税申报表等依次排列.
第十三条㊀会计档案应按其排列顺序编制案卷号,并按要求编制页号.
(一)编制案卷号.会计档案应按其排列顺序,在同一年度同一保管期限内,从 1 开始逐卷编制案卷号.案卷号编制要求如下:
1 会计凭证案卷号填写在每册会计凭证封面右上角或封面相应位置.
2 会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料案卷号填写在添加封面相应位置.未添加封面的,可在原封面右上角空白处加盖会计档案归档章.归档章设置全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目,归档章式样见附件3图B.全宗号㊁档案门类㊁年度㊁保管期限㊁案卷号填写要求同档号结构格式. (二)编制页号.除会计凭证外的会计档案均应编制页号.每一案卷在有文字和图表的页面上从 1 开始编制顺序号,页号位置在页面正面的右上角,背面的左上角.已有页号且符合要求的,可以不再编制页号.
7第十四条㊀会计档案应按其案卷号顺序依次装盒.会计凭证装入会计凭证盒,一盒可装一卷或数卷;会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒,同一保管期限的,一盒可装一卷或数卷.会计档案盒应采用无酸纸制作. (一)填写会计凭证盒封面和盒脊项目.凭证盒封面设置全宗名称;凭证盒盒脊设置全宗号㊁年度㊁月份㊁凭证起止号㊁保管期限㊁案卷号等项目.会计凭证盒封面㊁盒脊式样见附件4图C和附件5图D.各项目内容及其填写要求如下:
1 月份 指本盒会计凭证所属月份,如 5 ㊁ 11 .
2 凭证起止号 指本盒内会计凭证的起号和止号,起㊁止号之间用 连接.
3 案卷号 指本盒会计凭证案卷编号,盒内2卷以上的,填写起止案卷号,起㊁止号之间用 连接.
4 全宗名称 填写要求同 组卷 中 全宗名称 项, 全宗号 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同档号结构格式.
(二)会计账簿㊁财务会计报告和其他会计资料等会计档案装入会计档案盒.其封面设置全宗名称;盒脊设置全宗号㊁年度㊁保管期限㊁案卷号等项目.会计档案盒封面㊁盒脊式样见附件6图E.
封面㊁盒脊各项目填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目.
(三)放置备考表.备考表置于会计档案盒内末.备考表设置盒内情况说明㊁整理人㊁整理日期㊁检查人㊁检查日期等项
8
目.其式样见附件7图F.各项目内容及其填写要求如下:
1 盒内情况说明 填写盒内会计档案缺损㊁修改㊁补充㊁移出㊁销毁等情况.
2 整理人 填写负责整理会计档案的人员签名或签章.3 整理日期 填写会计档案整理完成日期.
4 检查人 填写负责检查会计档案整理质量的人员签名或签章.
5 检查日期 填写会计档案检查完毕的日期.
第十五条㊀纸质会计档案按其排列编号顺序,逐卷编制并打印案卷目录;仅以电子形式归档保存的电子会计档案也要编制并打印案卷目录.案卷目录需添加封面.
(一)会计档案案卷目录设置档号㊁题名㊁凭证起止号/页数㊁年度㊁保管期限㊁备注等项目.其式样见附件8图G.各项目内容及其填写要求如下:
1 题名 指会计档案案卷标题.标题构成同 组卷 中 案卷题名 项,如 重庆市档案局2016年1月记账凭证 ㊁ 重庆市档案局2016年总账 .
2 页数 指本卷会计档案(会计凭证除外)的实有页数.3 备注 指本卷会计档案需要说明的事项.
4 档号 填写要求同档号结构格式; 凭证起止号 ㊁ 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同会计凭证盒封面和盒脊项目.其中 凭证起止号 为会计凭证填写项目.
9(二)会计档案案卷目录封面设置全宗名称㊁类别㊁年度㊁保管期限等项目.其式样见附件9图H.各项目内容及其填写要求如下:
1 类别 指会计档案所属类别,填写 会计凭证类 ㊁ 会计账簿类 ㊁ 财务会计报告类 或 其他会计资料类 ,案卷目录中反映多个类别的,应逐一填写.
2 全宗名称 填写要求同 组卷 中 全宗名称 项, 年度 ㊁ 保管期限 填写要求同档号结构格式.
第十六条㊀会计档案区分载体形式,按其排列方法分别入柜存放,预留必要空间,避免频繁倒架.
第十七条㊀归档电子会计档案材料组织保管单位(组卷)㊁排列㊁编号㊁编目,应符合本规则纸质会计档案材料整理相关规定.
第十㊀归档电子会计档案材料的格式转换㊁元数据收集㊁归档数据包组织㊁存储等整理要求,参照«数字档案室建设指南»(2014年)㊁G B/T18894㊁D A/T48㊁D A/T38等标准执行.第十九条㊀归档电子会计档案材料整理,应使用符合«数字档案室建设指南»(2014年)㊁G B/T18894等标准的应用系统.第二十条㊀单位会计档案移交清册㊁保管清册㊁销毁清册及会计档案鉴定意见书纳入全宗卷管理.
第二十一条㊀本规则引用的标准和规范,国家和市有新制定(修订)的,按新制定(修订)的执行.
01第二十二条㊀市属金融机构可以根据本规则制定实施细则,报重庆市档案局㊁重庆市财政局备案.
第二十三条㊀本规则由重庆市档案局㊁重庆市财政局负责解释.
第二十四条㊀本规则自2020年1月1日起施行.重庆市档案局㊁重庆市财政局2016年7月13日«关于印发‹重庆市会计档案整理规则›的通知»(渝档发 2016 8号)同时废止.
11附件1
财政总预算㊁行政单位㊁事业单位和
税收会计档案保管期限表
序号档案名称
保管期限
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收
会计
备注
一会计凭证
1国家金库编送的各种报表及缴库
退库凭证10年10年2各收入机关编送的报表10年
3行政单位和事业单位的各种会计
凭证30年包括:原始凭证㊁记账凭证和传票汇总表
4财政总预算拨款凭证和其他会计
凭证30年包括:拨款凭证和其他会计凭证
二会计账簿
5日记账30年30年6总账30年30年30年7税收日记账(总账)30年8明细分类㊁分户账或登记簿30年30年30年
9行政单位和事业单位固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年
三财务会计报告
10综合财务报告永久下级财政㊁本级部门和单
位报送的保管2年
11部门财务报告永久所属单位报送的保管2年
12财政总决算永久下级财政㊁本级部门和单
位报送的保管2年
13部门决算永久所属单位报送的保管2年14税收年报(决算)永久
21
序号档案名称
保管期限
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收
会计
备注
15国家金库年报(决算)10年
16基本建设拨㊁贷款年报(决算)10年
17行政单位和事业单位会计月㊁季
度报表10年所属单位报送的保管2年
18税收会计报表10年所属税务机关报送的保管
2年
四其他会计资料
19银行存款余额调节表10年10年
20银行对账单10年10年10年
21会计档案移交清册30年30年30年
22会计档案保管清册永久永久永久
23会计档案销毁清册永久永久永久
24会计档案鉴定意见书永久永久永久
㊀㊀注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理.
31
附件2
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号档案名称保管期限备㊀㊀注
一会计凭证
1原始凭证30年
2记账凭证30年
二会计账簿
3总账30年
4明细账30年
5日记账30年
6固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年7其他辅助性账簿30年
三财务会计报告
8月度㊁季度㊁半年度财务会计报告10年
9年度财务会计报告永久
四其他会计资料
10银行存款余额调节表10年
11银行对账单10年
12纳税申报表10年
13会计档案移交清册30年
14会计档案保管清册永久
15会计档案销毁清册永久
16会计档案鉴定意见书永久
41
附件3
(全宗名称)
(类㊀㊀别)
(案卷题名)
全宗号档案门类年㊀度保管期限案卷号
297mmˑ210mm(长ˑ宽)
图A㊀会计档案封面式样
全宗号档案门类年度保管期限案卷号
65mmˑ18mm(长ˑ宽)
图B㊀会计档案归档章式样
51
附件4
61
71附件6
81附件7
备㊀考㊀表
盒内情况说明
整理人:㊀㊀年㊀月㊀日
检查人:㊀㊀年㊀月㊀日
297mmˑ210mm(长ˑ宽)
图F㊀会计档案备考表式样
91
附件8
会计档案案卷目录
档号题名
凭证起止号/页㊀数
年度
保管期限备注
说明:凭证起止号/页数栏指会计凭证填凭证起号和止号,其余会计档案填页数.
图G ㊀会计档案案卷目录式样
02
附件9
会计档案案卷目录
全宗名称:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀
类㊀㊀别:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀
年㊀㊀度:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀
保管期限:㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀㊀
图H ㊀会计档案案卷目录封面
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