一、确定新闻发布会日期、地点和新闻点：选择与要发布的事件日期相吻合的日期，以便于对外宣传，发掘新闻点，制造新闻效应，并注意避免与重大新闻事件冲突。这项工作应在正式新闻发布会前20至15天完成，以确保有足够时间预订会场并在邀请函发布前做好准备。
二、确定组织者和参与人员：包括广告公司、领导、客户、同行和媒体记者等。与新闻发布会承办者协调规模和价格，签订合同，拟定详细的邀请名单、会议议程、时间表和发布会现场布置方案。主办者提出要求，承办者具体负责。
三、发送邀请函和请柬：根据邀请名单，分工合作地发送邀请函和请柬，确保重要人员不会因安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，为下一步安排做准备。注意邀请函的发送要计划周密，有专人负责，适当扩大邀请名单，对重要人物进行公关和追踪，并准备备用方案，确保新闻发布会有足够的参与人数和质量。
四、购买礼品和准备会场：选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，考虑每一个细节，如音响、放映设备、领导发言稿、新闻通稿、现场音乐选择、会议间歇时间的娱乐安排等。
五、发布会前检查准备工作：在发布会开始前一到两个小时，确保所有准备工作已经就绪。将会议议程精确到分钟，并制定应对意外情况的补救措施。按照计划开始新闻发布会，发布会程序通常包括来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按照会议议程进行、会后聚餐交流，以及针对有特殊公关需求人员的个别活动。
