文书学复习资料

一、文书

1．文书定义文书是国家机构、社会组织及个人在社会活动中为了处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。

2．文书特点：记录性和传递性

3．文书的功能：记载功能、传递功能、凭证功能和存储功能

二、文书的形成和发展

（一）“文书”称谓的沿革

1．殷商之前统称为“书契”   

2．周代统称为“官书”   

3．春秋战国以及秦统称“书”      

4．汉代正式被称为“文书”

（二）文书种类的变化

1．从载体上看（主要是我国）

① 甲骨文书   ② 金文文书   ③ 石刻文书   ④ 简册文书

⑤ 缣帛文书   ⑥ 纸质文书   ⑦ 电子文书

其他国家

泥版     纸草    棕榈叶    桦树皮    羊皮纸    机制纸

2．性质和应用范围来看

① 王命文书  ② 奏报（请）文书   ③ 官府行移文书

（三）古代文书

1．古代文书官职：史官、尚书、中书令、主簿

2．古代文书机构：尚书省、内阁、六科、通政司

3．古代文书制度：票拟制度        用印制度        用纸制度        勘合制度

正副本制度        引黄、贴黄制度        照刷磨勘文卷制度

（四）文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源

1．区别：

A文书和文件：文书一词出现较早，清代以前没有“文件”一词，故常把历史上形成的文件称为“文书”，当代形成的称为“文件”（特别是新型载体，如电子文件）；此外，因为“文书”出现较早，因为还有一些引申含义，如可指从事相关工作的人员。

B文件和公文：“公文”的概念包含于“文件”概念之中，从形成者和使用范围来看，文件可以分为公务文件和私人文件，而公务文件简称公文，“公文”概念的提出就是为了区别于私人文件。

2．联系：文书、公文、文件都反映了社会活动，文字表达上都有一定的体式

3．概念起源：

A“文书”一词出现最早，最早见于贾谊的《过秦论》“禁文书而酷刑法”；

B“公文”一词最早出现在《后汉书’刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文”；

C“文件”一词最早出现于清末，有“掌本阁公牍文件”的记载。

（五）公务文书和私务文书的区别：

1．公务文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，形成的具有法定效用的信息记录，简称公文；

2．私务文书是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务的过程中形成和使用的信息记录，如日记、家谱；

3．公务文书和私务文书的区别

A作者不同；

B作用和使用范围不同，前者较广泛，后者内容为私人事务，适用范围狭窄；

C最后的保存处理不同，前者有查考价值的部分由档案室保管，后者由私人自己保管

三、文书学

1．文书学的基本特征：

应用性   综合性   科学性   政治性

2．文书学发展的前提条件

文字的形成是文书产生的必要条件、社会组织的形成是文书产生的充分条件。

3．学习和研究文书学的意义

有利于继承优秀的文化遗产、总结管理活动的经验、提高公务人员的技能

4．文书学与档案学关系 

在秘书学、文书学、档案学三者之中，档案学产生最早，已有近70年的发展历程。 文书学大致与档案学同时产生，但在80年代以前一直被看作是档案学的一个分支。80年代以后，首先是档案学界将文书学视为与档案学并列的一门学科，因而文书学有了长足的发展并建立了自己的分支学科。秘书学虽然产生于80年代，但发展速度之快令人瞩目，现已初步构建起了一个由多门分支学科组成的学科体系。秘书学和文书学、档案学是并列科学，文书学是与秘书学密切相关的科学，档案学并非秘书学的相关科学，但档案管理学是秘书学的相关学科。 关于文书学和档案学是秘书学的分支学科的说法是不准确的。

四、文书工作

1．文书工作的含义

文书工作也称文书处理工作，主要是指公文的形成、处理和管理的程序、手续等。

2．文书工作的演化

文书工作的形成    文书工作的确立    文书工作的变革    文书工作的发展

3．文书工作的性质

A综合性：表现为工作本身有综合性，与其它工作相互融合、渗透。

B政治性：体现在文书工作作为统治者的工具和喉舌，传达、维护和实现统治阶级的利益和意图

C专业性和技术性：有特定的工作范围、运动规律、专业术语、处理手段和操作环节上的技术

要求

D机要性：源于文件信息的机要性，很多文件内容涉及到党和国家的机密，因此要求建立严格的工作制度，要求工作人员有良好的政治素质和职业道德，做好技术保障

E时效性：文件具有现实执行效用，要使这种效用得到充分发挥，就要求文件工作做到及时迅速，讲求时效。

F规范性：指文件在形成、处理和管理等工作中，需要遵循的标准和统一规范

4．文书工作的作用

A现实意义：实现机关职能的重要条件

机关工作的纽带、机关接收和传递信息的通道、机关联系人民群众的途径、领导和业务部门的工作助手、机关保密工作的重要环节

B历史意义：国家档案事业的基础 

办理归档手续后这部分文件转化为档案，保存在机关档案室供机关查考利用；有查考保存价值的文件，在现实使用后，要进入暂时保存和永久保存的阶段

5．文书工作的基本原则和要求

A准确原则：文书工作质量的核心就是准确，准确原则贯穿于文书工作的全过程。

B及时原则：要使文件的现实效用得到充分发挥

C安全原则：文书工作的机要性决定了文书工作必须遵循安全原则文件处理手续。

D精简原则：精简文件、精简文件处理手续

基于以上四个基本原则，文书工作要求建立严格的规章制度和监督，提高文书工作者的质量意识，加强责任感；在文书处理上作时限规定；加强对于文书工作安全意识、保密意识的教育和落实；不能解决问题的、可发可不发的文件坚决不发，必须发的文件，要确定发送范围，严格控制印数，明确职责、减少层次、推行文书工作标准化。文书工作的四个原则是相辅相成、密切相关的，要做好文书工作，必须严格遵守以上四个基本原则。

6．文书工作的任务

A总体任务:根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务。

B三大工作环节：公文形成  公文处理  公文管理

7．文书工作的组织机构和人员；

A文书工作的领导机构：各级党政机关和负责人

B文书工作的管理机构：各级党政机关室。设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。

C文书部门的任务主要是形成文书、处理文书、保管文书

五、文书处理程序

含义：依据文书制发、办理和管理的规律，对文书工作中的一系列操作环节的有序组合与合理安排。包括收文处理、发文处理和办毕文书的处置等具体过程。

（一）收文处理程序：

收进阶段：签收     拆封     登记     分发

办理阶段：审核    拟办    批办     承办     催办     注办

管理阶段：登记     加工     组织传阅     对内催办等

1．收进    

A签发 ——各单位的专（兼）职内、外文书人员在履行规定的手续之后，接受外单位发来的公务文书的活动。

B收文登记 ——对收进、运转、处理的公文的完整数据进行记录的活动

C分发 ——文书人员将收文分类筛选后，根据规定或常规，将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动

2．办理      

A拟办—— 由办公室或业务部门负责人或有关工作人员，对部分收文的办理提出建设性的意见，供领导批办时参考

B批办 ——由组织的领导或部门负责人，对公文办理提出批示意见的决策性活动

C承办 ——通过对文件的阅读、贯彻执行和办复，具体办理和解决文件内容所针对的事务和问题的活动

承办的范围：通常需承办的公文有

a.上级机关或本机关的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本机关内部执行;

b.上级领导交办的事项或需要办复的公文;

c.来自下级机关的请示以及重要的报告;

d.平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等;

e.议案、提案和建议。

D注办 ——承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动

注办的内容：

a.发文承办：注明其是否办复，复文号及复文日期；

b.会议承办：注明会议名称、与会范围、决议与结果；

c.电话或当面解决：注明时间、地点、有关人员与主要内容等，并标注承办人姓名；

d.传阅承办：注明主要阅件人姓名和日期；

e.通过现场办公解决：注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果。

3．管理：      

A收文登记：对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。

B组织传阅：即专（兼）职文书人员将公务文书在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知和处理的活动。

组织传阅的作用：

a．为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持

b．有效控制机构中文件信息的流动方向和速度

组织传阅的方式：与传统纸质文件相比，电子文件信息的可转载性、共享性等特点为       高效地组织传阅提供了纸质文件所不具备的优势。

C催办：即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。

（二）发文处理程序

含义：发文处理是指社会组织为履行法定职责，表达自身意志和愿望以推动实际工作有效进行而制发公务文书的过程。

文稿的形成：拟稿、会稿、核稿和签发等

发文的制作：注发、缮印、校对、用印和签署等

发文的传递、公布和督促措施：传递、公布、对外催办及查办

1．文稿形成

A拟稿：是拟稿人根据领导的意图，在发文稿纸上进行文件起草的一种行为过程

a．要求：撰写者应该站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿；按照构思或写作提纲撰拟文稿

b．注意事项：

体现领导意图，依法制文；

反映工作需要和实际情况；

符合文件写作规范；

树立时间观念，及时行文

B会稿：当文书内容涉及其他不相隶属（含同级）组织或部门的职权范围时，发文机关应依法同其协商，并征得同意或配合的活动

应注意问题：

a．准确掌握会商范围。尽可能不遗漏必要的协商对象，另一方面，为提高办文效率，除涉权者外，应尽量减少会商对象；

b．采取多种协商方式，如：书面、登门、请来等

c．若协商未果，会商各方应及时向上级反映情况，请求指示；

d．协商取得一致意见后，应由会商单位或部门的负责者在发文稿纸的有关栏目签注意见。

C核稿：指公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正活动。

三“关”：

a．行文关：是否需要行文；

b．内容关：是否符合法规；

c．形式关：体式、结构、文字。

D签发：对公文负有法律责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动

a．签发的作用：再次全面核查文稿；正式赋予文件法定效用；为印制正式文体提供依据。

b．签发原则：分层签发、先核后签

c．签发格式：意见、姓名和日期

d．具体原则：

第一，以机关名义制发的文件：由机关领导人签发，其中内容重要或涉及

面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关（室）秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。

第二，以机关内设部门名义发文：由部门领导人签发，重要文件也可由本机关领导人核签。

第三，会议讨论通过的决议、会议纪要：由会议主持人签发。

第四，联合行文：由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他协办单位也由相应级别的领导会签。

e．签发与签署区别：

二者都是赋予文件法定效用的重要环节

签发是在誊清的草稿首页的“发文稿纸”的相应栏目内的签注活动，  

签发人可以是正职或副职，也可以是不同层级的负责人。

签署是在缮印制作出的正式文本上的签注活动，签署权归正职专有，副职一般不联署。主要适用于命令等以领导人名义的发文。

2．发文的制作

A注发：在签发之后由秘书或文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动。

B缮印：根据定稿缮写、印制正本的活动

C校对：指以领导签发的定稿为标准，对打印出来的样本进行核对的行为过程

a．校对的内容：

校正与定稿不符的各种字符、语句、行段

校正标点符号、公式、图表方面的错漏

纠正排版格式方面的差错

b．校对的方法：对校法、折校法、读校法

D用印签署：公文正本印制完成后，有文书人员用印或领导亲笔签署，公文生效二者皆为生效标志。

a．基本原则  先签发后用印  与定稿一致  发文名义与印章一致  留存底稿  专人保管

b．用印位置：根据法文情况不同，印章加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文只需加盖主办单位的印章即可。

3．发文的传递、公布与督促实施：

A封装：将已经盖印好的文件，按照要求进行封装的行为过程

B传递：将封装好的文件，通过一定的形式，传送给收文机关的行为过程。

传递形式：邮寄、机要通信、既要交通、文件传输、电信传输

C公布：指将文件公之于众，是使各单位、各部门、全体员工周知或遵行

D催办：以具体公文的运转为对象，对其承办过程进行监督控制，侧重检查某一具体公文是否按时办毕

E查办：核查某一份重要公文的实际执行情况，督促并协助承办单位全面落实文件精神，解决有关问题的控制活动

（三）办毕文书处置程序

1．办毕文件：指完成了收文或发文处理程序，已经发出或承办完毕的公务文书

2．办毕文件的处置：社会组织内部决定与安排办理完毕公文归宿的活动过程（包括：立卷归档、清退、销毁、暂存等）

3．确立办毕文件的范围

A单向文书

B双向文书

C各类交办文书

D一些需要长期贯彻执行的公务文书

六、文书立卷    

（一）文书立卷

1．文书立卷含义：文书立卷（组卷）是文书处理部门将办理完毕的具有查考价值的文件材料，按照其在形成过程中的联系和规律组成案卷的全部工作。

2．文书立卷的意义：

A有利于保护文件之间的历史联系，便于日后查找利用；

B有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管；

C不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。

文书立卷的根本意义：将零散、孤立的一份份文件组成一个有联系、有层次的文件保管系统，并通过文件间系统化联系来显示出文件、档案保管与检索的整体功效。

3．文书处理部门立卷的优越性：实行文书处理部门立卷，可以充分发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存年度的文件，大大减少归档和调卷的手续；并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家的机密；同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。

（二）文书立卷的组织机构——文书处理部门

1．文书立卷组织形式的选择：指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。

A集中式：适用于小型机关，部门层次少，文件数量少

B分散式：适用于大中型机关，其内部机构层次较多，各机构自身形成、处理的文件数量大

C复合式：适用于大中型机关，内部有两层及两层以上的机构，可以根据驻地、业务分工等情况采取集中与分散相结合的立卷形式。

2．文书立卷的特殊组织形式

A档案室立卷

B专门性和特殊性业务机构，如会计、统计、人事、科研、保卫、信访等部门均可采用自行立卷

（三）文书立卷的原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

1．联系原则：遵循文件材料的自然形成规律和特点，维护文件间有机联系（文件产生过程+利用者利用者利用特点）

2．完整原则、保管原则

3．利用原则：文书立卷的中心原则，是检验立卷质量的重要标准

(四)文书立卷归档范围

1．应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文的安全和完整，能正确反映机关的主要工作情况，便于保管和利用。

2．“应当立卷归档的材料”范围包括：机关、团体、企、事业单位和其他组织、政党以及国家领导人和其他国家工作人员在公务活动中形成的，能够反映本单位工作活动的并且具有查考利用和研究价值的文件材料。

具体可分为以下四种类型：上级来文、本机关文件、下级来文、同级和不相隶属机关来文。

3．不需立卷文件的范围

A重份文件；

B无查考利用价值的事务性、临时性文件；

C未经领导审阅签发的未生效文件和一般文件的修改稿；

D与本机关工作活动无关的参考性文件等

4．划分立卷范围时应注意的问题：

A将文件置于本机关工作整体中考察，从本机关的职权范围、社会地位和作用等角度确立立卷范围及保存价值；

B加强内部文件的收集，保持应立卷归档文件的完整齐全；

C区分文件与资料；

D划分立卷范围时，文书部门应该与档案部门相互协作、共同研究。

（五）文书立卷的方法

1．文件组合的具体方法“六特征”组卷法

A按作者特征组卷 

作者特征指的是文件制发机关的特征。按作者特征立卷就是将同一作者制发的文件组合在一

起进行立卷。

B按通讯者特征组卷

 通讯者特征是指文件收发文双方共同构成的特征，按通讯者特征立卷，就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。

C按问题特征组卷

问题特征是指文件内容所反映的主题特征。按问题特征立卷就是将反映同一主题（包括同一问题、事件、人物、工作等）的文件组成案卷。

D按名称特征组卷； 

名称特征是指文种的名称特征。按名称特征立卷就是将同一文种的文件集中在一起组成案卷。

E按时间特征组卷；

时间特征是指文件内容所针对的时间和文件形成的时间共同构成的特征。

F按地区特征组卷

地区特征是指文件内容所针对、涉及的地区或文件作者所在的地区共同构成的特征。

2．立小卷法：含义：指将文件按“事”或“件”组合，装订成软卷的方法。

优点：

A保留了传统立卷方法，突出问题特征，内容单一，一事一卷；

B可在某一工作、问题的文件材料办理完毕后随时立卷；

C拟写案卷题名较容易，便于查找。

3．分类组合法：对文件进行系统化处理，将零散的单份文件按着一定的规律与联系组合成若干个基本单元，并经过系统的排列，共同构成一个具有整体联系的检索和保管系统。

4．“四分四注意”立卷法：分年度、级别、问题和保管期限

5．专门文件组卷文件类型

A按文件所针对的对象立卷

B按问题立卷

C按文件的形式及名称组卷

（六）文书立卷的步骤与规范

1．编制案卷类目

立卷类目是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成一个立卷计划。立卷类目由类、目、号三部分组成。

步骤：调查研究、制定设计方案、修订完善

2．平时归卷

A平时归卷的定义：是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程

B平时归卷的实质：把文件的立卷工作分解到平时做，是机关各部门及其人员在日常工作中依照文件立卷计划的指导有目的地收集、积累文件，分门别类地管理文件，既便于机关日常工作对现行文件的查找利用，同时也可以年终调整立卷工作大侠良好的基础。

3．年终立卷：年终立卷，即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。

年终立卷九环节：

A调整定卷：指立卷部门（人员）在档案部门（人员）的指导与帮助下，将平时已归的文件，作全面的检查、调整与必要的修补，最后正式组卷的工作。

B卷内文件排列：

a．按时间顺序排列

b．按重要程度排列：重要排前，次要排后：上级单位来文在前，下级单位来文在后；综合性在前，专题性在后；方针性在前，业务事务性在后。

注意文件间的联系，保持来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

C拟写案卷题名

a．提名结构：责任者（通讯者）---（时间）（地区）问题---名称

b．要求：

责任者必须用全称或通用简称；

问题概括准确、简练；

名称按照文种的重要程度标注两至三个；

名中时间指文件内容所针对时间。

D卷内文件编号：

a．装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。

b．不装订的案卷编件号：先在卷内每一份文件首页上方加盖档号章，并逐件编件号。

c．档号章：

卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。卷内文件目录揭示了卷内文件的一式数份，其余编制全引目录来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计

卷内文件目录位置：案卷首页

卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面

a．立卷时说明卷内文件的情况；

b．调整案卷时记载卷内文件的异动情况。

卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。页面大小：与卷内文件一致

本卷情况说明：

                                                           立卷人：

                                                            检查人：

案卷封面：

全总名称

类目名称

案卷题名

I立卷检查：文件收集工作 卷质量要求

七、文件整理规则

1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2、归档文件整理（“件”是整理单位）：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3、件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

4、整理规则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

改革后文件整理方法：

A装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

B分类：归档文件可采用年度---机构（问题）--保管期限  或   保管期限--年度--机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案稳定。

C排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

D编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白处位置，加盖归档章，并填写相应内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构等选择项。

E编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编归档文件目录。归档文件应逐件编目，来温和符文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5、件号:包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

6、归档文件整理规则的三大特点：

A简化

a．取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

b．界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文为一件”。

c．分类方法固定为年度、保管期限、机构三种，并允许各单位是具体情况组合及简化分类层次。

d．装订以件为单位进行，装订材料不作统一规定，装订方法一不限于三孔一线。

e．排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考，可根据实际情况选用。

f．归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；

g．取消案卷、卷内文件来两级目录，只编以件作为单位的归档文件目录

h．无需编页号，目录改设页数项

i．归档文件直接装盒保管

j．无需填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊。

k．档案盒的项目设置有了较大变化。封面只有“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号项”。

B兼容:兼顾计算机和手工两种管理方式

a．从计算机高效、快捷的能力出发，取消案卷、卷内文件两级管理模式，实行文件级管理；

b．简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，同时保留了分类、排列懂环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调同一事由的文件排在一起，便于手工管理。