工程项目档案管理办法

——杨勤侠

第一章 总 则

第一条 为规范工程项目档案的形成、积累和归档行为，提高档案管理水平和服务质量,更好地维护企业合法权益。根据建设部《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)的要求，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所指的工程项目档案是指在工程经营管理、工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。

第三条 本办法适用于公司承建的所有工程项目。

第二章 管理与职责

第四条 总部各相关部门负责归口业务档案验收归档工作

公司综合办公室负责组织对工程项目档案的管理工作，包括建立健全管理体系、制度建设、信息化建设、监督检查指导，负责发放《工程项目档案归档通知书》。

工程管理部负责工程管理及荣誉实物档案验收归档工作。

技术质量部负责工程技术竣工档案验收归档工作。

安全环境部负责工程安全和文明施工相关档案验收归档工作。

商务合约部负责工程经营档案验收归档工作。

市场营销、材料设备部、人力资源部、工作部等部门负责工程项目相关资料的收集归档。

第五条 事业部（办事处）管理职责

事业部（办事处）指定工程档案管理部门及负责人，负责对所属项目部的档案管理进行监督检查指导，督促项目部按规定整理竣工档案，检查验收合格后移交公司。

第六条 项目部管理职责

项目部负责工程经营、施工文件、声像荣誉实物资料的积累、整理组卷、移交。若项目经理、技术负责人、资料员有调动必须以书面形式上报公司档案室。

第七条 施工过程中的工程项目档案管理应设专职工程资料员负责工程项目档案的收集、保管和移交归档工作，保证工程项目实施全过程各种文件的完整、准确和真实有效。

第 实行总承包的工程项目，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。

第九条 项目部负责按照要求将本工程项目档案移交城建档案馆、建设单位，交公司的一份由事业部（办事处）检查验收合格后交公司档案室。

第十条 工程经营档案在工程结算后三个月内移交公司档案室，工程施工档案和工程声像荣誉实物档案于工程竣工后三个月内移交公司档案室。

第十一条 工程项目档案做到“三同步”，即：签订工程项目合同与提出工程项目档案收集整理同步，工程建设进度与项目档案形成积累同步，工程竣工验收与项目档案验收同步，使项目档案管理工作始终贯穿于施工全过程。

第三章 工程项目档案的归档范围

第十二条 凡与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存和查考价值的各种载体的文件，均应收集齐全进行汇总、整理和编目，并按档案管理要求进行分类组卷装订后移交公司档案室，归档的工程项目档案必须达到完整、准确、系统。

第十三条 工程项目档案归档的内容包括：工程经营文件、工程施工文件、工程声像荣誉实物等。具体归档范围按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）执行。

（一）工程经营文件

工程招投标文件、工程合同（协议）、中标通知书、工程（预）结算书、施工许可证、劳务登记证等。项目备案文件、项目班子文件、项目管理人员花名册、成本测算(核算)、成本分析、往来函件、变更指令、各种签证、索赔文件、谈判记录、会议纪要、审计报告等。

（二）工程施工文件

开工报告、施工方案、施工组织设计、技术交底、施工日志、项目策划、施工总结，图纸会审记录、图纸变更单、安全环保措施、地基（桩基）施工检查记录、隐蔽工程检查记录、质量评定书、安全质量事故处理记录、工程质量检验记录、工程测量及沉降观测记录、分项试验验收记录、设备合格证、材料质量合格证、竣工验收文件、竣工图，CI创优、优质工程、科技成果、示范工程申报资料等。

（三）工程声像荣誉实物档案

1、党和国家、省（部）、市等领导视察工程的照片、录音、录像、光盘；

2、工程洽谈、签约、开竣工典礼照片、录像带;

3、工程施工进度照片、实体照片和工程照片光盘；

4、质量事故、安全事故处理照片、录像、光盘；

5、工程施工技术、技术鉴定会照片、光盘;

6、工程评优报奖宣传录音、录像、光盘等电子档案;

7、荣获国家、省（部）、市以上质量、安全等荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等;

8、工程项目建设中使用的各种印章。

第四章 工程项目档案的质量要求

第十四条 归档的工程项目档案至少编制三套原件（建设单位、施工单位、当地城建档案馆），内容必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程，符合当地城建档案馆及公司要求。

第十五条 工程项目档案内容必须真实、准确，与工程实际相符。做到字迹清楚、图面整洁清晰、纸质优良、规格统一、签字盖章手续完备。需永久、长期保存的文件应用不易褪色的书写材料书写、绘制。录音、录像、光盘应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦涂型光盘。

第十六条 工程项目档案形成用纸一般规格为A4 幅面（297mm×210mm）。竣工图应是蓝图，不得为复印件。不同幅面的竣工图应统一折叠成A4 幅面，图标栏露在外面。

第十七条 工程项目档案组卷应遵循自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，装订规范,便于保管和利用。工程施工文件按单位工程、分部工程、专业阶段组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷，不同载体的文件一般应分别组卷，具体组卷要求按照国家标准（GB/T50328—2001）执行（当地有要求的亦可按属地规范执行）。

（一）编制卷内文件页号应符合下列规定：

1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

（二）卷内目录的编制应符合下列规定：

1、卷内目录式样应符合要求。

2、序号：以一份文件为单位，用数字从1依次标注。

3、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

4、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余有“等”代替。

5、文件题名：填写文件标题的全称。

6、日期：填写文件形成的日期。

7、页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（三）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

（四）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。起止日期应填写案卷内文件全部形成的起止日期。

（五）案卷装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订，既有文字材料又有图纸的案卷应装订，竣工图可以不装订，卷内要有卷内目录及备考表。装订应采用三孔一线（孔距8cm）左侧装订法，装订时必须剔除金属物。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

第十 中标通知书、竣工验收证明书等常用于投标的文件至少要备份二套，以保证经营投标的再利用。工程招投标文件、施工组织设计、施工方案、技术交底、施工总结等应制成电子文件与纸质文件一并归档。

第五章 工程项目档案的验收与移交

第十九条 工程竣工验收前，项目部书面报请当地城建档案馆对工程项目档案进行验收，验收合格后进行工程竣工验收，事业部（办事处）按公司档案归档范围和组卷要求对归档竣工档案进行预验收，验收合格后向公司移交，由公司综合办公室、工程管理部、技术质量部、商务合约部等部门负责检查工程项目档案的齐全完整，验收合格后出具《工程项目档案归档认可书》。公司档案室依据《工程项目档案归档认可书》办理工程项目档案的接收手续，并完善《工程项目档案管理台帐》并予公示。

第二十条 验收工程项目档案的重点

（一）工程项目档案积累的是否完整、准确、系统,是否真实反映工程建设过程和工程竣工后的实际情况；

（二）分类组卷、装订是否符合（GB/T50328—2001）规范；

（三）竣工图编制是否符合专业技术要求，是否有竣工图章；

（四）各环节程序责任者的签章手续是否真实、齐全；

（五）案卷、卷内目录、归档文件（纸质与电子）是否一致。

第二十一条 移交归档的工程档案必须是经过整理并装订成册的原件，移交时提供工程档案案卷目录一式三份(纸质)，案卷目录、卷内目录和归档文件(电子)。

第六章 考核与奖罚

第二十二条 工程项目档案管理纳入项目责任人绩效考核。对工程项目竣工后不能按要求移交工程项目档案的，追究其领导者的责任，并依照有关规定不能评先、晋升和奖励。

第二十三条 公司综合办公室、技术质量部等相关部门，每年对工程项目档案归档情况进行一次综合考核评定，考核项目以当年度竣工项目为准，其考核情况予以通报。

第二十四条 风险抵押金返还应在完成工程项目档案移交后，《工程项目档案归档认可书》应为公司财务部门进行兑现的依据之一。

第二十五条 对违反本办法、有下列行为之一的，视情节轻重给予相关责任人2000元至10000万元的经济处罚：

（一）工程竣工后，未如期移交工程项目档案的；

（二）报送工程项目档案不符合质量要求的；

（三）编制的竣工档案与建设工程不符的；

（四）工程竣工结算资料不完整或上缴不及时的；

（五）造成工程项目档案损坏、丢失，给评优报奖、清欠索

赔带来困难的。

第七章 附 则

第二十六条 本办法由公司综合办公室制订负责解释。

第二十七条 本办法自印发之日起施行。

附件1：           

工程项目档案管理台帐

第      号

工程项目档案归档通知书

                事业部（办事处）：

由你单位施工的                             项目已列入公司归档范围，请按照有关归档标准，将该工程的项目管理文件排列组卷后于工程竣工、结算后三个月内，交公司相关部门审核评定后移交公司档案室。

综合办公室    工程管理部    技术质量部     商务合约部

（盖章）        （盖章）   （盖章）       （盖章）

年   月   日

注：此通知一式两份，项目部及公司综合办公室各一份。

附件3：                                         

工程项目档案归档认可书

施工单位：